Отчет Пациенты

Отчет «Пациенты» служит для сегментации вашей клиентской базы по различным параметрам — по возрасту, полу, адресу, количеству приемов, тому, когда был первый прием, сумме лечения, состоянию личного счета, по тому, откуда узнали о клинике, и т. д.

С помощью этого отчета вы сможете держать в поле зрения всех пациентов, в том числе и тех, которые длительное время не посещали вашу клинику, и рационально производить СМС рассылку с информацией об акциях и специальных предложениях.

Внимание! Для корректной работы данного отчета карточки пациента должны быть заполнены максимально полно.

Чтобы отфильтровать информацию о пациентах по интересующим вас параметрам, для начала перейдите в «Отчеты» (1) → «Маркетинг» (2) → «Пациенты» (3). 

Как работать с отчетом?

Перед вами откроется полный список ваших пациентов, а общее количество пациентов вы увидите внизу под таблицей (1). Все фильтры в поле справа (2) вы можете комбинировать, в зависимости от ваших потребностей. Также, поставив галочку рядом с нужным вам блоком фильтров в разделе «Доп. информация» (3), вы сможете добавить еще параметры, по которым будут отобраны пациенты. При смене фильтров не забудьте нажимать «Применить фильтр» (4).

Очень важно понимать, что означает каждый статус пациента (1). Первичные пациенты — это те, которые у вас еще не были и не фигурируют ни в каких счетах, они пока общались только с администратором клиники. Отконсультированные — те, у кого в счетах были только услуги с единицей измерения «Консультация». Повторные (под таблицей — «Лечащиеся») — те, кто у вас уже лечился. Статусы отображаются в таблице сразу после фамилии пациента (2).

Рядом с кнопкой «Применить фильтр» (3)  находится кнопка «Очистить фильтр» (4), сбрасывающая выбранные параметры. Далее идут — кнопка для выгрузки отчетов в Excel (5) и кнопка для отправки СМС (6) выбранным пациентам. Есть также специальная кнопка, с помощью которой вы можете увидеть на карте, где живет большинство ваших пациентов.

Увидеть, где живут ваши пациенты

При планировании рекламных акций в имеющихся филиалах или при выборе места для новой клиники, вы можете обратиться к фильтрации пациентов по адресам. Например, можно уточнить, сколько ваших пациентов проживает в определенном районе (1). Для этого в разделе «Доп. информация» выберите — показать «Адрес» (2). В фильтре «Адрес проживания» (3) можно указать название улицы и даже номер дома. «Применить фильтр» (4).

Наглядно увидеть географию пациентов с точностью до конкретного дома можно на карте Yandex или 2GIS с помощью специальной кнопки в правом нижнем углу: .

Вот так выглядит карта с территориальным расположением пациентов — чем ярче и «теплее» цвет кружочка с цифрой, тем выше концентрация ваших пациентов по данному адресу:

Выявить всех должников

Хотите увидеть всех должников? Воспользуйтесь фильтром «Личный счет» (1), установив в нем значение «<= -1» (меньше либо равно минус единице) и примените фильтр (2). Так вы увидите фамилии и состояние личного счета (3) всех должников. Если при этом выбрать в разделе «Доп. информация» — показать «Лечение» (4) и указать дату, начиная с которой был последний прием (5), вы исключите из выборки «безнадежных» должников, которые вряд ли уже заплатят, и не тратить деньги на отправку им сообщений.  

 Отправить должникам СМС с информацией о долге можно сразу из сформированного отчета, нажав на специальную кнопку (6) (все об СМС-рассылках читайте здесь). Если вы решите поставить администратору задачу обзвонить должников, тогда в разделе «Доп. информация» (4) нужно добавить — показать «Контакты» и тогда в таблице появятся телефоны пациентов.

Отметим, что вместо «-1» можно прописать минимальную сумму долга, о которой вы хотите напомнить клиентам — например, вам хочется отобразить только тех пациентов, у которых долги больше 1 000 рублей, и отправить СМС только им. 

Пригласить на прием тех, у кого есть аванс в клинике

По принципу, описанному выше вы можете фильтровать не только должников, но и всех пациентов, у которых есть авансы в клинике. Тогда в фильтре «Личный счет» нужно поставить «>= 1» (или больше либо равно конкретной сумме). Так вы получите список людей, которым можно напомнить об авансе и пригласить прийти — получить услуги.

Кроме того, отчет «Пациенты» помогает найти информацию по наличию аванса на общем счете семьи, чтобы пригласить на прием всех членов этой семьи. Для этого в разделе «Доп. информация» нужно выбрать — показать «Семьи» (1), в фильтре «Семья» поставить «Есть» (2), указать размер счета семьи (3) и выбрать «Применить фильтр» (4).

Поощрить «лучших» пациентов

Для пациентов, у которых процент состоявшихся приемов выше определенного показателя (например, 90% или 80%), вы можете организовать специальные скидки или бонусы. Чтобы получить список таких пациентов, в фильтре «% состоявшихся приемов от общего» (1) поставьте «>=90» и нажмите «Применить фильтр» (2). (Отметим, что с помощью этого же фильтра вы можете найти пациентов, у которых процент состоявшихся приемов, наоборот, очень низкий, оставить комментарий их в карточках, и потом не предлагать им хорошее время.)

Также в поисках «лучших» пациентов, вы можете обратиться к фильтру «Сумма выставленных счетов» — поставить там, например, «>=100000» (3) и снова применить фильтр (2). Теперь можно делать рассылку СМС (4) со специальным предложением для этих пациентов (5). 

Найти пациента по номеру дисконтной карты

С помощью нашей Технической поддержки можно настроить накопительную систему скидок. При необходимости вы сможете искать пациента по номеру дисконтной карты. В блоке «Доп. информация» нужно будет выбрать «Скидка», в фильтре «Скидка» — «Дисконтная карта».

Найти пациентов, которые записались на прием, но не пришли

Для успешной работы клиники важен своевременный и грамотный анализ деятельности каждого сотрудника. Чтобы понять, насколько качественно администраторы работают с первичными пациентами, можно отфильтровать тех, кто после общения с администратором и создания карточки на прием не пришел (1). Для этого в фильтре «Статус» нужно выбрать «Первичный» (2), а в разделе «Доп. информация» — показать «Будущие приемы» и «Создание карточки» (3). Затем поставьте «Нет» (4) в фильтрах «В записи» и «В ЛО» (лист ожидания) и прокрутите поле с фильтрами (5).

Укажите интересующий вас период создания карточки (6) и, если хотите получить информацию по какому-то конкретному администратору, выберите галочкой фамилию сотрудника в фильтре «Кто создал» (7). Примените фильтр (8). 

Если же в разделе «Доп. информация» вы еще выберите — показать «Контакты» (9) и снова примените фильтр (8), то сможете, например, дать задание администратору — обзвонить всех не дошедших до вас потенциальных клиентов. 

Проверить, указан ли у пациентов телефон

Для оценки работы администраторов можно также проверить, внесен ли в карточки пациентов мобильный телефон — как самый удобный и быстрый способ связи. Выберите показать «Контакты» (1) в разделе «Доп. информация», в фильтре «Мобильный» поставьте «Нет» (2) и примените фильтр (3). Отлично, если таких пациентов нет (4). 

Проверить, заполнены для паспортные данные

По принципу, описанному выше можно также отслеживать заполняемость документов, для этого в разделе «Доп. информация» нужно выбрать — показать «Документы» и выбрать «Нет» напротив данных которые вас интересуют.

Вернуть недолечившихся пациентов

С помощью отчета вы можете отслеживать, кто из пациентов был у вас на приеме, еще не прошел лечение до конца, но по какой-то причине не записан на следующий прием. Для этого в разделе «Доп. информация» выберите — показать «Будущие приемы», «Лечение» и «Контакты» (1). Поставьте «Нет» (2) и «В записи», в «ЛО». В фильтрах «Состояние пациента» укажите «Требуется лечение» по интересующему вас направлению деятельности клиники (3). Если необходимо, проставьте временные границы последнего приема (4), чтобы не брать во внимание тех, кто уже вряд ли вернется к вам, и укажите «Лечивших врачей» (5). Нажмите «Применить фильтр» (6). Теперь вы сможете постараться вернуть в клинику этих пациентов (7).

Также вы можете поработать точечно только с теми пациентами, которые были у вас всего один раз (1), — например, отправить им СМС с информацией об акции (2).  Для этого не выбирайте показать «Лечение» в разделе «Доп. информация» (3), как в предыдущем примере, оставьте только то, что «Будущих приемов» нет, и «Контакты», если будет задача обзвонить этих пациентов. Заполните временные границы в фильтре «Был на приеме» (4) и отметьте «Общее количество приемов» — «от 0 до 1» (5). Примените фильтр (6).  

Сделать скидку в честь дня рождения

Если вы хотите поздравить клиента с днем рождения и предложить какую-то персональную скидку по этому случаю, вам поможет фильтр «Дата рождения» (1). Причем вы можете выбирать как конкретный день, так и весь месяц целиком, например, для того чтобы заранее в СМС проинформировать всех именинников месяца. Формат вводимой даты в фильтре — ДД.ММ.ГГГГ. Если вас интересует конкретная дата, напишите 19.09, а если месяц — напишите .09. (2) и примените фильтр (3) (между цифрами ставится именно точка, а не косая черта или какой-то другой знак. 

Сделать скидку в честь 23 февраля и 8 марта

Для отправки поздравительных и информационных сообщений, приуроченных к таким праздникам, как 23 Февраля и 8 Марта, используйте фильтр «Пол» (4).

Пригласить на процедуру пациентов определенного возраста

Существуют процедуры, которые проводятся при лечении пациентов определенного возраста, например, дети (лечение кариеса временных зубов), пенсионеры (бюгельные протезы) и т. д. Используя фильтр «Возраст» (третий сверху), вы сможете проинформировать необходимую вам категорию пациентов.

Посмотреть всех, у кого есть полис ДМС

С помощью отчета «Пациенты» вы можете также увидеть всех, кто у вас лечится по полису ДМС (1). Для этого в разделе «Доп. информация» выберите — показать «Сумма ДМС» (2). Выставив значение «>=1» (3) и нажав «Применить фильтр» (4).

Оценить эффективность вашей рекламы

Если у вас не подключен модуль «Маркетинг», и вы не используете для оценки эффективности мероприятий по привлечению клиентов отчет «Рекламные каналы и источники», для подобных целей может пригодиться отчет «Пациенты». 

Для анализа работы промоутера, который раздавал листовки, эффективности интернет-рекламы, размещенной на различных ресурсах, а также других видов рекламы можно в разделе «Доп. информация» выбрать — показать «Источники информации» (1), а затем в фильтре «Откуда узнал» (это поле заполняется в карточке пациента) выбрать интересующий вас источник (2) и применить фильтр (3). По такому же принципу можно отфильтровать всех, кто пришел по рекомендации сотрудника или другого пациента. 

Чтобы оценить эффективность акции или, например, запуска обновленного сайта, нужно в разделе «Доп. информация» добавить — показать «Создание карточки» (1) и обозначить интересующий вас временной отрезок (4).