Запись пациентов на прием

Стартовая страница для администратора в IDENT — окно «Запись на прием». 

Поиск удобного времени для записи пациента

В окне «Запись на прием» вы увидите, что дни в календаре окрашены разным цветом:

  • Черныйнерабочие дни
  • Белый — дни, свободные для записи. 
  • Далее по мере увеличения плотности записи — чем «теплее» цвет, тем больше загруженность: 
    • Зеленый
    • Желтый
    • Оранжевый
  • Красный — дни, в которые нет свободного времени для записи пациента.

День, расписание на который вы смотрите (1), обведен в календаре синей рамкой (2) (в нужный день вы переходите одним щелчком левой кнопки мыши).

При наведении курсора мыши на любой день (3) появляется подсказка, сколько часов свободно для записи.

Чтобы «вернуться» в текущий день, нажмите на кнопку «Сегодня» (4). Сегодняшняя дата обозначена уголком в правом нижнем углу (5).

Для удобства администратора и быстрой записи пациента к врачу в верхней части окна «Запись на прием» есть фильтры: 

  • Фильтр «Профессия» (1) позволяет отобразить расписание, например, всех терапевтов или всех ортопедов и так далее. 
  • Фильтр «Врач» позволяет увидеть расписание определенного врача (2) и понять, когда у него наиболее свободные дни (3).

Когда вы смотрите расписание определенного врача, удобно вывести на экран три ближайших дня, где у этого врача есть «окна». Чтобы это сделать, нажмите на кнопку «Ближайшие свободные дни» над календарем и выберите подходящее время. 

Фильтры «С» (1) и «До» (2) позволяют выбрать оптимально удобное время для пациента (например, после работы или, наоборот, только утром). А фильтр «Мин» (3) служит для того, чтобы задать требуемую длительность приема, его использование удобно в том случае, когда необходимо записать пациента на продолжительную процедуру — например, предстоит сложная операция на 1,5 – 2 часа. Дни, в которые интервалы, возможно, есть, но они не подходят под запрос, будут выделены красным.

Чтобы сбросить фильтры, используйте кнопку «Очистить» (4).

Запись пациента на прием

Если вы подобрали время, которое полностью устраивает пациента, необходимо создать запись на прием. Нажмите по интервалу в расписании правой кнопкой мыши (1) (чтобы выделить время приема больше получаса, нажмите на верхней строке левой кнопкой мыши, потяните вниз и нажмите на выделенном интервале правой кнопки мыши) и выберите действие «Записать пациента» (2) (если вы перешли из окна добавления комментария к разговору — «Записать на прием (Разговор с пациентом — ФИО пациента)», если вы перешли из карточки определенного пациента — «Записать пациента ФИО пациента»).

Если речь идет о короткой консультации, вы можете ограничить время приема 15 минутами. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на получасовом интервале в расписании и выберите действие «Разделить интервал».

Почему в расписании нет интервалов по 5 минут?

  • пациенты могут опаздывать, и как бы администраторы ни старались записывать их по 5 минут, скорее всего, порядок будет нарушен;
  • из-за занятости администратор может не успеть за 5 минут отметить, что пациент пришел, и прием будет зачеркнут в расписании;
  • скорость загрузки программы уменьшится, так как такое расписание будет требовать больше ресурсов для обработки и отображения;
  • из-за слишком большого количества строк с записью на прием расписание будет очень неудобно просматривать.

В открывшемся окне начните вводить фамилию пациента (1) — курсор мыши изначально будет установлен именно в этом поле. Появится список тех, кто подходит под запрос. Вводить данные пациента до конца не обязательно — вы можете в любой момент выбрать в списке того, кто вам нужен, и щелкнуть по нему один раз (2). 

Если вы поймете, что это не тот пациент, закройте информацию о нем и продолжайте поиск. 

Если пациент первичный, для него нужно создать карточку. Нажмите «Добавить новую».

Минимально необходимая информация — фамилия, имя (1) и телефон (2), но вы можете максимально заполнить данные — сразу указать дату рождения, адрес, какие-то важные сведения в комментарии, добавить ответ на вопрос «Откуда узнал», email и страховую компанию.  Для быстрого перехода со строки на строку используйте кнопку «Tab». 

Если пациент решит выбрать другое время для записи, вы можете закрыть форму «Новый прием», найти подходящий интервал, нажать на нем правой кнопкой мыши и продолжить заполнять данные с того места, на котором остановились (информация не потеряется).

Отметим, что если вы не уверены в правильном написании фамилии, мы рекомендуем обозначить ее одной заглавной буквой, причем обязательно такой, с которой фамилия точно начинаться не может, — например, Ы. Позже вы сможете уточнить правильное написание фамилии пациента и отредактировать карточку.

Закончив заполнение информации о пациенте, вы можете также оставить комментарий к приему (3). Прямо из формы добавления приема можно отправить напоминание на телефон пациента (при наличии интеграции с SMS-центром), для этого нужно поставить галочку «СМС оповещение» — «Отправить»  (4) (через техническую поддержку IDENT можно настроить, чтобы эта галочка была активна всегда).

Для завершения записи нажмите «Записать пациента» (5).

Если пациент первичный, около его фамилии в расписании будет отображаться значок с изображением красного человечка.  Номер карточке первичного пациента будет присвоен после того, как администратор отметит, что пациент пришел на прием. 

Если пациента на прием записывает врач, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания». Для закрытия уведомления нужно нажать «Выписать» (1). Также (при наличии модуля CRM и интеграции с SMS-Центром) можно сразу же отправить пациенту СМС-уведомление о приеме (2) (об отправке пациентам СМС читайте здесь). 

Инструменты IDENT, позволяющие максимально быстро записать пациентов на прием 

Как только у клиники появляется определенная клиентская база, чаще всего на прием приходится записывать повторных пациентов. 

Чтобы вам не нужно было каждый раз искать пациента, в IDENT есть возможность сохранения его в буфере. Разберем несколько ситуаций, когда это используется, и какие инструменты программы необходимы для этого.

1. Пациента требуется записать сразу на несколько приемов. 

Записав пациента на прием, нажмите на этом приеме в расписании правой кнопкой мыши (1) и выберите «Запомнить пациента» (2). 

Перейдите на нужный день в календаре (1), выберите врача и время для приема (либо выберите другое время в тот же день, на который пациент уже записан) → нажмите на выбранном пациентом интервале правой кнопкой мыши (2) → «Записать на прием ФИО пациента» (3). 

Это своего рода функция «Копировать/Вставить».

В открывшемся окне уже будет заполнена информация о пациенте (1). При необходимости оставьте комментарий к приему, поставьте галочку «СМС оповещение» — «Отправить» и нажмите «Записать пациента» (2).

Можно повторить действие (снова правой кнопкой мыши → «Запомнить пациента» → выбрать другое время → правой кнопкой мыши → «Записать на прием ФИО пациента»). 

2. У пациента сегодня прием, и он находится в клинике (только что пришел  или рассчитывается после приема). 

Точно так же, как в предыдущем примере: нажмите на пациенте в расписании правой кнопкой мыши → выберите «Запомнить пациента» → выберите время для нового приема и запишите пациента на прием. 

3. Вы используете модуль «Маркетинг» в IDENT и обрабатываете входящие обращения через форму «Добавление комментария к разговору» (об обработке входящих звонков читайте здесь, об обработке заявок с сайта, сообщений в соцсетях и общения на ресепшене — здесь)

Если пациент звонит (или оставляет заявку) с целью записаться на прием, нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Сохранить» (1) → выберите «Сохранить и записать» (2). 

Затем нажмите на нужном интервале в расписании правой кнопкой мыши (1) → «Записать на прием (Разговор с пациентом – ФИО пациента)» (2).

В форму «Новый прием» также подтянется информация о пациенте.

4. Сначала нужно выяснить какую-то информацию о пациенте, и вы переходите в его карточку. 

И если вы обрабатываете обращение пациента через окно добавления комментария к разговору, и если у вас нет модуля «Маркетинг» — в карточке пациента всегда можно найти ответы на любые возникающие у вас вопросы, посмотреть историю приемов пациента.

Чтобы найти карточку нужного вам пациента, воспользуйтесь строкой поиска (1). Либо перейдите в карточку (во вкладку «Приемы») из окна добавления комментария к разговору (2).

После того как вы уточните все необходимые детали в карточке, из нее можно перейти к записи этого пациента на прием: кнопка в верхнем меню с изображением календаря.

В форму «Новый прием» также подтянется информация о пациенте.

5. Вы активно используете модуль «CRM» в IDENT и отслеживаете появление подходящих интервалов в расписании для тех, кого не смогли сразу записать на прием (см. далее). 

При переходе к записи на прием из задачи или записи в «Лист ожидания» информация о пациенте также подтягивается в форму записи.

Если невозможно сразу записать пациента на прием

Если удобный интервал времени для пациента совсем не удалось найти (в клинике очень плотная запись на ближайшие недели, или необходимо записаться только на определенный день и/или только к определенному врачу, а свободного времени нет), его нужно записать в «Лист ожидания».

Здесь важно понимать, что если поиск удобного времени затянется, пациент будет рассматривать предложения других клиник. 

Мы рекомендуем по возможности найти какое-то компромиссное время в расписании → записать пациента на прием → и нажав правой кнопкой мыши по этой записи (1) добавить пациента в «Лист ожидания» (2) (о записях в «Лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше» читайте здесь).

Если время в расписании есть, но пациент не знает, когда сможет прийти на прием (невысокая срочность, либо он заболел/уезжает), нужно создать задачу, которая в нужный момент напомнит администратору о необходимости связаться с этим пациентам и подобрать удобное время для приема. 

О работе с задачами и записями в «Лист ожидания» читайте здесь.