Инвентаризация

При предварительной инвентаризации мы заносили в программу показатели фактического остатка. При проведении регулярной инвентаризации для нас важно соотношение фактического и расчетного остатка. Расчетный остаток — это то, сколько материала после всей проделанной работы должно остаться на складе по расчетам программы, а фактический остаток — это то, сколько материала на складе насчитал сотрудник, проводящий инвентаризацию. 

Рекомендации по проведению инвентаризации

  • Мы рекомендуем проводить инвентаризацию регулярно и в нерабочее время. Так вы сможете избежать неточностей в учете, связанных с постоянным расходом материалов. Но возможно и проведение инвентаризации во время работы клиники. 
  • Инвентаризацию нужно проводить для каждого склада отдельно. И желательно сразу полностью, без значительных перерывов.
  • Пока вы проверяете наличие материалов на основном складе, их нельзя переместить на другой склад или списать с основного. Но если инвентаризация проходит в несколько этапов, ее нужно сохранить (кнопка с изображением дискеты), а потом (например, на следующий день) открыть «Журнал движения материалов», найти нужную «Инвентаризацию» → правой кнопкой → «Изменить» → и продолжить инвентаризацию с того момента, на котором закончили в прошлый раз. Если же вы просто измените склад в фильтре сверху (даже предварительно сохранившись), то это будет означать, что вы заменили склад в текущем документе об инвентаризации (при попытке изменить склад программа обязательно предложит вам подтвердить действие); вся уже сохраненная информация «переместятся» на другой склад, возникнет множество ошибок. Поэтому, если вы закончили инвентаризацию на одном складе и хотите проводить ее на другом, необходимо не просто поменять склад в фильтре, а зайти в «Инвентаризацию»  заново.

Чтобы провести инвентаризацию, перейдите в «Материалы» → «Добавить» → «Инвентаризация» (1).

Выберите склад, на котором проводится инвентаризация. Справа вверху есть переключение с «Единиц перемещения» на «Абсолютное количество». Мы рекомендуем проводить инвентаризацию в абсолютном количестве (2), и тогда вы будете указывать в столбце «Фактический остаток» (3) количество материала в штуках/упаковках (в зависимости от указанных единиц измерения), а не в единицах перемещения (единицы измерения и единицы перемещения добавляются при заполнении «Справочника материалов», читайте об этом здесь). Если единица перемещения у всех материалов 1, то разницы нет, но если, например, единица перемещения 0,5, при переключении на «Единицу перемещения» вам придется указывать — сколько половин находится на складе; если 0,1 — сколько десятых частей упаковки находится на складе. 

Кроме того, только при переключении на «Абсолютное количество» появляется столбец «Цена» (4). Это цена за штуку или упаковку (нельзя указать цену за половину упаковки). 

Несоответствие фактического и расчетного остатка выделяется цветом. Если в фактическом остатке указано больше материала, чем в расчетном — ячейка расчетного остатка будет зеленой, если меньше — красной. 

Возможные причины несоответствия:

  • Несоразмерность норм списания реальным потребностям может привести как к избытку, так и к недостатку материалов на складе. Чтобы избежать этих проблем, мы настоятельно рекомендуем не устанавливать нормы на использование тех продуктов, расход которых нельзя измерить точно (в частности, на различные пломбировочные материалы). Вы можете установить нормы списания на дорогостоящие материалы, расходуемые 1:1, например, имплантаты или брекет-системы. 
  • Сотрудник, ответственный за прием или списание материала, перепутал одинаковые препараты с разной концентрацией. Например, вместо находящегося на складе анестетика с концентрацией 1:100 списал тот же препарат, но с концентрацией 1:200.
  • При приеме материалов, допущена ошибка в оформлении накладной. Реально полученное количество материалов не соответствует тому, что указано в документе. 

Фактический остаток может быть меньше, чем расчетный, если:

  • Материал уже фактически списан, но документ об этом не был создан в IDENT.
  • Материал перенесен с одного склада на другой, но в программе не было создано перемещение.

Фактический остаток будет больше расчетного, если:

  • Материал вернули на склад уже после списания по документам, а само списание не удалили.
  • В ходе инвентаризации учтены материалы, на которые не оформлена накладная.
  • Кто-то из сотрудников принес в клинику материал, непонятно откуда.
  • При перемещении материала вместо единицы перемещения (0,1 упаковки) указана единица измерения, равная 1. Таким образом, фактически со склада унесли, например, 10 карпул анестезии, а в программе отметили списание 100 карпул (то есть всей упаковки).

Если вы сделали небольшой перерыв в течение одного рабочего дня:

  1. Раскройте полный список видов материала в поле «Вид».
  2. Уберите галочку у пункта «Заполненные».

После этого из таблицы пропадут все материалы, для которых уже был указан фактический остаток. Кроме того, с помощью поля «Вид» вы сможете отфильтровать:

  • Только материалы с нулевым или, наоборот, не нулевым остатком.
  • Материалы, для которых в ходе инвентаризации выявлен избыток (оприходование) или недостача (списание) — в каждом конкретном случае нужно разбираться: возможно, в программу не была вовремя добавлена накладная на поступившие материалы, не было вовремя проведено в программе перемещение материалов, а фактически они уже ушли в производство и т. д. Выявить такие ситуации вы сможете в «Журнале движения материалов».  

Выбрав нужный «Вид», вы сможете убедиться в правильности инвентаризации. Для этого после завершения инвентаризации, но перед тем, как сохранить ее результаты, отметьте только пункт «Не нулевой остаток» (1). Вы увидите материалы, которые, по расчетам программы, еще должны оставаться на складе, но не были отмечены при инвентаризации. В случае обнаружения таких материалов, проверьте, действительно ли они отсутствуют на складе. Если материалы все-таки есть, укажите их фактический остаток, если нет, поставьте в этой графе ноль, чтобы показать, что отсутствие материала проверено.

Отметьте только пункт «Нулевой остаток» (2). Так вы проверяете не наличие, а отсутствие материала. После проверки укажите фактический остаток материала.  

Данные о результатах инвентаризации отражаются в «Журнале движения материалов». Кроме того, автоматически будут созданы документы о списании недостающих материалов и оприходовании тех, которые оказались в избытке.