Взаимодействие с пациентами

Работа администратора стоматологической клиники — это постоянное взаимодействие с пациентами, личное и по телефону. 

• Как в программе записывать пациентов к врачу — читайте в статье «Запись на прием». Если ваша клиника использует модуль «Маркетинг» и собирает статистику по входящим обращениям, также изучите статьи «Входящие и исходящие звонки» и «Заявки, общение в соцсетях и на ресепшене».
• Как напомнить пациентам, что им предстоит прием, — читайте в статье «Оповещение пациентов о приеме». О переносе и отмене приемов, изменении границ приемов и других возможностях работы администратора с расписанием читайте в статье «Управление приемами». 
• Как не терять пациентов, которым нужен прием, — читайте в статье «Инструменты CRM как альтернатива записи на прием». Используйте «CRM», например, когда пациенту нужен прием через длительное время, но он не может определиться с удобной датой или расписания еще нет. И когда пациент готов лечиться у вас, но только у своего врача или после работы, но подходящее время занято. Рассылайте СМС и электронные письма.
• Как начинать прием и рассчитывать пациента — читайте в статье «Встреча и расчет пациента администратором». Именно администратор встречает пациента в клинике, организует проведение приема и принимает оплату с клиента после приема.

Ведение картотеки пациентов

К обязанностям администратора относится ведение картотеки пациентов. О создании и редактировании карточек пациентов читайте в статье «Ведение картотеки». В ней же — о записи пациента на прием прямо из его карточки, о печати документов из карточки пациента и о том, как отслеживать статистику по приемам.  

Ведение кассы

Еще одна важная обязанность администратора — ведение кассы. Именно администратор забирает и выдает деньги, заносит информацию в программу, печатает чек. О работе с кассой читайте в статье «Ведение кассы».

Подведение итогов работы клиники за день

О подведении итогов работы клиники за день читайте в статье «Работа администратора с отчетами» («Пациенты», «Счета и оплаты», «Оказанные услуги», «Движение денежных средств (касса)»). По умолчанию в финансовых отчетах администратор видит данные только за текущий день — чтобы узнать, сколько человек пришло в клинику, какие услуги им были оказаны, сколько они заплатили за свои приемы. Директор клиники может предоставить старшему администратору право доступа — смотреть отчеты за любой день.

Учет рабочего времени сотрудников клиники

Если вы используете модуль «Заработная плата», администратор отвечает за корректный учет рабочего времени сотрудников. Он отмечает время начала и конца смены, а также вид работы, которую выполнял сотрудник. Подробно об этом — в статьях «Учет рабочего времени» и «Учет рабочего времени с видами работ».