На этапе внедрения IDENT вы присылаете нам имеющиеся у вас документы (договоры, ИДС, анкету о состоянии здоровья, согласие на обработку персональных данных, титульную страница амбулаторной карты и так далее), мы обрабатываем их в течение 3 рабочих дней и загружаем в «Шаблоны документов», распределяя по папкам.
Если в дальнейшем вы будете самостоятельно редактировать шаблоны документов («Настройки» → «Шаблоны документов»), рекомендуем вам также придерживаться предложенной нами логики распределения документов, предназначенных для печати, по папкам.
Почему существует разделение по папкам?
Если все присланные вами документы положить в одну папку, при печати и редактировании придется каждый раз тратить много времени на поиски нужного.
Основной документ пациента в клинике — это его медицинская карта. В папке «Медкарта пациента: Документы» лежат шаблоны следующих документов:
- титульная страница амбулаторной карты;
- анкета о состоянии здоровья;
- зубная формула;
- план лечения.
Это, как правило, документы в формате А5, чтобы их удобно было хранить в распечатанном виде.
Кроме перечисленных, есть документы, которые напрямую не относятся к медицинской карте, но подшиваются в нее. Это подписанные пациентом — договор, согласие на обработку персональных данных, ИДС (информированное добровольное согласие). Причем как шаблонов ИДС может быть множество (по количеству направлений работы клиники), так и шаблонов договоров часто несколько — например, отдельный для взрослого человека и для ребенка.
Шаблоны документов, предназначенных для печати, разделены по разным папкам в соответствии со следующими принципами:
1. Печатаются только один раз при первичном приеме или перед каждым приемом?
2. Отдаются на руки пациенту или остаются в клинике?
При этом второй принцип влияет не только на распределение по папкам, но и на формат документов, так как то, что отдается на руки пациентам, должно быть максимально «красивым», а то, что остается в клинике, — просто соответствовать удобному формату амбулаторной карты и занимать меньше места.
Где искать шаблоны договоров?
В папке «Пациент: Дополнительные документы» лежит то, что печатается один раз и отдается на руки пациенту. Это договоры — именно во множественном числе, так как обычно рекомендуется делать разные шаблоны договоров для взрослых и детей. Здесь же могут находиться какие-то маркетинговые материалы — брошюры о преимуществах вашей клиники, купоны, гарантирующие скидку на следующий прием и т. п.
Эти документы должны быть максимально презентабельными — формата А4, с логотипом, возможно, напечатанными на цветном принтере.
Однако было бы ошибкой утверждать, что договор всегда должен печататься в формате А4. Второй экземпляр, который подшивается в карточку, удобнее печатать в формате А5. Документы в этом формате могут быть максимально простыми, без логотипа и других «украшений», и, уж точно, их не стоит печатать на цветном принтере. Формат А5 для медкарт максимально удобен — так они не занимают много места, выглядят аккуратно, но и информация при этом легко читается.
Вместе с договором в карту подшивается также согласие на обработку персональных данных. Договор в А5 и согласие на обработку персональных данных лучше всего положить в папку «Медкарта пациента: Документы» (см. первую картинку). Это удобно тем, что все документы в формате А5, печатающиеся один раз при первом приеме, будут храниться в одном месте.
Где искать ИДС?
В папке «Прием: Дополнительные документы» лежит то, что печатается перед каждым приемом, дается пациенту на подпись и подшивается в карточку. Прежде всего, это ИДС, и их (как мы уже сказали), как правило, в клинике много, так как в каждом должны быть перечислены все виды манипуляций с пациентом по всем направлениям работы клиники. ИДС остаются в клинике и подшиваются к карточке, а значит, следуя нашей логике, загружаются в шаблоны документов в формате А5.
Откуда все это можно печатать?
Печать всех документов для пациента доступна из его карточки в программе IDENT (подробности здесь), но для вашего удобства документы к приему можно распечатать из расписания (1) — правой кнопкой мыши по приему → «Печать документов к приему» или из уведомления о приеме (2) — кнопка «Печать документов к приему». Причем сделать это может и администратор, и врач.
То, что нужно напечатать, отмечается галочкой (1). Для каждого документа вы можете задать разовые параметры печати — принтер (2) (правой кнопкой мыши → выбрать нужный), количество копий (3), нужна ли двусторонняя печать (4) — а затем отправить его на печать (5).
Обратите внимание, что с помощью использования тегов в документ, отправленный на печать, подставляются данные конкретного пациента. Проставлять теги в новые и редактируемые документы вы можете самостоятельно (подробности здесь).
Как настроить постоянные параметры печати?
Постоянные параметры печати задаются в «Шаблонах документов» — сотрудником, у которого есть право доступа «Может изменять шаблоны документов». Параметры печати настраиваются отдельно на каждом компьютере.
Перейдите в «Настройки» (1) → «Шаблоны документов» и задайте параметры печати (2) для каждого документа отдельно: какой использовать принтер, нужна ли двусторонняя печать, количество копий.
Для вашего удобства рекомендуем выводить разные типы документов на разные принтеры.
Для папки «Запись на прием: Пациенты всех врачей на день» кроме основных параметров задаются также «Доп. поля» и «Сортировать по».
Сортировка (1) зависит от того, как вы храните бумажные карточки — по ФИО, номеру медкарты или последнему приему. Так администратору, распечатывающему список пациентов, будет удобно искать карточки.
В поле «Доп. поля» (2) можно задать — нужно ли дополнительно показывать номер медкарты, первый прием, последний прием.
Список пациентов всех врачей на день печатается из расписания. Нужно нажать на дату правой кнопкой мыши (1) и выбрать действие «Распечатать список всех приемов на "дата"» (2). Если вы выберите «Распечатать список всех приемов на "дата" с настройкой», то сможете изменить единоразово параметры печати (принтер, количество копий). А если выберите «Распечатать список приемов для врача на "дата"», то сможете выбрать — расписание какого врача нужно напечатать.
Для папок с кассовыми документами (1) («Отчет:Касса», «Отчет: Касса (расширенный)», «Пациент: Внесение ДС», «Пациент: Изъятие ДС», «Сотрудник: Внесение ДС», «Сотрудник: Изъятие ДС») вы можете установить, будут ли они печататься по умолчанию (2). «Не печатать» выбирается, если вам не нужно для каждого человека (сотрудника или пациента) печатать документ о кассовой операции, так как ему, в любом случае, выдается чек.
При этом для конкретного человека документ о кассовой операции все равно можно будет распечатать — вручную изменив параметры (1) при выдаче или внесении денежных средств через кассу. Подробнее о ведении кассы читайте здесь.
