Управление приемами

Печатать список приемов на день

Быстро найти карточки пациентов и распределить их по кабинетам врачей помогает список приемов всех врачей на день. Нажмите правой кнопкой мыши по нужному дню в календаре (1) и выберите действие «Распечатать список всех приемов на "дата"» (2). 

Сортировка по алфавиту (1) служит для того, чтобы быстро по ФИО найти карточки в бумажной картотеке, сортировка по креслам (2) — чтобы распределить карточки по кабинетам, причем так, чтобы сверху в стопке лежала карточка пациента, прием которого назначен на самое раннее время.

Если вы храните бумажные карточки не в алфавитном порядке, необходимо для списка приемов на день изменить параметры печати. Для этого сотрудник с ролью «Директор» или другой сотрудник с правом доступа «Может изменять шаблоны документов» должен зайти в «Настройки» → «Шаблоны документов», найти  «Запись на прием: Пациенты всех врачей на день» и изменить сортировку по ФИО на сортировку по номеру медкарты или последнему приему. Подробнее о настройке параметров печати документов читайте здесь.

Изменять границы приемов

Расписание в программе IDENT разделено на получасовые интервалы. 

Если получаса недостаточно, нужно нажать левой кнопкой мыши на границе приема (1 и 2) и, не отпуская кнопку, потянуть курсор вниз (1) или вверх (2), в зависимости от того, где есть свободный интервал. 

Если вы ошибочно выделили на прием интервал больше получаса, границы приема можно сдвинуть, также нажав левой кнопкой мыши на границе приема сверху (3)  или снизу (4) и потянув курсов вниз (3) или вверх (4), в зависимости от того, какое время будет предпочтительнее для пациента.  

Если пациенту нужна короткая консультация, и выделенных в расписании 30 минут слишком много, можно ограничить время приема 15 минутами. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на приеме в расписании (1) и выберите действие «Разделить интервал» (2), а затем «подвиньте» границу приема вверх или вниз, освободив место для еще одной консультации (3).

Почему в расписании нет интервалов по 5 минут?

  • пациенты могут опаздывать, и как бы администраторы ни старались записывать пациентов по 5 минут, скорее всего, порядок будет нарушен;
  • из-за занятости администратор может не успеть за 5 минут отметить, что пациент пришел, и прием будет зачеркнут в расписании;
  • скорость загрузки программы уменьшится, так как такое расписание будет требовать больше ресурсов для обработки и отображения;
  • из-за слишком большого количества строк с записью на прием расписание будет очень неудобно просматривать.

«Запоминать» пациента

Если пациента требуется записать на несколько приемов подряд, нажмите правой кнопкой мыши по его приему в расписании и выберите «Запомнить пациента» (1).

Перейдите на другой день (2), выберите врача и время для приема (3) (либо выберите другое время в тот же день) и нажмите на нем правой кнопкой мыши. Выберете — «Записать пациента "ФИО"» (4).

Можно повторить действие (снова правой кнопкой мыши → «Запомнить пациента» → выбрать другое время → правой кнопкой мыши → «Записать пациента "ФИО"»). Это своего рода функция «Копировать/Вставить».

Менять пациентов местами

Если один пациент задерживается, а другой пришел раньше, вы можете поменять их в расписании местами. Для этого нажмите на приеме правой кнопкой мыши (1), выберите «Поменять местами с» (2) и укажите, с кем именно нужно поменять пациента местами (если «по соседству» будет только один прием, программа сразу предложит вам «Поменять местами с "ФИО"»). 

Переносить приемы

Если вы звоните пациенту, чтобы оповестить о приеме (либо он звонит вам сам) и выясняется, что он хочет прийти в другое время, нажмите правой кнопкой мыши на приеме в расписании и выберете «Перенести прием».

Затем выберите день (2), на который осуществляется перенос (либо другое время в тот же день), → нажмите правой кнопкой мыши на нужном времени → «Завершить перенос "ФИО пациента" от "Дата" "ФИО врача"» (3).

Далее необходимо отметить причину переноса (4):

  • «Отказ от приема» — выбирается в случае отмены приема пациентом (например, он заболел).
  • «Отменен врачом» — выбирается в случае отмены приема клиникой (например, не готова работа в лаборатории).
  • «Ошибка добавления» — выбирается, если администратор ошибся и записал пациента не на тот день/время.
  • «Предложение лучшего времени» — выбирается, если вы предложили более удобное время для пациента.

Если нужно, внесите дополнительные сведения о переносе приема в поле «Комментарий». Для завершения переноса нажмите «ОК».

Отменять приемы

Если прием отменяется, нажмите на нем правой кнопкой мыши и выберите «Отменить прием». К перечисленным выше причинам добавляются еще две, не имеющие отношения к переносу:

  • «Отказ от лечения» — пациент отказывается от дальнейшего лечения в клинике и просит больше его не беспокоить. При выборе этой причины отмены программа также предложит вам заполнить поле «Причина отказа» (например, недовольство качеством/ценой, переезд), и после этого карточка пациента будет помечена как архивная.
  • «Причина неизвестна».

Если ваша клиника использует функционал модуля «CRM», то при отмене приема без переноса и при отсутствии у этого пациента будущих приемов, программа предложит вам запланировать звонок пациенту. Вы можете выбрать один из вариантов «Обзвона»:

  1. «Через лист ожидания» (1) — позволяет установить промежуток времени, в который пациенту будет удобно прийти на прием. Выбирается, если пациент хочет прийти в определенное время и/или к определенному врачу, но свободного интервала в расписании нет. Подробнее о работе с «Листом ожидания» читайте здесь
  2. Через «Задачи для обзвона»:
    • «Через "количество" дней» (2) — позволяет задать, с какого дня пациенту можно позвонить и договориться о приеме. Выбирается, если у пациента есть промежуток времени, когда он точно не сможет приехать к врачу (например, из-за отпуска или больничного), но после этого промежутка времени ему можно «смело» звонить и приглашать на прием.
    • Указать определенную дату (3) — позволяет выбрать конкретный день для звонка пациенту, в ходе которого вы сможете записать его на прием. Выбирается, если пациент готов уверенно озвучить вам дату, в которую вы ему можете позвонить. Подробнее о том, как работать с «Задачами для обзвона» читайте здесь

«Не требуется» (4) — пациент отказывается от повторного звонка.

Отмененные приемы, которые планировались на выбранную дату, можно посмотреть в списке под календарем — кнопка с изображением крестика на календаре (1). При наведении на пациента вы увидите причину отмены приема (2). Обратите внимание, что в списке за 1 декабря могут быть приемы, отмененные и 1 декабря, и 25 ноября, и 30 ноября и даже 1 октября. Список отмененных приемов формируется не по дате отмены, а по дате, на которую они были назначены. 

Видеть опаздывающих пациентов

Расписание в программе интерактивное. Текущее время приемов обведено рамкой (1), которая постепенно продвигается по расписанию в режиме реального времени.

Программа всегда предупредит администратора об опоздании пациента. Если пациент опаздывает на прием, около его фамилии появляется значок с изображением красных часов (2). Если он так и не пришел и не предупредил администратора об отмене приема, прием считается пропущенным, а фамилия пациента зачеркивается (3).

Если после вычеркивания приема пациент все-таки пришел, провести этот прием будет невозможно. Так как пациент свой прием пропустил, его нужно записать на текущее время и после этого провести прием. Если расписание плотное, воспользуйтесь изменением границ приема.

Если в клинике случился какой-то форс-мажор (например, сломался компьютер), не позволивший провести прием пришедших пациентов, вы можете обратиться в Техническую поддержку IDENT и попросить включить «заполнения на прошлое», позволяющее нажать на зачеркнутом приеме правой кнопкой мыши и перейти к созданию наряда.

Видеть — кто ждет приема, кто на приеме, кто ждет расчета

В программе также существует цветовая индикация (кружок слева от фамилии пациента) для обозначения текущей стадии приема. Красный кружок(1) — администратор отметил, что пациент пришел, находится в холле и ждет приема. Когда пациента приглашают в кабинет врача, администратор нажимает на кнопку «Начать прием» — появляется желтый кружок(2) вместо красного. Когда врач сформировал наряд (перечень оказанных услуг), и пациент может оплачивать прием, желтый кружок заменяет зеленый(3).

Подробнее о проведении приема администратором читайте здесь, а о проведении приема врачом — здесь.