Часть 3.6. Журнал движения материалов

Следить за перемещением материалов от их поступления на склад до списания можно с помощью Журнала движения материалов. Этот отчет расположен непосредственно в блоке «Материалы». По умолчанию доступ к нему имеет директор и сотрудник с ролью «Склад».

Журнал представляет собой таблицу, содержащую информацию о дате перемещения, месте, откуда пришли и куда направлены материалы, ответственном за перемещение, типе документов. В случае с накладной, в таблице указана стоимость поступивших материалов. В журнале создано три группы фильтров: «Интервал», «Прочие» и фильтры, связанные непосредственно с материалами.

Фильтр «Интервал» присутствует во многих отчетах в программе, поэтому мы не будем подробно на нем останавливаться.

Группа фильтров «Прочие» соединяет в себе четыре способа отбора некоторой части данных.

  1. Первый из них – сортировка по Типу документов.

Товарная накладная соответствует оформленному во время приема товара документу. Для накладной указывается ее номер и дата оформления. Отметим, это – единственный документ, для которого актуальна графа «Сумма». Кроме того, если в журнале выбраны только товарные накладные, в нем появляется общий итог. Это может быть полезно при сверке результатов с другими подобными документами.

Перемещение, Списание и Инвентаризации – документы, относящиеся к описанным нами ранее действиям.

Списание в счете. Под ним подразумевается списание дорогостоящих материалов во время приема пациента. Первые пять типов документов участвуют в отборе данных по умолчанию, то есть нет необходимости каждый раз устанавливать их вручную. Добавим, любой из типов можно легко отключить, убрав галочку.

Оприходование при отрицательном остатке позволяет учитывать ситуации, когда списываются материалы, которые еще не учтены на складе. Такое возможно в пяти случаях:

  • Материалы уже используются, а накладные на них еще не заведены в программу.
  • Возникла путаница с порядком документов о приеме и списании материалов.
  • Кто-то из сотрудников принес из дома свои материалы, которые можно учесть при инвентаризации или завести на них накладную, купив их у сотрудника.
  • Причиной могут стать завышенные нормы.
  • Дешевый материал перенесли обратно на центральный склад.

Другими словами, программа списывает большее количество материалов, чем расходуется на самом деле. Добавим, что единственным способом исправления этой ошибки может стать исправление ошибок в документах и неточностей в нормах.

Заказ материалов. Этот пункт позволяет отфильтровать документы, связанные с заказом материалов. Сюда попадают зафиксированные заказы. Отметим, в этом случае, в графе «Откуда» будет указано название поставщика.

  1. Поставщик – второй тип фильтрации. Искать нужного поставщика вручную среди большого списка компаний достаточно сложно. Для того чтобы облегчить поиск, мы рекомендуем начать вводить название поставщика прямо в строчке фильтра. Добавим, фильтр актуален только для накладных и заказов.

  1. Склад – этот фильтр выбирает из всего массива документов только относящиеся к движению материалов на определенном складе или складах. Поиск производится по обеим колонкам: «Куда» и «Откуда».

  1. Ответственный. Фильтр позволяет выбрать одного или нескольких сотрудников, которые отвечали за движение материалов в интересующий Вас период времени.

Третья группа фильтров позволяет группировать интересующие Вас материалы в отчете по одному из выбранных признаков. Особо отметим, что фильтры, расположенные в этом блоке не действуют в отрыве от дерева материалов.

Тип материала. Этот фильтр позволяет оставить в дереве как все материалы, так и убрать из него дешевые или дорогостоящие материалы по вашему желанию.

Дерево материалов и поиск позволяют отсеять информацию по одному или нескольким интересующим вас материалам. Для этого Вы можете воспользоваться одним из трех обычных вариантов поиска: ручным вводом названия, а так же поиском внутри папок или с помощью штрихкода. Материалы, за движением которых Вы хотите проследить, можно отметить с помощью галочек.

Отметим, Вы можете искать как материалы отдельно, так и вместе с документами, в которых они упоминаются. Для того чтобы найти все документы связанные с тем или иным материалом:

  1. Выберите интересующий Вас материал.
  2. Отметьте «Объекты целиком».
  3. Примените фильтр.

Подобным образом можно узнать и все действия, которые происходили с конкретным материалом, но без учета документов. Единственное отличие заключается в выборе фильтра «Только материалы».

Таким образом, с помощью Журнала движения материалов Вы можете следить за правильностью и активностью перемещения материалов в клинике.

Изменение материалов и счетов

Иногда при проверке движения материалов может быть выявлена ошибка, связанная с неточностью учета расхода материала в ходе приема пациента. Врач может забыть указать материал, или отметить не то количество, которое израсходовал на самом деле. В этом случае, Вы можете изменить материал в счете или его количество. Для этого:

  1. Убедитесь, что у Вас есть право доступа «Может изменять материалы в счете».

  1. Перейдите в «Материалы» – «Журнал движения материалов».

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по строке с интересующим Вас случаем списания в счете.
  2. В открывшемся меню выберите пункт «Изменить материалы» и щелкните по нему левой кнопкой мыши.

  1. В окне «Изменение материалов в счете» внесите необходимые данные.

  1. Сохраните изменения.

Этот способ позволяет менять только информацию об использованных во время приема материалах. Если Вам требуются более серьезные изменения счета:

  1. Убедитесь, что у Вас есть право доступа «Может изменять счета» из базового модуля.

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Журнал движения материалов».

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по строке с интересующим Вас случаем списания в счете.
  2. В открывшемся меню выберите пункт «Изменить счет» и щелкните по нему левой кнопкой мыши.

  1. Выберите услугу, которую планируете изменить и щелкните по ней правой кнопкой мыши.
  2. В открывшемся контекстном меню выберите либо пункт «Удалить», либо «Изменить услугу». После удаления услуги Вам останется только сохранить счет. О дальнейшем порядке действий в случае изменения счета читайте ниже.

  1. Внесите все необходимые поправки в счет. Изменения могут быть связаны с набором услуг и материалов, лечением по гарантии, участием того или иного ассистента, выбором зуба или зубов, которые лечил врач. Нажмите кнопку «Применить».

  1. В случае необходимости, поменяйте список использованных при приеме материалов.

  1. Измените счет.

Мы закончили рассказ о построении рабочего процесса с помощью модуля «Материалы». В следующей части речь пойдет об интеграции с программой 1С.