Справка для возврата НДФЛ
В статье:

В IDENT можно формировать автоматически заполненную справку для возврата НДФЛ. Для этого необходимо один раз настроить справочник «Клиника и кресла».

Справку для возврата НДФЛ можно:

  • выгрузить в формате XML, чтобы отправить в налоговую в электронном виде (с 2024 года);
  • распечатать или сохранить в DOCX или PDF, чтобы передать или отправить на почту пациенту.

В приказе от 08.11.2023 № ЕА-7-11/824@ ФНС утвердила новую форму справки об оплате медицинских услуг для представления в налоговую. Такую форму справки нужно формировать по расходам, понесенным с 2024 года. За 2023 год — ФНС принимает по старой форме. Кроме того, медицинская организация может сама подавать в ФНС справки для своих пациентов в электронном виде.

Распечатать справку для возврата НДФЛ с 2024 года

Чтобы распечатать пациенту справку для возврата НДФЛ с 2024 года:

  1. Откройте карточку пациента. Нажмите на стрелочку рядом с кнопкой  «Печать документов» → выберите «Печать справки для возврата НДФЛ (c 2024 г.)...».
  2. В открывшемся окне данные об организации заполнятся автоматически.
    ❗ Если данные об организации не загружены в программу, укажите тип организации — ООО или ИП. Следующие поля в блоке «Данные об организации» нужно заполнять вручную, если эти данные не добавлены в шаблон документа. Как настроить шаблон, чтобы каждый раз не заполнять поля вручную, — читайте в разделе «Если данные об организации отсутствуют».
  3. В блоке «Данные о пациенте» вы увидите данные пациента и представителя (если он указан в карточке). Если нужно что-то дополнить или изменить, вернитесь в карточку. Должны быть заполнены: фамилия, имя, отчество, а также ИНН или паспортные данные (серия, номер и дата выдачи).
    ❗ Если вы формируете справку для человека, у которого нет паспорта РФ или ИНН, в поле «Документ» выберите другой документ и заполните его серию, номер и дату выдачи.
    ❗ Согласно приложению №2 приказа от 08.11.2023 № ЕА-7-11/824@, при заполнении поля «ИНН» данные документа, удостоверяющего личность, не заполняются. Если в карточке заполнены оба поля, IDENT автоматически подтянет только ИНН.
  4. Выберите, является ли пациент налогоплательщиком. Если нет, выберите карточку человека, который оплачивал услуги за пациента. В карточке налогоплательщика также должно быть указано полное имя, а также ИНН или паспорт.
    ❗ Если в карточке пациента указан представитель, то в окне формирования справки он будет выбран автоматически.
  5. В блоке «Данные о справке» укажите номер справки и при необходимости — номер корректировки.
  6. Выберите отчетный год, за который нужна справка.
  7. В поле «Тип кассы» можно выбрать, оплаты по каким кассам рассчитать. В строке «Расчет» вы увидите сумму расходов по этим кассам. Это нужно только для вашего удобства, в справку эта сумма не попадет.
  8. Введите сумму расходов в поле «Код услуги 1» и/или «Код услуги 2». Вы можете перенести общую сумму расходов в поле «Код услуги 1» — для этого нажмите «Вставить».
    ❗ Код услуги «2» означает дорогостоящее лечение — это виды лечения из специального перечня. За обычное лечение пациент сможет вернуть НДФЛ по расходам только в пределах лимита, а для дорогостоящего лечения нет ограничения по сумме вычета. Перед печатью справки проверьте, оказывались ли пациенту услуги из перечня дорогостоящих. О том, как это сделать, читайте в конце статьи.
  9. Если нужно, измените параметры печати: принтер, количество копий и двустороннюю печать.
  10. Нажмите «Печать».

❗ Если вы хотите сохранить справку в формате DOCX на компьютере, в поле «Распечатать» выберите «Сохранить в Word» и нажмите «В Word».

Выгрузить справку для отправки в ФНС

Чтобы выгрузить справку для возврата НДФЛ в электронном виде для передачи в налоговую:

  1. Откройте карточку пациента. Нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Печать документов» → выберите «Печать справки для возврата НДФЛ (c 2024 г.)...».
  2. В открывшемся окне данные об организации заполнятся автоматически.
    ❗ Если данные об организации не загружены, укажите ее тип — ООО или ИП → внесите данные вручную.
  3. Заполните разделы «Данные о пациенте» и «Данные о налогоплательщике» так же, как при печати справки, — по инструкции из предыдущего раздела.
  4. В строке «Цель формирования» выберите XML.
  5. Укажите номер справки и при необходимости — номер корректировки.
  6. Заполните раздел «Сумма расходов» так же, как при печати справки, — по инструкции из предыдущего раздела.
  7. В блоке «Подпись» будет выбран директор. Если документ будет подписывать представитель, переключитесь на поле «Представитель». При наличии нескольких подписантов выберите нужного из выпадающего списка. Подписантов можно добавить в справочнике «Клиника и кресла».
    ❗ Если данные об организации не загружены, выберите подписанта вручную.
  8. Нажмите «Сохранить в XML».
  9. Выберите, в какую папку сохранить документ.

Документ сохранится на компьютер, и бухгалтер сможет отправить его в ФНС.

Если данные об организации отсутствуют

Обычно данные об организации загружаются в IDENT автоматически, однако есть два случая, когда это невозможно: 

  1. В одной или нескольких клиниках при общей базе IDENT работают несколько юридических лиц.
  2. Договор с IDENT заключен на физическое лицо.

Чтобы не вводить реквизиты клиники вручную перед каждой печатью справки, заранее отредактируйте существующие шаблоны.

В одной базе IDENT находятся несколько юридических лиц

В справочник «Клиника и кресла» загружаются данные только по одному юридическому лицу. Чтобы не вводить реквизиты других юрлиц вручную при формировании каждой справки, добавьте шаблоны документа с заполненными данными. Шаблонов должно быть по два для каждого юрлица — для пациентов, которые сами являются налогоплательщиками, и для пациентов, за которых платит представитель. Как это сделать:

  1. Зайдите в «Настройки» → «Шаблоны документов» (по умолчанию право доступа есть у директора).
  2. По умолчанию выбран раздел «Пациент: Справка для возврата НДФЛ (с 2024 г.)». Чтобы сохранить документ на компьютере, в строке с шаблоном нажмите кнопку с дискетой → выберите папку → нажмите «Сохранить».
  3. В строке «Налогоплательщик» выберите «Представитель» и сохраните шаблон для представителя.
    ​
  4. Откройте оба документа на компьютере и внесите в них данные клиники. Предварительно удалив теги, нужно заполнить 3 поля: ИНН, КПП, наименование медицинской организации или полное имя индивидуального предпринимателя.
    ❗ ИНН юридического лица состоит из 10 цифр, а ИНН индивидуального предпринимателя — из 12. Выравнивание должно быть по правой части, в начале поля могут остаться пустые квадратики.
    У индивидуального предпринимателя нет КПП, поле нужно оставить пустым.
    Сохраните изменения под новым названием.
    ❗ Если у вас несколько организаций, создайте отдельные шаблоны для каждого юридического лица.
    ​
  5. Загрузите обновленные шаблоны в IDENT. Каждый — в соответствующий раздел: «Пациент» или «Представитель». Для этого нажмите «+» («Загрузить») → выберите файл → нажмите «Открыть».

​В «Шаблонах документов» можно изменить параметры печати по умолчанию: принтер, двустороннюю печать и количество копий. Настройка печати документов

При печати справки по юрлицам, данные которых не загружены в программу, необходимо:

  1. В поле «Организация» выбрать вариант <Вручную>.
  2. Заполнить необходимые поля (см. инструкцию выше).
  3. В разделе «Настройки печати» выбрать нужный шаблон из выпадающего списка.

Договор с IDENT заключен на физическое лицо

В справочник «Клиника и кресла» загружаются данные, только если договор был заключен на юрлицо. Чтобы не вводить реквизиты организации вручную при формировании каждой справки, вы можете:
  • Перезаключить договор с IDENT на юрлицо.
  • Добавить реквизиты в шаблон справки. Как это сделать:
  1. Зайдите в «Настройки» → «Шаблоны документов» (по умолчанию право доступа есть у директора).
  2. По умолчанию выбран раздел «Пациент: Справка для возврата НДФЛ (с 2024 г.)». Чтобы сохранить документ на компьютере, в строке с шаблоном нажмите кнопку с дискетой → выберите папку → нажмите «Сохранить».
  3. В строке «Налогоплательщик» выберите «Представитель» и сохраните шаблон для представителя.
  4. Откройте оба документа на компьютере и внесите в них данные клиники. Предварительно удалив теги, нужно заполнить 3 поля: ИНН, КПП, наименование медицинской организации или полное имя индивидуального предпринимателя.
    ❗ ИНН юридического лица состоит из 10 цифр, а ИНН индивидуального предпринимателя — из 12. Выравнивание должно быть по правой части, в начале поля могут остаться пустые квадратики.
    У индивидуального предпринимателя нет КПП, поле нужно оставить пустым.
    Сохраните изменения.
    ❗ Если у вас несколько организаций, для каждой создайте отдельные шаблоны.
    ​
  5. Загрузите обновленные шаблоны в IDENT. Каждый — в соответствующий раздел: «Пациент» или «Представитель». Для этого нажмите «+» («Загрузить») → выберите файл → нажмите «Открыть».

В «Шаблонах документов» можно изменить параметры печати по умолчанию: принтер, двустороннюю печать и количество копий. Настройка печати документов
❗ При печати справки поля в блоке «Данные об организации» заполнять не нужно.

Распечатать справку для возврата НДФЛ до 2024 года

Чтобы распечатать пациенту справку для возврата НДФЛ до 2024 года:

  1. В карточке пациента нажмите на стрелочку рядом с кнопкой  «Печать документов» → выберите «Печать справки для возврата НДФЛ (до 2024 г.)…».
  2. В открывшемся окне выберите период, за который нужна справка.
  3. В поле «Тип кассы» можно выбрать, оплаты по каким кассам попадут в справку.
  4. Если нужно выбрать нестандартные параметры печати (принтер, количество копий и двустороннюю печать), в поле «Распечатать» выберите «Настроить».
  5. В поле «Шаблон» выберите документ. Например, если печатаете справку для возврата НДФЛ за ребенка, выберите шаблон для представителя.
  6. Нажмите «Печать».

❗ Если вы хотите сохранить справку в формате DOCX на компьютере, в поле «Распечатать» выберите «Сохранить в Word» и нажмите «В Word».

❓ Как проверить, было ли у пациента дорогостоящее лечение

Код услуги «2» означает дорогостоящее лечение — это виды лечения из специального перечня.

За обычное лечение пациент сможет вернуть НДФЛ только в пределах лимита: по расходам за 2023 год — 13% от суммы до 120 000 ₽, а начиная с расходов 2024 года — до 150 000 ₽. То есть если в 2024 году пациент оплатит 300 000 ₽, то он сможет вернуть 13% от 150 000 ₽ — 19 500 ₽.

Для дорогостоящего лечения нет ограничения по сумме вычета: если пациент оплатил 300 000 ₽, то он может вернуть 13% от всей суммы — 39 000 ₽.

Чтобы проверить, было ли у пациента дорогостоящее лечение:

  1. Зайдите во вкладку «Счета» в карточке.
  2. Нажмите на двойную стрелку, чтобы развернуть все услуги, и просмотрите их. Или используйте поиск по услугам, введя в поле «Услуги / Счет», например, «имплант».