Часть 5.5. Обзвон

Для оптимизации покупки Вы можете воспользоваться вкладкой «Обзвон». Она позволяет определится с поставщиком, если Вы не знаете у кого покупать материалы или хотите сравнить предложения обычного поставщика с альтернативными. Это займет некоторое время, но позволит убедиться, что материалы будут куплены по самой выгодной цене.

Для того чтобы обзвонить поставщиков и сравнить цены:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Заказ материалов».

  1. Откройте вкладку «Обзвон».
  2. Двойным щелчком мышки добавьте заказанный материал в список для обзвона. Вы можете также выделить группу материалов и щелчком правой кнопки мыши добавить их в обзвон.

  1. Нажмите кнопку «Обзвон».

  1. После этого выберите контрагента из списка.

  1. В открывшемся окне Вы сможете увидеть его телефон для связи. Отметим, это произойдет, только если телефон поставщика занесен в справочник.
  2. Укажите цену, которую предлагает этот поставщик. Если Вы планируете закупать у этой фирмы несколько материалов, проставьте стоимость для каждого из них.
  3. Подтвердите ввод цен.

  1. Если в течение трех месяцев, материалы уже заказывались у какого-либо поставщика, данные о прошлых ценах и поставщиках будут указаны курсивом в отдельном столбике таблицы.

  1. Вы можете посмотреть историю закупок материала, если раньше он уже закупался. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по строке материала и выберите пункт «История закупок».

  1. В открывшемся окне Вы увидите дату и стоимость закупки, а так же поставщика. Кроме того, в нем содержится информация о количестве упаковок купленных при прошлых заказах. Сведения о том, где раньше закупался материал, могут облегчить выбор поставщиков для обзвона. Добавим, в истории закупок сохраняются не только цены реальных закупок, но и цены, названные поставщиком при обзвоне.

  1. Щелкните по названию поставщика.

  1. Занесите результаты обзвона в ячейки таблицы. Отметим, если ранее материал закупался у какого-либо поставщика, цена последней покупки будет указана автоматически и написана курсивом в правой части ячейки. Таким образом, при обзвоне у Вас появится цена для сравнения. Если последние три месяца Вы не закупали этот материал, данные о цене в обзвоне указаны не будут. В любом случае, перед тем, как закончить обзвон,  Вам придется вводить цены вручную после звонков поставщикам. Эти сведения будут написаны прямым шрифтом и в центре ячейки. Добавим, результаты обзвона сохраняют актуальность в течение суток.
  2. Сохраните занесенные результаты.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по вкладке «Обзвон» и в открывшемся меню выберите пункт «Распределить по компаниям». После этого материалы распределятся по вкладкам поставщиков в зависимости от цены. 

Таким образом, Вы можете добавить к обзвону материалы из общего списка заказов. Однако и те материалы, которые уже попали в формирующиеся по поставщикам вкладки, могут быть добавлены в обзвон. Для этого:

  1. Откройте вкладку того поставщика, цены на материалы которого Вас интересуют.
  2. Поставьте галочки в столбике «Обзвон», рядом с материалами, цены которых хотите узнть или сравнить.

  1. Перейдите во вкладку «Обзвон».
  2. Обратите внимание на то, что при таком виде добавления материала в таблице «Обзвона» появляется колонка с названием поставщика. Продолжайте заполнять таблицу так же, как в первом случае.

Обратите внимание, что материалы, указанные только в разделе «Обзвон» не будут куплены. Для заказа и покупки необходимо разделить их по вкладкам конкретных компаний. В большинстве случаев программа может сделать это самостоятельно. Однако есть два исключения:

  1. Материал уже находится во вкладке одного из поставщиков, но в ходе этого обзвона с ним еще не связывались. 
  2. Старая, написанная курсивом, цена материала меньше, чем текущая цена у поставщиков.

Мы рассмотрели процесс обзвона поставщиков, который позволяет оптимизировать закупку материалов. Этой статьей мы завершили рассказ о заказе материалов в целом. Следующая часть будет посвящена отчетам. Первым мы расскажем об Отчете по материалам.