СМС и электронная почта

В статье:

Отправка сообщений сегодня — важный инструмент коммуникации с клиентами. Администраторы и врачи клиник отправляют СМС и электронные письма из IDENT.

Для отправки сообщений из IDENT необходимо заключить договор с СМС-центром (Инструкция для заключения договора, Тарифы для отправки СМС, Тарифы для отправки писем) и настроить интеграцию.

СМС

Существует три вида СМС сообщений, которые можно отправлять из IDENT:

  • Персональные оповещения о приеме при записи на прием, или из расписания, или из уведомления «Выписать напоминания». Текст сообщения заполняется автоматически по шаблону.

В оповещениях о приемах каждый шаблон настраивается отдельно — в «Настройке интеграций» («Настройки» → «Интеграции» → «Внешние сервисы» → «Настройка интеграций»). Вы можете делать это самостоятельно. Если будущих приемов несколько, используется один шаблон, если один будущий прием — другой. Эти же шаблоны можно использовать для отправки персональных сообщений из расписания нажатием правой кнопки мыши.
В рассылках из отчета «Пациенты» появляется выпадающий список шаблонов. Можно будет выбрать подходящий из тех, что уже делали. Уникальный текст каждой рассылки и будет вашим шаблоном. Сохраняется 30 последних уникальных текстов.
  • Пользовательские СМС: через «CRM» → «Отправить СМС»; или из карточки пациента. Текст сообщения вводится вручную.

Электронные письма

Из IDENT можно отправлять на электронную почту пользовательские письма с вложениями (до 20 файлов, каждый до 10 МБ) и финансовые документы. Ограничения по вложениям устанавливает СМС-центр.

Как отправка сообщений работает в IDENT

1. Вы формируете сообщение в IDENT (статус «Новое») и нажимаете на кнопку «Отправить». В этот момент сообщение передается в СМС-центр, сервис с которым мы работаем. То есть пока еще не отправляется непосредственно пациентам.

2. Сервис может:

  • Принять сообщение и поставить его в очередь на отправку — статус «Отправляется».
  • Отклонить сообщение по объективным причинам (например, из-за того, что оно не прошло СПАМ-фильтры) — статус «Отклонено».
  • Не принять сообщение из-за того, что закончились деньги или оборвалось соединение с сервером.
    Неотправленные СМС остаются в статусе «В очереди на отправку». Вы можете перейти в «CRM» → «Рассылки» и нажать на кнопку «Продолжить отправку».

В случае электронного письма ошибка отобразится сразу в окне отправки, а в форму «Рассылки» сообщение не попадет.

3. При отправке сообщения есть два возможных результата:

  • сообщение дошло до адресата — статус «Доставлено»;
  • произошла какая-то ошибка (номер заблокирован, на него невозможно принять СМС, или не удалось доставить сообщение более суток), и сообщение не было доставлено — статус «Ошибка доставки».

Изменение статуса либо на «Доставлено», либо на «Ошибка доставки» осуществляет СМС-центр. Узнать об этом изменении вы сможете либо с помощью автоматической задачи с интервалом по умолчанию 15 минут, либо вручную, нажатием на кнопку «Обновить» в «CRM» → «Рассылки». Подробнее о статусах сообщений читайте в статье «Рассылки».

Если вы отправляете СМС уведомления о предстоящем приеме правильно — то есть через кнопку «Отправка СМС» над списком «Обзвон на ближайший день» под календарем — статус этих сообщений («Доставлено» или «Ошибка доставки») можно посмотреть прямо в расписании. Доставленные сообщения будут отображаться с галочкой, а недоставленные — с красным крестиком.

Если номер недоступен, СМС-центр ставит такое сообщение в отдельную очередь и затем начинает пытаться отправить его снова. Эти попытки совершаются в течение суток, при этом деньги списываются только один раз. Качество доставки повышается на отдельные корректные номера до 98–99%.

Как настроить интеграцию с СМС-центром

Преимущества СМС-центра

  1. Надежность. Мы пробовали интеграцию с другими сервисами и столкнулись с тем, что процент доставки СМС в среднем был ниже 80%, серверы очень часто «падали», и до 3–5 часов в день отправка СМС вообще была недоступна. С СМС-центром такая ситуация не возникла ни разу. Процент доставки у СМС-центра  — до 98–99%.
  2. Удобство отправки писем. СМС-центр выступает гарантом для почтовых серверов, что письмо отправлено из надежного источника. Клинике не нужно подтверждать адрес отправителя (для этого нужно следить за корректной настройкой сервера отправки), чтобы письма не попадали в спам.
    Если файлы в сумме занимают более 20 Мб, то из-за ограничения протокола электронной почты их нужно размещать на отдельных серверах, чтобы передать в письме. СМС-центр сам предоставляет такой сервер.
  3. Полное юридическое сопровождение. В связи с законом об ограничении СМС-спама операторы (МТС, Мегафон, Билайн и т. д.) начал требовать юридическую регистрацию всех компаний, которые хотят отправлять через них бизнес-сообщения. Огромный плюс СМС-центра в том, что он берет на себя все функции посредника и регистрирует вашу компанию у всех возможных операторов самостоятельно. От вас потребуется только один раз прислать все необходимые сканы документов.
  4. Максимальная оперативность при изменении правил у операторов. Во-первых, о любых изменениях в тарифах или правилах отправки СМС на номера каждого из операторов связи СМС-центр обязательно предупреждает заранее, а не в день, когда все перестает работать. Во-вторых, СМС-центр делает все возможное, чтобы на текущий процесс отправки сообщений ничего не повлияло, и клиенты не заметили никаких проблем, связанных с изменением правил операторов.
  5. Стабильность и профильность. СМС-центр на рынке с 2003 года и занимается только сообщениями. Компания очень дорожит репутацией и делает все, чтобы не потерять лояльность своих клиентов. Стабильность работы серверов — 99,99%.
  6. Справедливые тарифы. СМС-центр предлагает широкую линейку тарифов — в зависимости от объема отправляемых сообщений. При аналогичной надежности и удобстве использования найти тарифы ниже нам не удалось.

Еще больше информации вы найдете на сайте СМС-центра.