Форма «Активные задачи»

Все записи в «Лист ожидания» и задачи, по которым нужно позвонить пациенту, чтобы назначить прием, можно посмотреть в одном месте: CRM (1) → «Активные задачи» (2). О создании задач и записей в «Лист ожидания» читайте здесь, о работе с ними — здесь.

Для удобства в форме «Активные задачи» записи в «Лист ожидания» и задачи группируются по типам (3). Каждая группа раскрывается двойным щелчком левой кнопки мыши по интересующей вас строке (либо правой кнопкой → «Детализировать»).

Типы «Активных задач»:

  • «Лист ожидания: Запланированный / Отмененный прием» — записи в «Лист ожидания», по которым нужно:
    • Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и песочных часов).
    • Позвонить пациенту и вернуть прием в расписание (символ — красное изображение календаря и песочных часов).
  • «Лист ожидания. Пациент хочет раньше» — подробности здесь.
  • «Задачи: Запланированный / Отмененный прием» — задачи, по которым нужно:
    • Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и часов).
    • Позвонить пациенту и вернуть прием в расписание (символ — красное изображение календаря и часов).
  • «Задачи: Профосмотр» — подробности здесь.

Подробная информация по каждой задаче и записи в «Лист ожидания»

Рассмотрим подробнее — какую информацию вы можете получить в «Активных задачах».

«Актуально с» у записей в «Лист ожидания» — дата создания записи в «Лист ожидания».

«Актуально с» у задач — дата, с которой требуется звонить пациенту, указанная при создании, изменении или при переносе задачи (подчеркнем: дата начала актуальности задачи может не совпадать с датой ее создания, так как задача могла переноситься много раз).

По каждой задаче и записи в «Лист ожидания» вы можете посмотреть — кто ее добавил и когда. Для этого нужно навести курсор мыши на дату в столбце «Актуально с».

Если задача переносилась, вы увидите информацию обо всех переносах.

Перед ФИО каждого пациента отображается его статус (1). Красный символ— первичный пациент, желтый— отконсультрованный, серый— повторный.

При наведении курсора мыши на пациента (2) во всплывающей подсказке вы увидите его возраст.

В столбце «К кому» (3) может быть указана как фамилия конкретного врача, так и профессия группы врачей, либо — при наведении — и то, и другое, если при создании задачи или записи в «Лист ожидания» были заполнены оба поля.

«Длительность» — какой интервал требуется для приема пациента (4).

В «Комментарии» — любая важная информация (5), которую администратор оставил, записывая пациента в «Лист ожидания» или создавая для него задачу (что беспокоит, когда желательно попасть на прием).

«Актуально до»:

  • Записи в «Лист ожидания» остаются в списке «Активных задач» до даты, указанной в этом столбце (6), и если с ними не поработать да этого времени — становятся просроченными, оставаясь с таким статусом истории приемов в карточке пациента
  • У задач ячейки в этом столбце пустые, так как задачи остаются активными, пока с ними не поработают (закроют, перенесут, запишут пациента прием).

После столбца «Актуально до» идет столбец «Доступные свободные интервалы» (1) — программа автоматически отслеживает, есть ли свободные интервалы по каждой записи в «Лист ожидания» и по каждой задаче, чтобы вы не звонили пациенту, если предлагать нечего.

При наведении курсора мыши на количество свободных интервалов (2) вы увидите — в какие дни был произведен поиск.

У записей в «Лист ожидания» — либо с текущего дня до «Актуально до» (3):

Либо, если при создании записи в «Лист ожидания» были выбраны «Конкретные дни», — именно в эти дни (1).

Количество интервалов, от которых пациент отказался, когда вы звонили ему по «Листу ожидания», отображается в следующем столбце — «Отказы от предложенных дней» (2).

У задач период, в который производится поиск, — 6 недель вперед с текущего дня:

Если в столбце с доступными интервалами ячейка закрашена красным цветом (1), значит совпадений параметров задачи с графиком работы врачей нет. Стоит проверить, работает ли еще в вашей клинике врач, указанный в задаче или записи в «Лист ожидания». Если работает — составить для него график смен. Если нет, а проблема все еще актуальна, — предложить пациенту других специалистов.

Обратите внимание на последний столбец со знаком восклицания — «Требуется проверить актуальность задачи» (2). При наведении курсора мыши на знак восклицания в какой-то ячейке (3) вы можете увидеть, например, что после создания задачи или записи в «Лист ожидания» были добавлены и завершены приемы (4) (с указанием количества). Возможно, задача или запись в «Лист ожидания» давно потеряли актуальность, и их нужно закрыть, либо необходимо изменить их параметры (о работе с задачами и записями в «Лист ожидания» читайте здесь).

Чтобы проверить актуальность задачи, перейдите в карточку пациента — правой кнопкой мыши по строке с задачей → «К карточке». Вас перебросит сразу во вкладку «Приемы» и вы увидите всю историю приемов пациента. Если приемы у того же врача состоялись уже после создания задачи, скорее всего, такая задача давно неактуальна. А вот если приемы были у другого врача, с этим пациентом еще нужно поработать. 

Определить — кому из пациентов нужно позвонить в первую очередь

Определить приоритетность звонков пациентам вам помогут фильтры справа.

Подбор времени

Эта группа фильтров используется, чтобы:

  • уплотнить запись на конкретные дни — фильтр «Дата» (1);
  • заполнить пробелы в расписании конкретных врачей — фильтр «Врач» (2);
  • исключить проблемы, которые точно не получится решить за имеющийся свободный интервал, — фильтр «Интервал» (3).

Фильтры можно комбинировать либо выбирать независимо друг от друга.

При выборе врача в столбец «К кому» (4) попадут все пациенты, которые хотели либо именно к этому врачу, либо к врачу любой из профессий, по которым работает этот врач.

Чтобы исключить из списка пациентов, для которых нет свободных интервалов, в фильтре «Доступные инт.» выберите «Да».

Чтобы, наоборот, увидеть, сколько всего у вас задач, по которым невозможно предложить пациенту интервал в расписании, и поработать с этими задачами, выберите в фильтре «Доступные инт.» — «Нет совпадений с графиком работы врачей».

Другие фильтры

Разберем, как вы еще можете «сузить круг поисков» соответствующих вашему запросу задач и записей в «Лист ожидания».

Можно отфильтровать задачи и записи в «Лист ожидания» только повторных или только первичных пациентов (1) (фильтр «Статус пациента»), а также для конкретного пациента (2) (фильтр «Пациент») проверить — есть ли у него задачи или записи в «Лист ожидания» (но удобнее это делать в карточке пациента).

По умолчанию вы видите только активные задачи (то есть актуальные прямо сейчас). Но можно проставить галочку «Будущие» (3) в фильтре «Задачи» и посмотреть задачи на будущее — так вы сможете увидеть, сколько задач потребует обработки завтра и в ближайшие дни, а также при увольнении врача сразу обработать все задачи на него.

Также вы можете посмотреть задачи, актуальные только с какой-то определенной даты (4), тем самым исключив из списка те, которые «висят» давно (либо, наоборот, можно отфильтровать и разобрать только «старые» задачи).

Далее идут фильтры по параметрам задачи CRM (1), которые ищут строгое соответствие с настройками каждой задачи и записи в «Лист ожидания».

При необходимости можно выбрать (2) только какой-то один тип «Активных задач» (3) и сначала поработать с ним. Или, например, можно поработать утром с записями в «Лист ожидания», а во второй половине дня — с задачами. Или, если в клинике несколько администраторов, один может работать с одним типом задач CRM, другой — с другим.

Чтобы посмотреть только задачи и записи в «Лист ожидания» с указанием конкретных врачей, выберите их в фильтре «К кому». Это также может пригодиться при обработке задач на врача, который уволился (у него не будет совпадений с графиком).

Также в фильтре «К кому» можно указать профессию врачей (1), и посмотреть, например, все активные задачи на ортодонта (2).

Если вы хотите найти задачу, в которой указан интервал, строго соответствующий тому, который нужно заполнить в расписании, выберите этот интервал в фильтре «Длительность».

Вы также можете отфильтровать задачи CRM по ключевым словам в комментарии. Например, посмотреть все задачи или записи в «Лист ожидания», в комментарии к которым указано, что для пациента предпочтительно вечернее время.

Фильтр «Когда добавлена задача» (1) позволяет отобразить, например, только задачи, которые «висят» с прошлого года (некоторые из них могли бесконечно переноситься), и, скорее всего, они давно потеряли актуальность.

Если сотрудник обрабатывает только свои задачи, можно добавить себя в фильтр «Добавил» (2).

Важно: Если по задачам для пациента, как правило, бывает довольно много свободных интервалов, то в случае с записями в «Лист ожидания» свободное время может появиться внезапно — как только врач, например, отменит прием. Чтобы администратор не пропустил появление интервала для записи, через техническую поддержку IDENT можно подключить уведомления об освободившемся времени в расписании для пациентов из «Листа ожидания». Но: Это имеет смысл только в том случае, если вы и без уведомлений активно работаете с «Листом ожидания», иначе уведомления будут бесконечно «висеть» и только нагружать ваш компьютер.

Редактирование «Активных задач»

Если вы ошиблись при создании задачи или записи в «Лист ожидания», их можно изменить прямо в форме «Активные задачи».

Нажмите правой кнопкой мыши по задаче или записи в «Лист ожидания» (1) → «Изменить» (2).

Можно изменить врача (1) (или профессию группы специалистов), длительность приема (2), комментарий (3), период актуальности (4).

У записи в «Лист ожидания», например, — задать конкретные дни, в которые пациент хочет попасть на прием.

У задачи период актуальности можно поменять (1) только в том случае, если она еще ни разу не переносилась.

Также у задач можно изменить тип (2) «Запланированный прием» на «Профосмотр» (все о задачах на профилактический осмотр читайте здесь).

Исправление ошибок

При раскрытии списка «Тип» вы можете увидеть, что у пациента есть отмененный прием, с которым можно связать задачу CRM.

Это означает, что при отмене приема вы по ошибке не выбрали дальнейшего действия. А затем была создана задача или запись в «Лист ожидания» для этого пациента и на того же врача (если на другого, скорее всего это задача по другой проблеме и менять ничего не нужно). При изменении вы можете связать задачу или запись в «Лист ожидания» с ранее отмененным приемом — то есть изменить тип «Запланированный прием» на «Отмененный прием», выбрав этот прием из выпадающего списка одним щелчком левой кнопки мыши.

И наоборот: если привязка задачи или записи в «Лист ожидания» к отмененному приему была сделана по ошибке, можно выбрать тип «Запланированный прием» (у задач также «Профосмотр»).

Также в выпадающем списке может оказаться будущий прием пациента.

Например, администратор, добавляя запись в «Лист ожидания», не заметил, что у пациента есть будущий прием. Если выяснится, что именно по этой проблеме пациент хочет прийти раньше, запись в «Лист ожидания» можно связать с будущим приемом. Необходимо изменить тип с «Запланированный прием» на «Пациент хочет раньше». О записях в «Лист ожидания», связанных с будущими приемами, читайте здесь.

Переход к работе с задачами и записями в «Лист ожидания»

Прежде чем записывать пациента на прием по любой задаче CRM, а также переносить задачи и закрывать задачи или записи в «Лист ожидания» (если они потеряли актуальность), мы рекомендуем всегда сначала переходить в карточку пациента, чтобы

  • увидеть всю информацию об этом пациенте (данные родителя — если это ребенок, сумму лечения, наличие долга или аванса в клинике и т. д.);
  • посмотреть историю его приемов (насколько ответственно он относится к своим приемам, часто ли отменяет или переносит их, и нет ли у него других задач, чтобы, если есть, при звонке проговорить информацию сразу по всем).

Чтобы перейти в карточку пациента (сразу во вкладку «Приемы»), нажмите правой кнопкой мыши по задаче или записи в «Лист ожидания» (1) → «К карточке» (2) (либо щелкните два раза левой кнопкой мыши по фамилии пациента).

О вкладке «Приемы» в карточке как «пульте управления» для администратора и о работе с задачами и записями в «Лист ожидания» читайте здесь.