В статье рассказываем о шаблонах документов в IDENT.

На этапе внедрения IDENT клиника присылает техподдержке документы: договоры, ИДС, анкету о состоянии здоровья, согласие на обработку персональных данных, титульную страницу амбулаторной карты и другие. Отправьте нам для загрузки в программу

Мы обрабатываем документы в течение 3 рабочих дней и загружаем в раздел «Настройки» → «Шаблоны документов».

В «Шаблонах документов» также есть предустановленные документы, например, для печати счет-квитанции и кассового отчета.

Как и зачем делить документы по папкам

В «Шаблонах документов» файлы распределены по папкам.

Если все документы положить в одну папку, при печати и редактировании придется каждый раз тратить время на поиски нужного.

Основной документ пациента в клинике — это его медицинская карта. В папке «Медкарта пациента: Документы» лежат такие шаблоны:

• титульная страница амбулаторной карты;
• анкета о состоянии здоровья;
• зубная формула; 
• план лечения. 

Как правило, это документы в формате А5, чтобы их удобно было хранить в распечатанном виде. 

Есть документы, которые напрямую не относятся к медицинской карте, но подшиваются в нее. Это договор, согласие на обработку персональных данных, ИДС. Причем как шаблонов ИДС может быть множество (по количеству направлений работы клиники), так и шаблонов договоров часто несколько — например, отдельный для взрослого человека и для ребенка. 

Шаблоны документов, предназначенных для печати, разделены по разным папкам в соответствии со следующими принципами:
1. Печатаются только один раз при первичном приеме или перед каждым приемом?
2. Отдаются на руки пациенту или остаются в клинике?

Второй принцип влияет не только на распределение по папкам, но и на формат документов. То, что отдается на руки пациентам, должно быть максимально красивым, а то, что остается в клинике, — просто соответствовать удобному формату амбулаторной карты и занимать меньше места.

Шаблоны договоров — в папке «Пациент: Дополнительные документы»

В папке «Пациент: Дополнительные документы» лежит то, что печатается один раз и отдается на руки пациенту. Это договор. Обычно делают разные шаблоны договоров для взрослых и детей. Здесь же могут находиться маркетинговые материалы — брошюры о преимуществах вашей клиники, купоны, гарантирующие скидку на следующий прием, и т. п.

Эти документы должны быть максимально презентабельными — формата А4, с логотипом, возможно, напечатанными на цветном принтере.

Документы А5 для первого приема — в папке «Медкарта пациента: Документы»

Второй экземпляр договора, который подшивается в карточку, удобнее печатать в формате А5. Документы в этом формате могут быть максимально простыми, без логотипа и других «украшений», и их можно печатать на черно-белом принтере. Формат А5 для медкарт удобен — так они не занимают много места, выглядят аккуратно, но и информация легко читается.

Вместе с договором в карту подшивается также согласие на обработку персональных данных.

Договор в формате А5 и согласие на обработку персональных данных лучше всего положить в папку «Медкарта пациента: Документы». Это удобно тем, что все документы в формате А5, печатающиеся один раз при первом приеме, будут храниться в одном месте.

ИДС — в папке «Прием: Дополнительные документы»

В папке «Прием: Дополнительные документы» лежит то, что печатается перед каждым приемом, дается пациенту на подпись и подшивается в карточку. Прежде всего, это ИДС, и их обычно в клинике много, так как в каждом должны быть перечислены все виды манипуляций с пациентом по всем направлениям работы клиники. ИДС остаются в клинике и подшиваются к карточке, а значит загружаются в шаблоны документов в формате А5.

Как настроить постоянные параметры печати

Постоянные параметры печати задаются в «Шаблонах документов» — сотрудником, у которого есть право доступа «Может изменять шаблоны документов». Параметры печати настраиваются отдельно на каждом компьютере.

Перейдите в «Настройки» → «Шаблоны документов» → выберите документ → и задайте параметры печати для каждого документа отдельно: какой использовать принтер, нужна ли двусторонняя печать, количество копий. Настройки находятся под списком загруженных в папку документов.

Для папки «Запись на прием: Пациенты всех врачей на день» кроме основных параметров задаются также «Доп. поля» и «Сортировать по».

Сортировка (1) зависит от того, как вы храните бумажные карточки — по имени, номеру медкарты или последнему приему. Так администратору, распечатывающему список пациентов, будет удобно искать карточки.

В поле «Доп. поля» (2) можно задать — нужно ли дополнительно показывать номер медкарты, первый прием, последний прием.

➡ О печати списка приема на день читайте в статье «Начало утренней смены администратора».

Для папок с кассовыми документами («Отчет: Касса», «Отчет: Касса (расширенный)», «Пациент: Внесение ДС», «Пациент: Изъятие ДС», «Сотрудник: Внесение ДС», «Сотрудник: Изъятие ДС») вы можете установить, будут ли они печататься по умолчанию. «Не печатать» выбирается, если вам не нужно для сотрудника или пациента печатать документ о кассовой операции, так как ему выдается чек.

При этом для конкретного человека документ о кассовой операции все равно можно будет распечатать — вручную изменив параметры при выдаче или внесении денег через кассу. Подробнее о внесении и изъятии денег — в статье «Ведение кассы».

Для справки для возврата НДФЛ можно настроить, какие типы кассы будут выбраны по умолчанию.

➡ О новой форме справки для возврата НДФЛ читайте в статье «Шаблон справки для возврата НДФЛ с 2024 года».

Связанные статьи

➡ О том, откуда можно печатать документы для пациента, читайте в статье «Печать документов для пациента».
➡ О том, как добавлять и изменять шаблоны документов, читайте в статье «Редактирование шаблонов документов».