Хотите увидеть, на какие суммы выставлены счета за лечение сегодня и с начала месяца, на какую сумму были произведены оплаты по счетам, какие врачи лидируют по сумме выставленных счетов, сколько новых пациентов появилось с начала месяца, насколько плотная запись на ближайшие дни и недели? Всю эту информацию вы можете получить за несколько секунд.

Для удобства руководителя клиники первым пунктом в меню отчетов выделен «Рабочий стол директора». У сотрудника с ролью «Директор» этот отчет открывается при запуске программы.

Вы увидите поле с несколькими сводными отчетами по основным показателям работы клиники и, оценив все текущие показатели, легко сможете сделать выводы и, при необходимости, пересмотреть стратегию дальнейшего развития клиники.

Счета и оплаты

Сводный отчет «Счета и оплаты» позволяет рассмотреть доходы клиники с начала месяца до текущего дня и оценить вероятность выполнения клиникой плановых показателей.

Вы можете переключаться между выставленными счетами (1) и проведенными оплатами (2). Параметр, по которому выводятся данные, выделяется цветным фоном (1).

Данные выводятся в рублях:

• сумма за день (3);
• сумма за текущий месяц (4);
• среднее за день (5) и прогноз на конец месяца (6), которые формируются исходя из анализа данных за 28 дней.

Можно сравнить текущие данные с данными за предыдущий год. Чтобы увидеть прошлогодний график, щелкните по актуальному графику. Рост или падение показателей по сравнению с прошлым годом указывается в процентах. Чтобы увидеть эти данные, наведите курсор на один из графиков (плюс и зеленый цвет — рост, минус и красный цвет — падение).

Сопоставив два графика, вы сможете определить: когда падение или рост объясняются просто сезонностью, а когда происходит падение, которое нужно срочно остановить.

➡ Все счета и оплаты пациентов отображаются в отчете «Выручка по направлениям». Также вам будет полезен отчет «Счета и оплаты».

Долги и авансы

Этот сводный отчет важен для оценки текущих финансовых показателей клиники. Отчет по долгам помогает следить за разницей между выставленными и закрытыми счетами и контролировать закрытие счетов, а отчет по авансам — осуществлять контроль за выполнением обязательств перед клиентами, внесшими предоплату.

Вы можете переключаться между долгами (1) и авансами (2).

Данные выводятся в тысячах рублей:

• за сегодня (3);
• все долги или авансы на текущий момент (4);
• динамика по долгам или авансам за текущий месяц (5) (например, вы можете увидеть, что долги пациентов растут, и необходимо с этим что-то делать).

«Долги» на графике обозначаются красным, «Авансы» — зеленым.

Кликнув по одному из графиков, вы также можете сравнить показатели текущего года с прошлым — например, на сколько процентов увеличилось количество долгов и авансов.

➡ Все долги и авансы пациентов также можно увидеть в отчете «Выручка по направлениям».

Счета за текущий месяц

Этот отчет позволяет оценить рентабельность каждого направления работы клиники и доход, который приносит каждый врач. Вы сможете понять, развитие какого направления деятельности требует дополнительных усилий и загруженность каких врачей необходимо корректировать.

Здесь можно переключаться между данными по направлениям (1) и по врачам (2).

Данные выводятся в тысячах рублей:

• сумма на текущий момент (3);
• прогноз на конец месяца (4), который формируется исходя из анализа данных за 28 дней.

➡ Сводный отчет «Счета за (текущий месяц)» также отсылает к отчету «Выручка по направлениям».

Приемы первичных пациентов

Этот отчет позволяет оценить качество работ, направленных на привлечение новых пациентов клиники. Его можно считать одним из важных инструментов для определения эффективности рекламы. А по количеству отмененных приемов легко получить представление о том, насколько целевым было их привлечение.

Вы можете переключаться между числовыми данными по добавленным (1) и отмененным (2) приемам.

Данные выводятся в количестве приемов:

• за текущий день (3); 
• за месяц (4);
• среднее за день (5) и прогноз на конец месяца (6), которые формируются исходя из анализа данных за 28 дней.

Добавленные приемы — синий график, отмененные — оранжевый.

Кликнув по одному из графиков, вы также можете сравнить показатели текущего года с прошлым. Сравнение с прошлым годом показывает стабильность развития компании. Возможно, вы решите, что некоторые рекламные кампании стоит повторить.

➡ Из сводного отчета «Приемы первичных пациентов» вы можете перейти как в отчет «Добавленные приемы», так и в отчет «Отмененные приемы» — в зависимости от того, какие данные вы рассматриваете.

Предварительная запись

Этот отчет позволяет оценивать перспективы загруженности специалистов клиники и контролировать эффективность планирования записи на будущее.

Данные в отчете выводятся в часах: 

• сколько в записи сейчас (1);
• среднее за месяц (2);
• динамика за текущий день (3) (если она отрицательная, необходимо принять меры — о способах увеличения предварительной записи читайте в статье «Предварительная запись»).

Умножив часы предстоящих приемов на нормо-час (стоимость одного часа выполнения какой-либо работы или оказания услуги), можно оценить предстоящий приток денежных средств в клинику.

Привлечение пациентов — сложная задача, и если не заниматься этим последовательно и ежедневно, то в работе клиники будут случаться простои, что невыгодно ни врачам, ни владельцу стоматологии. А увеличивая предварительную запись, то есть предварительные договоренности с пациентами, вы страхуете себя от ситуации, когда, если что-то отменится, вам некого будет пригласить на освободившееся время.

На графике учитываются все предстоящие приемы, а также записи в лист ожидания.

Подробную информацию вы можете получить при наведении курсора мыши на график на интересующем вас отрезке времени.

• Средняя линия (1) («Приемы») — фактическое количество приемов.
• Верхняя пунктирная линия (2) («Приемы включая лист ожидания») — фактическое количество приемов в расписании + все записи в лист ожидания с типом «Запланированный прием» (то есть + ваши потенциальные приемы, для которых пока не нашлось места в расписании).
• Нижняя пунктирная линия (3) («Приемы без листа ожидания») — исключительно приемы пациентов, которых устраивает их запись, так как те приемы, к которым привязана запись в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше», здесь не учитываются.

Доведение графика предварительной записи до максимума — важная цель, ведь так вы обеспечиваете врачей гарантированной работой, а клинику в целом гарантированной выручкой. Но важно также не пропустить момент расхождения линий — когда количество пациентов, недовольных своей записью, начнет расти (серьезное удаление нижней пунктирной линии от средней), и когда клиника начнет перегружаться, оказавшись не в состоянии принять всех желающих (серьезное удаление верхней пунктирной линии от средней).

На график выводятся средние значения предварительной записи за месяц, потому что бывает, что загрузка клиники меняется очень резко (сначала вниз, а потом вверх), и это нормально. Плохо — когда загрузка постоянно падает, даже если медленно.

Кликнув по графику, вы можете сравнить показатели текущего и прошлого года и увидеть подъем или, наоборот, спад показателей.

➡ Если информации, представленной в сводном отчете «Предварительная запись» недостаточно, вы можете перейти в подробный отчет «Предварительная запись» и разобраться деталях.