Пациенты

Для повышения эффективности используемых в вашей клинике приемов маркетинга, а также для анализа базы пациентов по разнообразным параметрам предлагаем вам использовать многофункциональный отчет «Пациенты».

С его помощью вы сможете:

  1. анализировать как работу всей клиники, так и отдельно каждого сотрудника;
  2. рационально производить СМС-оповещение по различным праздникам, акциям или специальным предложениям;
  3. держать в поле зрения пациентов, которые длительное время не посещали вашу клинику;
  4. анализировать эффективность проводимых мероприятий по рекламе и т.д.

 Для наибольшей эффективности данного отчета карточка пациента должна быть заполнена максимально полно.

Чтобы применить выбранные вами фильтры, необходимо нажать на кнопку , а для того чтобы очистить фильтры, – кнопку . Каждый из созданных вами отчетов вы сможете выгрузить в Excel с помощью кнопки . Многие фильтры по умолчанию скрыты, и их можно показать через фильтр «Доп. информация».

Рассмотрим несколько конкретных ситуаций, чтобы понять, как именно данный отчет может помочь вам в работе.

Анализ работы клиники и сотрудников

Не секрет, что для успешного функционирования важен своевременный и грамотный анализ работы как всей клиники в целом, так и каждого ее сотрудника в отдельности.

Работа администратора

Проанализируем, насколько качественно работают администраторы с первичными клиентами. Для этого выберем «Статус» → «Первичный» (1), затем в фильтре «Доп. информация» (2) добавим фильтр «Будущие приемы» → «В записи» → «Нет» и «В ЛО» → «Нет» (3). Таким образом, мы исключили тех пациентов, которые записаны на прием, но дата приема еще не наступила. Затем добавим фильтр «Доп. информация» → «Создание карточки» и выберем необходимый период (4). Теперь нажмем «Применить фильтр» (5). 

Таким образом, вы можете увидеть, сколько первичных пациентов из числа записавшихся не пришли на прием. Выбрав фамилию сотрудника в поле «Кто создал» (6) и нажав «Применить фильтр» (7), вы получаете возможность оценить работу каждого администратора в отдельности.

Загруженность клиники и качество работы врача

В фильтре «Доп. информация» → «Будущие приемы» (1) выбираем «В записи» → «Есть» (2) и нажимаем «Применить фильтр» (3). Таким образом, вам не нужно просматривать все расписание, чтобы увидеть, сколько всего пациентов записано на прием.

Вы также можете отслеживать, кто из пациентов недавно был у вас на приеме, еще не прошел лечение до конца, но по какой-то причине не записан на следующий прием. Для этого в фильтре «Доп. информация» → «Будущие приемы» выберем «В записи» → «Нет» и в «ЛО» → «Нет» (1), в фильтре «Доп. информация» → «Лечение» выберем «Состояние пациента» → «Терапия» → «Требуется лечение» (2), выставим нужную дату последнего приема (3) и нажмем «Применить фильтр» (4).

Для того чтобы оценить качество работы каждого специалиста в отдельности, добавим фильтрацию по Лечившему врачу (5) соответствующего направления. В данном примере это терапевт. Соответственно, нужно исключить остальных терапевтов (6). Затем нажимаем «Применить фильтр» (7).

Долги пациентов

При необходимости увидеть актуальную картину по должникам вам следует воспользоваться фильтром «Личный счет». Чтобы вывести информацию по всем должникам необходимо выставить значение «≤-1». Однако для более продуктивной работы с отчетом имеет смысл добавить к этому фильтрацию по дате, выставив необходимое значение в фильтре «Доп. информация» → «Лечение» → «Последний прием» → «С» (1), и вместо «-1» прописать минимальную сумму долга, о которой вы хотите напомнить клиентам (2), а затем нажать «Применить фильтр» (3).

Сразу из сформированного отчета кнопкой  вы можете отправить должникам СМС с информацией о долге. С тем, как это сделать, вы можете ознакомиться здесь.

Акции, скидки, поздравления, спец. предложения

Акции, проводимые в стоматологических клиниках, зачастую направлены на определенную целевую аудиторию. Очевидно, чем точнее сделана выборка клиентов для оповещения, тем более рационально расходуется рекламный бюджет. СМС можно будет отправить сразу из сформированного отчета кнопкой .

Рассмотрим самые распространенные варианты:

Если вы планируете провести акцию с минимальными ограничениями, то следует использовать фильтр «Статус» (1), который позволит выбрать либо всех пациентов разом, либо одну из трех категорий (Первичный, Отконсультированный, Повторный), и фильтр «Доп. информация» → «Контакты» (2), где выбираем нужный тип контактных данных для информирования пациентов (3). Нажимаем «Применить фильтр» (4).

Если вы хотите поздравить клиента с днем рождения и предложить какую-то персональную скидку по этому случаю, вам поможет фильтр «Дата рождения». Причем вы можете как выбирать конкретный день, так и весь месяц целиком, например, для того чтобы заранее проинформировать всех именинников месяца. Формат вводимой даты в фильтре – ДД.ММ.ГГГГ. Для того чтобы сформировать список именинников за конкретную дату, например, 19 января, в фильтре «Дата рождения» напишем «19.01.» (1) и нажмем «Применить фильтр» (2).

Для того чтобы сформировать список именинников за месяц, например, январь, в фильтре «Дата рождения» напишем «.01.» (3) и нажмем «Применить фильтр» (4).

Аналогичном образом работает фильтрация по году рождения: «.1990».

Для отправки поздравительных и информационных сообщений, приуроченных к таким праздникам, как 23 Февраля и 8 Марта, используйте фильтр «Пол».

Существуют процедуры, которые проводятся при лечении пациентов определенного возраста, например, дети до 18ти, пенсионеры и т.д. Используя фильтры «Возраст» и «Пол» (например, в случае с пенсионерами), вы сможете проинформировать необходимую вам категорию граждан.

Вы можете организовать специальные скидки или бонусы для пациентов, у которых процент состоявшихся приемов выше определенного показателя с помощью фильтра «% состоявшихся приемов от общего» (1). Затем нажмите «Применить фильтр» (2). С помощью этого же фильтра вы можете найти пациентов, у которых процент состоявшихся приемов ниже определенного показателя, и сделать соответствующую пометку в комментарии в карточке, что позволит вам при планировании расписания учитывать вероятность того, что пациент может опоздать или совсем не прийти.

С помощью комбинации фильтров «Сумма выставленных счетов» и «Личный счет» вы сможете выделить ряд клиентов в категорию VIP (сделать соответствующую пометку в карточке клиента в поле Комментарий или Дополнительный комментарий) или предоставить скидку при определенной сумме оплаченных счетов (накопительная система скидок). Например, общая сумма должна быть более 100 000 (1), и вы допускаете, что из них не более 10 000 могут быть пока еще не погашены (2). Затем нажмите «Применить фильтр» (3). Также с помощью нашей технической поддержки вы можете настроить автоматическую накопительную систему скидок, которая будет отражаться в карточке пациента в поле «Скидки» как «Дисконтная карта».

*При существовании подобной системы повторных пациентов рекомендуется записывать на прием через карточку пациента, чтобы администратор видел комментарий.

Теперь вы сможете сделать выборку всех клиентов, имеющих такую помету с помощью фильтра «Доп. информация» → «Комментарий».

Если вы планируете делать рассылку с предложением определенной скидки, которая не будет предоставлена клиентам с дисконтными картами или тем, кто имеет скидку от сотрудника вашей клиники, добавьте к сформированному вами фильтру еще один – «Доп. информация» → «Скидка» (1) → «Нет скидки» (2) и нажмите «Применить фильтр» (3).

В условиях современной конкуренции на рынке услуг очень важно не только искать новых пациентов, но и грамотно работать с уже имеющейся клиентской базой. Если человек какое-то время назад один раз пришел на прием и больше не обращался за помощью, возможно, стоит еще раз связаться с ним и, например, предложить что-то из ваших актуальных акций. Для этого вам потребуется выставить следующие параметры поиска: «Был на приеме» → «С» и «До» (1), «Общее количество приемов» → до 1 (2). Теперь исключим тех, у кого уже запланирован прием – «Доп. информация» → «Будущие приемы» → «В записи» → «Нет» (3), и тех, кто записан в Лист ожидания – «Доп. информация» → «Будущие приемы» → «В ЛО» → «Нет» (4). Добавив к этому «Доп. информация» → «Контакты» (5) и нажав «Применить фильтр» (6), мы получаем список для обзвона.

В полученном списке могут присутствовать как отконсультированные пациенты, так и повторные, поэтому при необходимости вы можете в поле «Статус» отфильтровать одних или вторых.

Реклама

Используя различные рекламные кампании для привлечения новых клиентов, важно иметь возможность проанализировать эффективность проведенных мероприятий.

Для анализа работы промоутера, который раздавал листовки, эффективности интернет-рекламы, размещенной на различных ресурсах, а также других видов рекламы вам будет удобно воспользоваться фильтром «Доп. информация» → «Источники информации», выбрав, соответственно, нужный источник.

Если вы хотите оценить эффективность каких-то акций, которые проводились для привлечения новых клиентов в какой-то определенный период, необходимо использовать следующий фильтр «Доп. информация» → «Создание карточки» → «Дата создания».

Дополнительные фильтры

Ниже вы найдете ряд различных фильтров, которые можно использовать как самостоятельно, так и в дополнение к другим.

Выше уже было описано, что вы можете создать выборку по клиентам с пометкой VIP. Аналогичным образом производится поиск по любому слову, прописанному в карточке клиента в поле «Комментарий» или «Доп. комментарий» с помощью фильтра «Доп. информация» → «Комментарий» или «Доп. комментарий».

Фильтр «Доп. информация» → «Причина списания в архив» будет эффективным для анализа причин оттока клиентов, если вы отмечаете в карточке клиента перенос в архив, а также отслеживаете информацию по тем клиентам, которые давно не приходили на прием.

При необходимости получения списка клиентов с адресами проживания в уже сформированном отчете воспользуемся фильтром «Доп. информация» → «Адрес» (1), оставим поле для ввода пустым (2) и нажмем «Применить фильтр» (3).

Для получения выборки по всем клиентам, проживающим по определенному адресу, вводим нужный адрес (4) и нажимаем «Применить фильтр» (5). 

Вы также можете наглядно увидеть географию пациентов с точностью до конкретного дома на карте Google или 2GIS с помощью кнопки . Это может помочь, например, при выборе места для новой клиники или планировании рекламных акций в имеющихся филиалах.

С анализом количества платежей по договорам ДМС вам поможет фильтр «Доп. информация» → «Сумма ДМС». Выставив значение «≥1» (1) и нажав «Применить фильтр» (2), вы получите список всех клиентов, которые лечились у вас по ДМС.

Вы сможете отобразить информацию по наличию общего (семейного) счета с помощью фильтра «Доп. информация» → «Семья» → «Есть» (1). Затем нажмите «Применить фильтр» (2).

Здесь также можно добавить фильтрацию по сумме этого общего счета.

Если вам требуется выборка несовершеннолетних пациентов, договор на лечение которых заключен с Родителем или Представителем, используйте фильтр «Доп. информация» → «Представители»(1). Для примера, выберем тех пациентов, у которых есть Представитель (2) и нажмем «Применить фильтр».

С помощью фильтра «Доп. информация» → «Документы» вы сможете, к примеру, отслеживать во всех ли карточках заполнена такая информация о пациенте, как паспортные данные, место рождения, ИНН, а так же есть ли у него полис. В качестве примера отобразим список пациентов, у которых не заполнены паспортные данные. Для этого выберем «Доп. информация» → «Документы» → «Паспорт» → «Не заполнен» (1) и нажмем «Применить фильтр» (2).

Конечно, вы можете комбинировать все фильтры по своему усмотрению для получения той выборки, которая поможет в работе именно вам.