СМС

Важной частью качественной и успешной работы клиники является своевременное информирование пациентов о предстоящих приемах, а также об акциях, спецпредложениях и новых возможностях лечения.

Модуль CRM позволяет администраторам рассылать СМС с различной информацией. Это могут быть не только напоминания о приемах и информирование о скидках, но и поздравления с днем рождения, уведомления об изменении номера клиники, оповещения о задолженностях и многое другое.

Важно: Чтобы иметь возможность отправлять СМС из программы, вам необходимо заключить договор с SMS-центром. Инструкции по заключению договора можно получить в технической поддержке IDENT.

Есть два права доступа («Настройки» → «Изменение прав доступа» → CRM), включение которых позволяет отправлять пациентам СМС: «Может отправлять личные сообщения» (из карточки пациента, из расписания, через главное меню, из отчета «Пациенты», поздравления с днем рождения) и «Может отправлять СМС уведомления о приемах» (список «Обзвон на ближайший день» в окне записи на прием). 

Оповещения о приемах

Сообщения, отправляемые накануне приема

Мы рекомендуем обзванивать пациентов перед приемом, но при большом количестве пациентов массовые рассылки уведомлений о приеме помогают существенно экономить время.

Чтобы напомнить о приеме всем, записанным на ближайшие сутки, над списком «Обзвон на ближайший день» необходимо нажать специальный значок «Отправка СМС» (1). Появится всплывающее окно с количеством СМС, которое будет отправлено (2). Нажмите «Отправить» (3).

Как только сообщения будут доставлены рядом с фамилией пациентов в расписании появится галочка (1) и эти пациенты исчезнут из списка «Обзвон на ближайший день».

В «Обзвоне на ближайший день» останутся только пациенты, которым не доставлено СМС. Рядом с их фамилией и в этом списке, и в расписании будет отображаться символ СМС с красным крестиком (2).

Чтобы увидеть в «Обзвоне не ближайший день» и пациентов, которым доставились сообщения, нужно нажать правой кнопкой мыши по шапке таблицы со списком пациентов (3) → «Показать пациентов с успешно доставленными уведомлениями». Обратное действие — «Скрыть пациентов с успешно доставленными уведомлениями».

Всех пациентов, которым не было доставлено сообщение, можно обзвонить. Если вы дозвонились до пациента и он подтвердил, что придет, нажмите на строку с его фамилией в списке правой кнопкой мыши и выберите «Оповестить».

Если вы хотите и сэкономить время, и быть более уверенными в высокой явке пациентов в клинику, можно, например, всем повторным пациентам разослать СМС, а всех первичных обзвонить. 

Для этого снимите галочки рядом с первичными пациентами (1) и нажмите «Отправить» (2).

Сообщения, отправляемые в момент записи пациента на прием

СМС, отправляемая пациенту при записи на прием является заменой бумажных «напоминалок» и оповещением о будущем приеме, которое всегда под рукой, — к нему можно обратиться в любой момент.

Если пациента на прием записывает администратор, при проставлении им галочки «СМС-оповещение» — «Отправить» (1) пациенту сразу же придет СМС с информацией о его будущем приеме. Через техническую поддержку IDENT можно настроить, чтобы галочка «Отправить» стояла по умолчанию. 

При необходимости можно раскрыть шаблон СМС (2) и внести в него правки (3). 

Если пациента на прием записывает врач, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания», из которого он может отправить СМС-уведомление о приеме: кнопка «Отправить СМС» → появится всплывающее окно с текстом сообщения → «Отправить».

Если пациента записали сразу на несколько приемов, ему можно отправить одно общее сообщение, включающее информацию о каждом приеме. Нажмите правой кнопкой мыши по одному из приемов (1) в расписании или в карточке пациента и выберите «СМС оповещение о приеме» (2) (либо: кнопка «Отправить СМС» в одном из уведомлений «Выписать напоминание»).

Появится всплывающее окно с информацией обо всех будущих приемах пациента (1). Нажмите «Отправить» (2).

При необходимости можно исключить из списка напоминание о каком-то из приемов, сняв галочку.

Нажав правой кнопкой мыши по приему, вы также можете отправить СМС, если пациент просит продублировать информацию о его будущем приеме или приемах.

Другие цели

Поздравления с днем рождения

Один из самых популярных видов СМС-рассылок — поздравления с днем рождения.  

Чтобы отправить сообщения именинникам, нажмите правой кнопкой мыши на нужную дату в календаре и выберите «Рассылка поздравлений с днем рождения».  

Во всплывающем окне заполните шаблон СМС (1). Вместо обозначений %Имя%, %Отчество% в сообщении будут отображены данные пациента, нужный шаблон обращения можно выбрать с помощью кнопок выше (2). Текст сообщения можно увидеть в окне предпросмотра (3). Также вы увидите, сколько СМС готово к отправке (4). Если сообщений больше, чем пациентов (5), значит текст поздравления не умещается в одно СМС. Вы можете сократить число символов (1) и уменьшить затраты. 

Нажмите «Отправить» (6).

Информирование пациентов по любым вопросам (+ рекламные СМС)

Чтобы оповестить пациентов о чем-либо (смена номера, акции и т. д.) или напомнить им о долге, перейдите в отчет «Пациенты» («Отчеты» → «Маркетинг» → «Пациенты») и сформируйте список пациентов по необходимому критерию, используя фильтры справа. Например, для отправки сообщений всем должникам (1) в фильтре «Личный счет» укажите <= −1. Чтобы совершить рассылку, нажмите на кнопку «СМС» в правом нижнем углу (2). 

В открывшейся форме задайте название рассылки (1) и составьте шаблон СМС (2). Вместо обозначений %Имя%, %Отчество% и %Долг% в сообщении будут отображены персональное обращение и информация о долге. Текст сообщения можно увидеть в окне предпросмотра (3). Также вы увидите, сколько СМС готово к отправке (4).  

Для сокращения числа СМС можно скорректировать длину сообщения в шаблоне (2). Нажмите «Отправить» (5).

После отправки СМС шаблон рассылки будет сохранен автоматически, и вы сможете воспользоваться им в следующий раз. Найти нужный шаблон можно по названию — нажав на стрелочку в выпадающем меню шаблонов (6).  Рекомендуем внимательно относиться к названию рассылок, чтобы оно четко отражало суть. Так вы быстрее найдете нужный шаблон.

Все СМС-рассылки отражаются в «CRM (1) → «Рассылки». В левом верхнем углу отображается ваш баланс (2). Вы увидите процент отправленных (3) и доставленных (4) сообщений, а, щелкнув левой кнопкой мыши по строке с отправкой, сможете посмотреть — с какими СМС возникли проблемы при отправке и доставке (5). Из «Рассылок» можно перейти в карточку интересующего вас пациента (правой кнопкой мыши по фамилии → «К карточке»). 

Исключение пациента из СМС-рассылки

Если пациент против того, чтобы ему приходили СМС, в его карточке (более подробно о ведении картотеки можно почитать здесь), в блоке «Контактная информация», необходимо отметить пункт «Отказ от СМС рассылки».

В этом случае он будет исключен из общего списка пациентов с мобильными телефонами и будет находиться в отдельном списке «Отказ от СМС». По умолчанию галочка рядом с этим списком не стоит.  

«Отказ от СМС рассылки» будет распространяться только на те сообщения, которые будут отправляться через «Маркетинг» → «Пациенты» и через «Календарь» → «Рассылка поздравлений с днем рождения», так как такие рассылки могут носить рекламный характер.

В напоминаниях о приме, которые отправляются из «Обзвона на ближайший день» под календарем, отдельного списка «Отказ от СМС» нет, так как данные сообщения не носят рекламный характер, а отправляются с целью позаботиться о пациенте и напомнить ему о приеме.