Перенос и отмена приемов

Перенос приема

Если пациент не может прийти на свой прием, или врач заболел (уезжает и т. п.), по возможности прием нужно перенести.

Чтобы перенести прием, нажмите на нем в расписании правой кнопкой мыши (1) или во вкладке «Приемы» в карточке пациента (2) и выберите «Перенести прием».

Выберите день, на который осуществляется перенос (1) (либо другое время в тот же день), → нажмите правой кнопкой мыши (2) на нужном времени (при выборе интервала в расписании ориентируетесь на время, которое было отведено на переносимый прием, чтобы выделить время приема больше получаса, нажмите на верхней строке левой кнопкой мыши и потяните вниз) → «Завершить перенос ФИО пациента от Дата (Интервал) ФИО врача» (3).

В открывшемся окне «Перенос приема» вы увидите (1) фамилию и имя пациента, его статус (повторный — серый символ человечка, отконсультрованный — желтый, первичный — красный) и возраст.

Слева — дата и время, с которых переносится прием (2). Справа — дата и время, на которые переносится прием (3). 

Комментарий к переносимому приему автоматически копируется в новый прием. Вы можете его изменить, но если, написав новый, решите вернуться к изначальному, достаточно будет снова нажать на кнопку «Копировать» (4).

Укажите причину переноса приема (5). При наведении курсора мыши на каждую из причин (6) вы увидите подсказку — что она означает. 

Если прием переносит пациент (уезжает, заболел или тому подобное), выберите причину «Отказ от приема»

Если прием переносит клиника, можно выбрать одну из трех причин:

  • Если заболел или уезжает врач, или в клинике, например, ведутся ремонтные работы, выберите причину «Отмена клиникой».
  • «Предложение лучшего времени» — здесь два варианта:
    • либо пациент хочет попасть на прием раньше, и для него освободилось время (это функционал модуля CRM, подробности здесь); 
    • либо пациент сможет подойти раньше (или позже) назначенного времени, чтобы вы смогли уплотнить расписание, и у врача не было «окон».
  • «Ошибка добавления» — эта причина выбирается, если администратор, например, записал на прием не того пациента, либо он записал пациента не на тот день/время (подробнее об отмене приемов с причиной «Ошибка добавления» читайте в конце этой статьи).

Прямо из окна переноса приема вы можете отправить пациенту СМС-оповещение о новом приеме — поставьте галочку рядом с «Отправить» (7) (через техническую поддержку IDENT можно настроить, чтобы эта галочка была проставлена автоматически). 

Для завершения переноса нажмите на «ОК» (8).

Важно совершать перенос именно через правую кнопку мыши → «Перенести прием», так вся цепочка взаимодействия с пациентом будет сохраняться. Будет ошибкой, если вы сначала создаете новый прием, а потом отменяете имеющийся.

Отмена приема 

Только если не получается найти время для переноса, или пока неизвестно, когда сможет прийти пациент или вернется врач, прием нужно отменить

Для отмены приема при нажатии на него в расписании или в карточке пациента правой кнопкой мыши выберите «Отменить прием». 

В открывшемся окне вы увидите информацию о пациенте и его приеме (1), а также о других приемах, на которые он записан (2) (если они есть) — это могут быть как приемы у того же самого врача, так и у других врачей.

Укажите причину отмены приема (1). При наведении курсора мыши на каждую из причин (2) вы увидите подсказку — что она означает. 

Выбор причины отмены зависит от того, требуется ли пациенту продолжение лечения.

Продолжение не требуется:

  • «Проблема решена» (1) — зуб уже вылечен (в другой клинике) или перестал беспокоить. Если вы укажете эту причину, в поле ниже автоматически будет выбрано, что никаких дальнейших действий совершать не нужно (2). Останется только нажать «ОК» (3). 

  • «Отказ от клиники» (1) — пациент полностью отказывается от дальнейшего лечения в вашей клинике и просит больше его никогда не беспокоить. При выборе этой причины отмены приема программа сразу предложит списать пациента в архив (2). В «Настройках списания» необходимо указать причину отказа от лечения (3).
  • «Ошибка добавления» — эта причина выбирается, если администратор ошибся и записал на прием не того пациента либо записал пациента не на тот день/время (подробнее об отмене приемов с причиной «Ошибка добавления» читайте в конце этой статьи).

Для завершения отмены нажмите «ОК» (4). 

Продолжение требуется:

  • «Отказ от приема» (1) — пациент не сможет прийти в назначенное время (уезжает, заболел и тому подобное), но планирует продолжать лечение в вашей клинике. 
  • «Отмена клиникой» (2) — прием отменяется по независящим от пациента причинам (заболел врач, отключили электричество в клинике, карантин и тому подобное).

Изображение стрелочки рядом с причинами «Отказ от приема» и «Отмена клиникой» подсказывает, что необходимо продолжение.

Через техническую поддержку IDENT вы можете добавить в список свои причины отмены приема.

Как не потерять пациентов, которым требуется продолжение лечения?

При выборе одной из причин — «Отказ от приема» или «Отмена клиникой» — и при отсутствии у пациента будущих приемов, чтобы не потерять этого пациента, рекомендуется воспользоваться инструментами модуля CRM в IDENT (подробности здесь):

  • Если прием не удалось перенести, потому что свободного времени у нужного врача нет —  запишите пациента в «Лист ожидания».

  • Если пока непонятно, когда пациент сможет прийти на следующий прием, или когда вернется врач, — создайте задачу (выбрано автоматически).

Даже при наличии будущих приемов (если они, например, у другого врача), можно переключиться с «Нет» на «Записать в лист ожидания» или «Создать задачу». Переключиться с «Создать задачу» на «Нет» тоже возможно, но подумайте — возможно, в этом случае вы неправильно указали причину отмены, и нужно выбирать «Проблема решена», а не «Отказ от приема». 

Блок «Отмененные приемы» под календарем

Чтобы понять, куда пациенты пропали из расписания, отмененные и перенесенные приемы, можно посмотреть в едином списке — кнопка «Отмененные приемы» под календарем (1) (изображение крестика на странице календаря).  

В списке отображаются приемы врача (2) или группы специалистов (3), указанных в фильтрах сверху, ранее назначенные на дату, выбранную в календаре (4). 

Когда в программу IDENT заходит врач, он сразу видит список отмененных и перенесенных приемов, ранее назначенных к нему на три ближайших дня. Для врача это очень важная информация.

Приемы располагаются в списке в том порядке, в котором они пропадали из расписания, — то есть вверху будет прием, отмененный или перенесенный позднее всего.  

Перед фамилией каждого пациента в списке отображается его статус (напомним цветовое обозначение: повторный —,  отконсультрованный —, первичный —).

Фамилия врача выделяется цветом, соответствующим цвету этого врача в расписании (1).

Если прием был отменен или перенесен клиникой, статусы «Отменен» и «Перенесен» не выделяется цветом. При отмене или переносе пациентом желтый цвет означает отмену вовремя (2) (накануне или за несколько дней, то есть у клиники еще было время заполнить пробел в расписании), красныйпоздно (3) (за несколько часов до приема или непосредственно перед ним).

Рядом со статусом отображается причина отмены или переноса приема (4).

Во всплывающей подсказке, которую вы увидите при наведении курсора мыши (1) на отмененный или перенесенный прием, отображается возраст пациента (2).

Так как вам важно не только знать — кто пропал из расписания, и отменен или перенесен был прием, но и проконтролировать — что будет с этим приемом дальше, информацию об этом вы тоже увидите во всплывающей подсказке.

Информация о дальнейших событиях после отмены или переноса во всплывающей подсказке интерактивная — она изменяется с течением времени.

Самое простое — перенос. Вы сразу видите, куда (3), когда и кем (4) прием перенесли (символ будущего приема цветной).

Когда перенесенный прием состоится, символ приема станет серым.

Если перенесенный прием будет отменен, символ станет бледно-серым.

По отмененным приемам, если вы пользуетесь функционалом модуля CRM, подсказка покажет — была ли создана задача (красное изображение календаря и циферблата часов) или запись в «Лист ожидания» (красное изображение календаря и песочных часов). Об использовании инструментов CRM при записи пациентов на прием читайте здесь.

Если у вас появились вопросы к статусу следующего события, вы можете перейти в карточку пациента (правой кнопкой мыши (1) → «К карточке» (2) → во вкладку «Приемы»).

А если вы хотите не просто узнать — кто пропал из расписания, и было ли выбрано дальнейшее действие, а увидеть динамику — сколько приемов переносится, сколько отменяется, корректно ли администраторы указывают причину отмены или переноса, всегда ли выбирается дальнейшее действие, когда это необходимо, и т. д., обратитесь к отчету «Отмененные приемы»

Удаление приемов, отмененных с причиной «Ошибка добавления»

Приемы, отмененные с причиной «Ошибка добавления», не исчезают бесследно — они попадают в отчет «Отмененные приемы», отображаются в списке отмененных приемов под календарем и в списке завершенных событий во вкладке «Приемы» в карточке пациента. 

Но если прием удален с причиной «Ошибка добавления» в тот же день, что и был добавлен, его можно удалить из истории навсегда: правой кнопкой мыши на приеме (1) → «Удалить» (2). 

Важно понимать, что это действие необратимо, и потому необходимы дополнительные права доступа, чтобы его осуществить: «Может удалять приемы, отмененные с ошибкой добавления, за себя» (у сотрудников с ролью «Администратор» изначально включено, но можно отключить) либо «Может удалять приемы, отмененные с ошибкой добавления, за любого сотрудника». Лучше всего предоставить какому-то одному ответственному сотруднику, например, управляющему или старшему администраторы, который будет удалять такие приемы только после проверки корректности этой причины (убедившись, что сотрудники таким образом не маскируют свои ошибки в общении с пациентами).

Переносы приема с причиной «Ошибка добавления» отдельно удалить нельзя, но, если вы в тот же день отмените этот перенесенный прием — также с «Ошибкой добавления» — можно удалить всю цепочку.