Часть 3.5. Инвентаризация.

Списание материалов может происходить и в ходе инвентаризации на складе. Мы рекомендуем проводить инвентаризацию регулярно и в нерабочее время. Таким образом, Вы сможете избежать значительных неточностей в учете материалов, связанных с неопытностью персонала в работе с программой и расходом материала в рабочее время. Однако возможно и проведение инвентаризации во время работы клиники. При этом процесс должен быть разделен на несколько частей, другими словами, инвентаризацию нужно проводить для каждого склада отдельно. Так, пока вы проверяете наличие материалов на центральном складе,  их нельзя переместить на склад или списать оттуда.

Мы уже описывали сам процесс, когда говорили о предварительной инвентаризацииПри первой инвентаризации мы заносили в программу показатели фактического остатка. Однако при повторной инвентаризации для нас важен еще и расчетный остаток, и его соотношение с фактическим. Несоответствие показателей в двух типах остатка отмечается с помощью цвета. Так, если на складе находится меньше материала, чем предполагалось, фон ячейки расчетного остатка становится красным. Если материалов на складе, наоборот, больше, фон станет зеленым.

Поговорим подробнее о причинах, которые могут привести к несоответствию.

  • Несоответствие норм списания реальным потребностям может привести как к избытку, так и к недостатку материалов на складе. Чтобы избежать этих проблем, мы настоятельно рекомендуем не устанавливать нормы на использование тех продуктов, расход которых нельзя измерить точно. Именно поэтому мы не рекомендуем устанавливать нормы на дешевые материалы.
  • Сотрудник, ответственный за прием или списание материала, перепутал одинаковые препараты с разной концентрацией. Например, вместо находящегося на складе анестетика с концентрацией 1:100 списал тот же препарат, но с концентрацией 1:200.
  • При приеме товара, допущена ошибка в оформлении накладной. Реально полученное количество материалов не соответствует тому, что указано в документе. 

Существует ряд ситуаций, при которых фактический остаток может быть меньше, чем расчетный:

  • Материал уже фактически списан, но документ об этом не был создан в IDENT.
  • Материал перенесен с одного склада на другой, но в программе перемещение не было создано.

В некоторых случаях фактический остаток, напротив, будет больше расчетного:

  • Материал вернули на склад уже после списания по документам, а само списание не удалили.
  • В ходе инвентаризации учтены материалы, на которые не оформлена накладная.
  • Кто-то из сотрудников принес в клинику свой материал.
  • При перемещении материала вместо единицы перемещения (0,1 упаковки) указана единица измерения. Таким образом, фактически со склада унесли, например, 10 карпул анестезии, а в программе отметили списание 100 карпул.

В последнем случае будет создан документ об оприходовании. Для этого ответственному за инвентаризацию необходимо будет указать цену принесенного кем-то из сотрудников материала. Однако, если в отчете выбрана настройка «Единица перемещения», указать цену материала невозможно. Для того чтобы получить эту возможность:

  1. Перейдите в раздел «Материалы» – «Добавить» – «Инвентаризация».

  1. Измените настройку таблицы на «Абсолютное количество». Обратите внимание, что при этом у вас появится дополнительная колонка «Цена».

  1. Проведите инвентаризацию так, как описано в статье «Предварительная инвентаризация».
  2. Занесите данные о цене интересующих Вас материалов в эту графу. Обратите внимание, теперь материалы будут учитываться не в единицах перемещений, а в единицах измерения. Поскольку речь идет об указании цены целой упаковки, а не ее частей.

Мы настоятельно рекомендуем Вам проводить полную (единовременную) инвентаризацию без значительных перерывов. Она требует большего времени, зато дает более точные результаты. Отметим, инвентаризация может затянуться. В таком случае после небольшого перерыва (не затрагивающего рабочее время клиники) Вам необязательно начинать все заново. Вы можете увидеть, какие материалы уже прошли инвентаризацию в этот раз. Для этого :

  1. Откройте меню «Вид».
  2. Уберите галочку у пункта «Заполненные».

После этого из таблицы пропадут все материалы, для которых уже был указан фактический остаток. Кроме того, это меню позволяет Вам выбрать только материалы с нулевым или, напротив, не нулевым остатком. Меню также показывает материалы, для которых в ходе инвентаризации выявлен избыток или недостача: оприходование и списание соответственно. Отметим, это меню позволит Вам убедиться в правильности инвентаризации. Для этого после завершения инвентаризации, но перед тем, как сохранить ее результаты:

  1. Отметьте только пункт «Не нулевой остаток». Благодаря этому Вы увидите материалы, которые, по расчетам программы, еще должны оставаться на складе, но не были отмечены при инвентаризации. В случае обнаружения таких материалов, проверьте, действительно ли они отсутствуют на складе. Если материалы все-таки есть, укажите их фактический остаток, если нет, поставьте в этой графе ноль, чтобы показать, что отсутствие материала проверено. 

  1. Отметьте только пункт «Нулевой остаток». Это действие схоже с предыдущим, только на этот раз Вы проверяете не наличие, а отсутствие материала. После проверки укажите фактический остаток материала. 
  1. Выберите пункты «Оприходование» и «Списание». Мы рекомендуем повторно проверить указанный фактический остаток, поскольку ошибки в подсчетах встречаются достаточно часто.

Если по каким-то причинам Вы прервали инвентаризацию и не смогли возобновить ее до начала работы клиники, Вам необходимо начинать новую инвентаризацию. Такой прерывистый учет включает в себя несколько частичных инвентаризаций. Каждая из них требует отдельного документа.

Как и сведения обо всех предыдущих способах списания материала, данные о результатах инвентаризации отразятся в Журнале движения материалов. Кроме того автоматически будут созданы документы о списании и об оприходовании материалов. 

Таким образом, мы рассмотрели все ситуации, при которых происходит списание материалов. В следующей части речь пойдет о журнале движения материалов.