Ведение кассы

По закону 54-ФЗ в стоматологических клиниках должны использоваться онлайн-кассы. Вы можете отправлять чеки в ФНС через IDENT. Чтобы подключить фискальный регистратор к программе, обратитесь в техподдержку IDENT или используйте инструкцию.

Внесение денежных средств

Внесение денежных средств — это погашение задолженностей и внесение авансов от пациентов, а также получение денежных средств от сотрудников и контрагентов.

Например, пришел пациент, чтобы внести аванс за лечение или погасить задолженность, но в этот день у него не запланирован прием. Чтобы внести деньги, зайдите в меню «Касса» (1) → «Внести ДС» (2).

В поле «Операция» выберите «Погасить задолженность/Внести аванс» (3), в поле «Пациент» — имя пациента (4), а в поле «Касса» — кассу, через которую проводите платеж (5). 

Если выбрана основная касса или безналичный расчет, то становится активным поле «ККМ» (6). В выпадающем списке видны все подключенные регистраторы. Для каждого из них можно:

  • напечатать чек;
  • напечатать чек и отправить его копию пациенту на телефон; 
  • напечатать чек и отправить его копию пациенту на e-mail;
  • только отправить на e-mail;
  • только отправить на телефон.

Для отправки чека на телефон или e-mail эти данные должны быть в карточке пациента. Чеки отправляет ОФД. Чтобы пациент получил чек, нужны:

  • действующий договор с ОФД;

  • положительный баланс в личном кабинете ОФД;
  • подключенная в ОФД опция отправлять чеки;
  • отправка в ОФД данных о кассовых операциях.

Возможность отправлять чек на e-mail и телефон отключается через техподдержку IDENT. 

Пункт «Не использовать ККМ» может понадобиться только в случае ошибки. Например, чек напечатался, а в программе внесение денег не отразилось.

Обращаем ваше внимание, что та сумма денежных средств, которую вы укажете в поле «Сумма» (7), будет указана на чеке, который распечатает ККМ, и эта информация сразу будет направлена оператору фискальных данных. Поэтому необходимо быть предельно внимательным, так как исправить ошибку можно будет только через проведение операции возврата, информация о котором будет отправлена в ФНС. Затем нужно будет еще раз провести внесение уже на корректную сумму.

Определитесь, нужно ли распечатать квитанцию из программы (8), и нажмите«ОК» (9).

На чеке отобразится операция — ПРИХОД. А в качестве наименования оплаченной услуги на чеке всегда будет отображаться позиция «Стоматологические услуги».

Изъятие денежных средств

Изъятие денежных средств — это, например, возврат авансов, расчет с контрагентами и инкассация (иначе – закрытие кассы).

Для корректного учета оттока денежных средств необходим список статей расходов. Он уже существует в программе, но, в случае необходимости, вы можете его расширить («Настройки» → «Справочники» → «Статьи расходов» → чтобы добавить новую статью расхода, нажмите на «+»).

Сведения о притоке и оттоке денежных средств за текущий день содержатся в отчете «Движение денежных средств (касса)».

Например, вам нужно вернуть пациенту аванс. Зайдите в меню «Касса» (1) → «Выдать ДС» (2).

В поле «Операция» выберите «Вернуть аванс» (3), в поле «Пациент» — ФИО нужного пациента (4). Внесите паспортные данные пациента в открывшейся форме (5). В поле «Аванс» отображается сумма, которая есть у пациента на счету (6). В поле «Касса» выберите кассу, через которую данный платеж будет проведен (7). Если была выбрана Основная касса или Безналичный расчет, становится активным поле «ККМ» (8). Укажите сумму для выдачи в поле «Сумма» (9). Определитесь, нужно ли распечатать квитанцию из программы (10), и нажмите «ОК» (11).

На чеке отобразится операция — ВОЗВРАТ ПРИХОДА.

С появлением ККМ возврат становится фискальным документом, поэтому теперь можно производить эту операцию не только в один день с внесением, но и в любой другой день. Информация сразу будет поступать оператору, а от него в налоговую службу.

Закрытие кассы

Закрытие кассы в программе — это оформление итогов дня и печать отчета по движению денежных средств. Также здесь отражается изъятие денежных средств из кассы в конце дня. Закрыть кассу можно только после проведения всех приемов. При этом необходимо указать сумму, которая остается на размен на следующий день. Изымаемая сумма автоматически подсчитывается программой и отражается в оттоке денежных средств как «Инкассация». 

Для закрытия кассы зайдите в меню касса (1), выберите «Закрыть кассу» (2), впишите сумму, оставляемую на размен (3). Вы также можете сразу напечатать Z-отчет, нажав на нужный регистратор в выпадающем списке, или сделать это отдельно, выбрав пункт «Не использовать ККМ» (4).

Операции с ККМ

Рассмотрим, какие еще операции можно производить с ККМ. 

Зайдите в меню «Касса» (1) → «Операции с ККМ» (2).

Если у вас подключено несколько регистраторов, они все будут отображены в выпадающем списке «ККМ» (3). А в выпадающем списке «Вид отчета» отображаются доступные операции (4).

Отчет без гашения, Х-отчет, можно снимать неограниченное количество раз течение дня (в отличие от Z-отчета). Вам может понадобиться, например, сверить остатки по кассе при смене администратора. 

Один раз за рабочую смену вам необходимо снять с ККМ Отчет с гашением, Z-отчет. Обычно это делается в конце рабочего дня. Сняв Z-отчет, вы обнуляете кассу.

Через «Операции с ККМ» также можно распечатать копию последнего чека.