Стартовая страница для администратора в IDENT — окно «Запись на прием».

Найти удобное время для приема пациента

В окне «Запись на прием» дни в календаре окрашены разным цветом:

• Черный — нерабочие дни.
• Белый — дни, свободные для записи.
• Далее по мере увеличения плотности записи — чем «теплее» цвет, тем больше загруженность: 
  • Зеленый
  • Желтый
  • Оранжевый
• Красный — дни, в которые нет свободного времени для записи пациента.

Чтобы перейти к нужной дате, нажмите на нее в календаре. День, расписание на который вы смотрите, обведен синей рамкой (1). Дата и день недели также написаны над расписанием (2).

При наведении курсора мыши на любой день появляется подсказка, сколько часов свободно для записи (3).

Можно выбрать сразу несколько дней в календаре. Если они не рядом, их можно отметить с помощью зажатой клавиши Ctrl. Откроется расписание на выбранные дни. Перемещаться между страницами можно с помощью стрелок.

Чтобы вернуться к текущему дню, нажмите кнопку «Сегодня» (1). Сегодняшняя дата обозначена красным уголком в правом нижнем углу (2).

Для быстрого поиска времени, которое подойдет пациенту, в верхней части окна есть фильтры: 

• Фильтр «Профессия» позволяет отобразить расписание, например, всех терапевтов или всех ортопедов и т. д.
• Фильтр «Врач» позволяет увидеть расписание определенного врача и понять, когда у него наиболее свободные дни.

• Фильтры «С» и «До» позволяют выбрать оптимально удобное время для пациента (например, после работы или, наоборот, только утром).
• Фильтр «Мин» служит для того, чтобы задать требуемую длительность приема, его использование удобно в том случае, когда необходимо записать пациента на продолжительную процедуру — например, предстоит сложная операция на 1,5–2 часа. Дни, в которые интервалы не подходят под запрос, будут выделены красным.

Бывает удобно вывести на экран три ближайших дня, где по выбранным фильтрам есть окна. Нажмите кнопку «Ближайшие свободные дни» с изображением трех точек над календарем.

Чтобы сбросить фильтры, используйте кнопку «Очистить»  .

Записать на прием

Если вы подобрали время, которое полностью устраивает пациента, необходимо создать запись на прием.

Вы можете ограничить время приема 15 минутами, если речь идет о короткой консультации. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на получасовом интервале в расписании и выберите действие «Разделить интервал».

При наведении курсора на ячейку в расписании появится подсказка с длительностью интервала.

Чтобы выделить время приема больше получаса, нажмите на верхней строке левой кнопкой мыши и потяните вниз.

Чтобы добавить прием, нажмите правой кнопкой мыши по выделенному интервалу и выберите действие «Записать на прием…».

При нажатии «Записать на прием…» открывается окно «Новый прием».

Начните вводить фамилию пациента — курсор мыши изначально будет установлен именно в поле «Фамилия». Появится список тех, кто подходит под запрос. Вводить данные пациента до конца не обязательно — вы можете в любой момент выбрать в списке того, кто вам нужен, и щелкнуть по нему один раз.

Если вы выбрали не того пациента, закройте информацию о нем и продолжайте поиск.

Если пациент первичный, для него нужно создать карточку. Нажмите «Добавить новую».

Минимально необходимая информация — фамилия и имя, но вы можете максимально заполнить данные — сразу указать телефон, дату рождения, адрес, комментарий, добавить ответ на вопрос «Откуда узнал», почту и полис ДМС.
❗ Можно настроить, чтобы мобильный телефон и ответ на вопрос «Откуда узнал» были обязательными для заполнения. Для этого обратитесь в поддержку IDENT.

Если вы не уверены в правильном написании фамилии, мы рекомендуем обозначить ее одной буквой, причем обязательно такой, с которой фамилия точно начинаться не может, — например, Ы. Позже вы сможете уточнить правильное написание фамилии пациента и отредактировать карточку.

Выбрав карточку, переходите к настройкам приема в правой части окна.

1. Оставьте в комментарии к приему информацию для врача или администратора. Комментарий отобразится под именем пациента в расписании. Вид приема в расписании для разных ролей настраивается в справочнике «Профессии и роли».
2. Прямо из формы добавления приема можно отправить напоминание на телефон пациента. Для этого поставьте галочку «Отправить» в строке «СМС оповещение». Через техподдержку IDENT можно настроить, чтобы эта галочка стояла по умолчанию. Как отправлять сообщения из IDENT
3. Если пациент хотел бы прийти раньше, а подходящего свободного времени в расписании нет, поставьте галочку «Добавить в ЛО» и заполните данные для задачи. Пациент попадет в лист ожидания, и вы сможете позвонить ему, если время освободится. Записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше»
4. Для завершения записи нажмите «Записать пациента».

Если пациент первичный, около его фамилии в расписании отображается значок с изображением красного человечка .

❗ Номер карточке первичного пациента присваивается автоматически — после того, как администратор отметит, что пациент пришел.

➡ В статье «Управление приемами» читайте том, как подвинуть границы приема, поменять приемы местами, добавить или изменить комментарий к приему, изменить врача.

Если врач записал пациента

Чтобы администратор не пропустил новую запись на прием, когда врач записывает пациента, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания». При необходимости можно щелкнуть по имени пациента и перейти в его карточку. При наличии интеграции с СМС-центром из уведомления можно отправить пациенту СМС-уведомление о приеме. Для закрытия уведомления нужно нажать «Выписать» (вторая кнопка).

Максимально быстро записывать пациентов 

Если вы переходите к расписанию из карточки или из окна добавления комментария к разговору, программа запоминает пациента — сохраняет в буфере. Вам не нужно каждый раз искать нужную карточку. Разберем несколько ситуаций, когда это используется, и какие инструменты программы необходимы для этого.

Пациента нужно записать сразу на несколько приемов

Чтобы записать пациента на еще один прием:

1. Нажмите на приеме в расписании правой кнопкой мыши и выберите «Запомнить пациента». В верхнем меню сверху появится информация о пациенте из буфера.
2. Перейдите на нужный день в календаре, выберите врача и время для приема.
3. Нажмите на выбранном интервале правой кнопкой мыши → «Записать на прием (из буфера - *Имя*)...».
4. В открывшемся окне «Новый прием» уже будет заполнена информация о пациенте. Заполните настройки приема в правой части окна и нажмите «Записать пациента».

Можно повторить действие: снова правой кнопкой мыши → «Запомнить пациента» → выбрать другое время → правой кнопкой мыши → «Записать на прием ( из буфера - *Имя*)...».

У пациента сегодня прием, и он в клинике

Например, пациент только что пришел на прием, и хочет записаться на следующий. Или клиент рассчитывается после приема.

Точно так же, как в предыдущем примере: нажмите на приеме в расписании правой кнопкой мыши → выберите «Запомнить пациента» → выберите время для нового приема и запишите пациента на прием.

➡ Если в клинике врачи сами записывают пациентов на продолжения лечения, они могут перейти к записи из окна «Рабочий стола врача».

Пациент позвонил, оставил заявку или написал в мессенджере

Доступно при наличии модуля «Маркетинг»

Если у вас настроена интеграция с телефонией, позвонивших пациентов удобно записывать на приемы из окна входящего звонка. О том, как это делать, читайте в статье «Входящие и исходящие звонки».

Если вы собираете заявки с сайтов и агрегаторов, то запись на прием также происходит при обработке обращения. Об этом читайте в статье «Заявки, общение в соцсетях и на ресепшене».

Если у вас настроена интеграция с мессенджерами, то пациентов удобно записывать на приемы из окна «Активные чаты». Об этом читайте в статье «Общение в мессенджерах».

Из карточки пациента

Если сначала нужно выяснить информацию о пациенте, и вы переходите в его карточку.

Чтобы найти карточку пациента, воспользуйтесь строкой поиска. Либо перейдите в карточку во вкладку «Приемы» при добавлении комментария к разговору.

После того как вы уточните необходимые детали в карточке, можно перейти к записи пациента: кнопка в верхнем меню с изображением календаря .

Вас автоматически «перебросит» в расписание.

В верхнем меню справа отображается имя пациента. Когда вы нажали «Записать пациента», карточка сохранилась в буфере.

1. Найдите подходящую дату и время.
2. Выделите время в расписании и нажмите правой кнопкой мыши → «Записать на прием (из буфера - *Имя*)...».

В форму «Новый прием» также подтянется информация о пациенте.

По задаче или записи в лист ожидания

Доступно при наличии модуля CRM

В IDENT можно использовать задачи, чтобы приглашать пациентов на приемы через определенное время, и вести лист ожидания, чтобы предлагать пациентам освободившиеся интервалы. О том, как это делать, читайте в статьях:

➡ Инструменты CRM как альтернатива записи на прием
➡ Работа с задачами и записями в лист ожидания

Если невозможно сразу записать пациента на прием

Доступно при наличии модуля CRM

Если удобный интервал времени для пациента совсем не удалось найти — в клинике очень плотная запись на ближайшие недели, или необходимо записаться только на определенный день или только к определенному врачу, а свободного времени нет, — пациента нужно записать в лист ожидания.

Если поиск удобного времени затянется, пациент будет рассматривать предложения других клиник.

Мы рекомендуем по возможности найти компромиссное время в расписании → и записывая пациента на это время, в окне «Новый прием» поставить галочку «Добавить в ЛО». Записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше»

Если время в расписании есть, но пациент не знает, когда сможет прийти на прием, создайте задачу, которая в нужный момент напомнит администратору о необходимости связаться с этим пациентам и подобрать удобное время для приема.