Отправка сообщений сегодня — важный инструмент коммуникации с клиентами. Администраторы и врачи клиник отправляют СМС и электронные письма из IDENT.
Для отправки сообщений из IDENT необходимо заключить договор с UIS, настроить интеграцию с UIS ОМНИ и подключить мобильный виртуальный номер, либо заключить договор с СМС-центром (Инструкция для заключения договора, Тарифы для отправки СМС, Тарифы для отправки писем) и настроить интеграцию.
СМС
Существует три вида СМС-сообщений, которые можно отправлять из IDENT:
Сообщения пациентам о приемах:
- Персональное оповещение при записи на прием, из расписания или уведомления «Выписать напоминание». Текст сообщения заполняется автоматически по шаблону. Оповещение о приеме при записи доступно только в интеграции с СМС-центром.
- Подтверждение приема на сегодня или следующий рабочий день. Подтверждения могут быть как одиночными, так и массовыми — из виджета в «Подтверждении на ближайший день» под календарем.
Массовая рассылка СМС из отчета «Пациенты» и поздравления с днем рождения из календаря. Массовые рассылки доступны только в интеграции с СМС-центром.
Пользовательские СМС: через «CRM» → «Отправить сообщение» или из карточки пациента. Текст сообщения вводится вручную.
Электронные письма
Доступно только в интеграции с СМС-центром.
Из IDENT можно отправлять на электронную почту пользовательские письма с вложениями (до 20 файлов, каждый до 10 МБ) и финансовые документы. Ограничения по вложениям устанавливает СМС-центр.
- Счет-квитанция — отправляется на вкладке «Счета».
- Все счета и оплаты одним документом.
- План лечения. Есть три документа: можно отправить конкретный, а можно — сравнение плана лечения с другим планом или с фактическим исполнением.
- Пользовательские сообщения.
➡ Подробности о том, как отправлять разные типы сообщений из IDENT, читайте в статье «Отправка сообщений».
Как в IDENT работает отправка СМС через UIS
СМС от UIS загружаются и обрабатываются аналогично чатам в мессенджерах. Пациент может ответить на СМС с подтверждением визита или другое сообщение клиники — ответ появится в «Активных чатах», где администратор может продолжить общение.
Одно из преимуществ СМС от UIS — более низкая стоимость по сравнению с другими провайдерами. Актуальную стоимость подключения и отправки сообщений уточняйте напрямую у UIS.
После подключения загрузки чатов СМС от UIS отобразятся в отчете «История обращений» и вкладке «Коммуникации» в карточке по каждому пациенту персонально, а чаты в статусе «Активный» за сегодня — в окне «Активные чаты».
С одного номера можно отправить до 300 СМС в сутки. Чтобы не превысить лимит, IDENT показывает количество оставшихся СМС прямо в окне переписки. Отправка будет недоступна, если суточный лимит исчерпан или для отправки набранного текста потребуется больше СМС, чем осталось.
➡ Рекомендации UIS по использованию СМС
Как в IDENT работает отправка через СМС-центр
1. Вы формируете сообщение в IDENT (статус «Новое») и нажимаете кнопку «Отправить». В этот момент сообщение передается в СМС-центр, сервис с которым мы работаем. То есть пока еще не отправляется непосредственно пациентам.
2. Сервис может:
- Принять сообщение и поставить его в очередь на отправку — статус «Отправляется».
- Отклонить сообщение по объективным причинам (например, из-за того, что оно не прошло СПАМ-фильтры) — статус «Отклонено».
- Не принять сообщение из-за того, что закончились деньги или оборвалось соединение с сервером.
Неотправленные СМС остаются в статусе «В очереди на отправку». Вы можете перейти в «CRM» → «Рассылки» и нажать кнопку «Продолжить отправку».
В случае электронного письма ошибка отобразится сразу в окне отправки, а в форму «Рассылки» сообщение не попадет.
3. При отправке сообщения есть два возможных результата:
- сообщение дошло до адресата — статус «Доставлено»;
- произошла какая-то ошибка (номер заблокирован, на него невозможно принять СМС, или не удалось доставить сообщение более суток), и сообщение не было доставлено — статус «Ошибка доставки».
Изменение статуса либо на «Доставлено», либо на «Ошибка доставки» осуществляет СМС-центр. Узнать об этом изменении вы сможете либо с помощью автоматической задачи с интервалом по умолчанию 15 минут, либо вручную, нажатием на кнопку «Обновить» в «CRM» → «Рассылки». Подробнее о статусах сообщений читайте в статье «Рассылки».
Если вы отправляете СМС уведомления о предстоящем приеме правильно — то есть через кнопку «Отправка СМС» над списком «Подтверждение на ближайший день» под календарем — статус этих сообщений («Доставлено» или «Ошибка доставки») можно посмотреть прямо в расписании. Доставленные сообщения будут отображаться с галочкой, а недоставленные — с красным крестиком.
Если номер недоступен, СМС-центр ставит такое сообщение в отдельную очередь и затем начинает пытаться отправить его снова. Эти попытки совершаются в течение суток, при этом деньги списываются только один раз. Качество доставки повышается на отдельные корректные номера до 98–99%.
Как настроить интеграцию с СМС-центром
Преимущества СМС от UIS
- Низкая стоимость. Одно из главных преимуществ СМС от UIS — более низкая стоимость по сравнению с другими провайдерами. Это особенно ощутимо при большом потоке сообщений — например, если клиника отправляет напоминания о записи каждому пациенту: разница в цене за СМС умножается на объем. Актуальную стоимость подключения и отправки сообщений можно уточнить напрямую у UIS.
- Двусторонняя коммуникация. UIS позволяет не только отправлять сообщения, но и получать ответы пациентов. СМС загружаются и обрабатываются аналогично чатам в мессенджерах: если пациент отвечает на сообщение клиники, ответ появляется в «Активных чатах», и администратор может сразу продолжить переписку, не переключаясь между каналами и не прося пациента перезвонить.
- Без ограничения по длине сообщения. С виртуального номера UIS можно отправлять сообщения любой длины: длинные тексты автоматически разбиваются на сегменты, каждый из которых тарифицируется и отправляется отдельно, а пациент на своем телефоне видит одно цельное сообщение.
- Единая платформа коммуникаций. UIS присутствует на рынке с 1999 года — это долгая история работы и проверенная стабильность сервиса. UIS — омниканальная система: телефония, мессенджеры, СМС работают в одном личном кабинете, с единой отчетностью и интеграцией с CRM. Если клиника уже использует UIS для звонков или других каналов, подключение СМС не требует нового договора, отдельного сервиса или обучения работе в новом интерфейсе — это просто еще один канал в уже знакомой системе.
- Масштабируемость. Лимит — до 300 СМС в сутки с одного номера. Если этого недостаточно — например, у клиники несколько филиалов или растет поток пациентов, можно подключить несколько виртуальных номеров.
Еще больше информации вы найдете на сайте UIS.
Преимущества СМС-центра
- Надежность. Мы пробовали интеграцию с другими сервисами и столкнулись с тем, что процент доставки СМС в среднем был ниже 80%, серверы очень часто «падали», и до 3–5 часов в день отправка СМС вообще была недоступна. С СМС-центром такая ситуация не возникла ни разу. Процент доставки у СМС-центра — до 98–99%.
- Удобство отправки писем. СМС-центр выступает гарантом для почтовых серверов, что письмо отправлено из надежного источника. Клинике не нужно подтверждать адрес отправителя (для этого нужно следить за корректной настройкой сервера отправки), чтобы письма не попадали в спам.
Если файлы в сумме занимают более 20 МБ, то из-за ограничения протокола электронной почты их нужно размещать на отдельных серверах, чтобы передать в письме. СМС-центр сам предоставляет такой сервер. - Полное юридическое сопровождение. В связи с законом об ограничении СМС-спама операторы (МТС, Мегафон, Билайн и т. д.) начал требовать юридическую регистрацию всех компаний, которые хотят отправлять через них бизнес-сообщения. Огромный плюс СМС-центра в том, что он берет на себя все функции посредника и регистрирует вашу компанию у всех возможных операторов самостоятельно. От вас потребуется только один раз прислать все необходимые сканы документов.
- Максимальная оперативность при изменении правил у операторов. Во-первых, о любых изменениях в тарифах или правилах отправки СМС на номера каждого из операторов связи СМС-центр обязательно предупреждает заранее, а не в день, когда все перестает работать. Во-вторых, СМС-центр делает все возможное, чтобы на текущий процесс отправки сообщений ничего не повлияло, и клиенты не заметили никаких проблем, связанных с изменением правил операторов.
- Стабильность и профильность. СМС-центр на рынке с 2003 года и занимается только сообщениями. Компания очень дорожит репутацией и делает все, чтобы не потерять лояльность своих клиентов. Стабильность работы серверов — 99,99%.
- Справедливые тарифы. СМС-центр предлагает широкую линейку тарифов — в зависимости от объема отправляемых сообщений. При аналогичной надежности и удобстве использования найти тарифы ниже нам не удалось.
Еще больше информации вы найдете на сайте СМС-центра.