Хотите увидеть, на какие суммы выставлены счета за лечение сегодня и с начала месяца, на какую сумму были произведены оплаты по счетам, какие врачи лидируют по сумме выставленных счетов, сколько новых пациентов появилось с начала месяца, насколько плотная запись на ближайшие дни и недели? Всю эту информацию вы можете получить за несколько секунд. 

Для удобства руководителя клиники первым пунктом в меню отчетов выделен «Рабочий стол директора». У сотрудника с ролью «Директор» этот отчет открывается при запуске программы. 

Вы увидите поле с несколькими сводными отчетами по основным показателям работы клиники и, оценив все текущие показатели, легко сможете сделать выводы и, при необходимости, пересмотреть стратегию дальнейшего развития клиники.

Счета и оплаты

Этот отчет позволяет рассмотреть доходы клиники с начала месяца до текущего дня и оценить вероятность выполнения клиникой плановых показателей.

Вы можете переключаться между выставленными счетам (1) и произведенными оплатами (2) — параметр, по которому выводятся данные, выделяется цветным фоном (1). 

Данные выводятся в рублях:

• сумма за день (3);
• сумма за текущий месяц (4);
• среднее за день (5) и прогноз на конец месяца (6), которые формируются исходя из анализа данных за 28 дней.

Для максимально объективной оценки эффективности показателей работы, существует возможность сравнения текущих данных с данными за предыдущий год. Чтобы увидеть прошлогодний график, нужно щелкнуть один раз по актуальному графику левой кнопкой мыши. Рост или падение показателей по сравнению с прошлым годом указывается в процентах — чтобы увидеть эти данные нужно навести курсор мыши на один из графиков (плюс и зеленый цвет — рост, минус и красный цвет — падение).

Сопоставив два графика, вы легко сможете определить: когда падение или рост объясняются просто сезонностью, а когда происходит падение, которое нужно срочно остановить.

Все счета и оплаты пациентов отображаются в отчете «Выручка по направлениям». Также вам будет полезен отчет «Счета и оплаты». 

Долги и авансы

Этот сводный отчет важен для оценки текущих финансовых показателей клиники. Отчет по долгам помогает следить за разницей между выставленными и закрытыми счетами и контролировать закрытие счетов, а отчет по авансам — осуществлять контроль за выполнением обязательств перед клиентами, внесшими предоплату.

Вы можете переключаться между долгами (1) и авансами (2) — параметр, по которому выводятся данные, выделяется цветным фоном (1). 

Данные выводятся в тысячах рублей:

• за сегодня (3);
• все долги или авансы на текущий момент (4);
• динамика по долгам или авансам за текущий месяц (5) (например, вы можете увидеть, что долги пациентов растут, и необходимо с этим что-то делать).  

«Долги» на графике обозначаются красным, «Авансы» — зеленым.

Кликнув по одному из графиков, вы также можете сравнить показатели текущего года с прошлым (на сколько процентов увеличилось количество долгов и авансов, например).

Все долги и авансы пациентов также можно увидеть в отчете «Выручка по направлениям».

Счета за (текущий месяц)

Этот отчет позволяет оценить рентабельность каждого направления работы клиники и доход, который приносит каждый конкретный врач. Вы сможете понять — развитие какого направления деятельности требует дополнительных усилий, загруженность каких врачей необходимо корректировать.

Здесь можно переключаться между данными по направлениям (1) и по врачам (2) — параметр, по которому выводится информация, выделяется цветным фоном (1). 

Данные выводятся в тысячах рублей:

• сумма на текущий момент (3)
• прогноз на конец месяца (4), который формируется исходя из анализа данных за 28 дней. 

Мини-отчет «Счета за (текущий месяц)» также отсылает к отчету «Выручка по направлениям».

Приемы первичных пациентов

Этот отчет позволяет оценить качество  работ, направленных на привлечение новых пациентов клиники. Его можно считать одним из важных инструментов для определения эффективности рекламы. А по количеству отмененных приемов легко получить представление о «качестве» первичных пациентов, о том, насколько целевым было их привлечение.

Вы можете переключаться между числовыми данными по добавленным (1) и отмененным (2) приемам — параметр, по которому выводится информация, выделяется цветным фоном (1). 

Данные выводятся в количестве приемов:

• за текущий день (3); 
• за месяц (4);
• среднее за день (5) и прогноз на конец месяца (6), которые формируются исходя из анализа данных за 28 дней.

Добавленные приемы — синий график, отмененные — оранжевый.

Кликнув по одному из графиков, вы также можете сравнить показатели текущего года с прошлым. Сравнение с прошлым годом показывает стабильность развития компании. Возможно, вы решите, что некоторые рекламные кампании стоит повторить.

Из мини-отчета «Приемы первичных пациентов» вы можете перейти как в отчет «Добавленные приемы», так и в отчет «Отмененные приемы» (в зависимости от того, какие данные вы рассматриваете).

Предварительная запись

Этот отчет позволяет оценивать перспективы загруженности специалистов клиники и контролировать эффективность планирования записи на будущее. 

Данные в отчете выводятся в часах: 

• сколько в записи сейчас (1);
• среднее за месяц (2);
• динамика за текущий день (3) (если она отрицательная, необходимо принять меры — о способах увеличения предварительной записи читайте здесь).

Умножив часы предстоящих приемов на нормо-час (стоимость одного часа выполнения какой-либо работы или оказания услуги), можно оценить предстоящий приток денежных средств в клинику.

Привлечение пациентов — сложная задача, и если не заниматься этим последовательно и ежедневно, то в работе клиники будут случаться простои, что невыгодно ни врачам, ни владельцу стоматологии. А максимизируя предварительную запись, то есть предварительные договоренности с пациентами, вы страхуете себя от ситуации, когда, если что-то отменится, вам некого будет пригласить на освободившееся время.

На графике учитываются все предстоящие приемы, а также записи в «Лист ожидания».

Подробную информацию вы можете получить при наведении курсора мыши на график на интересующем вас отрезке времени. 

• Средняя линия (1) («Приемы») — фактическое количество приемов.
• Верхняя пунктирная линия (2) («Приемы включая лист ожидания») — фактическое количество приемов в расписании + все записи в «Лист ожидания» с типом «Запланированный прием» (то есть + ваши потенциальные приемы, для которых пока не нашлось места в расписании). 
• Нижняя пунктирная линия (3) («Приемы без листа ожидания») — исключительно приемы пациентов, которых устраивает их запись, так как те приемы, к которым  привязана запись в «Лист ожидания» с типом «Пациент хочет раньше», здесь не учитываются.

Доведение графика предварительной записи до максимума — важная цель, ведь так вы обеспечиваете врачей гарантированной работой, а клинику в целом гарантированной выручкой. Но важно также не пропустить момент расхождения линий — когда количество пациентов, недовольных своей записью, начнет расти (серьезное удаление нижней пунктирной линии от средней), и когда клиника начнет перегружаться, оказавшись не в состоянии принять всех желающих (серьезное удаление верхней пунктирной линии от средней). 

На график выводятся средние значения предварительной записи за месяц, чтобы в случаях когда загрузка клиники меняется очень резко (сначала вниз, а потом вверх) вы не паниковали, так как в целом это нормально. Плохо когда она постоянно падает (даже если медленно).

Кликнув по графику вы можете сравнить показатели текущего и прошлого года и увидеть подъем, например, или, наоборот, спад показателей.

Если информации, представленной в мини-отчете «Предварительная запись» вам недостаточно, вы всегда можете перейти в подробный отчет «Предварительная запись» и разобраться деталях.