Часть 2.2. Занесение единиц измерения и материалов

Перед началом работы с модулем «Материалы» необходимо определить единицы измерения, которые будут использоваться при заказе материалов и подсчете остатков. Это обязательное условие для начала работы с материалами в программе. Для того чтобы указать единицы измерения:

  1. Откройте окно «Настройки» – «Справочники» – «Материалы» – «Единицы измерения».

  1. Нажмите кнопку «Добавить».

  1. Заполните необходимые поля.
  2. Сохраните внесенные изменения.

Напомним, мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, метры и т.д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т.д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ».

После того как единицы измерения выбраны, мы можем перейти к занесению в программу материалов. Они распределяются по уровням и группам. Обратим особое внимание на первые три уровня в Справочнике материалов. Папки в верхнем уровне должны соответствовать бухгалтерским субсчетам. Таким образом, отчеты будут формироваться правильно с точки зрения бухгалтера. Следовательно, его работа станет легче, даже если клиника не планирует выгружать документы в 1С.

Так счету 10-5 «Запасные части» вполне может соответствовать папка «Комплектация для ремонта объектов ОС (основных средств)». Ниже мы приводим таблицу с соответствием папок в Справочнике материалов и бухгалтерских субсчетов.

Папки в IDENT Бухгалтерские субсчета
Имиджевые и рекламные материалы 10-06
Инвентарь и хозяйственные принадлежности 10-09
Комплектация для ремонта ОС  10-05
Медицинская одежда (форма) 10-10
Стоматологические материалы и инструменты 10-01

Показать дополнительную информацию (если Вас интересует создание новых статей выгрузки в 1С)

Изменить или удалить корневые папки, заданные при установке программы, нельзя, однако, Вы можете создать новые, для этого:

  1. Перейдите во вкладку: «Настройки» – «Интеграция 1С» – «Статьи выгрузки в 1С».

  1. Нажмите кнопку «Добавить».

  1. Введите название новой статьи. 
  2. Сохраните изменения.

Второй уровень наиболее характерен именно для папки «Материалы». Деление папок на этом уровне может зависеть от принципа списания. Так мы предлагаем разбить содержимое папки на, собственно, материалы, а так же инструменты и средства для дезинфекции. Каждая из папок второго уровня так или иначе делится на папки третьего уровня. Основой для дробления данных в этом случае станут направления работы клиники: терапия, хирургия, имплантология и т.д.

Для того чтобы создать группу материалов:

  1. Откройте вкладку «Материалы» – «Справочник материалов».

  1. Выберите папку, в которой хотите создать группу.

В зависимости от положения курсора в той или иной части экрана возможно создание папок на разных уровнях. Так, если курсор расположен в правом белом поле и не указывает на какую-либо папку, то новая папка попадет на первый уровень. С другой стороны, если курсор указывает на определенную папку, то новая группа материалов попадет именно в нее. Если курсор расположен не в левой, а в правой части экрана, то новая группа материалов попадет именно в открытую папку.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите пункт «Добавить группу материалов».

  1. Заполните соответствующие поля:
  • Код – номер, присвоенный материалу или их группе в рамках клиники. Чаще всего этот код не несет какой-либо смысловой нагрузки и автоматически переходит из списка в 1С, поэтому специально заполнять это поле не нужно. Отметим, если код все-таки есть, в дальнейшем он будет отображаться при наведении курсора на отдельный материал или их группу.
  • Название.
  • Направление. Обратим внимание на этот пункт. Вы можете указать направление лечения (терапию, хирургию, и т. д.) при добавлении группы материалов. Добавим, указанное направление распространится на все входящие в группу материалы, если для какого-либо из них принудительно не выбрано другое. Заполнение этого поля – необходимое условие для работы отчетов по материалам и по оборотам и остаткам. 
  • Статья выгрузки в 1С. Если Вы следовали нашим инструкциям по переносу и занесению данных, то Вам потребуется заполнить данный пункт только при создании папок верхнего уровня. Для всех вложенных в них материалов они применятся автоматически. Важно учесть, что статьи выгрузки соотносятся со стандартными бухгалтерскими счетами. Так группе 10-5 «Запасные части» соответствует группа «Комплектация для ремонта объектов ОС». Подробнее о выгрузке читайте в соответствующей части. Пункт важен и для тех, кто собирается выгружать отчет в 1С, так и для тех, кто не собирается. Последние, например, получат верно построенный отчет для бухгалтера. 
  1. Сохраните изменения.

Перед тем как рассказать о процессе занесения отдельных материалов, отметим несколько общих деталей. Мы рекомендуем создавать только одну позицию для некоторых дорогих материалов, например, брекет-систем и имплантатов.

Показать дополнительную информацию (если Вас интересует использование одной позиции на несколько материалов):

При добавлении имплантата или любого подобного материала в Справочник, Вам достаточно указать только его производителя и модель.

Разбивать позиции по размерам нежелательно, поскольку это может внести путаницу в заказ материала. Например на складе хранится несколько имплантатов разных размеров, однако, ни один из них не подходит пациенту. Чтобы избежать этой ситуации лучше оставить поставщику предоплату за партию имплантатов, а потом заказать доставку изделия, подходящего по размеру конкретному пациенту.

Удобство метода заключается в том, что такие изделия зачастую подлежат обмену на подходящие пациенту по размеру аналоги. Отказаться от многочисленных позиций стоит и в случае оформления самых дешевых материалов, если их точные характеристики не имеют особого значения. К таким покупкам клиники можно отнести, например, бумажные салфетки, поскольку их цвет и размер не слишком важен.

Теперь перейдем к процессу создания позиции. Для этого:

  1. Откройте «Материалы» – «Справочник материалов».

  1. Добавьте материал с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши по папке в левой части экрана. В результате материал попадет в выбранную папку. Вы также можете выбрать нужную папку и после этого щелкнуть правой клавишей мышки в правом белом поле.

  1. Заполните поля в окне «Добавление материала»:
  • Код. Как и в случае с группой материалов, код упрощает процесс поиска. Указывать код по-прежнему необязательно.
  • Название. Мы рекомендуем указывать название любого материала по-русски, вне зависимости от того, дублирует ли оно основное название или само является таковым. Благодаря этому Вы сможете избежать ошибок в написании оригинальных наименований (английских и других). Кроме того некоторые материалы, например перчатки, целесообразнее искать не по названию или фирме-производителю, а именно по обозначению группы материалов, то есть по ключевому слову: «перчатки». 
  • Единица измерения.
  • Направление. По умолчанию направление, указанное при создании материала, совпадает с направлением группы, к которой он относится. В этом случае название направления написано в соответствующей колонке курсивом.  Если направление, указанное при создании материала, не соответствует направлению группы, то его можно изменить. После этого направление пишется печатными буквами, а соответствующая ячейка в папке, содержащей материалы, окрашивается в желтый.
  • Статья выгрузки в 1С. Отдельно указывать статью выгрузки, как и направление, для одного материала необходимо только, если они отличаются от данных, указанных в корневой папке. 
  • Единица перемещения (ЕП). Это количество упаковок или их частей, которое чаще всего забирают со склада. В отличие от единицы измерения, единица перемещения является относительной величиной. Отметим, если при добавлении материала, Вы не укажете единицу перемещения, она будет по умолчанию равна нулю. 
  • Дорогостоящий (Д) и Списание при приемке (СП). Эти два пункта влияют на процедуру списания материалов. Подробнее об этом мы расскажем в главе «Рабочий процесс».
  • Штрихкод (Шк). Наличие штрихкода материала в базе упрощает поиск и учет материалов в дальнейшем. Для добавления штрихкода, нажмите кнопку «Добавить» и считайте штрихкод продукта специальным сканером. Отметим, если в штрихкоде присутствуют не только цифры, но и буквы, важно учитывать язык надписи. Одно и то же название, написанное по-русски и по-английски, программа воспримет как два разных материала. 
  1. Сохраните изменения.

После того как Вы заполнили данные о материалах, выберите те сведения, которые Вы хотите видеть сразу при открытии Справочника. Для этого:

  1. Откройте соответствующее меню.
  2. Отметьте галочками необходимые пункты. После этого в таблице справочника появятся новые столбцы.

Обратите внимание на фильтры,  которые помогут отобрать те или иные материалы в зависимости от Ваших целей. В справочнике существует три фильтра.

  • Первый показывает, какие материалы клиника использует в настоящее время, а какие занесла в архив. Отметим, архивные материалы выделяются красным цветом. По умолчанию программа открывает Справочник со списком актуальных материалов.
  • Второй позволяет отделить дешевые материалы от дорогостоящих.
  • Третий фильтр связан со штрихкодами. Он помогает увидеть, например, материалы, штрихкоды которых еще не были занесены в программу. Это полезно для дополнения информации о материалах.

В этой части мы рассмотрели процесс занесения в программу единиц измерения и заполнения справочника материалов. В следующей части мы расскажем о том, как занести в программу список складов и контрагентов.