Чек-лист проверки переноса данных в IDENT

Перенос базы пациентов из программы, которой клиника пользовалась ранее, происходит в три этапа: анализ базы → тестовый перенос → окончательный перенос. 

Предлагаем вам чек-лист, по которому вы сможете проверить корректность переноса данных из вашей прошлой программы в IDENT — сначала на этапе тестового переноса (пока вы только учитесь работе в IDENT), а затем при окончательном переносе. 

Важно: На этапе тестового переноса вы только обучаетесь работе с программой. Данный этап не предусматривает работу с реальными пациентами. Все, что будет внесено в программу сейчас, при окончательном переносе будет удалено. 

1. Картотека

Найдите карточку самого активного пациента — листайте стрелочками (1) пока не найдете полностью заполненную карточку, или, если знаете ФИО постоянного пациента, найдите его с помощью строки поиска (2). 

a. Проверьте ФИО, дату рождения, адрес, телефон:

b. Перенеслись ли паспортные данные, насколько корректно:

c. Если пациент ранее был добавлен в семью — перенеслась ли информация о членах семьи:

d. Проверьте, перенеслась ли постоянная скидка, если она была  и нужна вам в дальнейшем — либо в поле «Комментарий» (чаще всего переносится именно сюда), либо в поле «Скидки».

Если после окончательного переноса вы собираетесь проставлять скидки пациентам в наряд вручную, то вам достаточно, чтобы информация о скидке была в поле «Комментарий». 

Если вам необходимо, чтобы скидки выставлялись в нарядах автоматически, сообщите об этом в техническую поддержку IDENT. Вне зависимости от того, в какое поле перенеслась информация о скидке, связать шаблон скидок с прейскурантом может только техподдержка.

e. Перенеслась ли информация о долгах или авансах пациента:

f. Перенеслась ли информация о лечащих врачах пациента:

2. Счета в карточке пациента

Проверьте наименование услуг, суммы.

Если вы работаете с ДМС, обязательно проверьте и обычный счет, и страховой счет.

3. Амбулаторная карта

Проверьте наличие первичного осмотра и истории болезни. Сверьте их с прошлой программой.

4. Сверка итогов в отчете «Пациенты»

С помощью отчета «Пациенты» («Отчеты» → «Маркетинг») проверьте общее количество пациентов, сумму выставленных счетов и сумму долгов и авансов.

Общее количество пациентов (1) и общая сумма выставленных счетов (2):

Общая сумма долгов пациентов (1) (в фильтре «Личный счет» (2) необходимо выставить «< = -1»):

5. Контрагенты (страховые компании, лаборатории и др.)

Если был перенос контрагентов, проверьте их наличие в справочнике «Контрагенты»: «Настройки» (изображение шестеренки в левом нижнем углу) → «Справочники» → «Контрагенты». 

6. Сотрудники

Убедитесь, что все действующие сотрудники были перенесены: «Настройки» (изображение шестеренки в левом нижнем углу) → «Сотрудники» → список сотрудников справа.

Если что-то пошло не так:

Любая информация, которая находится на главной странице карточки пациента, проходит проверку в момент переноса. Например, в поле «Контакты» мы ожидаем получить 11 цифр, а в поле «Адрес» — город, улица, дом, квартира

Если данные некорректные, не поддающиеся распознаванию, мы помещаем их в «Комментарий».

Из примера видно, что в предыдущей программе, в поле телефон был текст и некорректный номер. 

После окончательного переноса данных номер телефона нужно будет внести в поле «Контакты» вручную.

Еще один пример. Полей «Давление» и «ВИЧ» в нашей карте пациента нет. А фактический адрес не был распознан. Поэтому мы поместили эту информацию в поле «Комментарий». 

Адрес может не распознаваться, так как в различных программах данное поле трактуется по-разному. Если, как и у нас, под эту информацию выделяется ряд полей — «Адрес», «Улица», «Дом», «Квартира», перенести это не составит труда. Но часто встречается только одно поле — «Адрес», и машинный алгоритм не понимает, где именно город, где улица, где дом. 

После окончательного переноса данных адрес пациента нужно будет внести в IDENT вручную.

Вы попробовали создать наряд, и в него не подтягивается скидка? Напоминаем вам, что для настройки шаблонов скидок вам необходимо обратиться в техническую поддержку IDENT. 

Как корректно передать запрос в техподдержку:

Так как программ для стоматологий большое количество, а сценариев работы в них еще больше, ситуации, когда данные переносятся некорректно, неизбежны. Все эти ситуации нужно разбирать индивидуально. 

Если нашли несоответствие, сделайте скриншоты полей в вашей прошлой программе и в IDENT и пришлите их на почту support@dent-it.ru. Озаглавьте письмо: «[Название клиники]. Тестовый перенос. Ошибки». 

Кратко опишите проблему в письме: например, «не был перенесен адрес — скриншот 1, скриншот 2», «ошибка с долгами у пациента Петрова — скриншот 3, скриншот 4». 

Пример: Итог по оплате услуг за май в Аденте — 7 319 765 рублей:

Итог по оплате услуг за май в IDENT — больше 10 000 000 рублей:

Еще пример: Пациент —  Иванов Иван Иванович. Адрес в Аденте —  Ленина 15:

Адреса в IDENT нет ни в поле «Адрес», ни в поле «Комментарий»:

Чем больше примеров вы найдете, тем проще нам будет отследить ошибку и устранить ее.

После решения всех проблем мы удаляем всю информацию из IDENT и производим окончательный перенос. Вам нужно будет вновь пройти по данному чек-листу.