Запись пациентов на прием

Стартовая страница для администратора в IDENT — окно «Запись на прием». 

Поиск удобного времени для записи пациента

В окне «Запись на прием» вы увидите, что дни в календаре окрашены разным цветом:

  • Черныйнерабочие дни
  • Белый — дни, свободные для записи. 
  • Далее по мере увеличения плотности записи — чем «теплее» цвет, тем больше загруженность: 
    • Зеленый
    • Желтый
    • Оранжевый
  • Красный — дни, в которые нет свободного времени для записи пациента.

День, расписание на который вы смотрите (1), обведен в календаре синей рамкой (2) (в нужный день вы переходите одним щелчком левой кнопки мыши).

При наведении курсора мыши на любой день (3) появляется подсказка, сколько часов свободно для записи.

Чтобы «вернуться» в текущий день, нажмите на кнопку «Сегодня» (4). Сегодняшняя дата обозначена уголком в правом нижнем углу (5).

Для удобства администратора и быстрой записи пациента к врачу в верхней части окна «Запись на прием» есть фильтры: 

  • Фильтр «Профессия» (1) позволяет отобразить расписание, например, всех терапевтов или всех ортопедов и так далее. 
  • Фильтр «Врач» позволяет увидеть расписание определенного врача (2) и понять, когда у него наиболее свободные дни (3).

Когда вы смотрите расписание определенного врача, удобно вывести на экран три ближайших дня, где у этого врача есть «окна». Чтобы это сделать, нажмите на кнопку «Ближайшие свободные дни» над календарем и выберите подходящее время. 

Фильтры «С» (1) и «До» (2) позволяют выбрать оптимально удобное время для пациента (например, после работы или, наоборот, только утром). А фильтр «Мин» (3) служит для того, чтобы задать требуемую длительность приема, его использование удобно в том случае, когда необходимо записать пациента на продолжительную процедуру — например, предстоит сложная операция на 1,5 – 2 часа. Дни, в которые интервалы, возможно, есть, но они не подходят под запрос, будут выделены красным.

Чтобы сбросить фильтры, используйте кнопку «Очистить» (4).

Запись пациента на прием

Если вы подобрали время, которое полностью устраивает пациента, необходимо создать запись на прием. Нажмите по интервалу в расписании правой кнопкой мыши (1) (чтобы выделить время приема больше получаса, нажмите на верхней строке левой кнопкой мыши, потяните вниз и нажмите на выделенном интервале правой кнопки мыши) и выберите действие «Записать пациента» (2) (если вы перешли из окна добавления комментария к разговору — «Записать на прием (Разговор с пациентом — ФИО пациента)», если вы перешли из карточки определенного пациента — «Записать пациента ФИО пациента»).

Если речь идет о короткой консультации, вы можете ограничить время приема 15 минутами. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на получасовом интервале в расписании и выберите действие «Разделить интервал».

Почему в расписании нет интервалов по 5 минут?

  • пациенты могут опаздывать, и как бы администраторы ни старались записывать их по 5 минут, скорее всего, порядок будет нарушен;
  • из-за занятости администратор может не успеть за 5 минут отметить, что пациент пришел, и прием будет зачеркнут в расписании;
  • скорость загрузки программы уменьшится, так как такое расписание будет требовать больше ресурсов для обработки и отображения;
  • из-за слишком большого количества строк с записью на прием расписание будет очень неудобно просматривать.

В открывшемся окне начните вводить фамилию пациента (1) — курсор мыши изначально будет установлен именно в этом поле. Появится список тех, кто подходит под запрос. Вводить данные пациента до конца не обязательно — вы можете в любой момент выбрать в списке того, кто вам нужен, и щелкнуть по нему один раз (2). 

Если вы поймете, что это не тот пациент, закройте информацию о нем и продолжайте поиск. 

Если пациент первичный, для него нужно создать карточку. Нажмите «Добавить новую».

Минимально необходимая информация — фамилия, имя (1) и телефон (2), но вы можете максимально заполнить данные — сразу указать дату рождения, адрес, какие-то важные сведения в комментарии, добавить ответ на вопрос «Откуда узнал», email и страховую компанию.  Для быстрого перехода со строки на строку используйте кнопку «Tab». 

Если пациент решит выбрать другое время для записи, вы можете закрыть форму «Новый прием», найти подходящий интервал, нажать на нем правой кнопкой мыши и продолжить заполнять данные с того места, на котором остановились (информация не потеряется).

Отметим, что если вы не уверены в правильном написании фамилии, мы рекомендуем обозначить ее одной заглавной буквой, причем обязательно такой, с которой фамилия точно начинаться не может, — например, Ы. Позже вы сможете уточнить правильное написание фамилии пациента и отредактировать карточку.

Закончив заполнение информации о пациенте, вы можете также оставить комментарий к приему (3). Прямо из формы добавления приема можно отправить напоминание на телефон пациента (при наличии интеграции с SMS-центром), для этого нужно поставить галочку «СМС оповещение» — «Отправить»  (4) (через техническую поддержку IDENT можно настроить, чтобы эта галочка была активна всегда).

Для завершения записи нажмите «Записать пациента» (5).

Если пациент первичный, около его фамилии в расписании будет отображаться значок с изображением красного человечка.  Номер карточке первичного пациента будет присвоен после того, как администратор отметит, что пациент пришел на прием. 

Если пациента на прием записывает врач, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания». Для закрытия уведомления нужно нажать «Выписать» (1). Также (при наличии модуля CRM и интеграции с SMS-Центром) можно сразу же отправить пациенту СМС-уведомление о приеме (2) (об отправке пациентам СМС читайте здесь). 

Если пациент сразу не записывается на прием

Если времени совсем не удалось найти (в клинике очень плотная запись на ближайшие недели, пациент хочет записаться только на определенный день и/или только к определенному врач), но пациент хочет решить проблему как можно быстрее, его можно записать в «Лист ожидания».

Здесь важно понимать, что если поиск удобного времени затянется, пациент (уверенный в необходимости продолжения лечения благодаря хорошей работе врача) будет рассматривать предложения других клиник.

Если время в расписании есть, но пациент никак не может определиться (невысокая срочность, либо он уезжает, но при этом необходимость лечения у него сомнений не вызывает), создается задача, которая в нужный момент напомнит администратору о необходимости записать этого пациента на прием.