Ведение картотеки

В «Картотеке» (1) в программе IDENT вы получаете доступ ко всем карточкам пациентов клиники, каждую из которых можно отредактировать, если данных в ней недостаточно.

Чтобы найти карточку интересующего вас пациента, нужно в строке поиска (в правом верхнем углу) начать вводить фамилию пациента (2). Внимание: При наличии большого количества однофамильцев одной фамилии будет недостаточно — в выпадающем списке отображается только десять совпадений, а Ивановых, Петровых и Сидоровых могут быть десятки. Но полностью прописывать имя-отчество тоже необязательно. Вы можете добавить к фамилии инициалы пациента, и программа покажет вам тех, кто подходит под запрос.

Искать пациентов можно также по номеру телефона и по номеру карты.

Если простой поиск не дал результатов, можно воспользоваться расширенным поиском. Для этого нажмите на кнопку с изображением трех точек (3) рядом с полем поиска.

В расширенном поиске можно найти пациента, например, по лечащему врачу (1), по дате приема (2), по оказанной услуге (3), а также по другим дополнительным параметрам.

Кроме того, перейти в карточку пациента можно из расписания: двойным щелчком левой кнопки мыши либо правой кнопкой мыши по фамилии пациента (1)  → «К карточке» (2).

Главная страница карточки пациента 

На главной странице (1) карточки пациента вы увидите его статус (2) (первичный, отконсультрованный или повторный), а также основную информацию (3)  — ФИО, дату рождения, адрес, телефон. 

Первичные пациенты — еще не были у вас и не фигурируют ни в каких счетах, они пока общались только с администратором клиники.  Отконсультированные — в их счетах были только услуги с единицей измерения «Консультация». Повторные — уже лечились у вас.

У повторных и отконсультированных пациентов на главной странице карточки отображается информация о первом и последнем приеме и лечащих врачах (4), а в поле «Сумма лечения» (5) вы увидите, на какую сумму пациенту уже были выставлены счета.

Сумма в поле «Состояние личного счета» (6) показывает, есть ли у пациента долг или аванс в клинике. Долг выделяется красным цветом и пишется со знаком минус, а аванс выделяется зеленым цветом.

Через главную страницу карточки можно: 

  • Внести деньги на счет пациента — кнопка «Погасить задолженность/внести аванс» (7) (изображение монеты и знака «+»); возвратить пациенту его аванс в клинике — кнопка «Вернуть аванс» (8) (изображение монеты и знака «-»). Подробнее о внесение и изъятие денежных средств читайте в статье «Ведение кассы».
  • Продать пациенту, у которого нет приема, какой-то товар, например, зубную щетку — кнопка «Купить товары» (9) (изображение покупательской корзины) → выбрать нужный двойным щелчком левой кнопки мыши → нажать «Купить» → взять оплату у пациента.

Прямо из карточки вы можете записать пациента на прием. Для этого нужно нажать на кнопку с изображением календаря в верхнем меню страницы (10).

Вас автоматически «перебросит» в расписание. Одним щелчком левой кнопкой мыши выберите дату в календаре (1) (подробнее о поиске удобного времени для записи пациента на прием читайте здесь), нажмите правой кнопкой мыши по нужному времени в расписании (2) → «Записать пациента “ФИО”» (3). 

Нажав на стрелочку (1) рядом с кнопкой «Записать пациента», вы также можете:

Если вам нужно отправить пациенту СМС-сообщение (например, напомнить ему о долге), вы также можете сделать это из его карточки. Нажмите на кнопку «Отправка СМС» (2), введите текст сообщения (3) и нажмите «Отправить» (4). Обратите внимание, что, если текста будет слишком много, программа покажет что к отправке не 1 СМС (5), а 2 или больше. Заметив это, вы сможете скорректировать длину сообщения. 

Добавить или редактировать карточку пациента

  • Чтобы создать новую карточку пациента, нужно нажать на «+» (кнопка «Добавить») (1). 
  • Для редактирования карточки действующего пациента нажмите на кнопку «Изменить» (2) — значок с изображением карандаша. 

При создании или редактировании карточки вы увидите, что вкладка «Главная» (1) поделена на несколько блоков для внесения данных. 

В первом отображается информация о базовом статусе пациента (2). Если пациент лечился у вас в клинике еще до внедрения IDENT, вам может понадобиться задать базовый статус вручную. В этом случае вы также можете указать «Начальную сумму лечения» (3) (актуально, если в клинике принята накопительная система скидок) и  дату первого приема пациента (4). 

В блоке «Персональная информация» указываются ФИО пациента (1), дата рождения (2), пол (3). 

Поля «Представитель» и «Родитель» (4) нужны при оформлении карточки ребенка

  • Поле «Представитель» заполняется, если родитель ребенка тоже лечится в клинике, и у него в программе уже есть карточка. Тогда информация для оформления договора на лечение будет подгружаться из карточки представителя. 
  • В поле «Родитель» указывается ФИО взрослого, если он не лечится в клинике, и у него нет карточки в программе. В этом случае данные взрослого добавляются в карточку ребенка.

Далее идут блоки с контактной информацией пациента — телефоны (5), фактический адрес проживания (6). При необходимости, можно указать адрес электронной почты (7). Галочка «Отказ от СМС-рассылки» (8) ставится, если пациент не хочет получать сообщения рекламного характера (через «Маркетинг» → «Пациенты») и поздравления с днем рождения. 

В блоке «Прочее» представлено 2 типа комментария:

  • Поле «Комментарий» (1) подходит для внесения важной информации о пациенте, например, об аллергических реакциях. «Комментарий» виден администратору в расписании. 
  • В поле «Дополнительный комментарий» (2) можно внести любую другую информации, которую пациент считает нужным сообщить, например, дополнительный телефон родственника. «Дополнительный комментарий» виден только в карточке пациента.

В блоке «Документы» можно добавить паспортные данные (3) — как гражданина Российской Федерации, так и иностранного гражданина. Если фактический адрес совпадает с адресом регистрации пациента, его можно продублировать в соответствующее поле, нажав на кнопку «Скопировать из фактического адреса» (4).

В блоке «Маркетинг» в поле «Откуда узнал» администратор вносит ответ пациента на вопрос «Откуда вы узнали о нашей клинике?» (1), а поле «Почему в архиве» (2) заполняется в случае, если пациент больше не будет у вас лечиться, и вы перемещаете карточку в архив.

Блок «Семьи» нужен, чтобы объединить родственников, которые лечатся в одной клинике, для совместного использования личного счета и дисконтных карт. Нажмите правой кнопкой мыши в поле «Члены» (1) → «Добавить» → укажите членов семьи пациента (в появившемся окне начните вводить фамилию → выберите нужного человека → «ОК»). У каждого члена одной семьи сумма, на которую были выставлены счета всей семье, также будет отображаться в поле «Сумма лечения» на главной странице карточки.

Если клиника работает со страховыми компаниями, внесите полис ДМС в блок «Полисы» — правой кнопкой мыши (2) → «Добавить» (подробнее о том, с чего начать взаимодействие со страховыми компаниями, читайте здесь).

В карточке также можно отметить постоянную скидку. Чтобы это сделать, нужно нажать правой кнопкой мыши в блоке «Скидки» (3) и выбрать скидку от сотрудника или другую скидку из шаблонов. Для настройки шаблонов скидок (например, дисконтных карт) обращайтесь в Техническую поддержку IDENT. При создании наряда пациенту скидка будет подставляться автоматически. 

Когда внесете всю информацию в карточку, не забудьте сохранить изменения (4).

Загружать изображения в карточку пациента

После вкладки «Главная» в карточке идут «План лечения» и «Курс лечения». С этими вкладками работают лечащие врачи пациента (подробности — в статьях «Первичный осмотр», «История болезни» и «План лечения»). А вот подгружать изображения в карточку (принесенные на флешке фотографии пациента до и после лечения, рентгеновские снимки, сделанные не в вашей клинике, сканы медицинских справок и т. п.) может и администратор роме того, сюда автоматически подгружаются снимки при синхронизации с рентгеном, и их можно редактировать)

Чтобы загрузить файл, перейдите во вкладку «Изображения» (1) и нажмите на кнопку со знаком «+» (2), найдите нужное изображение (3) и нажмите «Открыть» (4). 

Появится всплывающее окно «Добавить изображение из файла». Здесь, прежде всего, вы можете отметить, что именно вы добавляете (1) — фото, снимок, документ или другое. Кроме того, вы можете указать зубы, которые изображены на рентгеновском снимке (2), задать название для изображения (3), добавить комментарий (4) и дату создания (5). Если изображение нечеткое, например, очень темное, можно сразу применить «Коррекцию цветов» (6) и выбрать понравившийся вариант (7). 

Для сохранения нажмите «ОК» (8).

Все изображения можно группировать либо по дате (1), либо по зубам (для этого нужно нажать на стрелочку (2), раскрыть выпадающий список и выбрать нужный вид группировки). Также можно отобразить только какой-то конкретный тип изображения (3) — рентгеновские снимки, фотографии, документы.

На уже добавленном изображении вы можете нажать правой кнопкой мыши (4) и изменить его свойства (5) — произвести «Коррекцию цветов», изменить название и т. д. Кроме того, можно увеличить изображение на весь экран (6), открыть его в другой программе (7) или сохранить на компьютер (8). 

Когда изображений становится слишком много, и некоторые теряют актуальность, их можно удалить из карточки, отправив в архив (9) (нажав на кнопку «Показать архивные» (10), вы сможете посмотреть все отправленные в архив снимки). 

Получать информацию о приемах пациента

Во вкладке «Приемы» (1) можно увидеть прошедшие приемы, будущие и те, что были отменены по каким-то причинам. Приемы окрашены в различные цвета:

  • Проведенные приемы (2) — не выделяются никаким цветом. 
  • Отмененные приемы  окрашены в зеленый, желтый или красный цвета. 
    • Зеленый (3) — прием был отменен клиникой. 
    • Желтый (4)  — прием был отменен пациентом заранее, например, за неделю, за пару дней. 
    • Красный (5) — пациент или не пришел на прием без предупреждения или отменил его поздно, например, за час до начала приема, когда уже невозможно заполнить этот пробел в расписании. 
  • Будущие приемы (6) — серый цвет.
  • Задачи для обзвона (7) — серо-зеленый цвет. Задачи для обзвона создаются с помощью функции «Запланировать прием» (подробности — здесь), которая используется в тех случаях, когда пациента нужно пригласить на прием через длительный срок, например, когда следующий по плану лечения прием должен состояться ориентировочно через 3 недели или 3 месяца, а либо расписания на это время еще нет, либо пациент пока не знает, когда ему будет удобно (либо и то, и другое). У задач для обзвона нет номера. Еще один оттенок серого серо-желтый выделяет записи в «Лист ожидания», и они тоже отображаются в списке без номера.

Обратите внимание, что над детализированной таблицей вы видите все основные статистические данные по приемам пациента:

  • общее количество записей пациента на прием (1) (учитываются как состоявшиеся, так и несостоявшиеся приемы);
  • есть ли сейчас будущие приемы (2);
  • сколько приемов пациента состоялось (3), и каков процент завершенных приемов (в скобках);
  • сколько приемов отменено (4): всего, клиникой, «пациентом вовремя» (то есть заранее, чтобы клиника могла назначить другого пациента на это время), «пациентом поздно» (перед самым приемом или вообще не предупреждая об отмене), где первая цифра означает отмену с переносом (5), вторая — без переноса (6) (для вас, конечно же, желательно, чтобы все отмены были с переносом). В табличке ниже более бледным цветом выделены отмены с переносом приема (7), более насыщенным — без переноса (8).  

При наведении на дату в столбике «Записан» видно (9) — кто добавлял или отменял запись на прием. 

Если несколько строк объединены в одну (10), значит был перенос задачи. По сути это одна задача, поэтому порядковый номер в первом столбце у всех этих строк общий.

Видеть все счета пациента

Во вкладке «Счета» (1) в карточке вы увидите все счета пациента за весь период его лечения:

  • В столбце «Сумма к оплате» отображается общая стоимость услуг в каждом счете (2) (при нажатии на «+» в начале строки можно подробно посмотреть услуги, оказанные пациенту), в шапке таблицы (3) — общая сумма лечения данного пациента. 
  • В столбце «Внесение/изъятие ДС» отображается сумма, которую заплатил пациент (4). Это могло быть как больше, так и меньше суммы счета — в зависимости от этого у пациента может образоваться долг или аванс в клинике (см. столбец «Сальдо»; минус означает долг). Значения в скобках (+), (б/н), (-) показывают, через какую кассу была произведена оплата: 
    • «+» (5) — основная касса, 
    • «-» (6) — дополнительная, 
    • «б/н» (7) — безналичный расчет. 
  • В столбце «Сальдо» отображается баланс пациента (8), который меняется после каждой оплаты и может быть нулевым, отрицательным или положительным — в зависимости от того, платил ли пациент меньше суммы счета или, наоборот, вносил аванс. Здесь можно отследить, после какого приема у пациента образовался долг (9).

Видеть, кто внес изменения в карточку

Во вкладке «История изменений» (1) вы увидите все изменения (2) (выделены цветом), которые вносились в карточку с момента ее создания (3). При наведении на дату в столбце «Когда» отобразится, кто именно внес изменения (4). Так, в случае ошибки, можно будет быстро выяснить, кто ее совершил, и получить информацию «из первых уст». 

Печать документов

На верхней панели инструментов в карточке пациента есть кнопка «Печать документов» (1). Нажав на стрелочку (2) рядом с кнопкой с изображением принтера, можно выбрать: распечатать медицинскую карту данного пациента, справку для возврата НДФЛ или счета и оплаты пациента.

Окно «Печать документов» предполагает возможность выбора документа или нескольких документов (1), которые вы хотите отправить на печать (отмечаются галочкой). При большом количестве документов нужный можно быстро найти по его названию (2).

Также, если необходимо, вы можете изменить принтер (3), выбранный по умолчанию, задать количество копий (4), выбрать двустороннюю печать (5), изменить формат бумаги, который также задан по умолчанию (6). 

Важно: вы можете задавать разные параметры печати для разных документов, и при этом отправлять их на печать одновременно. 

Подробнее о настройке параметров печати документов читайте здесь

«Печать справки для возврата НДФЛ» и «Печать счетов и оплат» предполагают возможность выбора периода (1), данные за который необходимы пациенту. 

Если вам понадобится доработать справку для возврата НДФЛ, имеющуюся в программе, сначала сохраните ее на свой компьютер, внесите необходимые корректировки в Word и потом уже распечатайте этот отредактированный файл. 

Чтобы сохранить документ на компьютер, раскройте выпадающее меню рядом с полем «Распечатать» и выберите действие «Сохранить в Word» (2).