В статье рассказываем, как создавать заказ-наряды для лабораторий, отмечать поступление изделий и установку этих изделий пациентам и контролировать даты планируемых поступлений.
Создать заказ-наряд
Обычно врач создает заказ-наряд на лабораторное изделие во время консультации пациента. Для этого ему нужно право доступа «Видит свои заказ-наряды (и может их создавать, принимать и списывать)».
Есть два варианта, как перейти к созданию заказ-наряда на изделие лаборатории:
- Через меню «Лаборатория» → «Создать заказ-наряд».
- Нажав на приеме в расписании правой кнопкой мыши → «Создать заказ-наряд». В этом варианте пациент уже будет выбран.
Откроется окно «Создание заказ-наряда». Далее:
- Начните вводить фамилию пациента и выберите его из выпадающего списка (если перешли к созданию заказ-наряда из меню «Лаборатория», а не из расписания).
- В поле «Компания» укажите лабораторию, которая будет изготавливать изделие.
- Отметьте зубы, для которых нужно выполнить изделие.
- Найдите нужную папку в прейскуранте лаборатории.
- Двойным нажатием мыши выберите изделие.
- При необходимости измените ожидаемую дату получения изделия.
- Укажите цвет по шкале Vita.
- Оставьте комментарий для лаборатории.
- Нажмите «Сохранить».
После сохранения откроется «Журнал заказ-нарядов» и вы увидите список созданных заказ-нарядов за сегодня.
Журнал заказ-нарядов
В журнал можно перейти из главного меню: «Лаборатория» → «Журнал заказ-нарядов».
Здесь находятся все созданные заказ-наряды. Обычно врач работает только со своими заказ-нарядами и видит только их. Руководитель клиники может предоставить одному или нескольким сотрудникам права доступа, позволяющие контролировать заказ-наряды всех врачей — принимать, списывать, отменять статусы и т. д.
По умолчанию открывается текущий день. Чтобы посмотреть заказ-наряды, созданные ранее, измените период в фильтрах справа и нажмите «Применить фильтр».
На каком этапе находится та или иная работа, видно в столбце «Статус».
- «Сформирован» означает, что заказ-наряд отправлен в лабораторию.
- «Отправлен на переделку» означает, что изделие направлено в лабораторию для исправления, так как было ненадлежащего качества или не подошло пациенту. Отправить на переделку можно только заказ-наряд в статусе «Принят».
- «Принят» означает, что изделие готово и находится в клинике, администратор может приглашать пациента на прием.
- «Примерка пройдена» означает, что пациент примерил изделие промежуточного типа, например восковую модель. Такой заказ-наряд врач отправляет на доработку.
- «Отправлен на доработку» означает, что изделие прошло примерку и направлено в лабораторию для изготовления конечного вида.
- «Списан» означает, что изделие установлено пациенту.
Принять изделие
Когда изделие приходит в клинику, его нужно принять: перейти в «Лаборатория» → «Журнал заказ-нарядов», нажать на заказ-наряде правой кнопкой мыши → «Принять».
Если изделие неизвестного типа, когда вы его принимаете, необходимо выбрать, какое именно изделие принимается.
➡ О типах изделий читайте в статье «Предварительные настройки в модуле Лаборатория».
Если изделие необходимо переделать:
- Врач нажимает на заказ-наряде правой кнопкой мыши и выбирает «Отправить на переделку».
- При этом нужно отметить желаемую дату изготовления.
- В комментарии можно указать причину отправки на переделку.
Статус такого заказ-наряда изменится на «Отправлен на переделку», и он снова будет выделен красным цветом, как и в статусе «Сформирован».
Списать изделие на приеме
Изделие с условием списания «Через основной прайс»
При создании наряда пациенту, для которого принята работа из лаборатории, рядом с вкладкой «Прейскурант» появляется вкладка «Склад», где отображаются готовые изделия. Если изделие установлено пациенту, врач отмечает галочкой, что изделие списано. При списании изделия автоматически выбирается связанная с данным изделием услуга со стоимостью из прейскуранта клиники. Эта услуга появится в поле снизу. Если же вы сначала выберете услугу во вкладке «Прейскурант», галочка «Списание» проставится автоматически.
Для завершения проставьте результат приема и нажмите «Закончить прием».
В отчете «Журнал заказ-нарядов» установленное изделие будет в статусе «Списан».
Изделие с условием списания «Вручную»
Бывают услуги лаборатории, напрямую не связанные с услугой из прейскуранта клиники. Только врач может определить, понадобится ему эта услуга лаборатории или нет, и на каком этапе она понадобится. Такие услуги в прейскуранте лабораторий обозначаются особым условием списания «Вручную» (читайте об этом в статье о предварительных настройках в модуле «Лаборатория»), а их себестоимость «раскидывается» на несколько позиций.
Если оказывается необходима услуга с условием списания «Вручную», врач создает на нее заказ-наряд под конкретного пациента (как мы описывали в начале статьи), затем изделие принимается и во время приема пациента попадает в блок «Дополнительные услуги». Его также нужно отметить галочкой «Списание». Так как изделие не связано с услугой из прейскуранта клиники, ее нужно выбрать вручную в другой вкладке.
Отправить промежуточное изделие на доработку
Если заказанное изделие промежуточного типа, после установки заказ-наряд нужно отправить на доработку. Для этого перейдите в «Лаборатория» → «Создать заказ-наряд» → «Прошедший примерку».
Вы увидите изделия в статусе «Примерка пройдена». Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Отправить на доработку».
В открывшемся окне создания заказ-наряда нужно отметить зубы, выбрать из списка изделие основного типа и указать ожидаемую дату получения. Прежде чем «Сохранить», вы можете также указать цвет по шкале Vita и оставить комментарий.
В журнале заказ-нарядов статус будет «Отправлен на доработку». При этом промежуточный заказ-наряд удаляется автоматически после создания нового.
Контролировать получение услуг лабораторий
Врач может следить за поступлением работ из лаборатории и контролировать наличие в своем расписании пациента, для которого эти работы изготавливались. Чтобы получить необходимые данные, перейдите в «Лаборатория» → «Ожидаемые услуги лабораторий».
В открывшейся таблице отображаются ожидаемые изделия — в статусах «Сформирован», «Отправлен на доработку» и «Отправлен на переделку».
В столбце «Ожидаемая дата получения» вы увидите, когда изделие должно прийти в клинику. Ячейка подсвечивается желтым, если изделие должно поступить завтра или послезавтра, красным — если изделие ожидается сегодня или должно было прийти раньше. Если до поступления изделия более двух дней, ячейка белая.
В столбце «Ближайший прием» отображается дата, если у пациента есть запись. Дата ближайшего приема отображается, если:
- дата приема позже ожидаемой даты получения изделия;
- запись к тому врачу, который создавал заказ-наряд.
Важно, чтобы столбец «Ближайший прием» был заполнен, и выполненные работы как можно быстрее нашли свое применение.
Если вы видите, что изделие не успеет поступить в клинику до приема пациента, можно попросить администратора позвонить пациенту и перенести прием.
Если в программе нет заказ-нарядов на изделия, которые должны поступить в клинику, пункт в меню заблокирован и при наведении курсора появляется подсказка «Нет ожидаемых услуг лабораторий».
Создать и списать заказ-наряд во время приема
В ситуации, когда пациент уже пришел на прием, а врач заранее не создал заказ-наряд, в программе есть возможность создать заказ-наряд во время приема. Для этого выберите услугу, которая связана с услугой лаборатории и создайте зуботехническую работу.
В этом случае в отчете «Журнал заказ-нарядов» установленное изделие будет отмечено как списанное.
При таком способе списания изделия врач не выбирает лабораторию, которая изготавливала изделие. Как следствие, нельзя распечатать, изменить заказ-наряд или сформировать акт выполненных работ. Для решения этого вопроса нужно выбрать лабораторию в автоматически созданном заказ-наряде. Для этого в «Журнале заказ-нарядов» под учетной записью сотрудника с правом доступа «Может выбирать лабораторию» нажмите правой кнопкой на пустой ячейке → «Выбрать лабораторию» → во всплывающем окне укажите лабораторию → нажмите «ОК».
Можно выделить сразу несколько заказ-нарядов и выбрать лабораторию. Тогда для выбранных заказ-нарядов, в которых до этого не была выбрана лаборатория, будет выставлена одинаковая лаборатория, дата и время. Если в выбранных заказ-нарядах совпадает врач и пациент, такие заказ-наряды будут объединены.
Выбор лаборатории уже после того, как изделие было заказано, требует ответственности и внимательности. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в клинике был один ответственный сотрудник, который следит за взаимодействием всех врачей с лабораториями.