Чтобы проявить клиентоориентированность и не допустить ситуаций, когда из-за «забывчивого» пациента, не пришедшего на свой прием, врач вынужден простаивать, принято накануне напоминать пациентам об их приемах.

Обзвон на ближайший день

Первая кнопка под календарем с изображением телефонной трубки в окне «Запись на прием» — «Обзвон на ближайший день». Администратор сразу видит этот список, когда открывает программу.

Обратите внимание:

• Сортировка производится сначала по дате (не оповещенные на сегодня, далее те, кто записан на завтра), а по каждой дате в первую очередь вы видите всех, кто записан на первое кресло, затем на второе и так далее.
• Если у пациента два приема в день (даже у разных врачей), они всегда будут отображаться рядом, чтобы не звонить этому пациенту два раза.
• По умолчанию (для лучшей производительности программы) в списке отображаются только первые 50 приемов, а по мере оповещения появляются остальные.

Вы видите:

• Статус пациента: повторный —, отконсультрованный —, первичный —.
• Имя пациента и в скобках его возраст.
• Номер телефона.
  Можно настроить, чтобы по клику на номер телефона сразу начинался вызов. Настройка инициализации и фильтрации вызовов
• Дату и время приема.
• Фамилию лечащего врача.
• Комментарий к приему.

При наведении курсора на пациента во всплывающей подсказке появится больше данных: 

• Информация о родителе, если это ребенок, — чтобы понимать, с кем вы общаетесь.
• Комментарии из карточки (основной и дополнительный, если есть) — чтобы знать дополнительную информацию, которая, возможно, важна в общении с пациентом.
• Состояние личного счета (долг выделяется красным цветом, аванс — зеленым) — чтобы напомнить пациенту о долге, и он не забыл взять деньги.
• Адрес пациента — полезно примерно понимать, сколько пациенту добираться до клиники.

Если пациент подтвердил прием

Если во время телефонного разговора пациент подтвердил, что придет, щелкните по нему два раза левой кнопкой мыши. Или нажмите правой кнопкой мыши → и выберите «Оповестить».

Рядом с фамилией пациента, подтвердившего прием, в расписании появится галочка, и этот пациент пропадет из списка «Обзвон на ближайший день».

Если вы ошибочно подтвердили прием, это действие можно отменить. Нажмите правой кнопкой мыши по приему в расписании → и выберите «Отменить факт оповещения». После этого рядом с фамилией пациента в расписании пропадет галочка, и информация об этом пациенте вернется в «Обзвон на ближайший день».

Если пациент не сможет прийти

Если пациент в момент оповещения сказал, что не сможет прийти, прямо из списка «Обзвон на ближайший день» вы можете этот прием перенести или отменить. Для этого нажмите правой кнопкой мыши → выберите нужное действие.

➡ Перенос и отмена приемов

СМС-рассылка с напоминанием о приеме

Оповещать пациентов о приеме можно не только звонками, но и СМС.

❗ Чтобы отправлять СМС из программы, вам необходимо, чтобы у вас был подключен модуль «CRM». Также нужно заключить договор с СМС-центром. Инструкции по заключению договора можно получить в технической поддержке IDENT.

Вы можете совмещать применение двух инструментов — обзвона и СМС-рассылки. Например:

• Всем, до кого вы не смогли дозвониться, чтобы подтвердить визит в клинику, можно единовременно отправить СМС-оповещение.
• Если вы сначала производите рассылку СМС с напоминанием о приеме, далее можно обзванивать только тех, кому сообщения не были доставлены (рядом с приемом в расписании и в списке «Обзвон на ближайший день» появится символ с красным крестиком ).
  
• Можно звонить только первичным пациентам, так как к ним особенно важно проявлять повышенное внимание, а повторным, уже достаточно лояльным, отправлять СМС.

Возможны и любые другие комбинации.

➡ О рассылках из программы IDENT читайте в статье «Отправка сообщений».

Автоматическое подтверждение приемов

Автоматические рассылки — это сложный процесс, требующий настройки под особенности конкретной клиники. Задача IDENT — сделать работу с коммуникациями максимально прозрачной и контролируемой. Поэтому для автоматизации подтверждения приемов и рассылок мы рекомендуем обратиться к любому из партнеров IDENT, чьи преимущества покажутся вам наиболее выгодными. 

Все действия пациентов через сервисы автоматизации сценариев будут сразу отображаться в программе.

➡ Настройка интеграции с Zabota 2.0
➡ Настройка интеграции с LoyalMed
➡ Настройка интеграции с Сегмент+  

При настроенной интеграции сервис-партнер может отправлять пациенту интерактивное сообщение для подтверждения приема. Если сервис уже начал коммуникацию с пациентом, у приема в расписании и в виджете «Обзвон на ближайший день» появится иконка , а во всплывающей подсказке будет указан канал связи.

Если пациент подтвердил прием, он исчезнет из виджета «Обзвон на ближайший день», а в расписании у приема автоматически появится галочка. Во всплывающей подсказке отобразится: когда, через какой сервис и по какому каналу связи пациент подтвердил визит.

Если пациент выбрал перенести или отменить прием, запрос отобразится в виджете «Срочные обращения». Администратор должен оперативно связаться с пациентом: либо убедить его все-таки прийти, либо предложить освободившееся время пациентам из листа ожидания. 

В виджете «Срочные обращения» доступны те же действия с приемом, что и в виджете «Обзвон на ближайший день»:

• подтвердить, отменить или перенести прием;
• перейти к приему в расписании или карточке пациента. 

При правильно выстроенных процессах клиники виджет «Срочные обращения» большую часть времени остается пустым — все попадающие в него обращения нужно обрабатывать как можно быстрее.

➡ Как следить за результатами оповещения читайте в статье «Эффективность подтверждения приемов».