Все записи в лист ожидания и задачи находятся в одном месте: CRM → «Активные задачи».

Для удобства в форме «Активные задачи» записи в лист ожидания и задачи группируются по типам. Каждая группа раскрывается двойным щелчком левой кнопки мыши по строке либо правой кнопкой → «Детализировать».

Группы «Активных задач»:

• Лист ожидания. Запланированный / Отмененный прием — записи в лист ожидания, по которым нужно:
  • Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и песочных часов ).
  • Позвонить пациенту и вернуть прием в расписание (символ — красное изображение календаря и песочных часов ).
• Лист ожидания. Пациент хочет раньше — записи, по которым нужно перенести прием пациента на более удобное время. Подробности здесь.
• Задачи: Запланированный / Отмененный прием — задачи, по которым нужно:
  • Позвонить пациенту и записать его на прием (символ — синее изображение календаря и часов ).
  • Позвонить пациенту и вернуть прием в расписание (символ — красное изображение календаря и часов ).
• Задача. Профосмотр — задачи, по которым нужно пригласить пациента на осмотр. Задачи на профосмотр
• Задачи пользовательских типов — задачи, не связанные с записью на прием, — типы добавляются через справочник «Типы задач». Задачи с пользовательскими типами

Подробная информация по каждой задаче и записи в лист ожидания

Рассмотрим подробнее — какую информацию вы можете получить в «Активных задачах».

«Актуально с» у записей в лист ожидания — дата создания записи в лист ожидания.

«Актуально с» у задач — дата, с которой требуется звонить пациенту, указанная при создании, изменении или при переносе задачи.

По каждой задаче и записи в лист ожидания вы можете посмотреть — кто ее добавил и когда. Для этого нужно навести курсор мыши на дату в столбце «Актуально с». Если задача переносилась, в подсказке вы увидите информацию обо всех переносах.

Чтобы увидеть описание типа задачи, наведите курсор на символ перед датой.

Перед именем каждого пациента отображается его статус (1). Красный символ  — первичный пациент, желтый  — отконсультрованный, серый  — повторный.

Дальше идет информация о приеме: «К кому» и «Длительность». У задач с пользовательским типом эти поля пустые.

При наведении курсора мыши на пациента (2) во всплывающей подсказке вы увидите его возраст.

В столбце «К кому» (3) может быть указана как фамилия конкретного врача, так и профессия группы врачей, либо — при наведении — и то, и другое, если при создании задачи или записи в лист ожидания были заполнены оба поля.

«Длительность» — какой интервал требуется для приема пациента (4).

В «Комментарии» — любая важная информация (5), которую администратор оставил, записывая пациента в лист ожидания или создавая для него задачу (что беспокоит, когда желательно попасть на прием).

«Актуально до» у записей в лист ожидания — записи остаются в списке «Активных задач» до даты, указанной в этом столбце (6), и если с ними не поработать до этого времени — становятся просроченными, оставаясь с таким статусом истории приемов в карточке пациента.

«Актуально до» у задач — ячейки пустые, так как задачи остаются активными, пока с ними не поработают (закроют, перенесут, запишут пациента прием).

После столбца «Актуально до» идет столбец «Доступные свободные интервалы» (1) — программа автоматически отслеживает, есть ли свободные интервалы по каждой записи в лист ожидания и по каждой задаче, чтобы вы не звонили пациенту, если предлагать нечего.

При наведении курсора мыши на количество свободных интервалов (2) вы увидите — в какие дни был произведен поиск.

У записей в лист ожидания — либо с текущего дня до «Актуально до» (3):

Либо, если при создании записи в лист ожидания были выбраны «Конкретные дни», — именно в эти дни (1).

Количество интервалов, от которых пациент отказался, когда вы звонили ему по листу ожидания, отображается в следующем столбце — «Отказы от предложенных дней» (2).

У задач период, в который производится поиск, — 6 недель вперед с текущего дня:

Если в столбце с доступными интервалами ячейка закрашена красным цветом (1), значит совпадений параметров задачи с графиком работы врачей нет. Стоит проверить, работает ли еще в вашей клинике врач, указанный в задаче или записи в лист ожидания. Если работает — составить для него график смен. Если нет, а проблема все еще актуальна, — предложить пациенту других специалистов.

Обратите внимание на последний столбец со знаком восклицания — «Требуется проверить актуальность задачи» (2). При наведении курсора мыши на знак восклицания в какой-то ячейке (3) вы можете увидеть, например, что после создания задачи или записи в лист ожидания были добавлены и завершены приемы (4) (с указанием количества). Возможно, задача или запись в лист ожидания давно потеряли актуальность, и их нужно закрыть, либо необходимо изменить их параметры (о работе с задачами и записями в лист ожидания читайте здесь).

Чтобы проверить актуальность задачи, перейдите в карточку пациента — правой кнопкой мыши по строке с задачей → «К карточке». Вас перебросит сразу во вкладку «Приемы» и вы увидите всю историю приемов пациента. Если приемы у того же врача состоялись уже после создания задачи, скорее всего, такая задача давно неактуальна. А вот если приемы были у другого врача, с этим пациентом еще нужно поработать. 

Определить — кому из пациентов нужно позвонить в первую очередь

Определить приоритетность звонков пациентам вам помогут фильтры справа.

Подбор времени

Эта группа фильтров используется, чтобы:

• уплотнить запись на конкретные дни — фильтр «Дата» (1);
• заполнить пробелы в расписании конкретных врачей — фильтр «Врач» (2);
• исключить проблемы, которые точно не получится решить за имеющийся свободный интервал, — фильтр «Интервал» (3).

Фильтры можно комбинировать либо выбирать независимо друг от друга.

При выборе врача в столбец «К кому» (4) попадут все пациенты, которые хотели либо именно к этому врачу, либо к врачу любой из профессий, по которым работает этот врач.

Чтобы исключить из списка пациентов, для которых нет свободных интервалов, в фильтре «Доступные инт.» выберите «Да».

Чтобы, наоборот, увидеть, сколько всего у вас задач, по которым невозможно предложить пациенту интервал в расписании, и поработать с этими задачами, выберите в фильтре «Доступные инт.» — «Нет совпадений с графиком работы врачей».

Другие фильтры

Разберем, как вы еще можете «сузить круг поисков» соответствующих вашему запросу задач и записей в лист ожидания.

Можно отфильтровать задачи и записи в лист ожидания только повторных или только первичных пациентов (1) (фильтр «Статус пациента»), а также для конкретного пациента (2) (фильтр «Пациент») проверить — есть ли у него задачи или записи в лист ожидания (но удобнее это делать в карточке пациента).

По умолчанию вы видите только активные задачи (то есть актуальные прямо сейчас). Но можно проставить галочку «Будущие» (3) в фильтре «Задачи» и посмотреть задачи на будущее — так вы сможете увидеть, сколько задач потребует обработки завтра и в ближайшие дни, а также при увольнении врача сразу обработать все задачи на него.

Также вы можете посмотреть задачи, актуальные только с какой-то определенной даты (4), тем самым исключив из списка те, которые «висят» давно (либо, наоборот, можно отфильтровать и разобрать только «старые» задачи).

Далее идут фильтры по параметрам задачи CRM (1), которые ищут строгое соответствие с настройками каждой задачи и записи в лист ожидания.

При необходимости можно выбрать (2) только какой-то один тип «Активных задач» (3) и сначала поработать с ним. Или, например, можно поработать утром с записями в лист ожидания, а во второй половине дня — с задачами. Или, если в клинике несколько администраторов, один может работать с одним типом задач CRM, другой — с другим.

Чтобы посмотреть только задачи и записи в лист ожидания с указанием конкретных врачей, выберите их в фильтре «К кому». Это также может пригодиться при обработке задач на врача, который уволился (у него не будет совпадений с графиком).

Также в фильтре «К кому» можно указать профессию врачей (1), и посмотреть, например, все активные задачи на ортодонта (2).

Если вы хотите найти задачу, в которой указан интервал, строго соответствующий тому, который нужно заполнить в расписании, выберите этот интервал в фильтре «Длительность».

Вы также можете отфильтровать задачи CRM по ключевым словам в комментарии. Например, посмотреть все задачи или записи в лист ожидания, в комментарии к которым указано, что для пациента предпочтительно вечернее время.

Фильтр «Когда добавлена задача» (1) позволяет отобразить, например, только задачи, которые «висят» с прошлого года (некоторые из них могли бесконечно переноситься), и, скорее всего, они давно потеряли актуальность.

Если сотрудник обрабатывает только свои задачи, можно добавить себя в фильтр «Добавил» (2).

❗ Если по задачам для пациента бывает довольно много свободных интервалов, то в случае с записями в лист ожидания свободное время может появиться внезапно — например, как только врач отменит прием. Чтобы администратор не пропустил появление интервала для записи, через техническую поддержку IDENT можно подключить уведомления об освободившемся времени в расписании для пациентов из листа ожидания. Но это имеет смысл только в том случае, если вы и без уведомлений активно работаете с листом ожидания, иначе уведомления будут бесконечно «висеть» и только нагружать ваш компьютер.

Редактирование «Активных задач»

Если вы ошиблись при создании задачи или записи в лист ожидания, их можно изменить прямо в форме «Активные задачи».

Нажмите правой кнопкой мыши по задаче или записи в лист ожидания → «Изменить…».

Изменить запись в лист ожидания, связанную с приемом, можно нажав «Изменить прием...».

Можно изменить врача или профессию группы специалистов, длительность приема, комментарий, период актуальности.

У записи в лист ожидания, например, — задать конкретные дни, в которые пациент хочет попасть на прием.

У задачи период актуальности можно поменять только в том случае, если она еще ни разу не переносилась.

Также у задач можно изменить тип «Запланированный прием» на «Профосмотр». Задачи на профосмотр

Исправление ошибок

При раскрытии списка «Тип» вы можете увидеть, что у пациента есть отмененный прием, с которым можно связать задачу CRM.

Это означает, что при отмене приема вы по ошибке не выбрали дальнейшего действия. А затем была создана задача или запись в лист ожидания для этого пациента и на того же врача (если на другого, скорее всего это задача по другой проблеме и менять ничего не нужно). При изменении вы можете связать задачу или запись в лист ожидания с ранее отмененным приемом — то есть изменить тип «Запланированный прием» на «Отмененный прием», выбрав этот прием из выпадающего списка одним щелчком левой кнопки мыши.

И наоборот: если привязка задачи или записи в лист ожидания к отмененному приему была сделана по ошибке, можно выбрать тип «Запланированный прием» (у задач также «Профосмотр»).

Также в выпадающем списке может оказаться будущий прием пациента.

Например, администратор, добавляя запись в лист ожидания, не заметил, что у пациента есть будущий прием. Если выяснится, что именно по этой проблеме пациент хочет прийти раньше, запись в лист ожидания можно связать с будущим приемом. Необходимо изменить тип с «Запланированный прием» на «Пациент хочет раньше». О записях в лист ожидания, связанных с будущими приемами, читайте здесь.

Переход к работе с задачами и записями в лист ожидания

Прежде чем записывать пациента на прием по любой задаче CRM, а также переносить задачи и закрывать задачи или записи в лист ожидания (если они потеряли актуальность), мы рекомендуем всегда сначала переходить в карточку пациента, чтобы:

• увидеть всю информацию об этом пациенте (данные родителя — если это ребенок, сумму лечения, наличие долга или аванса в клинике и т. д.);
• посмотреть историю его приемов (насколько ответственно он относится к своим приемам, часто ли отменяет или переносит их, и нет ли у него других задач, чтобы, если есть, при звонке проговорить информацию сразу по всем).

Чтобы перейти в карточку пациента (сразу во вкладку «Приемы»), щелкните два раза левой кнопкой мыши по строке с задачей CRM или нажмите правой кнопкой мыши → «К записи в карточке».

О вкладке «Приемы» в карточке как «пульте управления» для администратора и о работе с задачами и записями в лист ожидания читайте здесь.