Оповещение пациентов о приеме

Чтобы проявить клиентоориентированность и не допустить ситуаций, когда из-за «забывчивого» пациента, не пришедшего на свой прием, врач вынужден простаивать, принято накануне напоминать пациентам об их приемах.

Обзвон на ближайший день

Первая кнопка под календарем (1) (изображение телефонной трубки) в окне «Запись на прием» — «Обзвон на ближайший день». Администратор сразу видит этот список, когда открывает программу. 

Сюда попадают пациенты, записанные в клинику на следующий рабочий день или, если они ранее не были оповещены, то и на сегодня.

Обратите внимание:

  • Сортировка производится сначала по дате (неоповещенные на сегодня, далее те, кто записан на завтра), а по каждой дате в первую очередь вы видите всех, кто записан на первое кресло, затем на второе и так далее. 
  • Если у пациента два приема в день (даже у разных врачей), они всегда будут отображаться рядом, чтобы не звонить этому пациенту два раза.
  • По умолчанию (для лучшей производительности программы) в списке отображаются только первые 50 приемов, а по мере оповещения (см. далее) появляются остальные.   

Вы видите:

  • статус пациента (2) (повторный —, отконсультрованный —, первичный —), имя и фамилию пациента, его возраст (в скобках), номер телефона (если вы используете виртуальную АТС и звоните через программу на компьютере, то с помощью вашего системного администратора можно настроить, чтобы по клику на номер телефона звонок сразу начинался в вашем ПО, — для этого попросите системного администратора связаться с нашей техподдержкой);
  • информацию о дате и времени приема с указанием фамилии лечащего врача (3) (выделяется цветом, соответствующим цвету этого врача в расписании) и комментарий к приему (если есть).

При наведении курсора мышки на пациента (1) во всплывающей подсказке появится больше данных об этом пациенте (2): 

  • информация о родителе, если это ребенок, — чтобы понимать, с кем вы общаетесь; 
  • комментарии из карточки (основной и дополнительный, если есть) — чтобы знать дополнительную информацию, которая, возможно, важна в общении с пациентом;
  • состояние личного счета (долг выделяется красным цветом, аванс — зеленым) — чтобы напомнить пациенту о долге, и он не забыл взять деньги;
  • адрес пациента — полезно примерно понимать, сколько пациенту добираться до клиники.

Если во время телефонного разговора пациент подтвердил, что придет, нажмите на него правой кнопкой мыши (1) и выберите «Оповестить» (2). Рядом с фамилией пациента, подтвердившего прием, в расписании появится галочка (3), и этот пациент пропадет из списка «Обзвон на ближайший день».

Если вы ошибочно подтвердили прием, это действие можно отменить. Нажмите правой кнопкой мыши по приему в расписании (1) и выберите «Изменить» (2) → «Отменить факт оповещения» (3).

После этого рядом с фамилией пациента в расписании пропадет галочка, и информация об этом пациенте вернется в «Обзвон на ближайший день».

Если пациент не сможет прийти на прием

Если пациент в момент оповещения понял, что не сможет прийти, прямо из списка «Обзвон на ближайший день» вы можете этот прием перенести или отменить — правой кнопкой мыши (1) → выбрать нужное действие (2) (о переносе и отмене приемов читайте здесь). 

Возможность использования СМС-рассылок

Оповещать пациентов о приеме можно не только звонками, но и СМС. 

Важно: Чтобы отправлять СМС из программы, вам необходимо, чтобы у вас был подключен модуль «CRM». Также нужно заключить договор с SMS-центром. Инструкции по заключению договора можно получить в технической поддержке IDENT.

Вы можете совмещать применение двух инструментов — обзвона и СМС-рассылки. Например:

  • Всем, до кого вы не смогли дозвониться, чтобы подтвердить визит в клинику, можно единовременно отправить СМС-оповещение. 
  • Если вы сначала производите рассылку СМС с напоминанием о приеме, далее можно обзванивать только тех, кому сообщения не были доставлены (рядом с приемом в расписании и в списке «Обзвон на ближайший день» появится символ с красным крестиком).
  • Можно звонить только первичным пациентам, так как к ним особенно важно проявлять повышенное внимание, а повторным, уже достаточно лояльным, отправлять СМС.

Возможны и любые другие удобные вам комбинации.

 О рассылке СМС из программы IDENT читайте здесь