Почему в IDENT детализация услуг в чеке работает именно так

Отвечаем на главные вопросы стоматологических клиник, связанные с детализацией услуг в чеке и реализацией этого функционала в IDENT.

Какие возможности детализации у меня есть сейчас?

Сейчас у вас есть выбор:

  • Печатать чеки без детализации — с одной позицией, которую вы зададите в шаблоне ККМ (например, «Стоматологические услуги»). Если же вам необходимо разделение платежей по контрагентам, вы можете добавить к позиции номер договора (= номер карты; например, «Стоматологические услуги по договору № ...»), так чек будет персонализированным.
  • Включить детализацию услуг в чеке — работает поверх варианта без детализации и только при условии полной оплаты счета сразу по окончании приема, а также в тех случаях, когда пациент платит бо́льшую сумму, например, покрывает долг или оставляет аванс. Если оплата пациента больше суммы счета, в списке в дополнение к перечисленным услугам появится еще одна — с названием из шаблона ККМ (те же самые «Стоматологические услуги» либо «Стоматологические услуги по договору № ...»), и вся разница будет присвоена ей. 
    • Вместе с детализацией можно включить возможность печати в чеке не только конечной суммы, но и суммы скидки по каждой позиции.

Но есть ограничения?

Есть ряд ситуаций, когда с варианта с детализацией будет происходить переход на вариант без детализации — так как только непосредственно в момент оплаты вы знаете, за что именно была эта оплата. В остальное время вы работаете с личным счетом пациента, который может постоянно изменяться за счет внесения и изъятия денег через кассу, переводов внутри семьи.

Детализация работать не будет, и в чеке будет печататься только одна позиция из шаблона ККМ: 

  • Если счет оплачивается частично. 
  • При внесении и изъятии ДС через кнопку «Касса».

Сложный учет по системе, в рамках которой каждая операция должна иметь признаки Кредит/Аванс (чек нужно выбивать всегда, даже если счет полностью оплачивается из аванса), у нас не реализован. Почему? Читайте далее.

А если мне нужно будет внести изменения в счет?

При работе без детализации услуг в чеке вы сможете менять счета в любой момент. И не имеет значения — платит клиент полную сумму или только какую-то часть стоимости услуги. Вы должны только сверять сумму чека с теми деньгами, которые получили. Оформлять возвраты при такой системе работы вам придется только в тех случаях, когда кто-то ошибся в сумме внесенных денег или виде оплаты (наличные/безналичный расчет).

При учете с детализацией возвраты нужно будет делать всегда, когда вы, например:

  • Заменяете одну позицию на другую (в случаях обнаружения ошибки).
  • Добавляете в счет новые позиции.
  • Исключаете из счета позиции.
  • Указываете или изменяете скидки, влияющие на итоговую сумму счета.

Но есть же чек коррекции?

Чек коррекции — это не какая-то «волшебная» операция, которая исправляет старый чек (как вы можете подумать на первый взгляд). Это полный возврат старого чека и печать нового днем проведения операции, поэтому чем раньше вы будете осуществлять корректировку (желательно день в день — только тогда новый чек будет с детализацией), тем проще потом будет сводить данные по кассе.

Если операция осуществляется день в день, то порядок действий следующий:

  1. Правой кнопкой на счете → «Изменить оплату» → вводите 0 → в предложенном блоке «Чек возврата» выбираете ККМ → сохраняете себе этот чек для бухгалтерии (в IDENT он фигурировать не будет, но в налоговую уйдет).
  2. Еще раз нажимаете «Изменить оплату» → выбираете правильный тип оплаты (наличные/безналичный расчет) и нужную сумму (напоминаем, что для печати с детализацией она должна быть не меньше суммы счета).
  3. Если все сделано корректно, то еще раз нажимаете правой кнопкой на счете → «Выдать чек».

Осуществлять корректировку не день в день мы не рекомендуем, так как:

  • Возврат будет с детализацией, а внесение уже без нее, так как оно будет производиться не по конкретному счету, а просто на личный счет пациента.
  • Эти операции остаются в IDENT и могут привести к неожиданным ситуациям при расчете заработной платы по базе «Оплачено» (для их устранения нужно будет удалить исходный чек и возврат, но данные в IDENT и в бухгалтерском учете не будут сходиться).

Но даже если вы делаете корректировку день в день, это все равно возвраты, большое количество которых может послужить для налоговой индикатором для внеплановой проверки вашей организации. Поэтому для начала нужно минимизировать количество исправлений счетов, на каждое исправление делать корректировку и быть готовым объяснить налоговой — откуда берутся возвраты. Если же постоянно контролировать сотрудников вы не можете, вариантов всего два: либо отказаться от изменения счетов и оплат вообще, либо отключить детализацию.

А если я хочу работать по системе Кредит/Аванс?

Внедрив систему Кредит/Аванс, вы дополнительно столкнетесь с целым рядом сложностей:

  • Исправление ошибки в любом счете потребует возврата по всем чекам, которые были напечатаны после исправляемого счета, а не только по нему одному.
  • Сложность поиска ошибок в таком учете возрастет настолько, что можно будет потратить сутки и так и не найти ошибку (особенно если она была совершена в предыдущих периодах).
  • Операции корректировки баланса через «Начальный остаток» потребуют возврата всех чеков за всю историю лечения пациента.
  • Операции переводов денег между членами семьи будут приводить к расхождению между ККМ и программой балансов обоих пациентов (то есть суммарные счетчики Кредит/Аванс не будут сходиться с IDENT).
  • Если вы используете несколько касс для услуг, то корректность распределения долгов и авансов между ними будет крайне сложно проверить.
  • Любые платежи на расчетный счет (и другие платежи, на которые также можно не выбивать чек) будут приводить к расхождению счетчиков Кредит/Аванс между кассой и бухгалтерией.

Учитывая все эти сложности, вы можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Если вы хотите максимально точно соблюдать закон, то лучше вместо введения учета долгов и авансов в принципе отказаться от их использования. Тогда все счета и оплаты всегда будут совпадать, и все услуги всегда будут распечатаны. Так вы всегда будете уверены в данных, которые отправлены в налоговую. Но мы прекрасно понимаем, что для стоматологии это практически нереальный вариант. Невозможно точно знать, что у каждого пациента прямо сейчас есть деньги на полную оплату всех услуг, которые ему окажут. А не брать предоплату за ортопедические работы может быть довольно рискованно.  
  • Если отказаться от долгов и авансов не получается, то для той небольшой группы пациентов, которым вы оказали услуги в долг или взяли аванс (по статистике это менее 5 % от всей базы пациентов), покрытие долгов и внесение авансов можно печатать с названием из шаблона ККМ (+ номер договора — «Стоматологические услуги по договору №...»). Так как таких счетов будет мало, по каждому из них вы сможете показать договор и распечатать на принтере услуги, которые были по нему оказаны. Так вероятность возникновения проблем будет минимальной.
  • Пытаться работать по системе Кредит/Аванс, затрачивая на ежедневные проверки каждой операции огромное количество времени, которое никогда не окупится. Вы, конечно, можете упростить эту проверку, отказавшись от переводов внутри семьи, корректировок начального остатка, платежей без ККМ. Но как это контролировать?

На сегодняшний день мы считаем третий вариант нерентабельным, поэтому пока он не реализован в продукте. Если вы уверены, что в вашем случае цель оправдывает средства, обратитесь в нашу техническую поддержку, и мы зафиксируем ваше пожелание. Как только наберется большой пул таких пожеланий, мы приступим к реализации этого варианта.

«Но налоговая требует…» Что, на самом деле, требует налоговая? 

В первую очередь, налоговая требует, чтобы вы пробивали все чеки, чтобы все суммы и тип платежа (наличные/безналичный расчет) в них были корректны. А в услугах/товарах налоговую, прежде всего, интересует корректность расчета НДС. Поэтому возможны два варианта:

  • При упрощенной системе налогообложения, так как НДС не применим, состав услуг, в первую очередь, анализируется на соответствие вида деятельности возможности применять УСН, а сумма оплат (именно оплат, а не счетов) должна показать — не выходит ли клиника за лимиты выручки для применения «упрощенки». 
  • При общей системе налогообложения ФНС интересует, оказываете ли вы  именно стоматологические услуги. Для льготы по НДС (медицинские услуги не облагаются налогом) наименование номенклатуры должно соответствовать вашему ОКВЭДу (ОКВЭД — это Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). То, что для налоговой достаточным является наименование «Акт об оказании стоматологических услуг» (и лицензия на меддеятельность), а детализированный список услуг не обязателен, косвенно подтверждается письмом Минфина РФ от 09.06.2017 № 03-01-15/36151, где представлены разъяснения к закону 54-ФЗ. В письме говорится следующее: «При этом отмечаем, что Федеральный закон N 54-ФЗ не содержит положений, конкретизирующих требования к реквизиту “наименование товара (работ, услуг)” в кассовом чеке в зависимости от вида и ассортимента товаров (работ, услуг)». За время, прошедшее с момента публикации этого письма, никаких дополнительных требований не появилось. Мы внимательно следим за всеми новостями, касающимися этого закона.    

А если я не только оказываю услуги, но и продаю товар 

Если у вас УСН/ПСН, то нет НДС, а значит любые изменения, корректировки в счетах никак не будут влиять на расчет налогооблагаемой базы. Особого смысла заводить вторую онлайн-кассу нет — достаточно не продавать товары, если пациент не может за них заплатить.

Если же у вас ОСН (медицинские услуги не облагаются НДС, а продажа товаров облагается), удобнее и надежнее продажу товаров проводить на одной ККМ, а услуги — на другой.

Но в магазинах же одна касса для любых НДС?

В магазинах не предполагается наличие долгов и авансов. Если человек не может заплатить за товар, ему просто не дадут его унести.  Разделением на две кассы вы легко отделите учет товаров (которые вы, как и в магазинах, не продаете, пока не пройдет оплата) от учета услуг с долгами и авансами. 

Ведение товаров и услуг на одной кассе возможно только при включении системы Кредит/Аванс, а она, как сказано выше, и без дополнительного усложнения учета НДС нерентабельна.

Любые корректировки в счетах, в составе которых или после которых продавались товары, приведут не только к изменению счетчиков Кредит/Аванс, но и счетчиков НДС. А так как НДС это самый контролируемый налог, вероятно, к таким возвратам внимание будет намного выше, и речь будет уже не об отсутствии детализации, а корректности учета НДС. 

Мы пока не планируем реализовывать печать разных НДС на одной ККМ, так как подобный учет кроме своей сложности (плюс сложность системы Кредит/Аванс) еще и влечет за собой опасность внеплановой проверки НДС.

Как быть с другими проверяющими организациями?

Одна из самых влиятельных проверяющих организаций сегодня — Роспотребнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей). Для Роспотребнадзора важно, чтобы пациент четко понимал, какие услуги ему оказывают. Да, Роспотребнадзору нужен «красивый» и подробный перечень услуг, при этом требований, чтобы это все было в чеке, нет. Тем более, в чеке никогда не будет информации за всю историю лечения, а пациенту может быть непонятно, например, откуда у него взялся долг или аванс. Также в чеках никогда не учитываются переводы внутри семьи.  

Если пациенту что-то непонятно, вы всегда можете отдельно (красиво, в развернутом виде) напечатать на принтере список услуг и оплат и всего, что ему интересно.

Есть еще Росздравнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения). Росздравнадзор интересуют акты выполненных работ.  Важно, чтобы коды услуг в этих актах соответствовали Приказу Минздрава РФ от 13.10.2017 № 804Н «Об утверждении номенклатуры медицинских услуг». 

Вы можете хранить у себя акты выполненных работ с подписями пациентов. Эти акты будут служить подтверждением, что пациент согласился с правильностью списка услуг, которые были ему оказаны. Росздравнадзор не обладает полномочиями проверять, когда пациент заплатил за услуги, каким способом и заплатил ли вообще.