Важной частью качественной и успешной работы клиники является своевременное информирование пациентов о предстоящих приемах, а также об акциях, спецпредложениях и новых возможностях лечения.
Модуль «CRM» позволяет администраторам (о правах доступа в данном модуле читайте здесь) рассылать СМС с различной информацией. Это могут быть напоминания о запланированных посещениях врача, поздравления с днем рождения, уведомления об акциях, оповещения о задолженностях и другое.
ВАЖНО: Возможность отправлять СМС из программы включена в вашу абонентскую плату, однако сами СМС необходимо оплачивать в личном кабинете оператора. Инструкции по заключению договора можно получить, обратившись в Техническую поддержку IDENT. О том, как работает отправка СМС, читайте здесь.
Массовое оповещение о приемах
При большом количестве пациентов массовые рассылки уведомлений о приеме помогают существенно сэкономить время.
Чтобы напомнить о приеме всем, записанным на ближайшие сутки, над списком «Обзвон на ближайший день» необходимо нажать специальный значок «Отправка СМС» (1). Появится всплывающее окно с количеством СМС, которое будет отправлено (2), — по категориям и общее. Нажимаем «Отправить» (3).
Доставленные СМС будут отмечены галочкой (1), недоставленные — крестиком (2). В списке «Обзвон на ближайший день» (3) (подробнее об этом списке читайте в статье «Управление приемами») останутся только те пациенты, которым СМС не доставились.
Чтобы напомнить этим пациентам о приеме, им необходимо позвонить. Тогда администратор может быть полностью уверен, что выполнил ту часть работы, которая зависит от него.
Существует и второй вариант оповещения пациентов о приеме: сначала провести обзвон, а затем разослать СМС тем, до кого не удалось дозвониться. Для точечной рассылки: найдите в расписании человека, которому хотите отправить СМС, нажмите правой кнопкой мыши на строку с его фамилией и выберите «СМС-оповещение о приемах». Появится всплывающее окно с текстом сообщения. Если у пациента запланировано несколько приемов, то можно отправить напоминания обо всех приемах или об одном из них.
Поздравления с днем рождения
Один из самых популярных видов массовых СМС-рассылок — поздравления с днем рождения.
Чтобы отправить сообщения именинникам: нажимаем правой кнопкой мыши на нужную дату в календаре и выбираем действие «Рассылка поздравлений с днем рождения».
Во всплывающем окне составляем шаблон СМС (1). Вместо обозначений %Имя%, %Отчество% в сообщении будут отображены данные пациента. Текст сообщения можно увидеть в окне предпросмотра (2). Также вы увидите, сколько СМС готово к отправке (3) — если сообщений больше, чем пациентов (4), значит текст поздравления не умещается в одно СМС. Вы можете сократить число символов (1) и уменьшить затраты.
Нажимаем «Отправить» (5).
Другие виды массовых рассылок
Чтобы совершить другую массовую рассылку СМС пациентам: составляем в отчете «Пациенты» («Отчеты» → «Маркетинг» → «Пациенты») список пациентов с номерами телефонов по необходимому критерию — например, всем должникам (1). Нажимаем на кнопку «СМС» (2).
В открывшейся форме задаем название рассылки (1) и составляем шаблон СМС (2). Вместо обозначений %Имя%, %Отчество% и %Долг% в сообщении будут отображены персональное обращение и информация о долге. Текст сообщения можно увидеть в окне предпросмотра (3). Также вы увидите, сколько СМС готово к отправке (4).
Для сокращения числа СМС корректируем длину сообщения в шаблоне (2). Нажимаем «Отправить» (5).
После отправки СМС шаблон рассылки будет сохранен автоматически, и вы сможете воспользоваться им в следующий раз. Найти нужный шаблон можно по названию — нажав на стрелочку в выпадающем меню шаблонов (6). Рекомендуем внимательно относиться к названию рассылок, чтобы оно четко отражало суть. Так вы быстрее найдете нужный шаблон.
Все СМС-рассылки отражаются в «CRM (1) → «Рассылки». В левом верхнем углу отображается ваш баланс (2). Вы увидите процент отправленных (3) и доставленных (4) сообщений, а, щелкнув левой кнопкой мыши по строке с отправкой, сможете посмотреть — с какими СМС возникли проблемы при отправке и доставке (5). Из «Рассылок» можно перейти в карточку интересующего вас пациента (правой кнопкой мыши по фамилии → «К карточке»).
Исключение пациента из СМС-рассылки
Если пациент против того, чтобы ему приходили СМС, в его карточке (более подробно о ведении картотеки можно почитать здесь), в блоке «Контактная информация», необходимо отметить пункт «Отказ от СМС рассылки».
В этом случае он будет исключен из общего списка пациентов с мобильными телефонами и будет находиться в отдельном списке «Отказ от СМС». По умолчанию галочка рядом с этим списком не стоит.
«Отказ от СМС рассылки» будет распространяться только на те сообщения, которые будут отправляться через «Маркетинг» → «Пациенты» и через «Календарь» → «Рассылка поздравлений с днем рождения», так как такие рассылки могут носить рекламный характер.
В напоминаниях о приме, которые отправляются из «Обзвона на ближайший день» под календарем, отдельного списка «Отказ от СМС» нет, так как данные сообщения не носят рекламный характер, а отправляются с целью позаботиться о пациенте и напомнить ему о приеме.
