Часть 5.1. Настройки заказа

Когда запасы материалов подходят к концу их, естественно, необходимо пополнять. Контроль количества ведется на основе анализа остатка на центральном складе. О том, какое количество материалов должно находиться на складе для нормальной работы клиники, мы можем узнать, проанализировав их расход за определенный период времени.

Перед тем, как настроить программу, необходимо понять, как часто планируется заказ материалов у поставщиков. Оптимальным решением станет закупка материала за неделю до того, как по расчетам программы, этот материал закончится в клинике. Если это по каким-то причинам кажется неудобным, можно увеличить либо промежуток между заказами, либо запас материала на складе.

Обратим особое внимание на редко используемые материалы. Небольшое их количество должно всегда находиться на складе клиники. Однако не стоит забывать о сроках годности и своевременно менять испортившиеся материалы на новые.

При соответствующих настройках программа может автоматически предлагать заказать тот или иной товар. Для этого:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Справочник материалов».

  1. Выберите материал. Щелкните правой кнопкой мыши по относящейся к нему строчке. Выберите пункт «Изменить настройки для заказа».

  1. Поставьте галочку в поле «Заказ». После этого материал будет автоматически попадать в заказ, когда его запасы будут подходить к концу. В некоторых случаях, такой заказ нежелателен. Например, если материал снят с производства и больше не будет использоваться. Эта галочка так же не нужна в тех случаях, когда товар редко заказывается. Однако, в этом случае важно, чтобы кто-то из сотрудников клиники следил за количеством материала и своевременно сообщал о необходимости заказать новую партию.
  2. Минимальный остаток. В этой строке указывается то количество упаковок, которого клинике хватит, чтобы дождаться доставки новой партии материала. Когда его запасы на складе становятся меньше значения, указанного в клетке «единицы», необходимо заказывать материал снова. Это значение устанавливается пользователем. Минимальный остаток в днях, тоже указывает пользователь. Показатель зависит от результата анализа статистки использования материала в установленный период.
  3. Докупать до. Эта строка содержит информацию о том, какое количество материалов необходимо для нормльной работы клиники в течение заданного промежутка времени. Таким образом, разница показателей «Докупать до» и «Минимального остатка» дает то число товара, который надо купить. Подчеркнем, что важно заполнять оба пункта: и единицы, и дни. В этом случае вы можете быть уверены в своевременности и точности заказа материалов.

  1. Отметим, что данные в этих двух строках могут отличаться написанием и расположением в ячейке. Если число находится у левого края ячейки, то оно введено пользователем вручную в самом окне настройки заказа. Числа, расположенные в центре ячейки и написанные курсивом, введены вручную для всей папки, в которой находится материал. Подробнее о том, как это сделать, мы поговорим дальше. Добавим, если Вы наведете курсор на такое число – Вы увидите, где именно введено значение.

  1. Анализ расхода. Вы можете узнать, продолжительность периода, на основе которого программа анализирует расход материалов. В случае необходимости его можно изменить. Также программа позволяет выбрать склад, на котором необходимо учитывать расход товара. Добавим, данные из этой строки никуда не сохраняются. Они помогают принять правильное решение, при определении количества единиц минимального остатка.

  1. Итого. По результатам анализа программа показывает, какое количество материала было действительно использовано в клинике в течение расчетного периода. На основе этих данных рассчитывается средний дневной расход материала в клинике.

Отметим, иногда расчетный показатель, вычисленный программой на основании среднего расхода, превышает заданный вручную размер минимального остатка. В этом случае, заказ будет осуществляться на основе расчетов. Другими словами, программа выбирает наибольший показатель минимального остатка в качестве порога для заказа материала.

  1. Сохраните настройки заказа после того, как внесли все данные в окно.

Однако настраивать все нормы заказа вручную – долгая и трудоемкая работа. Чтобы упростить ее, Вы можете указать одну норму для целой папки. Для этого:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Справочник материалов».

  1. Выберите интересующее Вас направление и щелкните по нему правой кнопкой мыши и откройте пункт «Изменить настройки для заказа».

  1. Внесите в ячейки необходимые показатели.
  2. Сохраните изменения. После этого введенные показатели станут общими для всех дорогостоящих материалов, относящихся к данному направлению.

Мы закончили рассказ о настройках заказа в программе. В следующей статье речь пойдет об окне «Заказ материалов».