Отвечаем на главные вопросы стоматологических клиник, связанные с детализацией услуг в чеке и реализацией в IDENT.

Какие возможности детализации у меня есть?

У вас есть выбор:

• Печатать чеки без детализации — с одной позицией, которую вы зададите в шаблоне ККМ (например, «Стоматологические услуги»). Если же вам необходимо разделение платежей по контрагентам, добавьте к позиции номер договора (равный номеру карты; например, «Стоматологические услуги по договору № ...»), так чек будет персонализированным.
• Включить детализацию услуг в чеке — работает поверх варианта без детализации и только при условии полной оплаты счета сразу по окончании приема, а также в тех случаях, когда пациент платит бо́льшую сумму, например, покрывает долг или оставляет аванс. Если оплата пациента больше суммы счета, в списке в дополнение к перечисленным услугам появится еще одна — с названием из шаблона ККМ (те же самые «Стоматологические услуги» либо «Стоматологические услуги по договору № ...»), и вся разница будет присвоена ей. 
  • Вместе с детализацией можно включить возможность печати в чеке не только конечной суммы, но и суммы скидки по каждой позиции.

Но есть ограничения?

Есть ряд ситуаций, когда с варианта с детализацией будет происходить переход на вариант без детализации — так как только непосредственно в момент оплаты вы знаете, за что именно была эта оплата. В остальное время вы работаете с личным счетом пациента, который может постоянно изменяться за счет внесения и изъятия денег через кассу, переводов внутри семьи.

Детализация работать не будет, и в чеке будет печататься только одна позиция из шаблона ККМ: 

• Если счет оплачивается частично. 
• При внесении и изъятии денежных средств через кнопку «Касса».

Сложный учет по системе, в рамках которой каждая операция должна иметь признаки Кредит/Аванс (чек нужно выбивать всегда, даже если счет полностью оплачивается из аванса), у нас не реализован. Почему? Читайте далее.

А если мне нужно будет внести изменения в счет?

При работе без детализации услуг в чеке вы сможете менять счета в любой момент. И не имеет значения — платит клиент полную сумму или только часть стоимости услуги. Вы должны только сверять сумму чека с деньгами, которые получили. Оформлять возвраты при такой системе работы вам придется только в тех случаях, когда администратор ошибся в сумме внесенных денег или виде оплаты (наличные или безналичный расчет).

При учете с детализацией возвраты нужно будет делать всегда, когда вы, например:

• Заменяете одну позицию на другую при обнаружении ошибки.
• Добавляете в счет новые позиции.
• Исключаете из счета позиции.
• Указываете или изменяете скидки, влияющие на итоговую сумму счета.

Но есть же чек коррекции?

Чек коррекции — это не какая-то «волшебная» операция, которая исправляет старый чек. Это полный возврат старого чека и печать нового днем проведения операции. Поэтому чем раньше вы будете корректировать чеки, тем проще потом будет сводить данные по кассе. Желательно день в день — только тогда новый чек будет с детализацией.

Если операция осуществляется день в день, то порядок действий следующий:

1. Нажимаете правой кнопкой мыши по счету→ «Изменить оплату» → вводите 0 → в блоке «Чек возврата» выбираете ККМ → сохраняете себе этот чек для бухгалтерии (в IDENT он фигурировать не будет, но в налоговую уйдет).
2. Еще раз нажимаете «Изменить оплату» → выбираете правильный тип оплаты (наличные или безналичный расчет) и нужную сумму (для печати с детализацией она должна быть не меньше суммы счета).
3. Если все сделано корректно, то еще раз нажимаете правой кнопкой на счете → «Выдать чек».

Осуществлять корректировку не день в день мы не рекомендуем, так как:

• Возврат будет с детализацией, а внесение уже без нее, так как оно будет производиться не по конкретному счету, а просто на личный счет пациента.
• Эти операции остаются в IDENT и могут привести к неожиданным ситуациям при расчете заработной платы по базе «Оплачено». Для их устранения нужно будет удалить исходный чек и возврат, но данные в IDENT и в бухгалтерском учете не будут сходиться.

Но даже если вы делаете корректировку день в день, это все равно возвраты, большое количество которых может послужить для налоговой индикатором для внеплановой проверки вашей организации. Поэтому для начала нужно минимизировать количество исправлений счетов, на каждое исправление делать корректировку и быть готовым объяснить налоговой — откуда берутся возвраты. Если же постоянно контролировать сотрудников вы не можете, вариантов всего два: либо отказаться от изменения счетов и оплат вообще, либо отключить детализацию.

А если я хочу работать по системе Кредит/Аванс?

Внедрив систему Кредит/Аванс, вы дополнительно столкнетесь с целым рядом сложностей:

• Исправление ошибки в любом счете потребует возврата по всем чекам, которые были напечатаны после исправляемого счета, а не только по нему одному.
• Сложность поиска ошибок в таком учете возрастет настолько, что можно будет потратить сутки и так и не найти ошибку (особенно если она была совершена в предыдущих периодах).
• Операции корректировки баланса через «Начальный остаток» потребуют возврата всех чеков за всю историю лечения пациента.
• Операции переводов денег между членами семьи будут приводить к расхождению между ККМ и программой балансов обоих пациентов (то есть суммарные счетчики Кредит/Аванс не будут сходиться с IDENT).
• Если вы используете несколько касс для услуг, то корректность распределения долгов и авансов между ними будет крайне сложно проверить.
• Любые платежи на расчетный счет (и другие платежи, на которые также можно не выбивать чек) будут приводить к расхождению счетчиков Кредит/Аванс между кассой и бухгалтерией.

Учитывая все эти сложности, вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Если вы хотите максимально точно соблюдать закон, то лучше вместо введения учета долгов и авансов в принципе отказаться от их использования. Тогда все счета и оплаты всегда будут совпадать, и все услуги всегда будут распечатаны. Так вы всегда будете уверены в данных, которые отправлены в налоговую. Но мы прекрасно понимаем, что для стоматологии это практически нереальный вариант. Невозможно точно знать, что у каждого пациента прямо сейчас есть деньги на полную оплату всех услуг, которые ему окажут. А не брать предоплату за ортопедические работы может быть довольно рискованно.
• Если отказаться от долгов и авансов не получается, то для той небольшой группы пациентов, которым вы оказали услуги в долг или взяли аванс (по статистике это менее 5 % от всей базы пациентов), покрытие долгов и внесение авансов можно печатать с названием из шаблона ККМ (+ номер договора — «Стоматологические услуги по договору №...»). Так как таких счетов будет мало, по каждому из них вы сможете показать договор и распечатать на принтере услуги, которые были по нему оказаны. Так вероятность возникновения проблем будет минимальной.
• Еще один вариант — использовать отдельную кассу, например, Эвотор, только для расчетов с долгами и авансами. Это может быть удобно, если у пациента есть аванс по одной услуге, а оплатить нужно другую. В такой ситуации в большинстве случаев нельзя автоматически определить, списывать ли деньги с аванса или нет, потому что с момента внесения аванса услугу могли удалить или изменить. При таких расчетах очень важно верно отразить все в зарплатной ведомости.
  При такой схеме работы все расчеты с конкретным пациентом необходимо будет проводить только по этой кассе, чтобы исключить расхождения в бухгалтерском учете.

«Но налоговая требует…» Что на самом деле требует налоговая? 

В первую очередь, налоговая требует, чтобы вы пробивали все чеки, чтобы все суммы и тип платежа (наличные/безналичный расчет) в них были корректны. А в услугах/товарах налоговую, прежде всего, интересует корректность расчета НДС. Поэтому возможны два варианта:

• При упрощенной системе налогообложения, так как НДС не применим, состав услуг, в первую очередь, анализируется на соответствие вида деятельности возможности применять УСН, а сумма оплат (именно оплат, а не счетов) должна показать — не выходит ли клиника за лимиты выручки для применения «упрощенки». 
• При общей системе налогообложения ФНС интересует, оказываете ли вы именно стоматологические услуги. Для льготы по НДС (медицинские услуги не облагаются налогом) наименование номенклатуры должно соответствовать вашему ОКВЭДу (ОКВЭД — это Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). То, что для налоговой достаточным является наименование «Акт об оказании стоматологических услуг» (и лицензия на меддеятельность), а детализированный список услуг не обязателен, косвенно подтверждается письмом Минфина РФ от 09.06.2017 № 03-01-15/36151, где представлены разъяснения к закону 54-ФЗ. В письме говорится следующее: «При этом отмечаем, что Федеральный закон N 54-ФЗ не содержит положений, конкретизирующих требования к реквизиту “наименование товара (работ, услуг)” в кассовом чеке в зависимости от вида и ассортимента товаров (работ, услуг)».

А если я не только оказываю услуги, но и продаю товар?

Если у вас «упрощенка» (УСН) или патентная система налогообложения (ПСН), то нет НДС. Значит, любые изменения, корректировки в счетах, не влияют на расчет налогооблагаемой базы. Особого смысла заводить вторую онлайн-кассу нет — достаточно не продавать товары, если пациент не может за них заплатить.

Если у вас общая система налогообложения (ОСН), то медицинские услуги не облагаются НДС, а продажа товаров облагается. Удобнее и надежнее продажу товаров проводить на одной ККМ, а услуги — на другой.

Но в магазинах же одна касса для любых НДС?

В магазинах не предполагается наличие долгов и авансов. Если человек не может заплатить за товар, ему просто не дадут его унести. Разделением на две кассы вы легко отделите учет товаров (которые вы, как и в магазинах, не продаете, пока не пройдет оплата) от учета услуг с долгами и авансами.

Ведение товаров и услуг на одной кассе возможно только при включении системы Кредит/Аванс, а она, как сказано выше, и без дополнительного усложнения учета НДС нерентабельна.

Любые корректировки в счетах, в составе которых или после которых продавались товары, приведут не только к изменению счетчиков Кредит/Аванс, но и счетчиков НДС. А так как НДС это самый контролируемый налог, вероятно, к таким возвратам внимание будет намного выше, и речь будет уже не об отсутствии детализации, а корректности учета НДС.

Мы пока не планируем реализовывать печать разных НДС на одной ККМ, так как подобный учет кроме своей сложности (плюс сложность системы Кредит/Аванс) еще и влечет за собой опасность внеплановой проверки НДС.

Как быть с другими проверяющими организациями?

Одна из самых влиятельных проверяющих организаций сегодня — Роспотребнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей). Для Роспотребнадзора важно, чтобы пациент четко понимал, какие услуги ему оказывают. Да, Роспотребнадзору нужен «красивый» и подробный перечень услуг, при этом требований, чтобы это все было в чеке, нет. Тем более, в чеке никогда не будет информации за всю историю лечения, а пациенту может быть непонятно, например, откуда у него взялся долг или аванс. Также в чеках никогда не учитываются переводы внутри семьи.

Если пациенту что-то непонятно, вы всегда можете отдельно (красиво, в развернутом виде) напечатать на принтере список услуг и оплат и всего, что ему интересно.

Есть еще Росздравнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения). Росздравнадзор интересуют акты выполненных работ. Важно, чтобы коды услуг в этих актах соответствовали Приказу Минздрава РФ от 13.10.2017 № 804Н «Об утверждении номенклатуры медицинских услуг».

Вы можете хранить у себя акты выполненных работ с подписями пациентов. Эти акты будут служить подтверждением, что пациент согласился с правильностью списка услуг, которые были ему оказаны. Росздравнадзор не обладает полномочиями проверять, когда пациент заплатил за услуги, каким способом и заплатил ли вообще.