Встреча и расчет пациента администратором
В статье:

Когда пациент приходит на прием, администратор встречает его и в программе:

  1. Отмечает, что пациент пришел.
  2. Печатает договор и документы к приему.
  3. Отмечает начало приема, когда врач приглашает пациента в кресло.

Во время приема врач заполняет амбулаторную карту и создает наряд.

После приема пациент возвращается к администратору. В программе администратор:

  1. Видит, что врач завершил прием, и открывает наряд.
  2. Добавляет скидку.
  3. Отмечает способ и сумму оплаты.
  4. Закрывает счет, печатает или отправляет на почту чек и при необходимости — счет-квитанцию.

Расписание помогает следить за обстановкой в клинике

Расписание в программе интерактивное. Текущее время приемов обведено рамкой, которая постепенно продвигается по расписанию в режиме реального времени. Прошедшие интервалы в расписании темнее, чем будущее время.

Администратор видит: кто из пациентов сейчас в кресле, кто ожидает приема и как долго, а кто — опаздывает.

Перед приемом в расписании администратор видит полное имя пациента, возраст, родителя и комментарий к карточке. Администратор может обратиться к пациенту по имени-отчеству.

➡ В справочнике «Профессии и роли» руководитель может изменить отображение информации в расписании для администраторов и других ролей. Например, установить, что для администратора в расписании видны полные имена пациентов весь текущий день, а не только перед приемом.

При наведении курсора на прием появляется подсказка о пациенте и приеме. Не заходя в карточку, вы можете посмотреть, например, есть ли у пациента долг или аванс, используется ли общий счет семьи. Если у пациента есть куратор, вы увидите, кто именно. В случае возникновения вопросов по лечению можно будет перенаправить пациента к куратору для более подробной консультации.

Если пациент первичный, напротив его имени отображается иконка .

Если в дату приема у пациента день рождения, рядом с его именем в расписании отображается красный воздушный шарик  (иконка появляется только в день приема).

Если пациент записался онлайн, рядом с приемом будет иконка . Онлайн-запись в расписание

Если у пациента есть план лечения в работе, у приема стоит иконка . Во всплывающей подсказке можно посмотреть стоимость, чтобы сказать пациенту, какую сумму нужно будет оплатить.

❗ Если план не разделен на этапы, отображается стоимость плана. А если разделен — отображается стоимость текущего этапа.

Если пациент задерживается, около его фамилии появляется символ красных часов .

Если за отведенное для приема время человек так и не пришел, в расписании фамилия зачеркивается. После вычеркивания провести прием невозможно. Клиент пропустил свою запись, не перенес ее, и прием отменился. Если пациент все-таки пришел, нужно перезаписать его на новое время.

Что делать, если пациент вычеркнулся, а на самом деле прием состоялся
В клинике мог случиться форс-мажор, не позволивший провести в программе состоявшийся прием. Например, сломался компьютер. В таком случае обратитесь в техподдержку IDENT. Включим функцию «заполнение на прошлое», которая позволяет нажать на зачеркнутом приеме правой кнопкой мыши и создать наряд.

Действия администратора перед приемом

Отметить, что пациент пришел

Когда пациент приходит в клинику, нажмите правой кнопкой мыши по приему в расписании → «Пациент пришел».

❗ Действие «Пациент пришел» доступно только под ролью «Администратор».

Рядом с пациентом в расписании появится красный индикатор .

Пациент появится во всплывающем уведомлении «Ожидающие пациенты». В нем отображается: сколько минут пациент ждет приема, сколько осталось до приема или прошло с его начала по расписанию, а также время, на которое записан пациент.

Переходить к дальнейшим действиям с приемом можно как через меню, которое открывается нажатием правой кнопкой по приему, так и через всплывающее уведомление.

У врача, к которому пришел пациент, тоже появится уведомление «Ожидающие пациенты», а также раздастся звуковой сигнал.

Распечатать документы

Перед началом приема можно распечатать документы, например анкету о состоянии здоровья, если это первичный пациент, и ИДС. Данные из карточки подставляются в документы автоматически.

❗ Проверьте, что в карточке пациента заполнены поля с необходимой информацией.

➡ Сотрудник с правом доступа «Может изменять шаблоны документов» может изменить шаблоны документов и настроить постоянные параметры печати. Настройка печати документов

Перейти к печати документов к приему можно двумя способами:

  • нажать правой кнопкой мыши по приему в расписании → «Печать документов к приему…»;
  • либо нажать кнопку  «Печать документов к приему» во всплывающем окне «Ожидающие пациенты».

Отметьте галочкой документы, которые нужно распечатать. Для каждого документа вы можете задать разовые параметры печати: принтер (правой кнопкой мыши по ячейке → выбрать нужный), количество копий, нужна ли двусторонняя печать. Затем нажмите «Печать».

❗ Если нужно скачать файл на компьютер, в строке «Распечатать» выберите «Сохранить в Word».

Начать прием

Когда пациента пригласят в кабинет врача, нажмите правой кнопкой мыши по приему в расписании → «Начать прием» либо нажмите кнопку с иконкой кресла  в уведомлении «Ожидающие пациенты».

Рядом с пациентом в расписании красный индикатор изменится на желтый , и дальше с пациентом работает врач.

Действия администратора после приема

Перейти к наряду

После того, как врач создаст наряд и завершит прием, у администратора пациент появится во всплывающем окне «Приемы закончены». Индикатор рядом с фамилией пациента в расписании изменится с желтого на зеленый .

Чтобы перейти к расчету пациента, нажмите правой кнопкой мыши по приему в расписании → «К наряду» либо нажмите кнопку  «К наряду» в уведомлении «Приемы закончены».

Откроется окно «Просмотр наряда №...». В верхней части окна вы увидите список услуг, выставленных врачом.

  • Желтым цветом выделяются услуги, оказанные по гарантии.
  • Бирюзовым — страховые услуги. Расчет пациентов по ДМС
  • Если напротив названия услуги стоит символ плана лечения в работе , значит, позиция добавлена из плана.

Настроить скидку

В нижней части экрана слева расположено поле «Скидки».

Через техподдержку IDENT в программу можно добавить дисконтные карты и акции. Если в клинике такого нет, вы можете использовать скидку от сотрудника.

Скидка будет выбрана автоматически, если у пациента в карточке есть постоянная скидка (дисконтная карта) или если врач в наряде или в плане лечения выставил скидку от своего имени.

➡ Постоянная скидка добавляется при редактировании карточки пациента. Добавление и изменение информации о пациенте

В поле «Скидки» отметьте «Разовая», если нужно задать скидку на услуги в этом наряде, и выберите тип.

Если вы выбираете скидку «От сотрудника», в поле «Сотрудник» укажите, от чьего имени дается скидка.

❗ В списке для выбора появляются сотрудники, в карточках которых стоит галочка «Может давать скидку». Если у врача есть это право, то он сам сможет указать скидку от себя при создании наряда или плана лечения.

Выберите значение скидки — в процентах  или в денежном выражении .


Вы можете настроить разный размер скидки на разные услуги. Для этого нажмите кнопку с шестеренкой  «Изменить скидку».

Во всплывающем окне напротив каждой услуги можно изменить значение скидки.

На некоторые услуги скидка может не действовать:
  • Скидка не применяется на услуги по гарантии и по ДМС, так как для пациента они бесплатны. Расчет пациентов по ДМС
  • Кроме того, скидка на услуги из плана лечения может быть заблокирована врачом при создании плана. Проведение приема по плану лечения
  • У некоторых услуг руководитель может отметить «Скидка не действует» в прейскуранте. Скидку на такую услугу можно разово разблокировать через «Изменить скидку», если есть право «Может разблокировать скидку на любые услуги». Права доступа: Финансы, Касса

После добавления скидки в таблице с услугами в наряде появляется столбец «Со скидкой». Сумма к оплате отображается с учетом скидки.

Выбрать способ оплаты и ввести сумму

В правом нижнем углу расположено поле «Итого».

 — Детализация наряда
Нажав кнопку  в строке «Итого», можно открыть детализацию наряда. Во всплывающем окне услуги разделены по папкам, чтобы было нагляднее: какие услуги нужно оплатить пациенту, а какие — оказаны по гарантии или полису. В отдельную папку попадают услуги, добавленные из плана лечения. Можно посмотреть направление и размер скидки по каждой услуге.

В строке «К оплате пациентом» отображается стоимость приема для пациента.

В строке «Счет до оплаты» можно увидеть, есть ли у пациента долг или аванс.

Выберите способ оплаты:

 основная касса;
 дополнительная касса;
 безналичный расчет.

Выбранный способ подсвечивается зеленым цветом.

❗Через техподдержку IDENT можно изменить тип кассы, выбранный по умолчанию.

В строку «Оплачивается» подтягивается сумма, которую должен внести пациент с учетом его долга или аванса. Если пациент вносит другую сумму, введите ее.

Нажав кнопку с иконкой калькулятора , можно рассчитать сдачу.

В строке «После оплаты» отразится, появится ли у пациента долг или аванс. После оплаты состояние личного счета обновится в карточке пациента и будет учитываться при следующем расчете.

Можно провести смешанную оплату. Например, пациент хочет оплатить часть суммы наличными и часть — картой. Для этого:

  1. В наряде проведите первую часть оплаты (о закрытии счета читайте далее).
  2. Нажмите на имя пациента вверху окна, чтобы перейти в его карточку.
  3. Нажмите на «+» в строке «Финансы» и проведите вторую часть оплаты.

Если семья использует общий счет

Бывает, что вся семья лечится в клинике. Муж платит за жену или мама за ребенка. Родственники могут использовать общий счет, а также семейные скидки.

➡ Объединение пациентов в семью

Если в карточке стоит галочка «Общий счет семьи», то при расчете пациента в строке «Счет до оплаты» вы увидите аванс, даже если его вносил член семьи.

Чтобы посмотреть, кто вносил аванс, нажмите — появится окно «Детализация баланса».

Чтобы списать аванс, измените сумму в поле «Оплачивается» на ту, которую вносит пациент, или полностью сотрите ее. Оплата автоматически спишется с баланса семьи.

На вкладке «Счета» в карточке пациента появится строка «Перевод ДС внутри семьи».

Перевод внутри семьи можно сделать вручную. Например, если обычно семья общий счет не использует, но нужно единоразово перевести деньги на счет родственника. Для этого необходимо право доступа «Может изменять переводы ДС в семьях». Во вкладке «Главная» нажмите правой кнопкой мыши по имени пациента, которому нужно перевести деньги, → «Добавить перевод» → введите сумму перевода → «Сохранить».

Закрыть счет, распечатать или отправить чек и счет-квитанцию

При расчете по онлайн-кассе в поле «ККМ» можно изменить кассовый аппарат, если у вас их несколько, и выбрать:

  • напечатать чек;
  • напечатать чек и отправить его копию пациенту на телефон; 
  • напечатать чек и отправить его копию пациенту на e-mail;
  • только отправить на e-mail;
  • только отправить на телефон.

❗ Вы можете экономить кассовую ленту, отправляя электронные чеки.

Нажмите «Сформировать счет и произвести оплату»  или «Сформировать счет и распечатать счет-квитанцию»  в зависимости от того, нужно ли отдавать пациенту счет-квитанцию с оказанными услугами.

Счет-квитанцию можно отправить по электронной почте. Для этого необходим модуль CRM и интеграция с СМС-центром.

Чтобы провести оплату и отправить счет-квитанцию на электронную почту, нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Сформировать счет и распечатать счет-квитанцию» → «Распечатать счет-квитанцию с настройкой…» → «Отправить». Отправка сообщений

❗ Отправлять счета-квитанции можно, если в шаблоне документа содержится только информация для пациента, а не акт выполненных работ. Рекомендуем добавить для акта выполненных работ отдельный документ и печатать при расчете именно его, а счет-квитанцию отправлять на вкладке «Счета», уже после закрытия приема. О том, как добавить документ, читайте в статье «Редактирование шаблонов документов».

➡ Как исправлять ошибки при проведении оплаты

Если наряд составляет администратор

Обычно врачи сами создают наряды. Но бывают случаи, когда администратору необходимо создавать наряды за врача — например, пожилой врач «не дружит» с компьютером или врач еще не прошел обучение работе в IDENT. Тогда директор может в карточке врача убрать галочку «Использует программу», и администратор сможет создавать наряды за этого врача. Если же на рабочем месте врача сломался компьютер, или компьютера там просто нет, нужно убрать галочку «Есть компьютер» в справочнике «Клиника и кресла».

Мы рекомендуем, чтобы наряды создавали именно врачи. Кто заполняет наряд?

Итак, идет прием, пациент отображается в уведомлении «Текущий прием», индикатор в расписании желтый . Врач передал вам список услуг, которые он оказал.

Чтобы перейти к созданию наряда, нажмите кнопку «Текущий прием» в уведомлении либо правой кнопкой мыши по приему в расписании → «Создать наряд».

Вы перейдете в окно «Формирование наряда».

  1. Укажите ассистента врача.
    ❗ Выбор ассистента в наряде необходим, если в клинике рассчитывается зарплата с помощью IDENT. С чего начать работу с модулем «Заработная плата»
  2. Выберите зубы, которые лечил врач. Перед зубной формулой расположен переключатель со взрослой  на детскую  зубную формулу, далее — кнопки для выбора всей верхней или нижней челюсти.
  3. Найдите услугу в прейскуранте и добавьте в наряд двойным щелчком.
    ➡ Услуги могут быть оказаны по гарантии, по полису ДМС, добавлены из плана лечения. Это отмечается в наряде. Подробнее читайте в статье «Создание наряда».
  4. Отметьте результат приема — санирован ли пациент  или требуется дальнейшее лечение .
    ❗ Заполнение администраторами санаций по направлению работы врача включается через техподдержку IDENT.
  5. Нажмите «Закончить прием». Вы автоматически перейдете к окну расчета пациента.