Введение для директора

Завершающим и самым объемным является руководство для директора. Оно связано с несколькими модулями: базовым, лабораторией, зарплатой и материалами.

Начнем с базового модуля. В нем директору стоит уделить особое внимание работе с карточкам сотрудников, поскольку существуют некоторые функции, которые может выполнить только он. К ним относится, во-первых, возможность настройки google календаря. Благодаря такому календарю врач может посмотреть свое расписание на экране мобильного телефона. Эта функция также полезна, например, для главврача, поскольку он сможет увидеть расписание не только свое, но и других врачей. Еще одно действие, которое выполняет директор в карточке – увольнение сотрудника.

Заметное место в базовом блоке занимают отчеты. Они делятся на группы в зависимости от области, к которой они относятся.

  • Отчеты по маркетингу. Отчет «По пациентам» дает возможность сформировать списки пациентов по заданному параметру, а отчет «Скидки» – определить соотношение долей разных видов скидок за определенный период.
  • Отчеты по финансам. Во вторую группу входит 4 отчета: «Счета и оплаты», «Оказанные услуги», «Движение денежных средств (касса)» и «Выручка по направлениям».
  • Отчеты по приемам. Эта группа отчетов содержит информацию о добавленных, прошедших и отмененных приемах. Кроме того, в эту группу входят отчеты о предварительной записи и об эффективности консультаций.

Модуль «Лаборатория» позволяет врачу заказать необходимые для лечения пациента изделия. Но перед тем, как начать его использовать, необходимо создать карточки лабораторий и настроить прейскуранты лабораторий. Только после подготовки Вы сможете воспользоваться модулем в полном объеме.

После того, как заказанные изделия готовы необходимо создать акт о  выполненной работе. Лаборатория должна получить расчет в соответствии с составленным актом. В наших инструкциях вы сможете подробнее прочитать и о взаиморасчетах с лабораторией, и о соответствующем отчете.

Расчет и начисление заработной платы – важная часть работы директора. Для облегчения этой задачи в программе существует модуль «Заработная плата». Его использование предполагает и участие администратора, который, например, ведет учет рабочего времени сотрудников. Однако основной объем работ по умолчанию выполняет директор. В частности, он решает, учитывать ли виды работ при расчете зарплаты, или обращать внимание только на количество смен. Кроме того, при расчете заработной платы роль может играть продолжительность работы. За правильностью учета рабочего времени и видов работ директор может с помощью журнала смен.

Для того, чтобы определить способ начисления зарплаты (по часам или за смену) и ее размер для каждого сотрудника, директор может настроить ставки по времени. Добавим, шаблоны ставок облегчат директору работу, поскольку позволят привязать ставки не к каждому человеку отдельно, а к целой группе сотрудников.

В случае начисления зарплаты за смену возможны ошибки, они связаны с несоответствием счетов и смен. Для того чтобы разобраться с ними существует специальный отчет. Если Вы планируете начислять зарплату, в зависимости от рабочего времени, Вам будет интереснее показатель расчетного времени. Одноименный отчет показывает продолжительность рабочего дня сотрудника, а также возможные штрафы за опоздание. Добавим, что ошибки возможны и при начислении зарплаты за время работы. Найти и проанализировать неточности, лучше всего с помощью отчета: «Пересекающиеся смены». В нем указана продолжительность смен обоих сотрудников и пересечения их рабочего времени.

Врачи клиники обычно получают зарплату не за время, проведенное в клинике, а за оказанные услуги. Поэтому для определения их заработной платы нужна настройка ставок по услугам, а не по времени. Отметим, что возможно установить для каждой услуги или их группы отдельную ставку. Причем ставка может быть указана как в рублях, так и в процентах.  

Когда все настройки установлены, программа может самостоятельно рассчитать зарплату для всех сотрудников. Для того, чтобы убедится в правильности расчетов, директор может обратиться к «Расчету зарплаты». Это третий и последний отчет в модуле. Он позволяет рассчитать зарплату каждого сотрудника: понять на основе счетов или оплат ведется подсчет, а в результате увидеть, какой в итоге будет зарплата.

Перед тем как начать работу с модулем «Материалы», мы настоятельно советуем ознакомиться с рекомендациями по построению процесса. В противном случае значительно увеличится вероятность ошибок.

Отметим, вы можете изучить модуль с помощью наших курсов. Подробнее о них Вам расскажут в технической поддержке IDENT. Вы можете разобраться в работе и самостоятельно, с помощью нашей базы знаний.

Предварительные настройки помогут директору обеспечить нормальную работу модуля. Во первых, в этом блоке рассказано о процессе переноса данных из 1С в программу. Во-вторых, в блоке идет речь о создании справочников единиц измерения и материалов, а также складов и контрагентов непосредственно в IDENT. В-третьих, в блоке «Предварительные настройки» рассказано о том, как задать нормы расхода материала. Завершается блок инструкцией по предварительной инвентаризации материалов в клинике, также необходимой для корректной работы модуля.

Следующая часть – «Рабочий процесс». Она включает в себя описание процесса приема накладных. Кроме того, четыре статьи посвящены различным способам учета и списания материала:

Результаты всех этих действий можно проследить с помощью отчета «Журнал движения материалов».

Четвертый раздел модуля «Материалы» полностью посвящен процессу выгрузки данных из IDENT в 1С.

Значительная часть модуля связана с заказом материалов. Прежде чем использовать на практике возможности модуля необходимо выполнить настройки заказа. С помощью окна «Заказ материалов» директор может организовать сам процесс заказа. Программа позволяет не только автоматически составлять списки материалов для заказа. Врачи и ассистенты могут оформить и заказ по требованию. Функция обзвона поставщиков помогает убедиться в том, что материалы заказаны по наиболее выгодным ценам.

Завершается модуль двумя отчетами. Первый из них – «Отчет по материалам». Он позволяет определить, какой процент выручки клиники тратится на приобретение материалов для каждого из направлений работы. «Отчет по обороту и остаткам» позволяет следить за движением материалов в клинике. Отметим, что учитываться будут не столько материалы, сколько их стоимость.

Таким образом, роль директора охватывает наибольшее число вопросов и задач. Именно поэтому директору нужно ознакомиться с наибольшим количеством учебных статей.