Ведение картотеки

В «Картотеке» (1) в программе IDENT вы получаете доступ ко всем карточкам пациентов клиники, каждую из которых можно отредактировать, если данных в ней недостаточно.

Чтобы найти карточку интересующего вас пациента, нужно в строке поиска (в правом верхнем углу) начать вводить фамилию пациента (2). Внимание: При наличии большого количества однофамильцев одной фамилии будет недостаточно — в выпадающем списке отображается только десять совпадений, а Ивановых, Петровых и Сидоровых могут быть десятки. Но полностью прописывать имя-отчество тоже необязательно. Вы можете добавить к фамилии инициалы пациента, и программа покажет вам тех, кто подходит под запрос.

Искать пациентов можно также по номеру телефона и по номеру карты.

Если простой поиск не дал результатов, можно воспользоваться расширенным поиском. Для этого нажмите на кнопку с изображением трех точек (3) рядом с полем поиска.

В расширенном поиске можно найти пациента, например, по лечащему врачу (1), по дате приема (2), по оказанной услуге (3), а также по другим дополнительным параметрам.

Кроме того, перейти в карточку пациента можно из расписания: двойным щелчком левой кнопки мыши либо правой кнопкой мыши по фамилии пациента (1)  → «К карточке» (2).

Главная страница карточки пациента 

На главной странице (1) карточки пациента вы увидите его статус (2) (первичный, отконсультрованный или повторный), а также основную информацию (3)  — ФИО, дату рождения, адрес, телефон. 

Первичные пациенты — еще не были у вас и не фигурируют ни в каких счетах, они пока общались только с администратором клиники.  Отконсультированные — в их счетах были только услуги с единицей измерения «Консультация». Повторные — уже лечились у вас.

У повторных и отконсультированных пациентов на главной странице карточки отображается информация о первом и последнем приеме и лечащих врачах (4), а в поле «Сумма лечения» (5) вы увидите, на какую сумму пациенту уже были выставлены счета.

Сумма в поле «Состояние личного счета» (6) показывает, есть ли у пациента долг или аванс в клинике. Долг выделяется красным цветом и пишется со знаком минус, а аванс выделяется зеленым цветом.

Через главную страницу карточки можно: 

  • Внести деньги на счет пациента — кнопка «Погасить задолженность/внести аванс» (7) (изображение монеты и знака «+»); возвратить пациенту его аванс в клинике — кнопка «Вернуть аванс» (8) (изображение монеты и знака «-»). Подробнее о внесение и изъятие денежных средств читайте в статье «Ведение кассы».
  • Продать пациенту, у которого нет приема, какой-то товар, например, зубную щетку — кнопка «Купить товары» (9) (изображение покупательской корзины) → выбрать нужный двойным щелчком левой кнопки мыши → нажать «Купить» → взять оплату у пациента.

Прямо из карточки вы можете записать пациента на прием. Для этого нужно нажать на кнопку с изображением календаря в верхнем меню страницы (10).

Вас автоматически «перебросит» в расписание. Одним щелчком левой кнопкой мыши выберите дату в календаре (1) (подробнее о поиске удобного времени для записи пациента на прием читайте здесь), нажмите правой кнопкой мыши по нужному времени в расписании (2) → «Записать пациента “ФИО”» (3). 

Нажав на стрелочку (1) рядом с кнопкой «Записать пациента», вы также можете:

Если вам нужно отправить пациенту СМС-сообщение (например, напомнить ему о долге), вы также можете сделать это из его карточки. Нажмите на кнопку «Отправка СМС» (2), введите текст сообщения (3) и нажмите «Отправить» (4). Обратите внимание, что, если текста будет слишком много, программа покажет что к отправке не 1 СМС (5), а 2 или больше. Заметив это, вы сможете скорректировать длину сообщения. 

Добавление и редактирование карточек

  • Чтобы создать новую карточку пациента, нужно нажать на «+» (кнопка «Добавить») (1). 
  • Для редактирования карточки действующего пациента нажмите на кнопку «Изменить» (2) — значок с изображением карандаша. 

При создании или редактировании карточки вы увидите, что вкладка «Главная» (1) поделена на несколько блоков для внесения данных. 

В первом отображается информация о базовом статусе пациента (2). Если пациент лечился у вас в клинике еще до внедрения IDENT, вам может понадобиться задать базовый статус вручную. В этом случае вы также можете указать «Начальную сумму лечения» (3) (актуально, если в клинике принята накопительная система скидок) и  дату первого приема пациента (4). 

В блоке «Персональная информация» указываются ФИО пациента (1), дата рождения (2), пол (3). 

Поля «Представитель» и «Родитель» (4) нужны при оформлении карточки ребенка

  • Поле «Представитель» заполняется, если родитель ребенка тоже лечится в клинике, и у него в программе уже есть карточка. Тогда информация для оформления договора на лечение будет подгружаться из карточки представителя. 
  • В поле «Родитель» указываются ФИО взрослого, если он не лечится в клинике, и у него нет карточки в программе. В этом случае данные взрослого добавляются в карточку ребенка.

Далее идут блоки с контактной информацией пациента — телефоны (5), фактический адрес проживания (6). При необходимости, можно указать адрес электронной почты (7). Галочка «Отказ от СМС-рассылки» (8) ставится, если пациент не хочет получать сообщения рекламного характера (через «Маркетинг» → «Пациенты») и поздравления с днем рождения. 

В блоке «Прочее» представлено 2 типа комментария:

  • Поле «Комментарий» (1) подходит для внесения важной информации о пациенте, например, об аллергических реакциях. «Комментарий» виден администратору в расписании. 
  • В поле «Дополнительный комментарий» (2) можно внести любую другую информации, которую пациент считает нужным сообщить, например, дополнительный телефон родственника. «Дополнительный комментарий» виден только в карточке пациента.

В блоке «Документы» можно добавить паспортные данные (3) — как гражданина Российской Федерации, так и иностранного гражданина. Если фактический адрес совпадает с адресом регистрации пациента, его можно продублировать в соответствующее поле, нажав на кнопку «Скопировать из фактического адреса» (4).

В блоке «Маркетинг» в поле «Откуда узнал» администратор вносит ответ пациента на вопрос «Откуда вы узнали о нашей клинике?» (1), а поле «Почему в архиве» (2) заполняется в случае, если пациент больше не будет у вас лечиться, и вы перемещаете карточку в архив (если вы хотите полностью удалить карточку, обратитесь в техническую поддержку  IDENT).

Блок «Семьи» нужен, чтобы объединить родственников, которые лечатся в одной клинике, для совместного использования личного счета и дисконтных карт. Нажмите правой кнопкой мыши в поле «Члены» (1) → «Добавить» → укажите членов семьи пациента (в появившемся окне начните вводить фамилию → выберите нужного человека → «ОК»). У каждого члена одной семьи сумма, на которую были выставлены счета всей семье, также будет отображаться в поле «Сумма лечения» на главной странице карточки.

Если клиника работает со страховыми компаниями, внесите полис ДМС в блок «Полисы» — правой кнопкой мыши (2) → «Добавить» (подробнее о том, с чего начать взаимодействие со страховыми компаниями, читайте здесь).

В карточке также можно отметить постоянную скидку. Чтобы это сделать, нужно нажать правой кнопкой мыши в блоке «Скидки» (3) и выбрать скидку от сотрудника или другую скидку из шаблонов. Для настройки шаблонов скидок (например, дисконтных карт) обращайтесь в Техническую поддержку IDENT. При создании наряда пациенту скидка будет подставляться автоматически. 

Когда внесете всю информацию в карточку, не забудьте сохранить изменения (4).

Вкладка «Изображения»

После вкладки «Главная» в карточке идут «План лечения» и «История болезни». С этими вкладками работают лечащие врачи пациента (подробности — в статьях «Первичный осмотр», «История болезни» и «План лечения»). А вот подгружать изображения в карточку (принесенные на флешке фотографии пациента до и после лечения, рентгеновские снимки, сделанные не в вашей клинике, сканы медицинских справок и т. п.) может и администратор роме того, сюда автоматически подгружаются снимки при синхронизации с рентгеном, и их можно редактировать)

Чтобы загрузить файл, перейдите во вкладку «Изображения» (1) и нажмите на кнопку со знаком «+» (2), найдите нужное изображение (3) и нажмите «Открыть» (4). 

Появится всплывающее окно «Добавить изображение из файла». Здесь, прежде всего, вы можете отметить, что именно вы добавляете (1) — фото, снимок, документ или другое. Кроме того, вы можете указать зубы, которые изображены на рентгеновском снимке (2), задать название для изображения (3), добавить комментарий (4) и дату создания (5). Если изображение нечеткое, например, очень темное, можно сразу применить «Коррекцию цветов» (6) и выбрать понравившийся вариант (7). 

Для сохранения нажмите «ОК» (8).

Все изображения можно группировать либо по дате (1), либо по зубам (для этого нужно нажать на стрелочку (2), раскрыть выпадающий список и выбрать нужный вид группировки). Также можно отобразить только какой-то конкретный тип изображения (3) — рентгеновские снимки, фотографии, документы.

На уже добавленном изображении вы можете нажать правой кнопкой мыши (4) и изменить его свойства (5) — произвести «Коррекцию цветов», изменить название и т. д. Кроме того, можно увеличить изображение на весь экран (6), открыть его в другой программе (7) или сохранить на компьютер (8). 

Когда изображений становится слишком много, и некоторые теряют актуальность, их можно удалить из карточки, отправив в архив (9) (нажав на кнопку «Показать архивные» (10), вы сможете посмотреть все отправленные в архив снимки). 

Вкладка «Приемы» (до версии программы 2021 года)

Во вкладке «Приемы» можно увидеть прошедшие приемы, будущие (а также задачи, по которым необходимо создать прием), а также отмененные приемы. Строки в таблице приемов окрашены в различные цвета:

  • Проведенные приемы (1) — не выделяются никаким цветом. 
  • Будущие приемы (2) — серый цвет.
  • Отмененные приемы  окрашены в зеленый, желтый или красный цвета. 
    • Зеленый (3) — прием был отменен клиникой. 
    • Желтый (4)  — прием был отменен пациентом заранее, например, за неделю, за пару дней. 
    • Красный (5) — пациент или не пришел на прием без предупреждения или отменил его поздно, например, за час до начала приема, когда уже невозможно заполнить этот пробел в расписании.
  • Задачи, по которым требуется связаться с пациентом и назначить прием (6) — серо-зеленый цвет. Это задачи, созданные с помощью функции «Запланировать прием» (подробности — здесь), задачи по отмененным приемам, а также задачи по профосмотрам, то появляющиеся через полгода после отметки о санации (попадают сюда после первого звонка по ним. Закрытые задачи остаются в списке (7) (при необходимости задачи, которые были закрыты слишком рано, можно снова открыть — правой кнопкой мыши → «Открыть задачу»).
  • Записи в «Лист ожидания» (8) — серо-желтый цвет. 

Обратите внимание, что над детализированной таблицей вы видите все основные статистические данные по приемам пациента:

  • есть ли записи на прием (1), а также задачи и/или записи в «Лист ожидания»;
  • сколько приемов пациента состоялось (2), и каков процент завершенных приемов (в скобках);
  • сколько приемов было отменено (3): всего, клиникой, «пациентом вовремя» (то есть заранее, чтобы клиника могла назначить другого пациента на это время), «пациентом поздно» (перед самым приемом или вообще не предупреждая об отмене), где первая цифра означает отмену с переносом (4), вторая — без переноса (5) (для вас, конечно же, желательно, чтобы все отмены были с переносом). В табличке ниже более бледным цветом выделены отмены с переносом приема (6), более насыщенным — без переноса (7).  

При наведении на дату в столбике «Записан» видно (8) — кто добавлял или отменял запись на прием. 

Если несколько строк объединены в одну (9), значит были переносы. По сути это логическая цепочка, связанная с одним приемом, поэтому порядковый номер в первом столбце у всех этих строк общий. Номер присваивается только состоявшимся приемам и цепочкам, которые завершились примером.

Во вкладке «Приемы» можно управлять задачами: изменять, закрывать, переносить, а также прямо из задачи перейти к записи на прием.

Вкладка «Приемы» (начиная с версии программы 2021 года)

Во вкладке «Приемы» вы видите все завершенные, отмененные и будущие приемы пациента (если вы активно пользуетесь модулем CRM, здесь будут отображаться также все активные и закрытые задачи пациента и записи в «Лист ожидания» — о вкладке «Приемы» как «пульте управления» задачами CRM читайте здесь)

Таблица разделяется серой чертой на будущие и завершенные события.

Символ приема — изображение календаря.

Цвет символа показывает статус приема:

  • Зеленое изображение календаря(1) — будущий прием.
  • Серое изображение календаря(2) — завершенный прием.
  • Бледно-серое изображение календаря(3) — отмененный прием.

Номер присваивается только завершенным приемам (2). 

Строки с завершенными приемами никак дополнительно не выделяются.

Строки с будущими приемами дополнительно выделяются зеленым фоном. Вы видите дату будущего приема, интервал в расписании, выделенный на этот прием, врача, к которому записан пациент, и комментарий к приему (если есть).

Строки с отмененными приемами дополнительно выделяются серым фоном. Вы видите — с какими причинами и с какими комментариями приемы были отменены. 

Если прием был отменен клиникой, статус «Отменен» не выделяется цветом. Если прием был отменен пациентом:

  • желтый цвет означает, что прием отменен вовремя — накануне или за несколько дней, то есть у клиники еще было время заполнить пробел в расписании;
  • красный — отменен поздно — за несколько часов до приема или непосредственно перед ним.

Если вы забудете, что именно означает цвет статуса, можно навести на него курсор мыши и посмотреть всплывающую подсказку. 

Об отмене приемов читайте здесь.

Если пациент отменяет прием, но знает когда сможет прийти в следующий раз, его прием нужно перенести, а не отменять. 

Информация обо всех переносах приема сохраняется в виде цепочки, которую можно развернуть (1). Цвета статуса «Перенесен» означают то же самое, что и в случае с отменой — вовремя или поздно, если пациентом (2), а если клиникой, не выделяется цветом (3). 

В блоке над списком приемов вы увидите общую информацию: 

  • сколько у пациента будущих приемов (БП) (1);
  • сколько приемов завершено (2); 
  • процент завершенных приемов (3) — при наведении курсора мыши на процентные данные появится формула расчета этого показателя; 

  • процент отмен и переносов (4) (при наведении вы также увидите формулу расчета) — красный цвет показывает, что вероятность отмены или переноса очень высока;

  • сколько у пациента было отмен и переносов  — при наведении на количественный показатель курсора мыши вы сможете посмотреть, сколько было отмен или переносов поздно (5), а сколько вовремя (6). 

При наведении курсора мыши на дату в последнем столбце (1) вы увидите всплывающую подсказку (2): у записей на прием — кто их создал, у переносов — кто переносил прием, у отмен — кто отменял прием.

Вы можете также почитать все имеющиеся комментарии к записям на прием — и завершившимся визитом к врачу (так можно, например, сравнить — какие услуги планировалась оказать пациенту и какие в итоге были ему оказаны), и отмененным (так можно попытаться найти причины отмены). 

Чтобы почитать комментарии, наведите курсор мыши на специальный символ перед временем приема.

По успешно завершенным событиям можно проверить — соответствует ли время, которое было отведено на прием, времени, которое этот прием занял.

При наведении на время, которое фактически занял прием, в подсказке появится:

  • планируемое время приема; 
  • когда пациент пришел;
  • фактическое время приема;
  • когда пациент был рассчитан.

Так можно увидеть, например, что пациент очень долго ждал своего приема, и в итоге прием занял намного меньше времени, чем планировалось. Либо прием начался раньше и закончился позже планируемого времени. 

Можно нажать правой кнопкой мыши на строке с заинтересовавшим вас событием (1), перейти к приему в расписании (2) и посмотреть: как сдвинутые границы приема повлияли на других пациентов — возможно им пришлось ждать приема, и это могло вызвать недовольство. 

Во вкладке «Приемы» вы можете не только просматривать информацию о приемах пациента (прошедших и будущих), но и работать с будущими приемами. Нажав на приеме правой кнопкой мыши, можно перенести или отменить его, добавить пациента в «Лист ожидания», поменять (или добавить) комментарий к приему или отправить пациенту СМС

В карточке вы можете совершать те действий, которые не требуют работы с графиком работы  врачей. Чтобы, поменять приемы местами или разделить интервал на более короткие отрезки, необходимо перейти в расписанию. Об управлении приемами в расписании читайте здесь

Вкладка «Счета»

Во вкладке «Счета» в карточке вы увидите все счета пациента за весь период его лечения:

  • В столбце «Сумма к оплате» отображается стоимость услуг в каждом счете (1) (при нажатии на стрелочку (2) в начале строки можно подробно посмотреть услуги, оказанные пациенту), в шапке таблицы (3) — общая сумма лечения данного пациента. 
  • В столбце «Движение ДС» отображаются суммы, которые заплатил пациент (4) и по какой кассе прошла оплата (5) (при наведении курсора на значок будет видно, какая это касса). Оплата может быть как больше, так и меньше суммы счета. 
  • «Баланс ДС» (6) меняется после каждой оплаты и может быть нулевым, отрицательным или положительным — в зависимости от того, платил ли пациент меньше суммы счета или, наоборот, вносил аванс. Здесь можно отследить, после какого приема у пациента образовался долг (7). При внесении пациентом денежных средств сначала покрывается более ранний счет, а затем остальные. 

История изменений

В правом верхнем углу карточки пациента вы видите кнопку со схематичным изображение часов (1). Нажатие на нее открывает всплывающее окно «История изменений».

Каждое изменение, после которого сотрудник клиники нажимал «Сохранить» (кнопка с изображением дискеты), попадает в отдельную строку в поле слева (2) — дата и время изменения, кто его производил (в случае ошибки можно будет выяснить, кто ее совершил). В последнем столбце отображается, что именно было изменено (3). Если одновременно изменяли несколько полей, в последнем столбце будет написано «Несколько».  Если вас интересуют изменения только по какому-то конкретному полю, вы можете выбрать его в фильтре сверху (4) (кнопка рядом позволит очистить фильтр).

Все изменения, совершенные за один раз, отображаются в поле справа: в первом столбце — что было (1), во втором — что стало (2). Над списком изменений в поле справа также отображаются дата и время и фамилия сотрудника (3).

Нажав на кнопку «Развернуть» (1) в правом верхнем углу всплывающего окна, вы увидите, все разделы карточки, в том числе и те, в которых не было изменений (чтобы свернуть эти разделы нужно будет нажать на ту же кнопку). Вы сможете понять, какая информация о пациенте еще не указана (2).

Если одна и та же информация изменялась несколько раз (например, номер телефона),  то в столбце с предыдущим изменением она будет помечена значком перечеркнутого знака равно. При наведении мышкой на этот значок вы увидите всплывающую подсказку «Не совпадает с текущим значением. Перейти к последнему изменению».

Нажатие на эту кнопку «перенесет» вас к варианту, который на данный момент отображается в карточке (1). Если последнее изменение корректно (2), ничего делать не нужно. Но может случиться, что изменения были внесены неверно, и вам необходимо вернуться к предыдущим данным.

Тогда нужно закрыть «Историю изменений» и перейти в режим редактирования карточки (кнопка с изображением карандаша).

В режиме редактирования снова войдите в «Историю изменений» (1) → найдите изменения, которые были внесены по ошибке (2) и нажмите на кнопку «Восстановить» (3), а затем на всплывающую подсказку (4) (что именно нужно восстановить). Закройте окно «История изменений» (5) и не забудьте сохранить исправленные вами данные, нажав на кнопку с изображением дискеты (6). 

После этого в «Истории изменений» появится еще одна строка с изменениями: