Занесение единиц измерения и материалов (Справочник материалов)

Приступая к работе с модулем «Материалы», вы можете отредактировать справочник «Единицы измерения» («Настройки» (1) → «Справочники» → «Материалы» → «Единицы измерения»). К уже имеющимся (штуки и упаковки) можно добавить единицы измерения, которые вы хотите использовать в своей работе. Для этого нужно нажать на кнопку со знаком «+» (2), а для сохранения — на кнопку с изображением дискеты. 

Напоминаем вам, что мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, граммы, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки, коробки, единицы материала и т. д.). Единицы измерения в программе должны соответствовать единицам измерения в накладных. Это необходимо для более точного учета трат. Чтобы отметить, что единица измерения не используется, нужно перейти в режим редактирования (3) и поставить соответствующую галочку (4). 

Структура «Справочника материалов»

Занесение в программу материалов осуществляется через «Материалы» → «Справочник материалов». Важно: «Справочник материалов» не предназначен для занесения количества материала и информации о том, на каком складе он находится (это делается при приеме накладных и при инвентаризации, а посмотреть эту информацию можно в отчете «По обороту и остаткам»).

Если вы не знаете, с чего начать составление справочника материалов, мы можем загрузить в вашу программу наш стандартный справочник, и вам останется только отредактировать его. 

В «Справочнике материалов» данные располагаются на нескольких уровнях. Папки верхнего уровне должны соответствовать бухгалтерским субсчетам. Так отчеты будут формироваться правильно с точки зрения бухгалтера, а его работа станет легче, даже если клиника не планирует выгружать документы в 1С.

Таблица с соответствием папок в «Справочнике материалов» и бухгалтерских субсчетов

Папки в IDENT
Бухгалтерские субсчета
Стоматологические материалы и инструменты
10-1
Комплектация для ремонта ОС
10-5
Имиджевые и рекламные материалы
10-6
Инвентарь и хозяйственные принадлежности
10-9
Медицинская одежда (форма)
10-10

Показать дополнительную информацию (если вас интересует создание новых статей выгрузки в 1С)

Изменить или удалить корневые папки, заданные при установке программы, нельзя. Но вы можете создать новые. Для этого:

Перейдите в «Настройки» → «Интеграция 1С» → «Статьи выгрузки в 1С» (1).

Нажмите кнопку «Добавить» (2).

Введите названия статей выгрузки (3) и не забудьте сохранить изменения (4).

У папки «Стоматологические материалы и инструменты» есть еще второй и третий уровни расположения подпапок. Деление папок на втором уровне может зависеть от категории, к которой относится материал. Так мы предлагаем разбить содержимое папки со стоматологическими материалами и инструментами на: материалы, инструменты, а также средства для дезинфекции, стоматологические принадлежности. 

Каждая из папок второго уровня имеет подпапки третьего уровня. Это могут быть папки по направлениями работы клиники («Терапия», «Хирургия», «Имплантология» и так далее) и папки с категориями материалов («Инструменты для дезинфекции», «Инструменты для ортопедии», «Средства гигиены» и так далее).

Добавление группы материалов

Перейдите в «Материалы» → «Справочник материалов» (1).

Выберите папку, в которой хотите создать группу материалов (2).

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Добавить группу материалов» (3). (Если курсор расположен в поле справа и не указывает на какую-либо папку, то новая папка попадет на первый уровень, а если щелкнуть на подпапку и перевести курсор в поле справа, новая группа материалов попадет именно в открытую папку.)

Заполните открывшуюся форму (4):

  • Код — номер, присвоенный материалу или группе материалов в рамках клиники. Данное поле не является обязательным к заполнению, но если вы выгружаете данные из 1С, то код из списка в 1С переходит автоматически, и в дальнейшем вы сможете искать материалы по коду (обратите внимание на строку поиска). Код будет отображаться при наведении курсора на отдельный материал или группу материалов.
  • Название.
  • Направление. Обратите внимание на этот пункт. При добавлении группы материалов вы можете указать направление работы клиники (терапия, хирургия, имплантология и так далее). Указанное направление распространится на все входящие в группу материалы, если для какого-либо из них принудительно не выбрано другое направление. Заполнение этого поля — необходимое условие для того, чтобы в отчетах «По материалам» и «По обороту и остаткам» работала фильтрация по направлениям, а также для того, чтобы затраты на материалы из этой группы попадали в отчет «Загрузка врачей», обеспечивая корректные данные по маржинальному доходу.
  • Статья выгрузки в 1С. Если вы следовали нашим инструкциям по переносу и занесению данных, то вам потребуется заполнить данный пункт только при создании папок верхнего уровня. Для всех вложенных в них материалов статьи выгрузки в 1С применятся автоматически. Важно учесть, что статьи выгрузки соотносятся со стандартными бухгалтерскими счетами (например, группе 10-5 «Запасные части» соответствует группа «Комплектация для ремонта объектов ОС»). Этот пункт важен и для тех, кто собирается выгружать отчет в 1С, так и для тех, кто не собирается. Последние получат верно построенный отчет для бухгалтера. Подробнее о выгрузке накладных в 1С читайте здесь

Сохраните изменения (5).

Добавление материала

Перед тем как рассказать о процессе занесения отдельных материалов, отметим, что мы рекомендуем создавать только одну позицию (без разбивки по размерам) для некоторых дорогостоящих материалов, например, брекет-систем и имплантатов.

Подробности здесь.

При добавлении имплантата или любого подобного материала в «Справочник материалов» вам достаточно указать только его производителя и модель.

Разбивать позиции по размерам нежелательно, так как это может внести путаницу в заказ материала. Например, на складе хранится несколько имплантатов разных размеров, но ни один из них не подходит пациенту. Чтобы избежать этой ситуации можно оставить поставщику предоплату за партию имплантатов, а потом заказать доставку изделия, подходящего по размеру конкретному пациенту, то есть произвести обмен. 

Возможно, вам будет удобно отказаться от многочисленных позиций и при оформлении самых дешевых материалов, если их точные характеристики не имеют особого значения, и если вы их покупаете у одного поставщика, по одной стоимости. К таким покупкам клиники можно отнести, например, бумажные салфетки, так как их цвет и размер не слишком важны.

Чтобы добавить материал, перейдите в «Материалы» → «Справочник материалов» (1).

Нажмите правой кнопкой мыши по нужной папке в левой части экрана и выберите «Добавить материал» (2). В результате материал попадет в выбранную папку. Вы также можете выбрать нужную папку и после этого щелкнуть правой кнопкой мыши в поле справа.

Заполните поля в окне «Добавление материала» (3):

  • Код. Как и в случае с группой материалов, это поле не является обязательным к заполнению, но если вы выгружаете данные из 1С, код переходит оттуда автоматически. Наличие кода упрощает процесс поиска материала (в строке поиска вводятся необходимые цифры). 
  • Название. Некоторые материалы, например перчатки, целесообразнее искать не по названию или производителю, а именно по ключевому слову, например, «перчатки», поэтому оно обязательно должно быть в названии.
  • Единица измерения. Упаковка или штука.
  • Направление. По умолчанию направление, указанное при создании материала, совпадает с направлением группы, к которой этот материал относится. Оно написано в соответствующем поле в скобках курсивом. При необходимости направление для конкретного материала можно изменить, открыв выпадающий список и выбрав нужное. 
  • Статья выгрузки в 1С. Отдельно указывать статью выгрузки, как и направление, для одного материала необходимо только в том случае, если она отличается от указанной в корневой папке.
  • Единица перемещения (ЕП). То, в каком количестве этот материал будет перемещаться, а в некоторых случаях списываться. Удобно, если единица перемещения будет равна 1 (либо одной штуке, либо одной упаковке), потому что с дробными числами может возникнуть путаница в отчетах. Но если вам удобнее вести учет в упаковках, а перемещать только какую-то часть этой упаковки, например, 1 блистер с 10 карпулами, а не все 100 карпул препарата, можно использовать дробные единицы перемещения — в нашем примере это будет 0,1 (то есть в данном случае мы перемещаем между складами десятую часть упаковки).
  • Дорогостоящий (Д) и Списание при приемке (СП). Эти два пункта влияют на процедуру списания материалов. Дорогостоящие материалы (имплантаты, брекет-системы) списываются не при перемещении, а непосредственно при оказании услуг или вручную. «Списание при приемке» указывается для тех материалов, которые нет необходимости учитывать внутри клиники, например, бахилы. Эти материалы списываются сразу во время поступления и дальнейшего учета не требуют. Сотрудники могут их брать, никак это не отмечая. 
  • Штрихкод (Шк). Наличие штрихкода упрощает поиск и учет материалов в дальнейшем. Для добавления штрихкода в программу, нажмите кнопку со знаком «+» и считайте штрихкод продукта специальным сканером. 

Приобретать дорогой сканер необязательно — главное, чтобы он был совместим с нашей программой. Чтобы проверить работоспособность сканера, подключите его к компьютеру, откройте текстовый редактор (например, Блокнот) и считайте какой-нибудь штрихкод — если он появился в текстовом редакторе, значит и с нашей программой этот сканер будет совместим.

Сохраните изменения (4).

Обратите внимание, что если для материала указано, что он дорогостоящий (Д) — (5), или что его списание производится при приемке (СП) — (6), или отмечено наличие штрихкода (Шк) — (7), это сразу будет видно в справочнике.

В «Справочнике материалов» можно нажать на любую добавленную позицию правой кнопкой мыши и:

  • внести изменения в настройки материала;
  • удалить материал (те материалы, с которыми производились какие-либо действия можно только отправить в архив);
  • вырезать материал и переместить его в другой раздел (эта функция удобна на этапе формирования «Справочника материалов», когда вы можете ошибиться с добавлением материала в папку, или, например, вы добавили все материалы единым списком и только потом распределяете их по папкам; в дальнейшем перенос материала из одного раздела в другой может нарушить отчетность).

О настройке заказа материалов читайте здесь.  

С помощью специального выпадающего меню (1) вы можете выбрать те сведения (2), которые хотите видеть сразу при открытии «Справочника материалов».

В «Справочнике материалов» можно увидеть не только те материалы, которые клиника использует в настоящее время, но и те, которые были перенесены в архив. Нажав на материале правой кнопкой мыши, можно вернуть его из архива.

Также вы можете отделить дешевые материалы от дорогостоящих.

Кроме того, вы можете увидеть все материалы, штрихкоды которых еще не были занесены в программу, и дополнить информацию.