Часть 2.5. Предварительная инвентаризация

Поиск материалов

С помощью программы Вы можете найти в каталоге тот или иной материал. Как для занесения, так и для поиска товара существует три способа.

Первый из них подразумевает ручной поиск непосредственно среди всех папок. Отметим, при этом дерево с папками увеличивается, за счет разворачивания той или иной ветви. Содержимое выбранной папки отображается в правой части экрана.

Второй способ основан на считывании штрихкода. Штрихкоды некоторых товаров могут не определятся программой. Вероятнее всего это связано с отсутствием товара в базе или с недостатками нанесения штрихкода. В этих случаях Вам стоит воспользоваться ручным поиском.

Третий способ подразумевает ввод названия в строку поиска. Отметим, что поиск распознает как русский, так и английский язык. Кроме того, программа способна понимать транслитерацию и даже слова, написанные с неправильной раскладкой. В процессе ввода в дереве остаются только те ветви, в которых может находиться искомый материал. В правой же стороне появляется список позиций, подходящих под требования. По мере введения запроса число ветвей и материалов сокращается.

Процесс инвентаризации

Перед началом работ необходимо определить, какие материалы уже есть в клинике. Таким образом, Вы сможете обеспечить корректный учет материалов. Добавим, что инвентаризация дорогих материалов проводится на всех складах, а дешевые учитываются только на центральном. 

Мы рекомендуем Вам проводить инвентаризацию последовательно, начиная с центрального склада. Для каждого склада следует создавать отдельный документ об инвентаризации. При большом объеме работы следует периодически сохранять уже занесенные в программу данные. 

Для того чтобы провести первоначальную инвентаризацию на складах:

  1. Перейдите в раздел «Материалы» – «Добавить» – «Инвентаризация».
  1. Установите дату.
  2. Выберите склад.

  1. Найдите товар вручную или с помощью штрихкода.
  2. Укажите в графе «Фактический остаток» количество товара в единицах перемещения.
  3. Сохраните изменения. Пропуск этого пункта приведет к тому, что все введенные данные пропадут. Отметим, так же Вы можете сохранять и промежуточные изменения.

  1. После завершения инвентаризации установите фильтр «Нулевой остаток».
  2. Проставьте нули в столбце «Фактический остаток» напротив каждого материала. Таким образом, Вы убедитесь, что Вы не забыли про тот или иной материал, а он действительно отсутствует на складе.
  3. Сохраните изменения. 

Добавим, проводить инвентаризацию можно исключительно с помощью клавиатуры. Это ускоряет процесс внесения данных о материалах. Подробнее об использовании клавиатуры написано ниже.

Показать дополнительную информацию  (использование числовой клавиатуры для ввода данных о фактическом остатке)

  1. Введите в строку поиска название материала или считайте штрихкод с его упаковки.

  1. Нажмите клавишу Enter на числовой клавиатуре. После этого курсор переместится в ячейку «Фактический остаток».

  1. Введите в ячейку данные.

  1. Нажмите Enter. Этим Вы завершите процесс занесения данных.
  1. С помощью клавиши «+»  на числовой клавиатуре вернитесь в строку поиска. Подчеркнем, работать будет только клавиша на числовой клавиатуре.

Добавим, в случае, если выбрана целая группа материалов, Вы можете перемещаться между ячейками также с помощью клавиши Enter, не возвращаясь при этом в строку поиска.

Непосредственно в процессе инвентаризации Вы можете занести в Справочник новый материал. Отметим, перед этим Вам необходимо убедится в том, что у Вас есть право изменять список материалов. Для занесения материала:

  1. Выберите папку, в которую должен попасть новый материал и щелкните по ней правой кнопкой мыши.
  2. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Добавить материал».

  1. Внесите в программу необходимую информацию о материале.
  2. Сохраните материал в Справочнике.

Таким образом, Вы сможете занести в программу актуальную информацию по остаткам материалов в клинике. Подробнее о возможностях блока «Инвентаризация» мы расскажем во втором разделе.