Перед началом работы с программой вы присылаете нам ваш прейскурант (обязательно в формате Excel), мы обрабатываем его в течение 3 рабочих дней и загружаем в IDENT. От вас потребуется для каждой группы услуг (папки) указать направление работы клиники (терапия, хирургия, ортопедия и т. д), а также, при необходимости, добавить недостающие услуги, и можно приступать к выставлению счетов пациентам.
Редактировать прейскурант вы можете самостоятельно. Это особенно удобно в тех случаях, когда изменилась всего одна или несколько позиций. Вам не нужно ждать до 3 рабочих дней (по нашему внутреннему регламенту обработки документов), пока мы внесем правки в ваш прейскурант.
Кто в клинике может редактировать прейскурант?
По умолчанию возможность редактировать прейскурант есть только у сотрудника с ролью «Директор», но он может дать другим сотрудникам право доступа «Может изменять услуги в прейскуранте».
Просматривать прейскурант без возможности редактирования могут и администраторы, и врачи.
Добавить группу услуг
Если возникнет необходимость добавить группу услуг, соответствующую новому направлению работы клиники (например, «Косметология» или «Отоларингология»), перейдите в «Прейскурант» (1), нажмите правой кнопкой мыши на папку «Основной» (2) (либо левой кнопкой на эту папку, а затем правой кнопкой в поле справа) и выберите действие «Добавить группу услуг».
Если необходимо добавить подпапку в какую-то уже существующую группу услуг (например, «Прочее» в папке «Терапия»), одним щелчком левой кнопки мыши перейдите в нужную папку (3), нажмите правой правой кнопкой мыши в поле справа (4) и также выберите действие «Добавить группу услуг».
В открывшемся окне «Добавление группы услуг» заполните поля «Код» (1), «Название» (2), «Направление» (3) (для подпапок направление задавать не нужно) и нажмите «ОК» (4).
Внимание:
- Код будет распространяться на все услуги, которые входят в папку, поэтому важно, чтобы он соотносился с ее названием. Например, «Хирургия» — ХР, «Терапия» — ТР, «Косметология» — КМ. Коды заданные для подпапок, автоматически подтянутся к коду папки, в которую они входят (например, ТР-(А), где (А) — это код подпапки).
- Новые направления работы клиники добавляются через «Настройки» → «Справочники» → «Направления» (см. статью «Настройка справочников»).
- Галочка «Товары для продажи» проставляется для папок, внутри которых предполагается наличие услуг с единицей измерения «Товар» (о добавлении услуг читайте далее). Эта галочка необходима, если администратор продает товары через карточку пациента, иначе товары просто не будут ему видны.
Если вы ошибочно добавили группу услуг, можно нажать на ней правой кнопкой мыши и выбрать действие «Удалить». Либо вы можете ее отредактировать: правой кнопкой мыши → «Изменить группу услуг». Удалить можно только те группы, услуги в которых еще ни разу не оказывались, то есть не попали ни в счета, ни в отчеты.
Добавить услугу
Чтобы добавить новую услугу, одним щелчком левой кнопки мыши выберите группу услуг, в которой она должна находиться (1), а затем нажмите правой кнопкой мыши в поле справа и выберите действие «Добавить услугу» (2).
Далее:
- Задайте название услуги (1) и ее код (2) — например, 001, 009. Этот код затем автоматически подставится к коду группы услуг (получится, например, ХР-001, ХР-009 в «Хирургии», ТР-001, ТР-009 в «Терапии» и так далее). Коды упрощают работу с программой при сортировке услуг в папках, а также при поиске (3) по услугам.
- Укажите единицу измерения услуги — раскройте выпадающий список и выберите нужную (4):
- Единицы измерения «Зуб», «Челюсть», «Обе челюсти», «Полость рта» показывают область оказания услуги — от одного зуба до полости рта. Эти единицы измерения нужны, чтобы, когда при создании наряда для нескольких зубов указывается одинаковая услуга, количество услуг в наряде задавалось автоматически. Тогда сумма к оплате для пациента будет корректной. Например, если при создании наряда вы выберите для двух зубов одинаковую услугу с единицей измерения «Зуб», то услуга будет прописана в наряде одной строкой, в столбце «Количество» автоматически проставится 2, и цена автоматически умножится на 2, а если единица измерения не задана, то, чтобы получить корректную сумму к оплате, количество нужно будет проставить вручную. (Если количество услуг в наряде зависит от того, сколько корней и каналов у зуба, то лучше единицу измерения не задавать. Если единица измерения «Полость рта», то при создании наряда для таких услуг не нужно будет выбирать зубы на зубной формуле.)
- Единица измерения «Товар» нужна, чтобы продавать товары без приема через карточку пациента (для этого у группы услуг, в которую входит товар, также должна стоять галочка «Товары для продажи»).
- Единица измерения «Консультация (Осмотр)» нужна, чтобы отделить пациентов в статусе «Отконсультированный» от пациентов в статусе «Повторный», и на основе этого строить отчет «Эффективность консультаций».
- Если необходимо, укажите точное время начала действия изменений в прейскуранте (5). По умолчанию подставляется текущий день с 00 часов 00 минут.
- Установите цену услуги (6).
- Если вы хотите, чтобы на услугу не распространялись никакие скидки, отметьте галочкой «Скидки не действуют» (7).
- Сохраните услугу, нажав на «ОК» (8).
В прейскуранте существует цветовая индикация услуг: те, что за все время использования программы ни разу не оказывались, выделены серым цветом (1), а все, уже указанные в счетах пациентов, — стандартным черным цветом (2).
Возможность поиска по услугам
Вы всегда можете воспользоваться строкой поиска (1) — начните вводить название или код услуги, и вы увидите все релевантные варианты (2) из разных групп услуг.
Изменить или удалить услугу
Чтобы отредактировать услугу, нужно нажать на ней правой кнопкой мыши, выбрать действие «Изменить услугу». Чтобы удалить услугу, вам также нужно нажать на ней правой кнопкой мыши, выбрать действие «Удалить».
Важно:
- Переименовывать услугу можно только в случаях, когда вы исправляете орфографическую ошибку либо хотите добавить в скобках какие-то подробности, не меняющие сути услуги. Название меняется сразу во всех выставленных счетах и в отчетах за прошедший период, и если, например, поменять «лечение кариеса» на «лечение пульпита», отчетность полностью нарушится.
- Перенос услуги из папки в папку также приведет к неразберихе в отчетах и к изменению в начислении заработной платы.
- Код и единица измерения меняются с настоящего времени. В старых в счетах все останется по-прежнему.
- Удаление услуги необратимо! Услуга останется в счетах, в которых она была использована, но в новых ее нельзя будет выбрать, и восстановить ее после удаления будет невозможно.
Изменить цену услуги
Когда вам понадобится изменить цену какой-то одной услуги, найдите ее в нужной группе услуг (1), нажмите на столбце с ценой правой кнопкой мыши (2) и выберите действие «Изменить цену» (3).
Занесите новую цену в ячейку «Цена для пациента» (4). Если скидки на эту услугу не распространяются, поставьте галочку «Скидки не действуют» (5). Сохраните новую цену, нажав на «ОК» (6).
Вы также можете заполнить ячейку «Цена для ЗП», подробнее о том, зачем это нужно, читайте здесь.
Существует еще один способ изменения цены — через «Историю изменения цен». Нажмите правой клавишей мыши по ячейке с ценой выбранной услуги (1) и выберите «История изменения цен» (2).
Открывшееся окно похоже на окно добавления цены услуги, но дополнительно содержит информацию обо всех предыдущих изменениях цен и датах установки этих цен. Через «Историю изменения цен», в частности, задается акционная цена на определенный срок — например, с 1.12. вы ставите цену со скидкой, а с 1.01 возвращаете стандартную цену, то есть добавить нужно две цены.
Нажмите на кнопку «Добавить новую цену» (3).
Внесите новую цену (4) и сохраните изменения (5).
Если подвести курсор к ячейке с ценой услуги (1), появится всплывающая подсказка с информацией о динамике цен. Она будет содержать данные только по цене для пациента. Здесь можно увидеть, на сколько процентов новая цена выше (2) (или ниже) старой, а также продолжительность действия каждой цены (3).
Когда вы переходите в прейскурант, вы видите цены на текущий момент. Если убрать галочку «Текущий момент» (4) и задать дату, вы сможете увидеть, какие цены действовали тогда.
Что делать если изменились все цены в прейскуранте?
Важно понимать, что с момента, как ваш прейскурант загружен в IDENT, он должен вестись в IDENT, и все изменения должны производиться в программе, а не в Excel.
Кроме единичного изменения цены, описанного выше, вы можете самостоятельно осуществлять и массовые обновления — увеличить/уменьшить все цены в прейскуранте (например, на 10%), выделить цены, по которым будет работать какой-то один специалист (например, кандидат наук или главный врач), выделить цены, по которым вы работаете со страховой компанией.
Это делается с помощью создания новой группы цен. Для этого перейдите «Настройки» → «Справочники» → «Группы цен» → нажмите «Добавить» (кнопка со знаком «плюс») → введите название новой группы цен (например, «Повышение на 10%») → сохранить изменения (кнопка с изображением дискеты).
Затем нужно выбрать папку (1) в прейскуранте → щелкнуть по верхней ячейке с ценой (2) и потянуть курсор вниз (3) → нажать правой кнопкой мыши и выбрать действие «Копировать цены в группу» → в окне «Копирование цен» выбрать, куда нужно скопировать (4), → в поле «Операция» выбрать нужную (например, «Увеличить на») (5) → задать процент (6) → нажать «ОК» (7). Новая группа цен появится в поле «Показать» (8). Если у вас несколько групп цен, то при переходе в прейскурант вы можете отмечать галочками, какие именно вам нужно показывать.
Для изменения всего прейскуранта необходимо проделать это действие с каждой папкой в отдельности.
Есть только две ситуации, когда вам, возможно, будет удобнее прислать нам информацию в Excel:
- у вас появилось абсолютно новое направление деятельности;
- вы начали сотрудничество с новой страховой компанией, которая работает по своему прейскуранту.
Распечатать актуальный прейскурант
Чтобы распечатать актуальный прейскурант клиники, нужно сначала выгрузить его в Excel (1), затем открыть выгруженный файл и отправить на печать («Файл» → найти «Печать» в меню и нажать один раз → выбрать принтер → нажать на кнопку «Печать»).
Внимание: в Excel выгружается весь прейскурант, а не та папка, которая у вас открыта.
