Важной частью качественной и успешной работы клиники является своевременное информирование пациентов о предстоящих приемах, а также об акциях, спецпредложениях и новых возможностях лечения.
Модуль CRM позволяет администраторам рассылать СМС с различной информацией. Это могут быть не только напоминания о приемах и информирование о скидках, но и поздравления с днем рождения, уведомления об изменении номера клиники, оповещения о задолженностях и многое другое.
Важно: Чтобы отправлять СМС из программы, вам необходимо заключить договор с СМС-центром. Инструкции можно получить в технической поддержке IDENT.
Есть два права доступа (Настройки → Изменение прав доступа → CRM), которые позволяют отправлять СМС: «Может отправлять личные сообщения» (из карточки пациента, из расписания, через главное меню, из отчета «Пациенты», поздравления с днем рождения) и «Может отправлять СМС уведомления о приемах» (список «Обзвон на ближайший день» в окне записи на прием).
Оповещения о приемах
Сообщения, отправляемые накануне приема
Мы рекомендуем обзванивать пациентов перед приемом, но при большом количестве пациентов массовые рассылки уведомлений о приеме помогают существенно экономить время.
Чтобы напомнить о приеме всем, записанным на ближайшие сутки, над списком «Обзвон на ближайший день» необходимо нажать специальный значок «Отправка СМС» (1). Появится всплывающее окно с количеством СМС, которое будет отправлено (2). Нажмите «Отправить» (3).
Как только сообщения будут доставлены, рядом с фамилией пациентов в расписании появится галочка (1) и эти пациенты исчезнут из списка «Обзвон на ближайший день».
В «Обзвоне на ближайший день» останутся только пациенты, которым не доставлено СМС. Рядом с их фамилией и в этом списке, и в расписании будет отображаться символ СМС с красным крестиком (2).
Чтобы увидеть в «Обзвоне не ближайший день» и пациентов, которым доставились сообщения, нажмите правой кнопкой мыши по шапке таблицы со списком пациентов (3) → «Показать пациентов с успешно доставленными уведомлениями». Обратное действие — «Скрыть пациентов с успешно доставленными уведомлениями».
Всех пациентов, которым не было доставлено сообщение, можно обзвонить. Если вы дозвонились до пациента и он подтвердил, что придет, нажмите на строку с его фамилией в списке правой кнопкой мыши и выберите «Оповестить».
Если вы хотите и сэкономить время, и быть более уверенными в высокой явке пациентов в клинику, можно, например, всем повторным пациентам разослать СМС, а всех первичных обзвонить.
Для этого снимите галочки рядом с первичными пациентами (1) и нажмите «Отправить» (2).
Сообщения, отправляемые в момент записи пациента на прием
СМС, отправляемая пациенту при записи на прием является заменой бумажных «напоминалок» и оповещением о будущем приеме, которое всегда под рукой, — к нему можно обратиться в любой момент.
Если пациента на прием записывает администратор, при проставлении им галочки «СМС-оповещение» — «Отправить» (1) пациенту сразу же придет СМС с информацией о его будущем приеме. Через техническую поддержку IDENT можно настроить, чтобы галочка «Отправить» стояла по умолчанию.
При необходимости можно раскрыть шаблон СМС (2) и внести в него правки (3).
Если пациента на прием записывает врач, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания», из которого он может отправить СМС-уведомление о приеме: кнопка «Отправить СМС» → появится всплывающее окно с текстом сообщения → «Отправить».
Если пациента записали сразу на несколько приемов, ему можно отправить одно общее сообщение, включающее информацию о каждом приеме. Нажмите правой кнопкой мыши по одному из приемов (1) в расписании или в карточке пациента и выберите «СМС оповещение о приеме» (2) (либо: кнопка «Отправить СМС» в одном из уведомлений «Выписать напоминание»).
Появится всплывающее окно с информацией обо всех будущих приемах пациента (1). Нажмите «Отправить» (2).
Исключите из списка напоминание о каком-то из приемов, сняв галочку.
Нажав правой кнопкой мыши по приему, вы также можете отправить СМС, если пациент просит продублировать информацию о его будущем приеме или приемах.
Другие цели
Поздравления с днем рождения
Один из самых популярных видов СМС-рассылок — поздравления с днем рождения.
Чтобы отправить сообщения именинникам, нажмите правой кнопкой мыши на нужную дату в календаре и выберите «Рассылка поздравлений с днем рождения».
Во всплывающем окне заполните шаблон СМС (1). Вместо обозначений %Имя%, %Отчество% в сообщении будут отображены данные пациента, нужный шаблон обращения можно выбрать с помощью кнопок выше (2). Текст сообщения можно увидеть в окне предпросмотра (3). Также вы увидите, сколько СМС готово к отправке (4). Если сообщений больше, чем пациентов (5), значит текст поздравления не умещается в одно СМС. Вы можете сократить число символов (1) и уменьшить затраты.
Нажмите «Отправить» (6).
Информирование пациентов по любым вопросам (+ рекламные СМС)
Чтобы оповестить пациентов о чем-либо (смена номера, акции и т. д.) или напомнить им о долге, перейдите в отчет «Пациенты» (Отчеты → Маркетинг → Пациенты) и сформируйте список пациентов по необходимому критерию, используя фильтры справа. Например, для отправки сообщений всем должникам (1) в фильтре «Личный счет» укажите <= −1. Чтобы совершить рассылку, нажмите на кнопку «СМС» в правом нижнем углу (2).
В открывшейся форме задайте название рассылки (1) и составьте шаблон СМС (2). Вместо обозначений %Имя%, %Отчество% и %Долг% в сообщении будут отображены персональное обращение и информация о долге. Текст сообщения можно увидеть в окне предпросмотра (3). Также вы увидите, сколько СМС готово к отправке (4).
Для сокращения числа СМС можно скорректировать длину сообщения в шаблоне (2). Нажмите «Отправить» (5).
После отправки СМС шаблон рассылки будет сохранен автоматически, и вы сможете воспользоваться им в следующий раз. Найти нужный шаблон можно по названию — нажав на стрелочку в выпадающем меню шаблонов (6). Рекомендуем внимательно относиться к названию рассылок, чтобы оно четко отражало суть. Так вы быстрее найдете нужный шаблон.
Все СМС-рассылки отражаются в «CRM (1) → «Рассылки». В левом верхнем углу отображается ваш баланс (2). Вы увидите процент отправленных (3) и доставленных (4) сообщений, а, щелкнув левой кнопкой мыши по строке с отправкой, сможете посмотреть — с какими СМС возникли проблемы при отправке и доставке (5). Из «Рассылок» можно перейти в карточку пациента (правой кнопкой мыши по фамилии → «К карточке»).
Исключение пациента из СМС-рассылки
Если пациент против того, чтобы ему приходили СМС, в его карточке в блоке «Контактная информация», отметьте пункт «Отказ от СМС рассылки». О редактировании карточки читайте в статье «Ведение картотеки». Он будет исключен из общего списка пациентов с мобильными телефонами и будет находиться в отдельном списке «Отказ от СМС». По умолчанию галочка рядом с этим списком не стоит.
«Отказ от СМС рассылки» будет распространяться только на те сообщения, которые будут отправляться через «Маркетинг» → «Пациенты» и через «Календарь» → «Рассылка поздравлений с днем рождения», так как такие рассылки могут носить рекламный характер.
В напоминаниях о приме, которые отправляются из «Обзвона на ближайший день» под календарем, отдельного списка «Отказ от СМС» нет, так как данные сообщения не носят рекламный характер.