Записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше»

При высокой загруженности клиники пациентам часто приходится долго ждать своего приема (о записи пациентов на прием читайте здесь). Для повышения уровня сервиса вы можете всех, кого записываете на прием через длительный срок, добавлять также в «Лист ожидания». Так, как только (если) освободится время, вы сможете пригласить этих пациентов на прием раньше.

Отслеживание и предложение лучшего времени для пациента — важная часть сервиса высокого качества. Кроме того, для клиники это гарантия отсутствия простоев врачей и оборудования. О других возможностях модуля CRM читайте здесь.

Добавление в «Лист ожидания» пациента, который хочет попасть к врачу раньше

Чтобы добавить в «Лист ожидания» пациента, у которого есть запись на прием (но он хотел бы попасть к врачу раньше), нажмите правой кнопкой мыши на приеме (1) в расписании или в карточке и выберите «Добавить в лист ожидания» (2).

В открывшееся окно подтянется вся основная информация о пациенте (1).

Автоматически будет выбран тип «Пациент хочет раньше» (2) (поле заблокировано). 

Символ записей в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» — зеленое изображение календаря и песочных часов(3) (песочные часы символ «Листа ожидания», а зеленый цвет подчеркивает связь с будущим приемом, так как символ будущего приема — зеленое изображение календаря).

Под полем «Тип» — информация о будущем приеме (4).

В поле «Врач» автоматически указан врач, к которому пациент записан на прием (5). При необходимости врача можно изменить. Либо можно указать профессию специалистов, если пациенту не принципиально попадание к конкретному врачу, а просто нужно решить проблему как можно скорее.

Требующуюся длительность приема также можно изменить (6).

Поле «Комментарий» обязательно для заполнения (7) — в свободной форме укажите пожелания пациента ко дню и времени приема (например, «будни вечер, выходные любое время», «только пятница»  и т. п.) и любую другую информацию.

По умолчанию период актуальности записи в «Лист ожидания», привязанной к приему, — с текущего дня до дня накануне приема (8). Вы можете задать свои параметры актуальности:

  • любой день в выбранный период — границы можно подвинуть, нажав левой кнопкой мыши на той дате в календаре, до которой запись в «Лист ожидания» должна быть актуальна;
  • конкретные дни — чтобы выбрать конкретные дни, переключитесь на соответствующую кнопку, зажмите кнопку Ctrl на клавиатуре и нажмите на интересующих вас днях.

Для завершения нажмите «Добавить в лист ожидания» (9).

Также программа может вам предложить связать запись в «Лист ожидания» с будущим приемом, чтобы исправить вашу ошибку.

Если вы не проверили, есть ли у пациента будущий прием, и перешли к добавлению этого пациента в «Лист ожидания», нажав на кнопку в верхнем меню (1), «Тип» может оказаться незаблокированным. При открытии выпадающего списка (2) вы увидите, что тип «Запланированный прием» можно изменить на «Пациент хочет раньше». Если врач тот же и проблема, которую нужно решить, та же, вы можете изменить тип одним щелчком левой кнопки мыши по будущему приему (3). 

Где посмотреть все записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше»?

Чтобы посмотреть все записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше», перейдите в форму «Активные задачи» («CRM» (1) → «Активные задачи») и раскройте строку с типом «Лист ожидания: Пациент хочет раньше» (2) (двойной щелчок левой кнопки мыши либо правой кнопкой → «Детализировать»).

Символ в первом столбце — зеленое изображение календаря и песочных часов. При наведении курсора мыши на этот символ (3) вы увидите информацию о приеме, с которым связана запись в «Лист ожидания». Если при создании записи в «Лист ожидания» вы не выбрали конкретных дней, в которые пациент хотел бы попасть на прием, то запись в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» будет актуальна до дня накануне приема (столбец «Актуально до»). 

Подробнее об информации, которую можно получить в «Активных задачах» по каждой записи в «Лист ожидания», читайте здесь

Нажав правой кнопкой мыши по записи в «Лист ожидания» (1), вы можете перейти к приему в расписании (2), а также в карточку пациента (3) (сразу во вкладку «Приемы»), чтобы выяснить всю необходимую информацию и определиться с дальнейшими действиями.

Важно: Если вы не хотите все время заходить в форму «Активные задачи», чтобы проверить, не освободился ли интервал, через техническую поддержку IDENT можно подключить уведомления об освободившемся времени в расписании для пациентов из «Листа ожидания». Но: Это имеет смысл только в том случае, если вы и без уведомлений активно работаете с «Листом ожидания», иначе уведомления будут бесконечно «висеть» и только нагружать ваш компьютер. 

Записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» в карточке пациента

В карточке вы можете получить всю важную информацию о пациенте и поработать с его приемами, задачами и записями в «Лист ожидания». Подробнее о вкладке «Приемы» как «пульте управления» для администратора читайте здесь.

Записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше», созданные для конкретного пациента, отображаются в карточке над (1) будущими приемами, к которым они привязаны, создавая единую цепочку с ними.

Одинаковый цвет символа, как уже говорилось выше, подчеркивает связь будущего приема и записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше». При этом дополнительные цветовые индикаторы разные: строка с будущим приемом выделяется зеленым фоном (2), а строка с записью в «Лист ожидания» выделяется голубым фоном (3), так как это задача CRM, с которой еще нужно поработать.

При обработке входящего звонка (если вы пользуетесь функционалом модуля «Маркетинг») вы можете заметить, что символы будущих приемов отличаются. На примере ниже мы видим «обычный» будущий прием (1) и прием, к которому привязана запись в «Лист ожидания» (2). Символ последнего как бы объединяет два других символа — приема и «Листа ожидания» (рядом с датой в календаре располагаются традиционные для «Листа ожидания» песочные часы). 

При наведении курсора мыши на этот «гибридный» символ вы сможете убедиться, что у пациента действительно есть и будущий прием, и запись в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» (3). Во всплывающей подсказке будет также отображаться комментарий к записи в «Лист ожидания» (4).

Весьма вероятно, что такой пациент звонит вам уточнить — не появилось ли время раньше, и вам не нужно будет задавать ему дополнительные уточняющие вопросы. При переходе в карточку пациента (5) вы сразу увидите, имеются ли для него свободные интервалы на более раннее время.

Работа с записями в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше»

Запись пациента на прием

Если вы видите, что есть свободные интервалы, и хотите предложить их пациенту, нажмите правой кнопкой мыши по записи в «Лист ожидания» (1)  → «Записать пациента» (2).

В открывшемся окне вы подробно увидите все доступные для пациента интервалы в расписании (если в поле «К кому» выбрана профессия — все доступные интервалы у разных врачей с этой профессией). 

Вы можете одним кликом зафиксировать отказ пациента от всех интервалов в течение дня у определенного врача — для этого нажмите кнопку «Отказ» (1) в соответствующей строке. Все доступные интервалы в этой строке будут выделены красным цветом. Либо можно нажать только на конкретный интервал (2), и тогда только он будет выделен красным. Отменить отказ можно повторным нажатием на красный интервал.

Если по тексту комментария сразу понятно, что время не подходит, зафиксировать «Отказ» можно без звонка пациенту (при необходимости комментарий можно дополнить или изменить). Чтобы интервалы, которые точно не подходят, больше не показывались, нажмите на кнопку «Сохранить» (3).

Если подходящий интервал времени найден, нажмите на кнопку «К записи» (4) в соответствующей строке (при переходе к записи на прием отмеченные отказы и изменения в комментарии, если они были, сохраняются автоматически). 

Переход к записи на прием откроет расписание на тот день, который вы выбрали (1).

Нажмите на нужном вам интервале правой кнопкой мыши (2) (чтобы выделить интервал больше 30 минут, нажмите левой кнопкой мыши на верхней ячейке и потяните вниз) и выберите «Завершить перенос из листа ожидания ФИО пациента (ФИО врача, интервал)» (3). 

Откроется окно переноса приема — именно переноса, а не добавления нового приема. То есть записывая на прием пациента по записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» вы переносите прием, к которому привязана эта запись в «Лист ожидания», а не создаете новый прием.

Подробно о процессе переноса приемов читайте здесь.

В случае с переносом приема через «Лист ожидания» причина будет выбрана автоматически — «Предложение лучшего времени» (1).

Комментарий к ранее запланированному приему автоматически перенесется в новый (2). Вы можете его изменить, но если, написав новый, решите вернуться к изначальному, достаточно будет снова нажать на кнопку «Копировать» (3).

Прямо из окна переноса можно отправить пациенту СМС с информацией о его будущем приеме (4).

Для завершения нажмите «ОК» (5). 

Прием, который был у пациента ранее, будет автоматически перенесен. Информация об этом отобразится в соответствующей цепочке во вкладке «Приемы» (в статусе будет — «Перенесен через ЛО»).

Если пациент сам звонит вам с просьбой перенести прием, существует вероятность ошибки. Прежде чем переходить к переносу обязательно проверьте — есть ли у пациента запись в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше». Если вы этого не сделаете, программа, в любом случае, «не забудет» о существовании записи в «Лист ожидания», привязанной к приему. Такая запись в «Лист ожидания» при переносе приема будет закрыта, так как потеряет свою актуальность. Это будет просто перенос приема, а не перенос через «Лист ожидания». Подробнее.

В такой ситуации после нажатия на «ОК» при переносе приема программа спросит вас «Пациент все еще хочет раньше?». 

Выбирая «Нет», вы закрываете запись в «Лист ожидания» и переносите прием.

В цепочке событий в карточке пациента это отобразится так: статус записи в «Лист ожидания» — «Запись в ЛО закрыта» (1), статус приема — «Перенесен» (2).

Если же вы нажмете «Да» (в разговоре с пациентом может выясниться, что желание попасть к вам еще раньше все еще актуально), откроется окно новой записи в «Лист ожидания».

При необходимости вы можете изменить настройки (1) (о добавлении пациента в «Лист ожидания» читайте выше). Для завершения нажмите «Добавить в лист ожидания» (2).

В цепочке событий в карточке пациента это отобразится так: «Запись в ЛО закрыта» (1), прием — «Перенесен» (2), к будущему приему привязана новая запись в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» (3).

Изменение записи в «Лист ожидания»

Если при звонке пациенту выяснилась какая-то важная информация, запись в «Лист ожидания» можно отредактировать: правой кнопкой мыши по ней (1) → «Изменить» (2).

Можно поменять врача (или профессию группы специалистов), длительность приема, комментарий, период актуальности (например, задать конкретные дни, в которые пациент хочет попасть на прием). Для завершения нажмите «Изменить запись».

Закрытие записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше»

Если при звонке пациенту с предложением свободных интервалов выяснится, что он больше не хочет попасть на прием раньше, и изначальное время приема его полностью устраивает, запись в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше» нужно закрыть: правой кнопкой мыши (1) → «Закрыть запись» (2).

В открывшемся окне можно в поле «Комментарий» подробно указать причину закрытия, чтобы ни у кого не возникло вопросов.

Цепочка во вкладке «Приемы» будет выглядеть так: запись на прием (1) → добавление в «Лист ожидания» (2) → закрытие записи в «Лист ожидания» (3) → будущий прием (4) (так как запись в «Лист ожидания» больше не актуальна и завершена раньше, чем прием, она перемещается под прием, чтобы не мешать).

Если вы снова решите добавить пациента в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше», программа предложит вам вновь открыть закрытую запись, а не создавать новую.

В карточке запись в «Лист ожидания» после этого «вернется» на свое место над будущим приемом.

Просроченные записи в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше»

Если вы не записали пациента на прием на более раннее время или не закрыли запись в «Лист ожидания» вручную, она становится просроченной. Пока прием будущий (1), просроченная запись будет отображаться выше приема (2).

Как только прием будет завершен, перенесен или отменен (1), просроченная запись в «Лист ожидания» уже не будет требовать к себе внимания и переместится под прием (2).