Большая часть информации, необходимая для начала работы с IDENT, добавлена нами перед внедрением программы. В статье «Настройка справочников» описывается, какие данные в справочники вам необходимо внести при подготовке к работе. Но и впоследствии, уже приступив к использованию программы, вы можете перейти в нужный справочник, дополнив или изменив информацию в нем.

В статье рассматриваем справочники базового модуля программы, а также раздел «Контрагенты».

Справочник «Клиника и кресла»

В справочнике «Клиника и кресла» можно изменять информацию о клинике, которая подставляется в документы при печати и в СМС при отправке сообщений, а также настраивать кресла. О том, как заполнять информацию о клинике и кабинетах, читайте в статье «Настройка справочников». Ниже рассмотрим, как редактировать информацию о креслах.

У кресел (рабочих мест врачей) вы можете:

• Менять названия. Например, название «Кресло #1» вы заменили на «Терапию», но затем терапевт «переехал» в другой кабинет, и теперь это «Хирургия», или «Детский врач», или просто «Кабинет 1».
• Ставить и снимать галочку «Есть компьютер», закрывающую администраторам возможность создавать наряды пациентам, которые лечились на этом кресле. При наличии этой галочки создавать наряды сможет только врач.
  Исключение: администраторы смогут создавать наряды для этого кресла, если в карточке врача убрана галочка «Использует программу». Добавление сотрудников 
• Менять порядок отображения в расписании, перетягивая кресла в списке слева.

При переходе к следующему креслу введенные данные сохраняются автоматически.

Добавить кресло можно только через техподдержку IDENT.

Справочник «Профессии и роли»

Фактически это «два в одном» — справочник «Профессии» и вложенный в него справочник «Роли». Сначала вы попадаете в «Профессии». Этот справочник максимально заполнен нами, но если какой-то специализации не хватает, вы можете ее добавить (1) и задать привязку к роли в программе (2). От привязки профессий к ролям зависит, какие права доступа сотрудник получит по умолчанию (какие полномочия у него будут при работе с программой).

Для добавления новой папки в справочник «Профессии» нажмите на «+» в левом верхнем углу (3).

Все добавленные вами профессии вы можете отправить в архив, нажав по ним правой кнопкой мыши (4). Если в дальнейшем эта профессия «вернется», можно будет нажать кнопку «Показать архивные» (5), а затем на эту профессию, выделенную красным цветом, и выбрать «Вернуть из архива».

Нажав правой кнопки мыши, вы также можете вырезать профессию из одной папки, чтобы перенести ее в другую.

Чтобы перейти к справочнику «Роли», нажмите кнопку в верхнем меню.

Нажав на «+» (1), вы можете создать новую роль (2), выбрать для нее подходящую по смыслу иконку (3) и, если нужно, указать, какая форма будет отображаться при открытии программы по умолчанию (4) — можно оставить «Не выбрано».

Кроме того, вы можете для каждой роли задать настройки расписания (5):

• Показывать ли полное имя пациента. Если вы выберите один из вариантов показа (перед приемом, только в день приема или всегда), вы можете еще включить дополнительное отображение возраста и родителя.
• Состав комментария — и о пациенте, и к приему, либо что-то одно.
• Отображение комментария — скрывать, если длинный, либо показывать только первую строку, либо показывать весь.

Справочник «Резервы времени»

В стоматологической клинике кроме приемов пациентов бывают другие виды работ, например, собрания и ремонт. Их можно тоже отмечать в расписании — чтобы сотрудники видели, почему это время недоступно для записи пациентов. В справочнике «Резервы времени» настраиваются причины, по которым можно резервировать время в расписании.

➡ О том, как ставить резервы в расписании, читайте в статье «Резервирование времени в расписании».

Изначально в справочник добавлены наиболее популярные варианты резервов времени с названиями «Резерв», «Ремонт», «Собрание» и «Обед». Вы можете добавить любые свои варианты. Для этого:

1. Зайдите в «Настройки» → «Справочники» → «Резервы времени».
2. Нажмите «+».
3. Выберите иконку, которая будет отображаться в расписании.
4. Введите название.
5. Выберите, на какое время можно будет поставить этот резерв — рабочее или нерабочее. Например, собрание должно ставиться на рабочее время, потому что это происходит в смену врача. А генеральная уборка, которую делают, когда врач не на работе, — нерабочее время.

Если администраторам нужно будет часто выставлять этот вид резерва, можно поднять его выше в выпадающем списке в расписании. Для этого в списке резервов перетащите его на нужное место.

Изменения сохраняются автоматически.

Если резерв времени не используется, уберите его в архив: правой кнопкой мыши → «Отправить в архив».

Справочник «Направления»

Чтобы открыть справочник, нажмите «Настройки» → «Справочники» → «Финансы» → «Направления».

Если вы хотите, чтобы в отчетах отображались более узкие направления деятельности клиники, можно добавить их в этом справочнике. Направление для каждой группы услуг задается при подготовке прейскуранта к работе. Например, по умолчанию детская и взрослая терапия объединены просто в «Терапию», но можно отдельно добавить «Детскую терапию».

Чтобы добавить направление:

1. Нажмите кнопку «+».
2. Введите название направления.
3. Выберите цвет. Он нужен для удобства просмотра диаграмм в финансовых отчетах (на «Рабочем столе директора» и в «Выручке по направлениям»).

Если вы не работаете по какому-то направлению, можете перенести его в архив, нажав на него правой кнопкой мыши. В любое время можно посмотреть архивные направления работы клиники и вернуть их в список.

Справочник «Группы цен»

Чтобы открыть справочник, нажмите «Настройки» → «Справочники» → «Финансы» → «Группы цен».

Этот справочник дает возможность добавлять новые группы цен в прейскуранте. Необходимость добавить группу цен может возникнуть, если работа ведется по основному прейскуранту, но цены при этом отличаются. Например, цены за услуги кандидата медицинских наук могут быть несколько выше.

Нажмите на «+» (1) и введите название группы цен (2), изменения сохранятся автоматически.

Если группа цен станет неактуальна, нажмите правой кнопкой мыши (3) и отправьте в архив. Удалить можно только группы цен, которые нигде не использовались. Можно отобразить архивные группы цен (кнопка справа от «+») и вернуть их.

О работе с прейскурантом клиники читайте здесь.

Справочник «Статьи расходов»

Чтобы открыть справочник, нажмите «Настройки» → «Справочники» → «Финансы» → «Статьи расходов».

Этот справочник позволяет добавлять и редактировать причины выдачи наличных денежных средств сотруднику или контрагенту (подробнее о работе с кассой читайте здесь). Все статьи расходов за определенный период затем будут отображаться в разделе «Отток денежных средств» отчета «Движение денежных средств (касса)» («Отчеты» → «Финансы» → «Движение денежных средств»).

Чтобы добавить новую статью расходов, нажмите на «+» (1) и введите причину выдачи денежных средств (2), изменения сохранятся автоматически. Нажав на любую другую статью расходов, можно ее отредактировать.

Если какие-то статьи не используются, вы можете нажать на них правой кнопки мыши и отправить их в архив или удалить, если они не фигурировали ни в каких отчетах. При необходимости вы всегда имеете доступ к архивным статьям расходов (кнопка в верхнем левом углу), их можно вернуть в список.

Справочник «Источники информации»

Чтобы открыть справочник, нажмите «Настройки» → «Справочники» → «Маркетинг» → «Источники информации».

Если при настройке справочников на этапе подготовки к работе с IDENT вы добавили не полный перечень ответов на вопрос «Как вы о нас узнали?», который администраторы обязаны задавать каждому пациенту (и вносить ответы в карточки пациентов), можно расширить этот список.

Новый вариант ответа добавляется нажатием на «+» (1). Введенное название (2) сохраняется автоматически. Нажав на любой другой источник информации, можно его отредактировать. Если какие-то варианты ответов не используются, вы можете нажать на них правой кнопки мыши (3) и отправить их в архив или удалить, если они не фигурировали ни в каких отчетах. При необходимости вы всегда имеете доступ к архивным источникам информации (кнопка в верхнем левом углу), их можно вернуть в список.

Раздел «Контрагенты»

В разделе «Настройки» → «Контрагенты» хранится информация об организациях, с которыми вы сотрудничаете. Отсюда программа берет данные, например, когда вы заказываете материалы или лабораторные изделия, или проводите лечение по полису.

В этот раздел добавляются все организации, работу с которыми вы будете вести в IDENT при использовании дополнительных модулей:

•  поставщики материалов — при работе с модулем «Материалы»;
•  лаборатории — при работе с модулем «Лаборатория»;
•  страховые компании — при работе с модулем «Страховые».

Добавить или изменить информацию о контрагенте

Чтобы добавить в программу контрагента, с которым вы сотрудничаете:

1. Зайдите в раздел «Настройки» → «Контрагенты».
2. Нажмите кнопку «Добавить контрагента» в левом нижнем углу.
3. В открывшемся окне выберите тип контрагента и заполните название.
4. Переключите юридический статус на «физлицо», если добавляете, например, зубного техника, работающего по договору ГПХ.
5. Введите другие необходимые данные.
6. Нажмите «Сохранить».

Чтобы изменить информацию о контрагенте, нажмите на название компании правой кнопкой мыши, → выберите действие «Изменить», → в открывшемся окне внесите изменения → и нажмите «Сохранить».

 Подробнее о добавлении нового поставщика материалов читайте в статье «Занесение складов и поставщиков».
 О добавлении лаборатории — в статье «Предварительные настройки в модуле Лаборатория».
 О добавлении страховой компании — в статье «Организация работы со страховыми компаниями».

Посмотреть информацию о контрагентах

В списке по умолчанию включены все типы контрагентов — кнопки на верхней панели горят зеленым. С помощью этих кнопок вы можете выбрать тип контрагентов, которые вас интересуют: поставщики , лаборатории , страховые компании .

В списке у физлиц кроме символа типа контрагента находится символ .

Контрагенты, которые ни разу не использовались, отображаются серым цветом, а используемые — черным, по аналогии с услугами в прейскуранте.

В правом верхнем углу окна включаются дополнительные колонки:

• Скидка лаборатории;
• Группа цен, которая привязана к страховой.

При наведении курсора на строку появляется всплывающая подсказка с подробной информацией о контрагенте.

На нижней панели вы увидите количество страниц и стрелки для перемещения между ними.

Чтобы найти конкретную организацию, начните вводить ее данные в поле поиска. Можно использовать любую информацию, которая добавлена в справочник: название, полное название, ИНН, КПП, номер договора, адрес, телефоны, контактное лицо.

Чтобы очистить фильтры, нажмите  «Сбросить».

Отправить контрагента в архив

Если вы перестали работать с контрагентом, в программе отправьте его в архив. Для этого в «Справочнике контрагентов» нажмите правой кнопкой мыши → «Отправить в архив».

Архивного контрагента нельзя будет использовать и выбирать в фильтрах отчетов. Но вся информация остается, ее можно увидеть в отчетах за прошлые периоды.

Вернуть из архива

Из архива можно вернуть. Это пригодится, если:

• вы отправили контрагента в архив по ошибке;
• возобновили работу с организацией;
• хотите выбрать контрагента, чтобы построить отчет.

Для этого:

1. В «Справочнике контрагентов» нажмите кнопку  «Показать архивные» на верхней панели, чтобы отобразить архивные компании. Они появятся в списке с красным символом коробки .
2. Нажмите правой кнопкой мыши →  «Вернуть из архива».

Удалить контрагента

Удалите контрагента, если вы добавили его случайно и не использовали в программе. Для этого:

1. Отправьте в архив.
2. Нажмите кнопку  «Показать архивные» на верхней панели.
3. Нажмите правой кнопкой мыши по контрагенту → «Удалить».

❗ Если контрагент использовался в программе, пункт «Удалить» заблокирован. При наведении курсора появится всплывающая подсказка.