Все записи в «Лист ожидания» и задачи, по которым нужно позвонить пациенту, чтобы назначить прием, можно посмотреть в одном месте: CRM (1) → «Активные задачи» (2). О создании задач и записей в «Лист ожидания» читайте здесь, о работе с ними — здесь.
Для удобства в форме «Активные задачи» записи в «Лист ожидания» и задачи группируются по типам (3). Каждая группа раскрывается двойным щелчком левой кнопки мыши по интересующей вас строке (либо правой кнопкой → «Детализировать»).
Типы «Активных задач»:
- «Лист ожидания: Запланированный / Отмененный прием» — записи в «Лист ожидания», по которым нужно:
- Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и песочных часов
). - Позвонить пациенту и вернуть прием в расписание (символ — красное изображение календаря и песочных часов
).
- Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и песочных часов
- «Лист ожидания. Пациент хочет раньше» — подробности здесь.
- «Задачи: Запланированный / Отмененный прием» — задачи, по которым нужно:
- Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и часов
). - Позвонить пациенту и вернуть прием в расписание (символ — красное изображение календаря и часов
).
- Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и часов
- «Задачи: Профосмотр» — подробности здесь.
).
).
).
).
Подробная информация по каждой задаче и записи в «Лист ожидания»
Рассмотрим подробнее — какую информацию вы можете получить в «Активных задачах».
«Актуально с» у записей в «Лист ожидания» — дата создания записи в «Лист ожидания».
«Актуально с» у задач — дата, с которой требуется звонить пациенту, указанная при создании, изменении или при переносе задачи (подчеркнем: дата начала актуальности задачи может не совпадать с датой ее создания, так как задача могла переноситься много раз).
По каждой задаче и записи в «Лист ожидания» вы можете посмотреть — кто ее добавил и когда. Для этого нужно навести курсор мыши на дату в столбце «Актуально с».
Если задача переносилась, вы увидите информацию обо всех переносах.
Перед именем каждого пациента отображается его статус (1). Красный символ
— первичный пациент, желтый
— отконсультрованный, серый
— повторный.
При наведении курсора мыши на пациента (2) во всплывающей подсказке вы увидите его возраст.
В столбце «К кому» (3) может быть указана как фамилия конкретного врача, так и профессия группы врачей, либо — при наведении — и то, и другое, если при создании задачи или записи в «Лист ожидания» были заполнены оба поля.
«Длительность» — какой интервал требуется для приема пациента (4).
В «Комментарии» — любая важная информация (5), которую администратор оставил, записывая пациента в «Лист ожидания» или создавая для него задачу (что беспокоит, когда желательно попасть на прием).
«Актуально до»:
- Записи в «Лист ожидания» остаются в списке «Активных задач» до даты, указанной в этом столбце (6), и если с ними не поработать да этого времени — становятся просроченными, оставаясь с таким статусом истории приемов в карточке пациента.
- У задач ячейки в этом столбце пустые, так как задачи остаются активными, пока с ними не поработают (закроют, перенесут, запишут пациента прием).
После столбца «Актуально до» идет столбец «Доступные свободные интервалы» (1) — программа автоматически отслеживает, есть ли свободные интервалы по каждой записи в «Лист ожидания» и по каждой задаче, чтобы вы не звонили пациенту, если предлагать нечего.
При наведении курсора мыши на количество свободных интервалов (2) вы увидите — в какие дни был произведен поиск.
У записей в «Лист ожидания» — либо с текущего дня до «Актуально до» (3):
Либо, если при создании записи в «Лист ожидания» были выбраны «Конкретные дни», — именно в эти дни (1).
Количество интервалов, от которых пациент отказался, когда вы звонили ему по «Листу ожидания», отображается в следующем столбце — «Отказы от предложенных дней» (2).
У задач период, в который производится поиск, — 6 недель вперед с текущего дня:
Если в столбце с доступными интервалами ячейка закрашена красным цветом (1), значит совпадений параметров задачи с графиком работы врачей нет. Стоит проверить, работает ли еще в вашей клинике врач, указанный в задаче или записи в «Лист ожидания». Если работает — составить для него график смен. Если нет, а проблема все еще актуальна, — предложить пациенту других специалистов.
Обратите внимание на последний столбец со знаком восклицания — «Требуется проверить актуальность задачи» (2). При наведении курсора мыши на знак восклицания в какой-то ячейке (3) вы можете увидеть, например, что после создания задачи или записи в «Лист ожидания» были добавлены и завершены приемы (4) (с указанием количества). Возможно, задача или запись в «Лист ожидания» давно потеряли актуальность, и их нужно закрыть, либо необходимо изменить их параметры (о работе с задачами и записями в «Лист ожидания» читайте здесь).
Чтобы проверить актуальность задачи, перейдите в карточку пациента — правой кнопкой мыши по строке с задачей → «К карточке». Вас перебросит сразу во вкладку «Приемы» и вы увидите всю историю приемов пациента. Если приемы у того же врача состоялись уже после создания задачи, скорее всего, такая задача давно неактуальна. А вот если приемы были у другого врача, с этим пациентом еще нужно поработать.
Определить — кому из пациентов нужно позвонить в первую очередь
Определить приоритетность звонков пациентам вам помогут фильтры справа.
Подбор времени
Эта группа фильтров используется, чтобы:
- уплотнить запись на конкретные дни — фильтр «Дата» (1);
- заполнить пробелы в расписании конкретных врачей — фильтр «Врач» (2);
- исключить проблемы, которые точно не получится решить за имеющийся свободный интервал, — фильтр «Интервал» (3).
Фильтры можно комбинировать либо выбирать независимо друг от друга.
При выборе врача в столбец «К кому» (4) попадут все пациенты, которые хотели либо именно к этому врачу, либо к врачу любой из профессий, по которым работает этот врач.
Чтобы исключить из списка пациентов, для которых нет свободных интервалов, в фильтре «Доступные инт.» выберите «Да».
Чтобы, наоборот, увидеть, сколько всего у вас задач, по которым невозможно предложить пациенту интервал в расписании, и поработать с этими задачами, выберите в фильтре «Доступные инт.» — «Нет совпадений с графиком работы врачей».
Другие фильтры
Разберем, как вы еще можете «сузить круг поисков» соответствующих вашему запросу задач и записей в «Лист ожидания».
Можно отфильтровать задачи и записи в «Лист ожидания» только повторных или только первичных пациентов (1) (фильтр «Статус пациента»), а также для конкретного пациента (2) (фильтр «Пациент») проверить — есть ли у него задачи или записи в «Лист ожидания» (но удобнее это делать в карточке пациента).
По умолчанию вы видите только активные задачи (то есть актуальные прямо сейчас). Но можно проставить галочку «Будущие» (3) в фильтре «Задачи» и посмотреть задачи на будущее — так вы сможете увидеть, сколько задач потребует обработки завтра и в ближайшие дни, а также при увольнении врача сразу обработать все задачи на него.
Также вы можете посмотреть задачи, актуальные только с какой-то определенной даты (4), тем самым исключив из списка те, которые «висят» давно (либо, наоборот, можно отфильтровать и разобрать только «старые» задачи).
Далее идут фильтры по параметрам задачи CRM (1), которые ищут строгое соответствие с настройками каждой задачи и записи в «Лист ожидания».
При необходимости можно выбрать (2) только какой-то один тип «Активных задач» (3) и сначала поработать с ним. Или, например, можно поработать утром с записями в «Лист ожидания», а во второй половине дня — с задачами. Или, если в клинике несколько администраторов, один может работать с одним типом задач CRM, другой — с другим.
Чтобы посмотреть только задачи и записи в «Лист ожидания» с указанием конкретных врачей, выберите их в фильтре «К кому». Это также может пригодиться при обработке задач на врача, который уволился (у него не будет совпадений с графиком).
Также в фильтре «К кому» можно указать профессию врачей (1), и посмотреть, например, все активные задачи на ортодонта (2).
Если вы хотите найти задачу, в которой указан интервал, строго соответствующий тому, который нужно заполнить в расписании, выберите этот интервал в фильтре «Длительность».
Вы также можете отфильтровать задачи CRM по ключевым словам в комментарии. Например, посмотреть все задачи или записи в «Лист ожидания», в комментарии к которым указано, что для пациента предпочтительно вечернее время.
Фильтр «Когда добавлена задача» (1) позволяет отобразить, например, только задачи, которые «висят» с прошлого года (некоторые из них могли бесконечно переноситься), и, скорее всего, они давно потеряли актуальность.
Если сотрудник обрабатывает только свои задачи, можно добавить себя в фильтр «Добавил» (2).
Важно: Если по задачам для пациента бывает довольно много свободных интервалов, то в случае с записями в «Лист ожидания» свободное время может появиться внезапно — например, как только врач отменит прием. Чтобы администратор не пропустил появление интервала для записи, через техническую поддержку IDENT можно подключить уведомления об освободившемся времени в расписании для пациентов из «Листа ожидания». Но это имеет смысл только в том случае, если вы и без уведомлений активно работаете с «Листом ожидания», иначе уведомления будут бесконечно «висеть» и только нагружать ваш компьютер.
Редактирование «Активных задач»
Если вы ошиблись при создании задачи или записи в «Лист ожидания», их можно изменить прямо в форме «Активные задачи».
Нажмите правой кнопкой мыши по задаче или записи в «Лист ожидания» (1) → «Изменить» (2).
Можно изменить врача (1) (или профессию группы специалистов), длительность приема (2), комментарий (3), период актуальности (4).
У записи в «Лист ожидания», например, — задать конкретные дни, в которые пациент хочет попасть на прием.
У задачи период актуальности можно поменять (1) только в том случае, если она еще ни разу не переносилась.
Также у задач можно изменить тип (2) «Запланированный прием» на «Профосмотр» (все о задачах на профилактический осмотр читайте здесь).
Исправление ошибок
При раскрытии списка «Тип» вы можете увидеть, что у пациента есть отмененный прием, с которым можно связать задачу CRM.
Это означает, что при отмене приема вы по ошибке не выбрали дальнейшего действия. А затем была создана задача или запись в «Лист ожидания» для этого пациента и на того же врача (если на другого, скорее всего это задача по другой проблеме и менять ничего не нужно). При изменении вы можете связать задачу или запись в «Лист ожидания» с ранее отмененным приемом — то есть изменить тип «Запланированный прием» на «Отмененный прием», выбрав этот прием из выпадающего списка одним щелчком левой кнопки мыши.
И наоборот: если привязка задачи или записи в «Лист ожидания» к отмененному приему была сделана по ошибке, можно выбрать тип «Запланированный прием» (у задач также «Профосмотр»).
Также в выпадающем списке может оказаться будущий прием пациента.
Например, администратор, добавляя запись в «Лист ожидания», не заметил, что у пациента есть будущий прием. Если выяснится, что именно по этой проблеме пациент хочет прийти раньше, запись в «Лист ожидания» можно связать с будущим приемом. Необходимо изменить тип с «Запланированный прием» на «Пациент хочет раньше». О записях в «Лист ожидания», связанных с будущими приемами, читайте здесь.
Переход к работе с задачами и записями в «Лист ожидания»
Прежде чем записывать пациента на прием по любой задаче CRM, а также переносить задачи и закрывать задачи или записи в «Лист ожидания» (если они потеряли актуальность), мы рекомендуем всегда сначала переходить в карточку пациента, чтобы
- увидеть всю информацию об этом пациенте (данные родителя — если это ребенок, сумму лечения, наличие долга или аванса в клинике и т. д.);
- посмотреть историю его приемов (насколько ответственно он относится к своим приемам, часто ли отменяет или переносит их, и нет ли у него других задач, чтобы, если есть, при звонке проговорить информацию сразу по всем).
Чтобы перейти в карточку пациента (сразу во вкладку «Приемы»), нажмите правой кнопкой мыши по задаче или записи в «Лист ожидания» (1) → «К карточке» (2) (либо щелкните два раза левой кнопкой мыши по фамилии пациента).
О вкладке «Приемы» в карточке как «пульте управления» для администратора и о работе с задачами и записями в «Лист ожидания» читайте здесь.
