Перейти к основному содержанию
Главная База знаний

User account menu

  • Войти

Основная навигация

  • IDENT
    • 🎥 Обучающие видео по базовым функциям IDENT
    • Подготовка к работе
      • Этапы внедрения IDENT
      • Системные требования
      • Отправьте нам для загрузки в программу
      • Перенос данных из другой программы в IDENT
        • Этапы переноса базы из другой программы в IDENT
        • Чеклист проверки переноса данных в IDENT
      • Добавление сотрудников в программу
      • Настройка прав доступа
      • Настройка графика работы врачей
      • Настройка справочников
      • Подготовка прейскуранта к работе
      • Кто заполняет наряд?
      • Введение для директора
      • Введение для администратора
      • Введение для врача
    • Базовый модуль
      • Управление сотрудниками
      • Изменение графика работы врачей
      • Справочники: Базовый модуль
      • Прейскурант
      • Ведение картотеки
      • Запись на прием
      • Оповещение пациентов о приеме
      • Управление приемами
      • Перенос и отмена приемов
      • Встреча и расчет пациента администратором
      • Проведение приема врачом
      • Ведение кассы
      • Отправка электронных чеков
      • Ведение кассы без ККМ
      • Печать документов из программы
        • Настройка печати документов
        • Редактирование шаблонов документов
        • Печать документов для пациента
        • Список тегов для шаблонов документов
      • Интеграция с онлайн-кассами
        • Какие реквизиты обязательно должны быть в чеке, или Что такое ФФД?
        • Почему в IDENT детализация услуг в чеке работает именно так
        • Подключение и настройка ККМ
        • Прочие настройки. Штрих-М
      • Права доступа: Базовый модуль
        • Общие права доступа
        • Права доступа: Картотека
        • Права доступа: Запись на прием
        • Права доступа: Прейскурант
        • Права доступа: Финансы, Касса
        • Права доступа: Отчеты
        • Права доступа: Справочники
        • Права доступа: Прочие
    • Отчеты
      • Краткая презентация отчетов
      • Какую информацию можно получить из отчетов
      • Рабочий стол директора
      • Работа администратора с отчетами
      • Маркетинг
        • Пациенты
        • Скидки
      • Финансы
        • Отчет «Счета и оплаты»
        • Отчет «Оказанные услуги»
        • Отчет «Движение денежных средств (касса)»
        • Отчет «Выручка по направлениям»
      • Приемы
        • Все отчеты по приемам в IDENT
        • Эффективность консультаций
        • Завершенные приемы
        • Добавленные приемы
        • Отмененные приемы
        • Предварительная запись
      • Загрузка врачей
    • Амбулаторная карта
      • Возможности работы с электронной амбулаторной картой
      • Создание шаблонов амбулаторной карты
      • Настройка связей между шаблонами амбулаторной карты
      • Первичный осмотр
      • План лечения: печать в амбулаторную карту
      • История болезни
      • Права доступа: Амбулаторная карта
    • План лечения
      • Зачем нужны планы лечения, и как с ними работать?
      • Настройка предварительного прейскуранта
      • Создание и сравнение предварительных планов лечения
      • Работа с планом лечения
      • Планы лечения для пациентов с полисом ДМС
      • Сравнение фактического исполнения с планом
      • Отчет «Планы лечения»
      • Права доступа: План лечения
    • CRM
      • 🎥 Обучающее видео: CRM
      • Возможности модуля CRM
      • Как устроена телефония
      • Телефония в стоматологии
      • Инструменты CRM как альтернатива записи на прием
      • Форма «Активные задачи»
      • Работа с задачами и записями в лист ожидания
      • Записи в лист ожидания с типом «Пациент хочет раньше»
      • Задачи на профосмотр
      • Задачи с пользовательскими типами
      • Отправка сообщений
      • Отчет «Рассылки»
    • Заработная плата
      • Краткая презентация модуля «Заработная плата»
      • С чего начать работу с модулем «Заработная плата»?
      • 🎥 Обучающие видео: Заработная плата
      • Предварительные настройки
        • Настройка ставок по услугам
        • Настройка «Цены для ЗП»
        • Настройка учета рабочего времени и видов работ
        • Настройка ставок по времени
        • Шаблоны ставок
      • Рабочий процесс
        • Учет рабочего времени
        • Учет рабочего времени с видами работ
        • Журнал смен
        • Примеры расчетного времени
      • Расчет зарплаты
        • Расчет зарплаты с учетом рабочего времени
        • Расчет зарплаты по услугам
        • Расчет зарплаты по услугам и с учетом «Цены для ЗП»
        • Формулы расчета по услугам и с учетом «Цены для ЗП»
      • Отчеты
        • Пересекающиеся смены
        • Несоответствие счетов и смен
      • Права доступа: Заработная плата
    • Маркетинг
      • Краткая презентация модуля «Маркетинг»
      • Зачем и как оценивать эффективность рекламы?
      • Воронка продаж в стоматологии
      • Почему «Маркетинг» в IDENT эффективнее сервисов сквозной аналитики?
      • С кем мы работаем?
        • Как выбрать поставщиков решений для маркетинга
        • Как перейти на UIS
        • Сайты-агрегаторы
      • Справочники: Маркетинг
      • Рабочий процесс
        • Входящие и исходящие звонки
        • Заявки, общение в соцсетях и на ресепшене
      • Отчеты
        • История обращений
        • Конверсия администраторов
        • Рекламные каналы и источники
      • Права доступа: Маркетинг
    • Материалы
      • 🎥 Обучающие видео: Материалы
      • Краткая презентация модуля «Материалы»
      • Рекомендации по построению процесса учета материалов
      • Предварительные настройки
        • Занесение складов и поставщиков
        • Занесение единиц измерения и материалов
        • Настройка норм списания
        • Настройка причин списания
        • Предварительная инвентаризация
      • Рабочий процесс
        • Прием накладных
        • Перемещение материалов. Списание при перемещении
        • Списание материалов во время приема
        • Списание вручную
        • Инвентаризация
        • Журнал движения материалов
        • Выгрузка накладных в 1С
      • Заказ материалов
        • Настройки заказа материалов
        • Как устроен «Заказ материалов»?
        • Заказ по требованию
        • Заказ материалов у одного поставщика
        • Функция «Обзвон» для сравнения стоимости материалов
      • Отчеты
        • Отчет по материалам
        • Отчет по обороту и остаткам
      • Права доступа: Материалы
        • Права доступа, Материалы: Общие
        • Права доступа, Материалы: Отчеты
        • Права доступа, Материалы: Справочники
    • Страховые
      • Краткая презентация модуля «Страховые»
      • 🎥 Обучающее видео: Страховые
      • Организация работы со страховыми компаниями
      • Расчет пациентов по ДМС
      • Контроль оплат страховых компаний
      • Права доступа: Страховые
    • Лаборатория
      • Краткая презентация модуля «Лаборатория»
      • 🎥 Обучающие видео: Лаборатория
      • Предварительные настройки в модуле Лаборатория
      • Взаимодействие с лабораторией
      • Контроль взаиморасчетов с лабораториями
      • Права доступа: Свои заказ-наряды
      • Права доступа: Заказ-наряды всех врачей
      • Права доступа: Взаиморасчеты с лабораториями
      • Права доступа: Рентабельность работы с лабораториями
    • Интеграции
      • Интеграции в IDENT
      • Google Календарь
      • Геокодирование
      • СМС и электронная почта
      • Телефония
      • Онлайн-запись
      • Разработка своего сервиса
        • Требования к реализации собственного сервиса для интеграции с IDENT
        • Вариант с СУБД
        • Вариант с HTTP
        • Структура передаваемых объектов
        • Распространенные ошибки и их решения
      • Рентген
        • IDENT.Рентген
        • Проблемы с IDENT.Рентгеном. Что делать?
      • Настройки интеграций
      • Проверка состояния интеграций
      • Проверка кэша интеграций
      • Настройка инициализации и фильтрации вызовов
      • Настройка Google Календаря на телефоне
      • Проблемы с выгрузкой расписания. Что делать?
    • Прочее
      • Изменения в Базе знаний
      • Дополнительные возможности IDENT
      • Обязательная маркировка лекарств — пошаговое внедрение процесса
      • Предупреждение «Вход в программу уже выполнен на другом устройстве»
      • Почему в программе IDENT нет бухгалтерского и управленческого учета?
      • Запуск демоверсии на MAC
    • История обновлений IDENT
      • История обновлений IDENT
      • Версия 287
      • Версия 286
      • Версия 285
      • Версия 284
      • Версия 283
      • Версия 282
      • Версия 281
      • Версия 280
Рекомендации по построению процесса учета материалов

Contents

  1. Создание основного склада
  2. Создание дополнительных складов
  3. Оснащение складов компьютерами
  4. Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание
  5. В программе не отмечаются сроки годности материалов
  6. Точность учета только для узкого списка материалов
  7. Деление материалов на дорогие и дешевые
  8. Отказ от измерения материалов в литрах и метрах
  9. Перенос данных из 1С

Модуль «Материалы» в программе IDENT позволяет организовать процесс учета и заказа материалов.

Чтобы использование этого модуля приносило вам максимум пользы, мы разработали ряд требований к построению процесса движения материалов в клинике. Если им не следовать, модуль «Материалы» будет неработоспособен.

Создание основного склада

Первым делом необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы, то есть основной склад (или «центральный склад», «главный склад» — как именно вы будете его называть не имеет большого значения). Подробнее о занесении складов в программу читайте здесь.

Особенности основного склада:

  • Это может быть отдельное помещение, а также шкаф на ресепшене, коробка, ящик в столе и т. п. 
  • Непосредственно с основного склада врачи не используют материалы. Все материалы сначала перемещаются на дополнительные склады.
  • Для корректной работы программы сетевым клиникам мы рекомендуем создать в каждом филиале свой основной склад.

Создание дополнительных складов

Следующая задача — организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла (кабинета) или для каждого врача. Важно: у каждого дополнительного склада также должно быть место, где материалы будут храниться физически — коробка, ящик, тумбочка. Именно с дополнительных складов материалы расходуются в производство.

Оснащение складов компьютерами

Наличие на складах компьютеров значительно упростит работу сотрудников. Существует 4 способа оснащения складов компьютерами:

  • Самый НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора. Так весь массив работы ложится на плечи администратора, что приведет к увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности. При этом будет невозможно добиться высокой точности учета, так как с материалами непосредственно работают врачи.
  • НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора и компьютеры, которыми оснащены кресла. Это также вариант, который мы не рекомендуем. Да, он позволяет несколько разгрузить администратора, так как предполагает, что указанием материалов, использованных во время приема, занимаются сами врачи. Но в этом случае, все равно, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах, остаются в ведении администратора.

Первые два способа объединяет один глобальный минус — отсутствие компьютера  на основном складе. А большая часть работы с материалами должна проводиться именно на основном складе. Рассмотрим способы организации работы, при которых основной склад оснащен компьютером. Их также два. 

  • Оптимальный — использовать для учета материалов отдельный компьютер, установленный специально для этих целей на основном складе. Даже если не задействовать компьютеры в кабинетах, отдельный компьютер на основном складе с подключенным к нему сканером штрихкодов поможет заметно облегчить работу по учету материалов и значительно упростить процесс инвентаризации. Подробнее об инвентаризации материалов читайте здесь (о предварительной инвентаризации — здесь).
  • Идеальный — использовать для учета материалов компьютеры, установленные на каждом кресле, плюс компьютер на основном складе. В этом случае значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал, а нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».

Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

При работе с модулем «Материалы» важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например, при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «Поломка». И только после этого можно выбрасывать материал. Подробнее о списании изделий вручную читайте здесь.

В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе IDENT не предусмотрена возможность учета сроков годности материалов. Причины две: 

  • Это приведет к усложнению процесса переноса и списания материалов — из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник каждый раз должен будет перепроверять — перемещает ли он (или списывает) именно тот материал, срок годности которого подходит к концу. 
  • Учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, что проблемы с просроченными материалами, чаще всего, вызваны одной из двух причин: 

  • заказом товаров в избыточных количествах;
  • закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности. 

Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, и не будет необходимости в их учете. Если же избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это, как и с непригодными материалами, — через списание. В качестве причины в этом случае нужно указывать «Срок годности истек».

Точность учета только для узкого списка материалов

Максимально точный учет всех материалов — сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Поэтому мы не стремимся к точному учету абсолютно всех материалов в клинике. Наша задача — сузить список материалов, для которых необходим точный учет. 

Рассмотрим, к каким проблемам может привести попытка добиться точного учета всех материалов:

  • Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки, — до и после приема. И если где-то будет допущена даже небольшая неточность, все измерения потеряют смысл.
  • Для измерения материалов вам, скорее всего, придется взять на работу отдельного ответственного и внимательного сотрудника. Поручить это кому-то из врачей, ассистентов или администраторов — не очень продуктивно. Врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациентов, а не в определении норм. У ассистента множество обязанностей по работе с врачом. Администратор просто не сможет успевать до и после приема измерять все материалы, использованные каждым врачом, ведь приемы проходят одновременно на нескольких креслах и один за другим.
  • Возможным решением проблемы может показаться введение норм на использование материалов. Но проблема в том, что на одну и ту же услугу (на пломбу, например) может тратиться разное количество материала. Также трудно измерить, сколько именно «впрысков» спрей-анестетика расходуется на приеме. 
  • Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге запутаются даже сами врачи. 
  • В некоторых случаях для одной услуги требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. Так расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу. Учесть все с точностью до миллиграмма невозможно.

Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем — установить нормы только на дорогостоящие материалы, расходуемые 1:1 (имплантология, ортодонтия). Подробнее об установке норм читайте  здесь.

Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета без существенных дополнительных затрат предлагается разделять материалы на две группы: дорогостоящие и недорогостоящие (дешевые). На этапе добавления материалов в программу необходимо определить, к какой категории относится каждый, и у дорогостоящих проставить соответствующую галочку. 

Дорогостоящие материалы достаточно легко поддаются учету. К ним, как мы уже сказали, относятся материалы, связанные имплантологией и ортодонтией. Например, норма списания таких материалов, как абатмент или имплантат, обычно 1:1. Их расход связан непосредственно с приемом пациента. О списании материалов во время приема читайте здесь. 

Дешевые материалы, перемещенные на дополнительные склады, автоматически списываются в производство, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме. О перемещении таких материалов читайте здесь.

Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, граммы, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ», так как поставщики материалов продают их упаковками, а не метрами, литрами и граммами. О занесении единиц измерения в программу читайте здесь, о настройках заказа материалов — здесь, о заказе материалов — здесь.

Измерение количества материалов в миллилитрах, миллиграммах и тому подобных мелких величинах в IDENT не реализовано. Мы в течение года пробовали построить этот процесс в собственной сети клиник и столкнулись с целым рядом проблем. Если учитывать, сколько и какого материала, в какой коробочке (баночке) осталось, то сложность контроля значительно превысит ожидаемую пользу. Понадобится как-то связывать данные о материалах, хранящихся на складе, с данными об объеме оставшихся материалов, постоянно следить за расходом. И, даже если вам удастся обязать сотрудников все это контролировать, проверить, нет ли ошибок, будет невозможно. 

Перенос данных из 1С

Если учет материалов у вас ведется в 1С:Бухгалтерии на платформе последней редакции версии 8.3, возможен перенос справочника контрагентов и номенклатуры, а также накладных из 1С в IDENT. Для переноса данных обратитесь в техподдержку IDENT.