Стартовая страница для администратора в IDENT — окно «Запись на прием». 

Найти удобное время для приема пациента

В окне «Запись на прием» дни в календаре окрашены разным цветом:

• Черный — нерабочие дни. 
• Белый — дни, свободные для записи. 
• Далее по мере увеличения плотности записи — чем «теплее» цвет, тем больше загруженность: 
  • Зеленый
  • Желтый
  • Оранжевый
• Красный — дни, в которые нет свободного времени для записи пациента.

День, расписание на который вы смотрите (1), обведен в календаре синей рамкой (2). В нужный день вы переходите одним щелчком левой кнопки мыши.

При наведении курсора мыши на любой день (3) появляется подсказка, сколько часов свободно для записи.

Чтобы вернуться к текущему дню, нажмите на кнопку «Сегодня» (4). Сегодняшняя дата обозначена уголком в правом нижнем углу (5).

Для удобства администратора и быстрой записи пациента к врачу в верхней части окна «Запись на прием» есть фильтры: 

• Фильтр «Профессия» (1) позволяет отобразить расписание, например, всех терапевтов или всех ортопедов и так далее. 
• Фильтр «Врач» (2) позволяет увидеть расписание определенного врача и понять, когда у него наиболее свободные дни (3).

Фильтры «С» (1) и «До» (2) позволяют выбрать оптимально удобное время для пациента (например, после работы или, наоборот, только утром). А фильтр «Мин» (3) служит для того, чтобы задать требуемую длительность приема, его использование удобно в том случае, когда необходимо записать пациента на продолжительную процедуру — например, предстоит сложная операция на 1,5–2 часа. Дни, в которые интервалы, возможно, есть, но они не подходят под запрос, будут выделены красным.

Чтобы сбросить фильтры, используйте кнопку «Очистить»  (4).

Записать на прием

Если вы подобрали время, которое полностью устраивает пациента, необходимо создать запись на прием.

Чтобы выделить время приема больше получаса, нажмите на верхней строке левой кнопкой мыши, потяните вниз и нажмите на выделенном интервале правой кнопки мыши.

Если речь идет о короткой консультации, вы можете ограничить время приема 15 минутами. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на получасовом интервале в расписании и выберите действие «Разделить интервал».

Нажмите правой кнопкой мыши по выделенному интервалу и выберите действие «Записать на прием…».

При нажатии «Записать на прием…» открывается окно «Новый прием».

Начните вводить фамилию пациента — курсор мыши изначально будет установлен именно в поле «Фамилия». Появится список тех, кто подходит под запрос. Вводить данные пациента до конца не обязательно — вы можете в любой момент выбрать в списке того, кто вам нужен, и щелкнуть по нему один раз.

Если вы выбрали не того пациента, закройте информацию о нем и продолжайте поиск.

Если пациент первичный, для него нужно создать карточку. Нажмите «Добавить новую».

Минимально необходимая информация — фамилия, имя и телефон, но вы можете максимально заполнить данные — сразу указать дату рождения, адрес, комментарий, добавить ответ на вопрос «Откуда узнал», почту и полис ДМС.

Если вы не уверены в правильном написании фамилии, мы рекомендуем обозначить ее одной буквой, причем обязательно такой, с которой фамилия точно начинаться не может, — например, Ы. Позже вы сможете уточнить правильное написание фамилии пациента и отредактировать карточку.

Выбрав карточку, переходите к настройкам приема в правой части окна.

1. Оставьте в комментарии к приему информацию для врача или администратора. Комментарий отобразится под именем пациента в расписании. Вид приема в расписании для разных ролей настраивается в справочнике «Профессии и роли».
2. Прямо из формы добавления приема можно отправить напоминание на телефон пациента. Для этого поставьте галочку «Отправить» в строке «СМС оповещение». Через техподдержку IDENT можно настроить, чтобы эта галочка стояла по умолчанию. Как отправлять сообщения из IDENT
3. Если пациент хотел бы прийти раньше, а подходящего свободного времени в расписании нет, поставьте галочку «Добавить в ЛО» и заполните данные для задачи. Пациент попадет в лист ожидания, и вы сможете позвонить ему, если время освободится. Записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше»
4. Для завершения записи нажмите «Записать пациента».

Если пациент первичный, около его фамилии в расписании отображается значок с изображением красного человечка .

Если в дату приема у пациента день рождения, рядом с его именем в расписании отображается красный воздушный шарик .

❗ Номер карточке первичного пациента присваивается автоматически — после того, как администратор отметит, что пациент пришел.

Если пациента на прием записывает врач, у администратора появляется всплывающее уведомление «Выписать напоминания». Для закрытия уведомления нужно нажать «Выписать» (1). При наличии модуля CRM и интеграции с СМС-центром можно сразу же отправить пациенту СМС-уведомление о приеме (2).

➡ В статье «Управление приемами» читайте том, как подвинуть границы приема, поменять приемы местами, добавить или изменить комментарий к приему, изменить врача.

Максимально быстро записывать пациентов 

Если вы переходите к расписанию из карточки или из окна добавления комментария к разговору, программа запоминает пациента — сохраняет в буфере. Вам не нужно каждый раз искать нужную карточку. Разберем несколько ситуаций, когда это используется, и какие инструменты программы необходимы для этого.

Пациента нужно записать сразу на несколько приемов

Чтобы записать пациента на еще один прием:

1. Нажмите на приеме в расписании правой кнопкой мыши и выберите «Запомнить пациента». В верхнем меню сверху появится информация о пациенте из буфера.
2. Перейдите на нужный день в календаре, выберите врача и время для приема.
3. Нажмите на выбранном интервале правой кнопкой мыши → «Записать на прием (из буфера - *Имя*)...».
4. В открывшемся окне «Новый прием» уже будет заполнена информация о пациенте. Заполните настройки приема в правой части окна и нажмите «Записать пациента».

Можно повторить действие: снова правой кнопкой мыши → «Запомнить пациента» → выбрать другое время → правой кнопкой мыши → «Записать на прием ( из буфера - *Имя*)...».

У пациента сегодня прием, и он в клинике

Например, пациент только что пришел на прием, и хочет записаться на следующий. Или клиент рассчитывается после приема. 

Точно так же, как в предыдущем примере: нажмите на приеме в расписании правой кнопкой мыши → выберите «Запомнить пациента» → выберите время для нового приема и запишите пациента на прием.

Пациент позвонил или оставил заявку

При использовании модуля «Маркетинг» администраторы записывают пациентов при обработке обращений в IDENT. В форму «Новый прием» подтянется информация о пациенте. Об обработке звонков читайте в статье «Входящие и исходящие звонки», а об обработке других обращений — в статье «Заявки, общение в соцсетях и на ресепшене».

Из карточки пациента

Если сначала нужно выяснить информацию о пациенте, и вы переходите в его карточку.

Чтобы найти карточку пациента, воспользуйтесь строкой поиска. Либо перейдите в карточку во вкладку «Приемы» при добавлении комментария к разговору.

После того как вы уточните необходимые детали в карточке, можно перейти к записи пациента: кнопка в верхнем меню с изображением календаря .

Вас автоматически «перебросит» в расписание.

В верхнем меню справа отображается имя пациента. Когда вы нажали «Записать пациента», карточка сохранилась в буфере.

1. Найдите подходящую дату и время.
2. Выделите время в расписании и нажмите правой кнопкой мыши → «Записать на прием (из буфера - *Имя*)...».

В форму «Новый прием» также подтянется информация о пациенте.

По задаче или записи в лист ожидания

При использовании модуля CRM администраторы переходят к записи на прием при работе с активными задачами.

➡ Инструменты CRM как альтернатива записи на прием
➡ Работа с задачами и записями в лист ожидания

Если невозможно сразу записать пациента на прием

Если удобный интервал времени для пациента совсем не удалось найти — в клинике очень плотная запись на ближайшие недели, или необходимо записаться только на определенный день или только к определенному врачу, а свободного времени нет, — пациента нужно записать в лист ожидания.

Если поиск удобного времени затянется, пациент будет рассматривать предложения других клиник.

Мы рекомендуем по возможности найти компромиссное время в расписании → и записывая пациента на это время, в окне «Новый прием» поставить галочку «Добавить в ЛО». Записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше»

Если время в расписании есть, но пациент не знает, когда сможет прийти на прием, создайте задачу, которая в нужный момент напомнит администратору о необходимости связаться с этим пациентам и подобрать удобное время для приема.