Задачи и записи в лист ожидания всех пациентов отображаются в форме «Активные задачи». Задачи и записи в лист ожидания каждого пациента отображаются в его карточке — во вкладке «Приемы».

Для работы с задачами и записями в лист ожидания необходимо наличие права доступа «Может управлять приемами».

Вкладка «Приемы» в карточке пациента

Вся важная информация о пациенте

Над списком приемов вы увидите краткую информацию — насколько «активно» у вас лечится пациент (количество и процент завершенных приемов) и насколько ответственно он относится к рабочему времени врачей (количество и процент отмен и переносов).

При наведении курсора мыши на процентные данные — вероятность завершения и вероятность отмены — вы можете посмотреть, как они рассчитываются. Если вероятность отмены выделяется красным, значит она очень высока. Если прием был отменен или перенесен пациентом, желтый цвет означает, что это было сделано вовремя — накануне или за несколько дней, то есть у клиники еще было время заполнить пробел в расписании; красный — отмена или перенос поздно — за несколько часов до приема или непосредственно перед ним.

Рядом с количеством завершенных приемов, отображается информация о будущих записях:

• БП — будущие приемы;
• ЛО — записи в лист ожидания;
• Задач — задачи, которые должны привести к записи на прием, — типы «Запланированный прием», «Отмененный прием» и «Профосмотр».

Количество нестандартных задач отображается во всплывающей подсказке.

Отображение над списком приемов всей важной информации о пациенте позволяет найти ответы на все потенциальные вопросы в одном месте — не нужно переходить на главную страницу карточки, чтобы что-то уточнить:

• Номер телефона для связи. Если это карточка ребенка, ниже — информация о родителе.
• Финансовая информация — личный счет, сумма лечения, сумма лечения семьи, если несколько родственников, которые лечатся у вас, объединены в «Семью», а также сумма лечения по ДМС, если пациент является клиентом страховой компании (наличие символа зонтика  рядом с суммой лечения по ДМС говорит о том, что у пациента имеются действующие полисы, их номера и даты активности будут видны при наведении на зонтик курсора мыши).
• Комментарии из карточки — основной комментарий сверху, дополнительный (если есть) внизу и виден при наведении на него курсора мыши.

Отдельный блок — как давно состоялся последний прием пациента, приемы у каких специалистов ему рекомендованы (красный крестик).

❗ Если будущих приемов или задач CRM у пациента нет, контакты, финансовая информация и комментарии будут скрыты (чтобы не мешать, так как звонить пациенту не нужно), но эти данные можно развернуть щелчком левой кнопки мыши.

Разделение на будущие и завершенные события

Таблица с приемами и задачами CRM разделяется серой чертой на будущие и завершенные события.

Цвет символа приема, задачи и записи в лист ожидания указывает на их статус. А у задач и записей в лист ожидания — еще и на их тип.

Приемы:

• Зеленое изображение календаря  — будущий прием.
• Серое изображение календаря — завершенный прием.
• Бледно-серое изображение календаря  — отмененный прием.

Номер присваивается только завершенным приемам. Строки с завершенными приемами никак дополнительно не выделяются.

Строки с будущими приемами выделяются зеленым фоном.

Записи в лист ожидания:

• Синее изображение календаря и песочных часов  — запись в лист ожидания, по которой нужно записать пациента на прием. Тип — «Запланированный прием».
• Красное изображение календаря и песочных часов  — запись в лист ожидания, созданная при отмене приема. Тип — «Отмененный прием».
• Зеленое изображение календаря и песочных часов — запись в лист ожидания, созданная для пациентов, у которых есть будущий прием, но они хотят попасть к врачу раньше (зеленый цвет символа подчеркивает связь с будущим приемом). Тип — «Пациент хочет раньше». Записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше»
• Бледно-серое изображение календаря и песочных часов  — закрытая или просроченная запись в лист ожидания.

Задачи:

• Синее изображение календаря и циферблата часов  — задача, по которой нужно записать пациента на прием. 
   Тип — «Запланированный прием».
• Красное изображение календаря и и циферблата часов  — задача, созданная при отмене приема (в том числе, автоматически, когда пациент просто не пришел, прием был зачеркнут в расписании и у пациента нет будущих записей на прием или в лист ожидания). Тип — «Отмененный прием».
• Бледно-серое изображение календаря и и циферблата часов  — закрытая задача.

Задачи на профосмотр:

• Синее изображение календаря и глаза . Задачи на профосмотр

Задачи с пользовательским типом:

• Синее изображение стикера-напоминания с восклицательным знаком — задача, не подразумевающая записи на прием. Задачи с пользовательскими типами

Активная задача — актуальная прямо сейчас. Будущая задача — время актуальности которой еще не наступило.

Строки с будущими задачами не выделяются цветом, так как звонить по ним пока не нужно.

Строки с записями в лист ожидания и активными задачами выделяются голубым фоном.

Подробности каждой задачи и записи в лист ожидания

В блоке будущих событий строки с задачами и записями в лист ожидания раскрыты, вы сразу видите — когда и с каким комментарием они были созданы. А при наведении курсора мыши на дату в последнем столбце — каким сотрудником они были созданы.

У каждой записи в лист ожидания вы видите дату, до которой она актуальна. Если с ней не поработать до этой даты, она станет просроченной.

У задачи — дату, с которой она актуальна. Конечного срока актуальности у задач нет.

По задаче и записи в лист ожидания вы видите время, необходимое для приема пациента, врача или направление работы клиники, по которому требуется прием (если заданы и врач, и профессия, то профессия будет видна во всплывающей подсказке при наведении курсора мыши на фамилию врача).

По задаче с пользовательским типом отображается код задачи, а ячейка в столбце «Врач» пустая.

В карточку, как и в форму «Активные задачи», автоматически выводится информация о количестве свободных интервалов для пациента в расписании — и по задачам и по записям в лист ожидания. При наведении курсора мыши на этот показатель будет видно — в какие дни произведен поиск.

У листа ожидания вы также видите — от скольких интервалов пациент отказался, и сколько дней еще эта запись будет актуальна. Записать пациента из листа ожидания

Если совпадений параметров задачи с графиком работы врача нет, символ свободных интервалов будет выделен красным (= закрашенная ячейка в «Активных задачах»). Необходимо проверить, работает ли еще в вашей клинике врач, указанный в задаче или записи в лист ожидания. Если работает — составить для него график смен. Если нет, а проблема все еще актуальна, — предложить пациенту других специалистов.

Если вы пользуетесь модулем «Маркетинг», информацию о последнем состоявшемся приеме и всех будущих событиях (будущие приемы, активные записи в лист ожидания, активные и будущие задачи) можно посмотреть:

• При обработке звонков и диалогов в формах «Входящий звонок», «Исходящий звонок», «По заявке звонок», «Добавление комментария к разговору» и «Добавление диалога».
• При обработке сообщений в «Активных чатах».

Проверка событий, которые не завершились записью на прием

Все закрытые без записи на прием задачи и записи в лист ожидания, а также просроченные записи в лист ожидания попадают в поле завершенных событий. Чтобы обращать на себя внимание, они, как и отмененные приемы, дополнительно выделяются серым фоном.

По каждой закрытой задаче и записи в лист ожидания вы видите:

• причину закрытия;
• комментарий к закрытию, если он есть;
• информацию о сотруднике, который закрыл задачу или запись в лист ожидания — для этого наведите курсор мыши на дату в последнем столбце.

➡  Закрытие задач и записей в лист ожидания

Задача остается в списке активных событий, пока сотрудник ее не обработает. Наведите курсор мыши на дату в последнем столбце, чтобы узнать, когда администратор связался с пациентом:

• заранее; 
• в тот же день;
• в самом начале периода активности задачи (через 1–2 дня);
• спустя долгое время (через 20, 30 и более дней). 

Это может помочь вам понять, почему задача потеряла актуальность.

Своевременность обработки можно проверять также и у переносов задач:

Запись пациента на прием

Записать из листа ожидания

Чтобы записать пациента на прием, нажмите на записи в лист ожидания правой кнопкой мыши и выберите «Записать пациента…».

В открывшемся окне вы увидите все доступные для пациента интервалы в расписании. Если в поле «К кому» выбрана профессия — все доступные интервалы у разных врачей с этой профессией.

Зафиксировать отказ пациента можно:

• от конкретного интервала — нажмите на этот интервал;
• от всех интервалов врача на выбранный день — нажмите кнопку «Отказ» в соответствующей строке.

Интервалы, от которых отказался пациент, выделяются красным. Чтобы отменить отказ, нажмите на красный интервал еще раз. 

Если пациента пока не удалось записать, после отметки отказа нажмите «Сохранить».

Если подходящий интервал найден, нажмите в соответствующей строке «К записи». Откроется расписание на выбранный день.

В правом верхнем углу вы увидите, что пациент сохранен в памяти программы для быстрой записи на прием. При наведении курсора можно посмотреть подробную информацию, например, чтобы еще раз увидеть комментарий к записи.

Если нажать на кнопку «Находится в буфере», можно вернуться к карточке, закрыть запись в лист ожидания или очистить буфер.

Для записи пациента нажмите на нужном интервале правой кнопкой мыши и выберите «Записать на прием (из буфера - *ФИО пациента*)...». В открывшемся окне записи на прием пациент уже будет выбран. 

В блоке справа отображается запись в лист ожидания, которая будет закрыта приемом. Комментарий к записи можно скопировать в комментарий к приему с помощью кнопки  «Копировать».

При необходимости:

• Измените комментарий к приему.
• Отправьте пациенту оповещение о записи с информацией о будущем приеме.
• Поставьте галочку «Добавить в ЛО» в поле «Пациент хочет раньше», если пациент все еще ждет предложения лучшего времени.

Для завершения нажмите «Записать пациента».

Во вкладке «Приемы» в карточке пациента прием станет продолжением цепочки, которая началась записью пациента в лист ожидания. Также если при записи вы отметили, что пациент готов прийти раньше, в списке появится новая запись в лист ожидания.

Записать по задаче

Чтобы записать пациента на прием по задаче, нажмите по ней правой кнопкой мыши → «Записать пациента». Откроется расписание указанного в задаче врача (или нескольких врачей с одной профессией).

Программа покажет три ближайших дня, в которых есть свободные интервалы нужной продолжительности — равные или превышающие интервал, указанный в задаче. Эти дни будут выделены в календаре.

Красным в календаре выделяются дни, в которых:

• свободных интервалов нет вообще;
• свободные интервалы короче указанного в задаче.

Если ни один из трех предложенных дней не подходит, просмотрите следующие даты, пока не найдете тот вариант, который устроит пациента.

Выбрав день, нажмите на нужном вам интервале правой кнопкой мыши и выберите «Записать на прием (из буфера - *ФИО пациента*)...». В открывшемся окне записи на прием пациент уже будет выбран.

В блоке справа отображается запись в лист ожидания, которая будет закрыта приемом. Комментарий к записи можно скопировать в комментарий к приему с помощью кнопки  «Копировать».

При необходимости:

• Измените комментарий к приему.
• Отправьте пациенту оповещение о записи с информацией о будущем приеме.
• Поставьте галочку «Добавить в ЛО» в поле «Пациент хочет раньше», если пациент все еще ждет предложения лучшего времени.

Для завершения нажмите «Записать пациента».

Во вкладке «Приемы» в карточке пациента прием станет продолжением цепочки, которая началась с создания задачи для пациента. Также если при записи вы отметили, что пациент готов прийти раньше, в списке появится новая запись в лист ожидания.

Нажмите на информацию в буфере → «Добавить в лист ожидания…» или на стрелочку рядом с кнопкой «Добавить в лист ожидания» → «Добавить в лист ожидания (из буфера - *ФИО пациента*)...».

В этом случае во вкладке «Приемы» продолжением цепочки, которая началась с создания задачи для пациента станет запись в лист ожидания.

Записать раньше срока задачи или если не позвонили по активной задаче

Может случиться, что вы перешли к записи пациента не через задачу или запись в лист ожидания. При этом в программе есть задача, которая должна быть закрыта этим приемом. Например, пациент позвонил сам, и вы, не переходя в карточку, выбрали время и нажали «Записать на прием…».

Если у пациента есть незакрытые задачи, доступна кнопка «Выбрать» в поле «Можно закрыть задачу».

❗ Если пациент записывается раньше срока задачи, то в выпадающем списке вы увидите подзаголовок «Будущие задачи». А если дата задачи наступила, но вы по ней не звонили, — «Активные задачи».

Выберите задачу, относящуюся к новому приему, и запишите пациента.

Во вкладке «Приемы» прием станет продолжением цепочки, которая началась с создания задачи для пациента.

Если вы связали задачу с приемом по ошибке, нажмите правой кнопкой мыши по строке «Записан» → «Изменение связи с задачей…».

В открывшемся окне нажмите «Очистить», если связь нужно отменить, или выберите другую задачу. Нажмите «Изменить». Изменить связь можно у приемов, которые закрыты задачами или не связаны с задачей.

Перенос задачи

Перенесите задачу, если пациент пока не знает, когда ему удобно прийти на прием, но намерен продолжать лечение в вашей клинике. Также перенос задачи может понадобиться, если врач все еще не вышел с больничного.

Перенести задачу можно двумя способами:

• Во вкладке «Приемы» в карточке пациента: нажмите на задачу правой кнопкой мыши и выберите «Перенести задачу...».
  
• Из расписания при записи по задаче: нажмите на информацию из буфера и выберите «Перенести задачу...». Такой способ может подойти, если вы уже начали подбирать время, но пациент не смог определиться со временем.
  

В открывшемся окне «Перенос задачи» в поле «Актуально с» автоматически указывается дата через неделю от текущего дня. Вы можете ее изменить:

• Если известна конкретная дата, выберите ее в календаре.
• Если пациент «позвоните через неделю», «позвоните через дней 10», укажите количество дней в «через N дней» — дата рассчитается автоматически.

При переносе вы можете также внести изменения в задачу. Поставьте галочку рядом с «Изменить задачу» и поменяйте врача, длительность приема, отредактируйте комментарий.

Для завершения переноса нажмите «ОК».

Информация обо всех переносах задачи сохраняется в карточке пациента.

При дальнейших изменениях задач, которые переносились, поле «Актуально с» будет заблокировано.

Закрытие задач и записей в лист ожидания

В результате выполнения задача с пользовательским типом нет записи на прием. Чтобы отметить, что вы выполнили задачу, закройте ее.

Задачу или запись в лист ожидания нужно закрыть, если она была создана по ошибке или больше не актуальна. Например, пациент уже вылечил зуб в другой клинике либо решил полностью отказаться от ваших услуг.

Закрыть задачу или запись можно двумя способами:

• На вкладке «Приемы» в карточке пациента: нажмите на задачу или запись в лист ожидания правой кнопкой мыши и выберите «Закрыть задачу...» или «Закрыть запись...».
  
• Из расписания при работе по задаче: нажмите «Находится в буфере» и выберите «Закрыть задачу...» или «Закрыть запись...».
  

При закрытии необходимо указать причину. Для удобства выбора причины при наведении курсора мыши на каждую появляется всплывающая подсказка.

Причины разделены по группам:

• Закрытие по инициативе пациента:
  • «Проблема решена» — зуб уже вылечен (в другой клинике) или перестал беспокоить.
  • «Отказ от клиники» — пациент полностью отказывается от дальнейшего лечения в клинике.
• Закрытие клиникой:
  • «Длительный недозвон» — несколько раз пытались, но не дозвонились до пациента (сбрасывает, не отвечает, недоступен).
  • «Лишняя задача» — дублирует другую задачу, либо у пациента уже есть прием.
  • «Ошибка добавления» — задача добавлена по ошибке (не для того пациента, не на тот день и т. п.)

При выборе причины закрытия «Отказ от клиники» программа предложит вам списать пациента в архив, указав причину отказа. Если пациент не планирует у вас лечиться (например, из-за недовольства ценой или переезда) — отправьте его в  «Архив». Для пациентов, которых вы точно не будете записывать в дальнейшем, выберите причину из  «Запрета записи».

При необходимости можно оставить комментарий к закрытию задачи или записи в лист ожидания.

Для завершения нажмите «ОК».

Чтобы закрыть задачу с пользовательским типом, достаточно подтвердить действие, нажав «ОК». В комментарии к закрытию можно указать информацию о выполнении задачи.

Если вы по ошибке закрыли запись в лист ожидания или задачу, их можно снова открыть — правой кнопкой мыши → «Открыть ...»:

• запись в лист ожидания — если с закрытия прошло не больше 30 дней.
• задачу — если с закрытия прошло не более 180 дней.

Особенности работы с пациентами в архиве и с запретом записи

Пациент в архиве

Пациента можно отправить в архив, если у него нет будущих приемов и записей в лист ожидания.

Для пациента в архиве доступны все типы задач: запланированный и отмененный прием, профосмотр, задачи пользовательского типа. Такого пациента можно добавить в лист ожидания. Для этого верните его в активную базу пациентов, поставив галочку «Вернуть пациента из архива».

Пациент с запретом записи

Добавить пациента в «Запрет записи» можно только при отсутствии у него будущих событий, связанных с приемом.

Пациента с запретом записи нельзя записать на прием или добавить в лист ожидания — для него доступны только задачи пользовательского типа. Например, если у вас есть задача для выдачи справки 3-НДФЛ, ее можно создать даже для пациента в черном списке.

Если в справочнике «Типы задач» нет задач пользовательского типа, в карточке пациента пункт «Создать задачу…» будет недоступен.

Если потребуется записать на прием пациента в архиве или с запретом записи, сначала его нужно вернуть в базу активных пациентов клиники. Подробнее об этом — в статье «Запись на прием».