Отчет «Пациенты» служит для сегментации вашей клиентской базы по различным параметрам: по возрасту, полу, адресу, количеству приемов, тому, когда был первый прием, сумме лечения, состоянию личного счета, по тому, откуда узнали о клинике.
С помощью этого отчета вы сможете держать в поле зрения всех пациентов, в том числе и тех, которые длительное время не посещали вашу клинику, и рационально производить СМС-рассылку с информацией об акциях и специальных предложениях.
❗ Для корректной работы отчета карточки пациента должны быть заполнены максимально полно.
Чтобы отфильтровать информацию о пациентах по интересующим вас параметрам, сначала перейдите в «Отчеты» → «Маркетинг» → «Пациенты».
Как работать с отчетом
При переходе в отчет нажмите на кнопку «Применить фильтр» (1) (в дальнейшем, меняя фильтры, всегда нажимайте на эту кнопку). Перед вами откроется полный список ваших пациентов (2), а общее количество пациентов вы увидите внизу под таблицей (3). Все фильтры в поле справа вы можете комбинировать, в зависимости от ваших потребностей. Также, поставив галочку рядом с нужным вам блоком фильтров в разделе «Доп. информация» (4), вы сможете добавить еще параметры, по которым будут отобраны пациенты.
Вы можете отфильтровать список пациентов по статусу (1).
Важно понимать, что означает каждый статус пациента. Первичные пациенты — это те, которые у вас еще не были и не фигурируют ни в каких счетах, они пока общались только с администратором клиники. Отконсультированные — те, у кого в счетах были только услуги с единицей измерения «Консультация». Повторные — те, кто у вас уже лечился.
Рядом с кнопкой «Применить фильтр» находится кнопка «Очистить фильтр» (2), сбрасывающая выбранные параметры.
Все отчеты из IDENT можно выгрузить Excel (3).
Из отчета можно сделать массовую рассылку СМС (4): например, проинформировать об акциях и специальных предложениях, поздравить с днем рождения, напомнить о долге. О том, как отправлять сообщения, читайте здесь.
Увидеть, где живут ваши пациенты
При планировании рекламных акций в имеющихся филиалах или при выборе места для новой клиники, вы можете обратиться к фильтрации пациентов по адресам. Например, можно уточнить, сколько ваших пациентов проживает в определенном районе. Для этого в разделе «Доп. информация» выберите — показать «Адрес». В фильтре «Адрес проживания» можно указать населенный пункт, название улицы и даже номер дома.
При настройке интеграции с сервисом геокодирования, позволяющем получить координаты местоположения пациентов, в правом нижнем углу появится еще одна кнопка — 
. Нажав на нее, вы сможете отобразить пациентов на карте. Полученная наглядная информация позволит эффективнее управлять наружной рекламой и оценивать результативность промо-мероприятий.
Выявить всех должников
Хотите увидеть всех должников? Воспользуйтесь фильтром «Личный счет» (1), установив в нем значение «<= -1» (меньше либо равно минус единицы). Так вы увидите фамилии и состояние личного счета (2) всех должников. Если при этом выбрать в разделе «Доп. информация» — показать «Лечение» (3) и указать дату, начиная с которой был последний прием (4), вы исключите из выборки «безнадежных» должников, которые вряд ли уже заплатят, и не будете тратить деньги на отправку им сообщений.
Всем должникам можно одновременно отправить сообщения с информацией о долге (5). О том, как отправлять разные типы СМС из IDENT, читайте здесь.
Вместо «-1» можно также прописать минимальную сумму долга, о которой вы хотите напомнить клиентам, — например, 1 000 рублей, и отправить СМС только им.
Если вы решите поставить администратору задачу обзвонить должников, тогда в разделе «Доп. информация» (3) нужно добавить — показать «Контакты», и в таблице появятся телефоны пациентов.
Пригласить на прием тех, у кого есть аванс в клинике
По принципу, описанному выше вы можете фильтровать не только должников, но и всех пациентов, у которых есть авансы в клинике. Тогда в фильтре «Личный счет» нужно поставить «>= 1» (или «>= 1000» и так далее). Так вы получите список людей, которым можно напомнить об авансе и пригласить прийти — получить услуги.
Кроме того, отчет «Пациенты» помогает найти информацию по наличию аванса на общем счете семьи, чтобы пригласить на прием всех членов этой семьи. Для этого в разделе «Доп. информация» нужно выбрать — «Семья» (1), в фильтре «Семья» поставить «есть» (2) и указать размер счета семьи (3).
Поощрить лучших пациентов
Для пациентов, у которых процент состоявшихся приемов выше определенного показателя (например, 90%), вы можете организовать специальные скидки или бонусы. Чтобы получить список таких пациентов, в фильтре «Вероятность завершения» (1) поставьте «>=90». Вероятность завершения указывается в скобках в столбце «Завершено» (2) (формулу, по которой она рассчитывается, можно посмотреть в карточке пациента).
С помощью этого же фильтра вы можете найти пациентов, у которых процент состоявшихся приемов, наоборот, очень низкий, оставить комментарий их в карточках, и потом не предлагать им популярное время.
Также в поисках «лучших» пациентов вы можете обратиться к фильтру «Сумма выставленных счетов» — поставить там, например, «>=100000» (3).
Найти пациента по номеру дисконтной карты
С помощью нашей Технической поддержки можно настроить накопительную систему скидок. При необходимости вы сможете искать пациента по номеру дисконтной карты. В блоке «Доп. информация» нужно будет выбрать «Скидка», в фильтре «Скидка» — «Дисконтная карта».
Проверить, указан ли у пациентов телефон
Для оценки работы администраторов можно проверить, внесен ли в карточки пациентов мобильный телефон — как самый удобный и быстрый способ связи. Выберите показать «Контакты» (1) в разделе «Доп. информация», в фильтре «Мобильный» поставьте «нет» (2). Можно также исключить из списка и пациентов с домашним телефоном (3).
Проверить, заполнены ли паспортные данные и другие документы
По принципу, описанному выше, можно также отслеживать заполняемость документов. Для этого в разделе «Доп. информация» в фильтре «Показать» выберите «Документы» и отметьте «Не заполнен» напротив документов, которые вас интересуют. Примените фильтр.
❗Паспорт считается заполненным, если добавлены серия и номер паспорта.
Вы можете увидеть, выбраны ли в карточках пациентов опции «Обязателен чек» и «Отказ в ЕГИСЗ». Для этого в разделе «Доп. информация» в фильтре «Показать» выберите «Документы» и примените фильтр. В отчете появятся столбцы «Обязателен чек» и «Отказ в ЕГИСЗ» (если настроена интеграция с ЕГИСЗ). Если в карточке выбрана опция, то в столбце отчета будет указано «Да».
Найти пациентов, которые записались на прием, но не пришли
Для успешной работы клиники важен своевременный и грамотный анализ деятельности каждого сотрудника. Чтобы понять, насколько качественно администраторы работают с первичными пациентами, можно отфильтровать тех, кто пообщался с администратором, но не пришел к вам. Для этого в фильтре «Статус» выберите «Первичный» (1), в разделе «Доп. информация» — показать «Контакты» (чтобы исключить тех, с кем невозможно связаться), «Будущие приемы» и «Создание карточки» (2), поставьте «нет» в фильтрах «В записи» и «В ЛО» (лист ожидания) (3) и прокрутите фильтры ниже (4).
Укажите интересующий вас период создания карточки (5) — пациентов, карточки которых были созданы очень давно, нет смысла обзванивать.
Можно указать фамилию конкретного администратора в фильтре «Кто создал» (6).
Вернуть недолечившихся пациентов
С помощью отчета вы можете отслеживать — кто из пациентов был у вас на приеме, еще не прошел лечение до конца, но по какой-то причине не записан на следующий прием.
Для этого в разделе «Доп. информация» выберите — показать «Контакты», «Будущие приемы» и «Лечение» (1). Если необходимо, задайте временные границы последнего приема (2), чтобы не брать во внимание тех, кто уже вряд ли вернется к вам, и укажите «Лечивших врачей» (3). В «Состоянии пациента» укажите «Требуется лечение» по интересующему вас направлению деятельности клиники (4). Поставьте «нет» и «В записи», и в «ЛО» (5).
❗ Фильтр «В ЛО» в группе фильтров «Будущие приемы» учитывает только записи в лист ожидания, созданные вручную, без записи на прием. Если в фильтре «В ЛО» стоит «Есть», записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше» не попадают в отчет.
Также вы можете поработать точечно только с теми пациентами, которые были у вас всего один раз, — например, отправить им СМС с информацией об акции или обзвонить их.
Для этого обязательно укажите количество завершенных приемов — «от 0 до 1» (1). Если нужно, заполните временные границы в фильтре «Был на приеме» (2). В разделе «Доп. информация» выберите «Будущие приемы» и «Контакты» (3). Отметьте, что будущих приемов и записей в лист ожидания нет (4).
Сделать скидку в честь дня рождения
Если вы хотите поздравить пациентов с днем рождения и предложить им какую-то персональную скидку по этому случаю, используйте фильтр «Дата рождения» (1). Вы можете выбирать как конкретный день, так и весь месяц целиком (например, чтобы заранее в СМС проинформировать о спецпредложении всех именинников месяца).
Формат — ДД.ММ.ГГГГ. Если вас интересует конкретная дата, напишите 19.09, а если месяц — напишите .09. Между цифрами ставится именно точка, а не косая черта или другой знак.
Сделать скидку в честь 23 Февраля и 8 Марта
Для отправки поздравительных и информационных сообщений, приуроченных к таким праздникам, как 23 Февраля и 8 Марта, используйте фильтр «Пол».
Пригласить на процедуру пациентов определенного возраста
Существуют процедуры, которые проводятся при лечении пациентов определенного возраста, например, дети (лечение кариеса временных зубов), пенсионеры (бюгельные протезы) и т. д. Используя фильтр «Возраст» (третий сверху), вы сможете проинформировать необходимую вам категорию пациентов.
Посмотреть всех, у кого есть полис ДМС
С помощью отчета «Пациенты» вы можете также увидеть всех, кто у вас лечится по полису ДМС. Для этого в разделе «Доп. информация» выберите «Сумма ДМС» и выставите значение суммы ДМС «>=1».
Оценить эффективность рекламы
Если у вас не подключен модуль «Маркетинг», и вы не используете для оценки эффективности мероприятий по привлечению пациентов отчет «Рекламные каналы и источники», для подобных целей может пригодиться отчет «Пациенты».
Для анализа работы промоутера, который раздавал листовки, эффективности интернет-рекламы, а также чтобы увидеть всех, кто приходит по рекомендации, можно в разделе «Доп. информация» выбрать — показать «Источники информации» (1), а затем в фильтре «Откуда узнал» (это поле заполняется в карточке пациента, а о заполнении справочника «Источники информации» читайте здесь) выбрать интересующий вас пункт (2).
Чтобы оценить эффективность акции или, например, запуска обновленного сайта, нужно в разделе «Доп. информация» выбрать — показать «Создание карточки» (1) и задать период, который вас интересует (2).
