Когда запасы материалов подходят к концу, их необходимо пополнять. Контроль количества ведется на основе анализа остатка на складах. О том, какое количество материалов должно находиться на складах для нормальной работы клиники, вы можете узнать, проанализировав их расход за определенный период.
По нашему опыту: оптимальной является закупка материала за неделю до того, как (по расчетам программы) он закончится в клинике. Если это по каким-то причинам кажется неудобным, можно увеличить либо промежуток между заказами, либо запас материала на складе.
Чтобы произвести настройки, при которых программа будет автоматически «предлагать» заказать материалы, перейдите в «Материалы» → «Справочник материалов» (1).
Найдите материал в нужной папке (1) или воспользуйтесь строкой поиска (2) → нажмите на название материала правой кнопкой мыши (3) → «Изменить настройки для заказа» (4).
- Галочка «Заказ» стоит по умолчанию (1). Это означает, что материал будет автоматически попадать в заказ, когда его запасы будут подходить к концу. Снимать галочку стоит только у тех материалов, которые вы очень редко заказываете. Но в этом случае важно, чтобы кто-то из сотрудников клиники следил за количеством материала и своевременно сообщал о необходимости заказать новую партию.
- «Минимальный остаток» (2) — то количество упаковок/штук, которого клинике хватит, чтобы дождаться доставки новой партии материала, и то количество дней, на которое материала еще хватит до следующей поставки. Когда запасы материала на складе становятся меньше значения, указанного в поле «единицы», необходимо заказывать этот материал снова. Минимальный остаток в днях устанавливается в зависимости от результата анализа статистики использования материала в установленный период.
- «Докупать до» (3) — количество материала, необходимое для нормальной работы клиники в течение заданного промежутка времени.
- На основе периода, указанного в поле «Анализ расхода за» (4), программа анализирует расход материалов. При необходимости этот период можно изменить. Также программа позволяет выбрать склад (5), на котором необходимо учитывать расход материалов. Эти данные никуда не сохраняются, они призваны помочь принять правильное решение при определении количества единиц минимального остатка.
- В «Итого» по результатам анализа программа показывает — какое количество материала было действительно использовано в клинике в течение расчетного периода (6). На основе этих данных определяется средний дневной расход материала (7). Иногда расчетный показатель, вычисленный программой на основании среднего расхода, превышает заданный вручную размер минимального остатка. В этом случае заказ будет осуществляться на основе расчетов программы — она выбирает наибольший показатель «Минимального остатка» и «Докупать до» (либо в штуках, либо в днях) в качестве порога для заказа материала.
После внесения всех данных сохраните настройки заказа (8).
Чтобы упростить процесс настройки заказа материалов, можно указать одинаковые показатели для целой папки. Перейдите в «Материалы» (1) → «Справочник материалов». Выберите интересующее вас направление (2) → щелкните по нему правой кнопкой мыши → «Изменить настройки для заказа» (3).
Внесите в ячейки необходимые показатели и сохраните изменения. Теперь эти показатели показатели станут общими для всех материалов, относящихся к данному направлению (кроме тех, для которых настройки заказа произведены вручную отдельно).
О том, как устроен «Заказ материалов» читайте здесь, о процессе заказа материалов у одного поставщика — здесь, о функции «Обзвон» для сравнения стоимости материалов у разных поставщиков — здесь.
