Запись пациентов на прием

Перейти к записи на прием можно:

• Из карточки пациента — кнопка с изображением календаря в верхнем меню «Картотеки». Чтобы найти карточку нужного пациента, воспользуйтесь строкой поиска (подробнее о ведении картотеки читайте здесь). 
• Через главное меню IDENT — кнопка с изображением календаря в меню слева.
• Из формы добавления комментария к разговору с пациентом (при наличии модуля «Маркетинг») — кнопка с изображением телефонной трубки в меню слева (об обработке входящих звонков читайте здесь, об обработке заявок с сайта, сообщений в соцсетях и общения на ресепшене — здесь).
• Из «Задач для обзвона» (при наличии модуля CRM) — либо через меню → CRM (кнопка со схематичным изображением людей в меню слева), либо через вкладку «Приемы» в карточке (о том, как работать с задачами, читайте здесь).

При переходе в окно «Запись на прием» вы увидите, что дни в календаре окрашены разным цветом (1):

• Черный — нерабочие дни. 
• Белый — дни, свободные для записи. 
• Далее по мере увеличения плотности записи — чем «теплее» цвет, тем больше загруженность: 
  • Зеленый
  • Желтый
  • Оранжевый
• Красный — дни, в которые нет свободного времени для записи пациента.

При наведении курсора мыши на любой день (2) появляется подсказка, сколько часов свободно для записи.

День, расписание на который вы смотрите (3), обведен в календаре синей рамкой (4) (в нужный день вы переходите одним щелчком левой кнопки мыши).

Чтобы «вернуться» в текущий день, нажмите на кнопку «Сегодня» (5). Сегодняшняя дата обозначена уголком в правом нижнем углу (6).

Быстро найти удобное время для записи пациента

Для удобства администратора и быстрой записи пациента к врачу служат фильтры в верхней части окна «Запись на прием»: 

• Фильтр «Профессия» (1) позволяет отобразить расписание, например, всех терапевтов или всех ортопедов. 
• Фильтр «Врач» позволяет увидеть расписание определенного врача (2) и понять, когда у него наиболее свободные дни (3).

Когда вы смотрите расписание определенного врача (1), удобно вывести на экран три ближайших дня, где у этого врача есть «окна». Чтобы это сделать, нажмите на кнопку «Ближайшие свободные дни» (2) над календарем и выберите подходящее время (3). 

Фильтры «С» (1) и «До» (2) позволяют выбрать оптимально удобное время для пациента (например, после работы). А фильтр «Мин» (3) служит для того, чтобы задать требуемую длительность приема, его использование удобно в том случае, когда необходимо записать пациента на продолжительную процедуру — например, предстоит сложная операция на 2 часа. 

Чтобы сбросить фильтры, используйте кнопку «Очистить» (4).

Выбрав время для записи пациента, нажмите по нему правой кнопкой мыши (1) и выберите действие «Записать пациента» (2) (если вы перешли из карточки определенного пациента — «Записать пациента "ФИО"»). 

Чтобы выделить время приема больше получаса, нажмите на верхней строке левой кнопкой мыши (3) и потяните вниз (4), а затем правой кнопкой мыши по выделенному времени (1) → «Записать пациента» (2). Если же речь идет о короткой консультации, вы можете ограничить время приема 15 минутами. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на времени в расписании и выберите действие «Разделить интервал» (5).

Почему в расписании нет интервалов по 5 минут?

Записать пациента на прием

Если вы перешли из карточки пациента и выбрали действие «Записать пациента "ФИО"», то в форму «Новый прием» подтянется вся имеющаяся информация о нем, останется только нажать «Записать пациента». 

Если вы выбрали просто «Записать пациента», в открывшемся окне начните вводить фамилию пациента (1) — курсор мыши изначально будет установлен именно в этом поле. Появится список тех, кто подходит под запрос. Вводить данные пациента до конца не обязательно — вы можете в любой момент выбрать в списке того, кто вам нужен, и щелкнуть по нему один раз (2). 

Если вы поймете, что это не тот пациент, закройте информацию о нем и продолжайте поиск. 

Если пациент первичный, для него нужно создать карточку. Нажмите «Добавить новую».

Минимально необходимая информация — фамилия, имя (1) и телефон (2), но вы можете по-максимуму заполнить данные — сразу указать дату рождения, адрес, какие-то важные сведения в комментарии, добавить ответ на вопрос «Откуда узнал», email и страховую компанию.  Для быстрого перехода со строки на строку используйте кнопку «Tab». Если пациент решит выбрать другое время для записи, вы можете закрыть форму «Новый прием», найти подходящий интервал, нажать на нем правой кнопкой мыши и продолжить заполнять данные с того места, на котором остановились (информация не потеряется).

Отметим, что если вы не уверены в правильном написании фамилии, мы рекомендуем обозначить ее одной заглавной буквой, причем обязательно такой, с которой фамилия точно начинаться не может, — например, Ы. Позже вы сможете уточнить правильное написание фамилии пациента и отредактировать карточку.

Закончив заполнение информации о пациенте, вы можете также оставить комментарий к приему (3). Прямо из формы добавления приема можно отправить напоминание на телефон пациента (при наличии интеграции с SMS-центром), для этого нужно поставить галочку «СМС оповещение» — «Отправить»  (4) (через техническую поддержку IDENT можно настроить, чтобы эта галочка была активна всегда).

Для завершения записи нажмите «Записать пациента» (5).

Если пациент первичный, около его фамилии в расписании будет отображаться значок с изображением красного человечка. При наведении на прием будет видна информация о пациенте и приеме. Номер карточке первичного пациента будет присвоен после того, как администратор отметит, что пациент пришел на прием. 

Если пациента на прием записывает врач, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания», из которого он может отправить СМС-уведомление о приеме (1) (при наличии интеграции с SMS-Центром). Для закрытия уведомления нужно нажать «Выписать» (2).

Если пациент сразу не записывается на прием

Если времени совсем не удалось найти (в клинике очень плотная запись на ближайшие недели, пациент хочет записаться только на определенный день и/или только к определенному врач), но пациент хочет решить проблему как можно быстрее, его можно записать в «Лист ожидания»: нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Записать в лист ожидания» в верхнем меню (1) (эта стрелочка появляется, когда вы начинаете вводить данные пациента, но не завершаете запись и просто закрываете всплывающее окно) и выберите «Записать в лист ожидания ФИО (Продолжить)» (2) (все введенные вами данные о пациенте отобразятся и в форме записи в «Лист ожидания»).

Здесь важно понимать, что если поиск удобного времени затянется, пациент (уверенный в необходимости продолжения лечения благодаря хорошей работе врача) будет рассматривать предложения других клиник.

Если время в расписании есть, но пациент никак не может определиться (невысокая срочность, либо он уезжает, но при этом необходимость лечения у него сомнений не вызывает), создается задача, которая в нужный момент напомнит администратору о необходимости записать этого пациента на прием.