Для осуществления полного контроля за деятельностью компании при ведении бизнеса используются различные виды учета: бухгалтерский (финансовый), налоговый, оперативный (операционный) и управленческий. 

«Обязательная программа»: бухгалтерский и налоговый учет

Бухгалтерский и налоговый учет обязательно должны вестись любой компанией. Они неотделимы друг о друга — бухгалтерский учет нужен, чтобы понимать, сколько налогов мы должны заплатить, исходя из определенных финансовых показателей. 

Для бухгалтерского учета самое главное — регистрация и обобщение всей финансовой информации. С этими задачами прекрасно справляется 1C:Бухгалтерия, и в этом ей, на сегодняшний день, нет равных. Для бухгалтера стоматологической клиники достаточно заносить в 1С итоговые цифры за отчетный период (суммы всех выставленных счетов, наличных и безналичных оплат, переводы между счетами, расчетов с контрагентами и кредитными организациями, зарплаты сотрудников и так далее). Эти суммы складываются из данных первичных документов, например, документов к приему каждого пациента. 

Почему в 1С:Бухгалтерии неудобно вести оперативный учет?

Оперативный учет в 1С:Бухгалтерии можно назвать «специфическим». Вместо «пациентов» там «контрагенты», а ваши контрагенты — это не только пациенты, но и поставщики материалов, и лаборатории, и другие компании, с которыми вы работаете. Оплаты не связаны со счетами, их нужно заносить разными документами в разных формах. Чтобы узнать, должен ли пациент вам денег, нужно посмотреть оборотно-сальдовую ведомость по 62 счету, в которой суммы указываются в двух колонках «Дебет» и «Кредит» — человеку без бухгалтерского образования непросто сопоставить эти данные, особенно если это нужно сделать быстро. Но даже если какие-то азы бухгалтерского дела можно освоить, то есть и другие проблемы: в 1С:Бухгалтерии в принципе нет понятий «расписание», «приемы», нет карточки пациента со всеми специфическими полями. 

Вместо того чтобы делать из врачей и ассистентов бухгалтеров, объясняя им специфические понятия и заставляя их для решения тривиальной задачи открывать по десять вкладок, вы можете использовать специальную программу для оперативного учета в стоматологии — удобную и понятную для человека с любым уровнем подготовки.  

За оперативным учетом — в IDENT

Для оперативного учета важно подробное рассмотрение ежедневных процессов в компании — как связанных, так и не связанных с деньгами. Людям, задействованным в этих процессах и контролирующим их, необходим максимально удобный инструмент для своей работы. Именно таким инструментом для стоматологии является программа IDENT, разработанная специально для оперативного учета в стоматологических клиниках. 

• Специфические возможности, которых нет в 1С. IDENT максимально подходит для формирования первичных документов (нарядов), ведения амбулаторных карт, работы с телефонией, отслеживания и анализа притока пациентов от маркетинговых мероприятий — всё это не влияет на бухгалтерский баланс, поэтому вообще никак не отражается в 1С. 
• Возможность «держать руку на пульсе», не «утопая» в сложных бухгалтерских отчетах. В программе IDENT руководитель клиники может  моментально получать подробную информацию о количестве пациентов, сумме оплат пациентов за интересующий его период, загрузке врачей, организации работы с зуботехническими лабораториями, страховыми компаниями, поставщиками материалов. 
• «Дружественный» интерфейс для врачей и других сотрудников клиники. Администраторы, врачи, ассистенты быстро разбираются в функциях IDENT, потому что все, что они видят в программе, выглядит и называется именно так, как в жизни (расписание, картотека, пациент, наряд, счет, «Журнал заказ-нарядов», «Журнал движения материалов» и так далее). А бухгалтер из отчетов в IDENT сможет взять все необходимые ему цифры один раз за отчетный период и перенести их в 1С. 

IDENT и 1С:Бухгалтерия решают разные задачи, и каждая программа хороша именно в своем деле. Бессмысленно превращать IDENT в операционно-бухгалтерскую программу с нагромождением конструкций, в которых очень легко запутаться. 

Управленческий учет — «больше», чем бухгалтерский и оперативный

Управленческий учет объединяет другие виды учета и используется для того, чтобы не потерять информацию о тех операциях, которые по бухгалтерии еще не прошли. 

Например, вам срочно нужно приобрести какие-то материалы, и вы не можете ждать выставления счета от поставщика, а затем того, когда бухгалтер этот счет оплатит, и когда придет доставка. В такой ситуации вы либо просите сотрудника купить материал на свои деньги (с дальнейшим возмещением), либо даете ему деньги под отчет. 

В первом случае (предпочтительном для бухгалтерии) сотрудник должен иметь возможность где-то отмечать каждую свою покупку (то есть вести свою личную кассу), а бухгалтерия — это видеть и делать авансовый отчет, по которому деньги будут возвращены сотруднику. Кассы сотрудников должны работать, в том числе, и у них на телефоне. Во втором случае собственных денег на покупки у сотрудника нет, их необходимо взять в клинике. В основной кассе (с последующим возвратом сдачи) их взять нельзя, они сразу инкассируются. Скорее всего, эти деньги берутся в сейфе, а затем возвращаются туда и только потом уходят на расчетный счет. Сейф — тоже отдельная касса, как и личные кассы сотрудников.

Кроме того, бывает, что в клинике имеется несколько фискальных аппаратов, оформленных на разные юрлица, или касса без фискального аппарата. 

Как мы видим, есть множество ситуаций, которые не покрываются работой 1С:Бухгалтерии. А IDENT, в свою очередь, покрывает только часть кассового учета от принятия денег от пациента до инкассации. Мы решаем две задачи: провести оплаты пациентов и в конце дня проверить, все ли оплаты прошли корректно. 

Разделение же инкассации между вашими внутренними кассами — это другая задача. Она уже из области управленческого учета, которая включает в себя и дерево статей расходов, и балансы по всем кассам, и управленческий баланс, и операции с финагентами, и данные о выдаче и начислении заработной платы, дополненные не отраженными в бухгалтерии выплатами. 

«Набирается» на отдельную программу. Поэтому мы предлагаем использовать другие программы. Можно, например, воспользоваться нашим опытом: для ведения личных касс сотрудников, работы с ними на телефоне мы используем программу Money Pro, а для сведения всей информации управленческого учета — программу 1С:Управляющий.