Часть 5. Управление приемами

В момент записи на прием могут возникать ситуации, когда для одного пациента выделили, например, полтора часа вместо одного. Чтобы исправить ситуацию, щелкните левой клавишей по границе приема и потяните ее вверх или вниз.

В программе предусмотрена возможность запоминания пациента, что удобно, если пациента требуется записать на несколько приемов подряд. В этом случае:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по приему интересующего Вас пациента и выберите в открывшемся контекстном меню «Запомнить пациента».

  1. Перейдите на другое время или день.
  2. Укажите время и нажмите правой кнопкой мыши на выделенном интервале.
  3. Выберете в контекстном меню «Записать пациента:…».

Можно повторить действия и записать пациента еще раз на другой день. «Запомнить пациента» – своего рода кнопка «Копировать» с возможностью вставки на другой день или время.

Обзвон пациентов

Возможно в Вашей клинике, проводится предварительный обзвон пациентов, предупреждающий их о предстоящем приеме. В таблице слева находится список «Обзвон на ближайший день». В него попадают те пациенты, прием которых планируется в ближайшие дни: сегодня или завтра.

Существует несколько возможных ситуаций по результату обзвона:

Пациент подтвердил, что придет:

  1. Щелкните правой клавишей мыши и выберите в контекстном меню пункт «Оповестить» или дважды щелкните левой кнопкой мыши по полю с информацией о приеме.

  1. Около фамилии пациента в расписании появится галочка, показывающая, что пациент подтвердил намерение прийти на прием.

Если Вы поставили галочку ошибочно, можно отменить факт оповещения, для этого:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке приема в расписании.
  2. Выберите пункт «Изменить» – «Отменить факт оповещения».

  1. Подтвердите отмену факта оповещения.

  1. После этого в ячейке приема пропадет галочка, а информация о пациенте вернется в «Обзвон на ближайший день».

До пациента не дозвонились. В этом случае описанные ранее действия не выполняются, а строчка с информацией о приеме остается в списке.

Пациент попросил перенести прием, поскольку не может прийти в назначенное время:

  1. Нажмите на приеме правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберете «Перенести прием».

  1. Выберите день, на который осуществляется перенос.
  2. Нажмите правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите «Завершить перенос…».

  1. Выберите причину переноса и, если необходимо, занесите дополнительные сведения о переносе приема в поле «Комментарий».

Причины переноса приема:

  • «Отказ от приема» выбирается в случае отмены приема пациентом (например, если он заболел).
  • «Отменен врачом» выбирается в случае отмены приема клиникой (например, если не готова работа в лаборатории).
  • «Ошибка добавления» выбирается, если администратор ошибся и записал пациента не на тот день/время.
  • «Предложение лучшего времени» выбирается, если предложили более удобное время для пациента.

Пациент решил отменить прием:

В случае отмены приема добавляются две новых причины, не имевших отношения к его переносу:

  • «Отказ от лечения» - пациент отказывается от дальнейшего лечения в клинике и просит больше его не беспокоить. Программа переносит карточку пациента в архив.
  • «Причина неизвестна», название которой говорит само за себя. Про занесение пациента в список для обзвона будет рассказано позже, в модуле CRM.

Для того чтобы отменить прием:

  1. Нажмите правой кнопкой мыши на приеме и в контекстном меню выберите «Отменить прием».

  1. Выберите причину отмены приема.
  2. Если необходимо, занесите дополнительные сведения об отмене приема в поле «Комментарий».
  3. Подтвердите отмену приема.

Показать дополнительную информацию (если у Вас установлен модуль CRM)

Если в клинике используется модуль CRM, процесс отмены приема по некоторым из причин несколько изменятся. Прежним останется процесс только для двух причин: «Отказ от лечения» и «Ошибка добавления». Для того чтобы отменить приемы по другим причинам:

  1. Нажмите правой кнопкой мыши на приеме и в контекстном меню выберите «Отменить прием».

  1. Выберите причину отмены.
  2. Если необходимо, занесите дополнительные сведения об отмене приема в поле «Комментарий».
  3. Выберите один из четырех способов обзвона:
  • «Через лист ожидания» – позволяет установить промежуток времени, в который человеку будет удобно прийти на прием.
  • «Через _ дней» –  используется, если у человека есть промежуток времени, когда он не сможет приехать к врачу, например из-за отпуска. Этот фильтр показывает, когда можно позвонить клиенту и договориться о приеме.
  • Возможность указать определенную дату – позволяет выбрать день, когда администратор должен будет перезвонить пациенту и предложить ему записаться на другую дату.
  • «Не требуется» – повторный звонок пациенту не требуется.

  1. В случае если Вы выбрали пункт «Через лист ожидания», после окна «Отменить прием», процесс отмены не закончится. Откроется окно «Новая запись в лист ожидания».

Заполните в нем необходимые поля. В частности Вы можете:

  • выбрать профессию специалиста, к которому хочет записаться пациент,

  • указать фамилию конкретного врача,

  • определить приблизительную продолжительность приема,

  • добавить описание ситуации, например наиболее удобное для пациента время. Отметим, выполнение этого пункта необходимо для отмены приема через лист ожидания.

Нижнюю часть окна занимает блок «Актуальность». Он позволяет наглядно определить и отметить как определенные дни, так и целые недели, наиболее удобные для пациента.

Добавим, отмененные приемы будут отмечены в разделе «Отмененные приемы».

Интерактивность расписания и индикация приемов

Расписание в программе интерактивное, и программа всегда сможет предупредить администратора об опоздании пациента, так как серая рамочка передвигается по расписанию в течение дня в режиме реального времени. Если пациент опаздывает на прием, около его фамилии появляются красные часики. Если человек так и не пришел и не предупредил администратора об отмене приема, прием считается пропущенным, а фамилия пациента зачеркивается. Если после вычеркивания приема пациент все-таки пришел, нужно записать его на прием повторно, так как один прием он уже пропустил, и информация об этом должна остаться в его карточке.

В программе существует цветовая индикация (кружочек слева от фамилии пациента) для обозначения текущей стадии приема. Красный кружок – администратор отметил, что пациент находится в холле и готовится к приему. Во время лечения появляется желтый кружок вместо красного. После окончания процедур, когда врач сформировал наряд (перечень оказанных услуг), пациент может оплатить прием. При этом желтый кружок сменяет зеленый.

Данную главу мы начали с того, что рассказали о работе с приемами: об отмене, переносе и изменении времени приема. Затем были рассмотрены особенности расписания и цветовая индикация приемов. Как будет показано в следующей части, цветовая индикация очень полезна и удобна при работе с пациентами. Также будет продемонстрировано проведение приема в программе.

После приема пациент должен оплатить лечение. Стоимость всех услуг, оказываемых в клинике, приведена в прейскуранте клиники. Подробнее о прейскурантемы расскажем в последней части.