Занесение единиц измерения и материалов

Перед началом работы с модулем «Материалы» необходимо определить единицы измерения, которые будут использоваться при заказе материалов и подсчете остатков. Это обязательное условие для начала работы с материалами в программе. Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ». О настройках заказа материалов — здесь, о заказе материалов — здесь.

Занесение единиц измерения

Откройте «Настройки» → «Справочники» → «Материалы» → «Единицы измерения» (1).

Нажмите «Добавить» — кнопка с изображением знака «+» (2).

Заполните краткое и полное названия единицы измерения (3) и сохраните внесенные изменения, нажав на кнопку с изображением дискеты (4).

Когда единицы измерения выбраны, мы можем перейти к занесению в программу материалов: «Материалы» → «Справочник материалов». Важно: «Справочник материалов» не предназначен для занесения количества материала и информации о том, на каком складе он находится.  

В «Справочнике материалов» папки располагаются на разных уровнях. Папки верхнего уровне должны соответствовать бухгалтерским субсчетам. Так отчеты будут формироваться правильно с точки зрения бухгалтера, его работа станет легче, даже если клиника не планирует выгружать документы в 1С.

Cчету 10-5 «Запасные части» может соответствовать папка «Комплектация для ремонта объектов ОС (основных средств)». Ниже мы приводим таблицу с соответствием папок в «Справочнике материалов» и бухгалтерских субсчетов.

Папки в IDENT
Бухгалтерские субсчета
Стоматологические материалы и инструменты
10-1
Комплектация для ремонта ОС
10-5
Имиджевые и рекламные материалы
10-6
Инвентарь и хозяйственные принадлежности
10-9
Медицинская одежда (форма)
10-10

Показать дополнительную информацию (если вас интересует создание новых статей выгрузки в 1С)

Изменить или удалить корневые папки, заданные при установке программы, нельзя. Но вы можете создать новые. Для этого:

Перейдите в «Настройки» → «Интеграция 1С» → «Статьи выгрузки в 1С» (1).

Нажмите кнопку «Добавить» (2).

Введите названия статей выгрузки (3) и не забудьте сохранить изменения (4).

У папки «Стоматологические материалы и инструменты» есть еще второй и третий уровни расположения подпапок. Деление папок на втором уровне может зависеть от принципа списания. Так мы предлагаем разбить содержимое папки со стоматологическими материалами и инструментами на материалы, инструменты, а также средства для дезинфекции, стоматологические принадлежности.

Каждая из папок второго уровня имеет подпапки третьего уровня. Основой для дробления данных в этом случае станут направления работы клиники: терапия, хирургия, имплантология и т. д.

Добавление группы материалов

Перейдите в «Материалы» → «Справочник материалов» (1).

Выберите папку, в которой хотите создать группу материалов (2). В зависимости от положения курсора компьютерной мыши в той или иной части экрана возможно создание папок на разных уровнях. Если курсор расположен в поле справа и не указывает на какую-либо папку, то новая папка попадет на первый уровень. Если курсор указывает на определенную папку, то новая группа материалов попадет именно в нее (также вы можете щелкнуть на подпапку и перевести курсор в поле справа, тогда новая группа материалов попадет именно в открытую папку).

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Добавить группу материалов» (3).

Заполните открывшуюся форму (4):

  • Код — номер, присвоенный материалу или группе материалов в рамках клиники. Чаще всего этот код не несет какой-либо смысловой нагрузки и автоматически переходит из списка в 1С, поэтому специально заполнять это поле не нужно. Отметим, если код все-таки есть, в дальнейшем он будет отображаться при наведении курсора на отдельный материал или группу материалов.
  • Название.
  • Направление. Обратите внимание на этот пункт. При добавлении группы материалов вы можете указать направление работы клиники (терапия, хирургия, имплантология и так далее). Указанное направление распространится на все входящие в группу материалы, если для какого-либо из них принудительно не выбрано другое. Заполнение этого поля — необходимое условие для работы отчетов «По материалам» и «По обороту и остаткам».
  • Статья выгрузки в 1С. Если вы следовали нашим инструкциям по переносу и занесению данных, то вам потребуется заполнить данный пункт только при создании папок верхнего уровня. Для всех вложенных в них материалов статьи выгрузки применятся автоматически. Важно учесть, что статьи выгрузки соотносятся со стандартными бухгалтерскими счетами (например, группе 10-5 «Запасные части» соответствует группа «Комплектация для ремонта объектов ОС»). Подробнее о выгрузке накладных в 1С читайте здесь. Этот пункт важен и для тех, кто собирается выгружать отчет в 1С, так и для тех, кто не собирается. Последние, например, получат верно построенный отчет для бухгалтера.

Сохраните изменения (5).

Добавление материала

Перед тем как рассказать о процессе занесения отдельных материалов, отметим, что мы рекомендуем создавать только одну позицию для некоторых дорогих материалов, например, брекет-систем и имплантатов.

Показать дополнительную информацию (если вас интересует использование одной позиции для несколько материалов):

При добавлении имплантата или любого подобного материала в «Справочник материалов» вам достаточно указать только его производителя и модель.

Разбивать позиции по размерам нежелательно, поскольку это может внести путаницу в заказ материала. Например, на складе хранится несколько имплантатов разных размеров, однако ни один из них не подходит пациенту. Чтобы избежать этой ситуации лучше оставить поставщику предоплату за партию имплантатов, а потом заказать доставку изделия, подходящего по размеру конкретному пациенту. Удобство этого метода заключается в том, что такие изделия зачастую подлежат обмену на подходящие пациенту по размеру аналоги. 

Отказаться от многочисленных позиций стоит и в случае оформления самых дешевых материалов, если их точные характеристики не имеют особого значения. К таким покупкам клиники можно отнести, например, бумажные салфетки, так как их цвет и размер не слишком важны.

Откройте «Материалы» → «Справочник материалов» (1).

Нажмите правой кнопкой мыши по папке в левой части экрана и выберите «Добавить материал» (2). В результате материал попадет в выбранную папку. Вы также можете выбрать нужную папку и после этого щелкнуть правой кнопкой мыши в поле справа.

Заполните поля в окне «Добавление материала» (3):

  • Код. Как и в случае с группой материалов, код упрощает процесс поиска, но это поле не является обязательным к заполнению.
  • Название. Некоторые материалы, например перчатки, целесообразнее искать не по названию или производителю, а именно по ключевому слову, например, «перчатки», поэтому оно обязательно должно быть в названии.
  • Единица измерения. Упаковка или штука.
  • Направление. По умолчанию направление, указанное при создании материала, совпадает с направлением группы, к которой этот материал относится. Оно написано в соответствующем поле в скобках курсивом. При необходимости направление можно изменить, открыв выпадающий список. 
  • Статья выгрузки в 1С. Отдельно указывать статью выгрузки, как и направление, для одного материала необходимо только, если они отличаются от данных, указанных в корневой папке.
  • Единица перемещения (ЕП). То, в каком количестве этот материал будет перемещаться, а в некоторых случаях списываться. Удобно, если единица перемещения будет равна 1 (либо одной штуке, либо одной упаковке), потому что с дробными числами может возникнуть путаница в отчетах. Но в некоторых случаях нецелесообразно переносить в кабинет целую упаковку (в ней может находится 100 карпул препарата, разделенных на 10 блистеров), для удобства ассистентов и врачей мы предлагаем перемещать с центрального склада на дополнительные, то есть к креслам или врачам, именно эти блистеры. При этом часть упаковки может остаться на центральном складе. Для учета блистеров мы рекомендуем пользоваться единицами перемещения — например, 0,1. 
  • Дорогостоящий (Д) и Списание при приемке (СП). Эти два пункта влияют на процедуру списания материалов. Дорогие материалы списываются не при перемещении, а вручную или непосредственно при оказании услуг. О списании материалов вручную читайте здесь. О списании материалов во время приема читайте здесь. «Списание при приемке» ставится, например, для бахил.
  • Штрихкод (Шк). Наличие штрихкода материала в базе упрощает поиск и учет материалов в дальнейшем. Для добавления штрихкода, нажмите кнопку со знаком «+» и считайте штрихкод продукта специальным сканером. Если в штрихкоде присутствуют не только цифры, но и буквы, важно учитывать язык надписи. Одно и то же название, написанное по-русски и по-английски, программа воспримет как два разных материала.

Сохраните изменения (4).

После заполнения данных о материалах выберите те сведения, которые вы хотите видеть сразу при открытии «Справочника материалов». Для этого:

  1. Откройте соответствующее меню.
  2. Отметьте галочками необходимые пункты. После этого в таблице справочника появятся новые столбцы.

В «Справочнике материалов» существует три фильтра.

  • Первый позволяет показывать не только те материалы, которые клиника использует в настоящее время, но и те, которые были перенесены в архив. Архивные материалы выделяются красным цветом. По умолчанию программа открывает «Справочник материалов» со списком актуальных материалов.

  • Второй позволяет отделить дешевые материалы от дорогостоящих.

  • Третий фильтр связан со штрихкодами. Он помогает увидеть, например, материалы, штрихкоды которых еще не были занесены в программу. Это полезно для дополнения информации о материалах.