В карточке пациента хранится вся необходимая информация о нем, например: персональные данные, состояние счета, история приемов и оплат.

Добавление карточек

Обычно все новые карточки пациентов администратор добавляет при записи на первый прием. В этот момент заполняется основная информация о пациенте — имя и номер телефона. О том, как это делать, читайте в статье «Запись на прием».

Когда пациент приходит в клинику, администратор заполняет оставшиеся важные данные. Читайте об этом в статье «Добавление и изменение информации о пациенте».

Поиск нужной карточки

Переход к карточке из разных разделов

Перейти в карточку пациента можно из многих разделов программы, с которыми вы работаете, например из расписания. Для этого нажмите правой кнопкой мыши по имени пациента → «К карточке».

❗ По умолчанию сотрудники с ролью «Врач» могут открыть карточки только своих пациентов. Это можно изменить с помощью прав доступа. Права доступа: Картотека

Последние просмотренные карточки

Бывает, что нужно вернуться к карточке, которую вы недавно открывали. Для этого есть кнопка  на верхней панели программы. Нажав на нее, вы увидите список из 10 недавно открытых вами карточек со временем последнего просмотра. Это удобно, например, если вы забыли имя пациента, но помните, что открывали его карточку пару минут назад.

Быстрый поиск

Чтобы найти карточку конкретного пациента, используйте быстрый поиск в правом верхнем углу экрана. Начните вводить фамилию пациента и выберите карточку из списка.

В строку поиска можно вводить как полное имя, так и фрагменты слов. Например, чтобы найти Сидорову Ольгу, можно ввести часть фамилии и инициалы: «Сид О», этого достаточно.

Если вы не знаете имя пациента, но у вас есть его номер карточки или телефон, то по этим данным можно найти карточку. Так же работает частичный поиск — по первым или последним цифрам и символам.

Если вы перешли к карточке и поняли, что вам нужен другой пациент, нажмите на стрелку в строке поиска — появится последний результат поиска.

➡ Если быстрый поиск не дал результатов, используйте расширенный. Для этого нажмите на кнопку с тремя точками рядом с полем поиска. Расширенный поиск

Просмотр главной страницы карточки

На вкладке «Главная» информация разделена по блокам, расположенным в порядке использования. Здесь отображаются данные, которые заполнили при создании или изменении карточки, а также информация о лечении, планах лечения в работе и финансах пациента.

❗ По умолчанию сотрудники с ролью «Врач» не видят контакты, адреса и документы пациентов. Права доступа: Картотека

Персональная информация

В первом блоке находится полное имя, дата рождения, пол и контакты пациента. Цвет иконки перед именем обозначает статус пациента:

 Первичный — еще не был на приеме в клинике, у него нет счетов.
 Отконсультированный — пациенту оказывались только услуги с единицей измерения «Консультация».
 Повторный — уже лечился в клинике.

Если пациент — ребенок, вы увидите информацию о его родителе, добавленную в поля «Родитель» и «Представитель».

➡ Добавление информации о пациенте 

Номер медкарты, а также данные в блоках «Персональная информация», «Документы» и «Комментарий» можно копировать одной кнопкой. Для этого наведите курсор на нужную строку и нажмите появившуюся кнопку «Копировать».

Лечение

У повторных и отконсультированных пациентов на главной странице карточки отображается основная информация о приемах. Вы можете посмотреть, сколько приемов пациент уже посетил, давно ли он лечится в клинике, когда был последний прием.

Процент в столбце «Завершено» означает вероятность завершения приема. Если он низкий, значит, пациент часто отменяет свои приемы или не приходит на них и, возможно, не стоит предлагать ему самое востребованное время. Чтобы узнать, как рассчитана вероятность завершения приема, наведите курсор на столбец «Завершено». Появится подсказка с формулой расчета:

Можно быстро увидеть, записан ли пациент на будущее. Если у пациента есть будущие приемы, записи в лист ожидания и задачи, вы увидите количество событий каждого типа в столбцах «БП», «ЛО», «Задач». При наведении курсора появится подсказка.

➡ Чтобы посмотреть подробный список всех приемов, записей в лист ожидания и задач, перейдите на вкладку «Приемы».

Результат последнего приема — это данные о том, санирован ли пациент по разным направлениям или ему требуется лечение или консультация (при наведении курсора появится подсказка).

В блок «Лечащие врачи» попадают врачи, которые проводили приемы этого пациента, а также те, кто добавлен в карточку вручную.

IDENT подскажет, если врач больше не работает в клинике — рядом с его именем отобразится символ коробки  («В архиве»).

➡ Подробная информация о лечении пациента хранится на вкладке «История болезни» — там можно посмотреть все первичные осмотры и случаи обслуживания пациента. Читайте об этом в статьях «Первичный осмотр» и «Случай обслуживания».

Документы, Комментарий, Маркетинг

➡ В этих блоках отображается информация, которую заполнили в режиме редактирования карточки. Подробно рассказываем в статье «Добавление и изменение информации о пациенте».

В поле «Постоянные скидки» можно посмотреть, на какие услуги или направления действует скидка. Для этого наведите курсор на скидку → нажмите кнопку «Подробнее».

План лечения в работе

В отдельном блоке можно посмотреть планы лечения в работе . Если навести курсор на план, вы увидите, кто и когда его создал, а если закреплены цены — и дату закрепления.

Иконка перед названием показывает стадию выполнения плана:

 Взят в работу — услуги из плана не оказывались;
 Выполняется — часть услуг оказана.

Двойным щелчком можно перейти к плану лечения.

➡ Зачем нужны планы лечения, и как с ними работать

Финансы

Сумма в поле «Личный счет» показывает, есть ли у пациента долг или аванс в клинике. Долг выделяется красным цветом и пишется со знаком минус, а аванс выделяется зеленым цветом.

В поле «Сумма лечения» вы увидите, на какую сумму пациенту уже были выставлены счета.

Если вы закрепляете авансы и оплаты за врачом или за направлением

➡ Подробную информацию о всех счетах, оплатах, внесениях и изъятиях денежных средств пациента можно посмотреть на вкладке «Счета».

Семья

Если пациенты объединены в семью, в карточке вы увидите список членов семьи и финансовую информацию по семье.

➡ Объединение пациентов в семью

История изменений

В карточке пациента можно посмотреть историю изменений. Она поможет, например, если при редактировании карточки случайно удалили какие-то данные.

➡ История изменений

Действия из карточки

Связаться с пациентом

Чтобы позвонить пациенту, нажмите на его номер в карточке. Для этого должна быть настроена инициализация вызовов.

Чтобы написать пациенту в WhatsApp, нажмите на иконку рядом с номером. Откроется чат с пациентом в веб-версии WhatsApp.

Если пациенту неудобно принимать звонки, вы можете оставить комментарий об этом и напоминать о приемах через WhatsApp.

Управлять финансами

С помощью кнопок в блоке «Финансы» на вкладке «Главная» можно: 

• Внести деньги на счет пациента — кнопка «Погасить задолженность / Внести аванс» со знаком «+».
• Вернуть деньги — кнопка «Вернуть аванс» со знаком «−».
  ➡ Подробнее о внесении и изъятии денег читайте в статье «Ведение кассы».
• Продать товар — кнопка «Продать товары» с символом корзины  → выбрать товар двойным щелчком левой кнопки мыши → нажать «Продать» → провести оплату.

Распечатать документы 

Кнопка «Печать документов» на верхней панели позволяет распечатать или сохранить:

• документы, загруженные в программу;
• справку для возврата НДФЛ;
• все счета и оплаты пациента за выбранный период одной таблицей.

➡ Печать документов для пациента

Записать на прием 

Прямо из карточки можно записать пациента на прием. Для этого нажмите кнопку с изображением календаря («Записать на прием»). Откроется расписание.

➡ О поиске удобного времени и о добавлении приемов читайте в статье «Запись на прием».

Нажав в карточке на стрелку рядом с кнопкой «Записать на прием», можно:

• создать задачу CRM;
• перейти к «Активным задачам»;
• перейти к «Истории обращений».

Отправить пользовательское сообщение ​

Из карточки можно отправить сообщение с произвольным текстом: СМС или письмо на электронную почту.

Отправив СМС из карточки, можно, например, напомнить пациенту принести документы или предупредить о возможном способе оплаты. В электронных письмах удобно посылать шаблоны документов для ознакомления, персонализированные справки или сканы любых документов.

Для отправки сообщений необходим модуль CRM, интеграция с СМС-центром и право доступа «Может отправлять сообщения пациентам».

Перед отправкой проверьте, что в карточку пациента добавлены корректные контактные данные.

➡ Как отправить пользовательское СМС
➡ Как отправить пользовательское электронное письмо

❗ Сообщения отправляются из нескольких разделов программы в зависимости от цели. О том, как отправлять разные типы СМС и писем, читайте в статье «Отправка сообщений».

Добавить изображения

На вкладке «Изображения» хранятся все фотографии, рентгены и другие изображения, связанные с пациентом. Читайте об этом в статье «Вкладка «Изображения» в карточке пациента».