Часть 5.4. Заказ по требованию

Заказ по требованию актуален для тех, материалов, которые не попадают в заказ автоматически. В этом случае может сложиться четыре ситуации:

  • За расходом и количеством материала, например хранящегося в объемных канистрах, следит ассистент. Он должен сообщить, когда запас материала подойдет к концу и когда будет необходимо заказать новую партию.
  • Ассистент не уверен, что подходящий к концу материал попал в заказ.
  • Вам известно, что в ближайшее время ожидается наплыв пациентов, следовательно, при их приеме значительно возрастет расход материалов.
  • Кто-то из сотрудников хочет заказать новый материал, которого еще нет в справочнике, или сотрудник не знает его точного названия.

Во всех этих случаях возможно оформление требования материалов. Однако, отметим, что первые три случая предполагают заказ материалов, занесенных в справочник материалов, в отличие от четвертого. Способы заказа известных и неизвестных материалов несколько отличаются.

Для того чтобы заказать известный материал:

  1. Откройте вкладку: «Материалы» – «Требования материалов».

  1. Укажите ответственного за данное требование.

  1. Выберите необходимый материал двойным щелчком мыши. Обратите внимание на графу «Статус». В ней содержится информация о заказе материала. Всего существует семь различных статусов:
  • Отслеживается. Количество упаковок материала на складах отслеживается. Таким образом, в случае нехватки, материал попадет в заказ автоматически.
  • Не отслеживается. Статус отображается в виде пустой клетки в таблице. В настройках заказа материала не отмечена необходимость автоматизированного заказа материала. Поэтому он может попасть в заказ только по требованию кого-то из сотрудников.
  • Запросил. Требование на заказ материала, который уже запросил другой сотрудник. Этот материал можно будет увидеть в списке в нижней части экрана. 
  • Будет заказан. Материал попал в список материалов для заказа
  • Заказ формируется. Материалы попали во вкладку к определенному поставщику, но заказ еще не подтвержден, следовательно, не зафиксирован.
  • Будет отправлен. Материал уже готовится к отправке со склада поставщика. В этом случае будет указана дата предполагаемого отправления заказа.
  • Отправлен. Заказ уже отправлен поставщиком. В ближайшее время он должен быть доставлен в клинику.

  1. Отметим, если Вы попытаетесь отправить требование на заказ материалов с любым статусом кроме «Не отслеживается», программа укажет Вам на то, что материал уже был заказан и уточнит действительно ли Вы хотите повторить заказ.

  1. При необходимости Вы сможете добавить к требованию комментарий.

  1. После выбора материала он попадет в Заказ материалов. Если материал требовали несколько раз, в столбике с датами будет указана дата первого требования.

  1. Добавленный комментарий отобразится в Заказе материалов. В случае если материал заказали несколько человек и каждый оставил свой комментарий, видны будут все комментарии по очереди. Добавим, комментарий может содержать в себе ссылку на какой-либо интернет ресурс. В этом случае, по ней можно перейти прямо из контекстного меню.

Таким образом, мы разобрались в процессе заказа известного материала. Однако, как мы уже говорили, точное название материала не всегда занесено в справочник. Для того чтобы заказать неизвестный материал:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Требования материалов».

  1. Отметьте ответственного за заказ.

  1. В строку поиска введите название или описание нового материала.
  1. Нажмите кнопку «Добавить материал».

  1. Подтвердите желание заказать такой материал. После этого материал попадет в таблицу требований.

  1. Укажите требуемое количество материала.
  1. В случае необходимости добавьте комментарий.

Мы рассмотрели оба способа оформления требования. После этого они попадают в «Заказ материалов». Там ответственный за заказ материалов рассматривает требования и либо заказывает материал, либо отменяет требование. Подробнее об отмене мы расскажем далее.

Отмена требования

В случае необходимости Вы можете отменить требование. Для этого:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Заказ материалов».

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по требованию материала и выберите пункт «Отменить требование».

  1. В открывшемся окне обязательно укажите причину отмены требования. Без выполнения этого условия отмена требования невозможна.
  2. Подтвердите отмену требования

  1. Ответственный за отмененный заказ сотрудник увидит причину отказа при следующем входе во вкладку «Требование материалов».
  2. Отметим, для того чтобы удалить информацию о причине отмененного требования ответственному необходимо поставить галочку в клетке «Понял» в окне «Отмененные требования». Оно открывается при каждом входе в «Требование материалов» и выбора ответственного.

Мы рассказали о том, как сотрудник может отправить требование на заказ материалов и о процессе такого заказа. В следующей части мы расскажем о том, как перед заказом сравнить цены у нескольких поставщиков и выбрать среди их предложений наиболее выгодное.