Отчет Загрузка врачей

Для любой клиники очень важно проводить корректный анализ эффективности и рентабельности работы врачей. Делать это вручную — очень трудоемкая задача, учитывая, что у каждого направления деятельности клиники своя специфика. На помощь приходит отчет «Загрузка врачей», показывающий, эффективно ли составляется расписание, насколько полезен каждый врач для клиники, какой врач приносит самый большой доход. Чтобы приступить к анализу всех этих моментов, нажмите «Отчеты» (1)  → «Загрузка врачей» (2).

Понять, эффективно ли составляется расписание

Для начала рассмотрим, насколько эффективно администраторы составляют расписание, и насколько в целом занят каждый из врачей по плану. Для этого выберите необходимый период в фильтре «Интервал» (1), на первом уровне отображения итогов поставьте «Врач» (2), на втором — «Нет» и нажмите «Применить фильтр» (3).

Если вы видите, что у какого-то врача остаются нераспланированными (4) большие промежутки рабочего времени (сравниваем запись по графику и по плану), а у другого врача аналогичной специальности идет полная загрузка, возможно, стоит поговорить с администраторами о более равномерном распределении пациентов. А если вы видите, что, к примеру, все хирурги постоянно имеют полную загрузку, возможно, стоит подумать о том, чтобы открыть еще одно кресло хирурга или хирургический кабинет.

Здесь же вы можете увидеть, использует ли врач полностью отведенное ему на приемы время (5) — сравниваем запись по плану и по факту. Возможно, нужно отводить меньше времени на приемы конкретного врача, чтобы у него не было огромных «окон» между пациентами.

Напоминаем вам,  что, кроме кнопки «Применить фильтр» —,  во всех отчетах также есть кнопка «Очистить фильтр», которая служит для сбрасывания выбранных вами параметров, —, и кнопка для выгрузки отчета в Excel —.

Видеть, сколько денег приносит врач за час своей работы

Также важно иметь возможность комплексно сравнивать врачей, чтобы понять, кому выгоднее выделять больше рабочего времени или предложить смену, если по каким-то причинам у вас освободилось время в расписании. Выберите временной интервал (1), «Вид отчета» — показать «Норма-час (График, План)» (2), на первом уровне отображения итогов поставьте «Врач» (3), на втором — «Нет». Примените фильтр (4) и обратите внимание на данные по выручке. В данном случае норма-час (5) (сумма выручки, которую принесет врач за час своей работы) является более показательным критерием оценки эффективности сотрудников, чем, к примеру, средний чек. Существует три базы для расчета этого показателя: от запланированного графика работы врача (на него не влияет нагрузка), от планируемой загрузки (на сколько часов у врача были записаны пациенты) и от фактической загрузки (сколько в реальности врач тратит времени на приемы) — столбцы «График», «План» и «Факт». 

Очень сложно принять решение об эффективности работы врача только по одному критерию — кто-то хорошо загружен по графику, но фактически не очень эффективен, и много времени кресло простаивает, а кто-то, наоборот, имеет не очень много смен, но все отрабатывает максимально эффективно. Поэтому все три фактора («График», «План» и «Факт») важно рассматривать в комплексе и смотреть норма-час по различным базам.

Однако данных о норма-часах по графику, плану и факту может быть недостаточно, чтобы принять решение об эффективности работы того или иного врача, так как для клиники важна не столько выручка, сколько прибыль. Если постоянные затраты распределяются равномерно, и их можно не принимать во внимание при принятии решения, то существуют переменные затраты, которые могут очень сильно зависеть от направления деятельности врача, и их обязательно нужно учитывать.

Видеть выручку без учета переменных затрат

Выручка без учета переменных затрат называется маржинальный доход. Наибольшая часть переменных затрат в стоматологии распределяется по трем статьям — «Заработная плата», «Материалы», «Лаборатория». Если вы пользуетесь соответствующими модулями, то в отчете «Загрузка врачей» сможете увидеть долю этих статей в выручке и норма-часы по маржинальному доходу (выручке без учета этих затрат). Таким образом, понимание, насколько полезен тот или иной врач для клиники, может измениться.

Чтобы получить необходимые данные, выберите период (1), «Вид отчета» — показать не только «Норма-час (График, План)», но и «Маржинальный доход» (2). На первом уровне отображения итогов поставьте «Врач» (3), на втором — «Нет». Нажмите «Применить фильтр» (4). Перед вами откроются столбцы с переменными затратами, отображающимися в процентах (5) — «Заработная плата» («ЗП»), «Материалы» («Мат.»), «Лаборатория» («Лаб.»), «Итог» (все переменные затраты по врачу).

При наведении левой кнопкой мыши на процентные данные в столбце «Заработная плата» (6) напротив фамилии врача вы увидите сумму начислений ему за выбранный период.

Эта сумма совпадает с суммой начислений заработной платы врачу, зависящей от оказанных им услуг. Перейдите в «Заработная плата» → «Расчет заработной платы» (1) → задайте период (2) → примените фильтр (3) и обратите внимание на данные по интересующему вас врачу (4). Небольшое различие в сумме может быть связано с выбором округления (5) — при округлении до рубля суммы будут идентичны.

Процентные данные в столбце «Лаборатория» (1) в отчете «Загрузка врачей» считаются, исходя из затрат на работы, изготовленные в лаборатории для пациентов каждого врача. Если направлений работы у врача несколько, вы получите данные по сумме затрат (если нужно, вы можете добавить второй уровень отображения итогов (2) — по направлению).

Процентные данные в переменных затратах по лабораториям совпадает с данными из столбца «Доля затрат» (1) в отчете «Рентабельность работы с лабораториями» (2) («Лаборатория» → «Отчеты» → «Рентабельность работы с лабораториями»). Чтобы детализировать информацию по врачу, работающему по разным направлениям, нажмите на строке с его фамилией два раза левой кнопкой мыши (либо правой кнопкой → «Детализировать»). Вы увидите процент затрат по каждому направлению работы врача.

При наведении (1) на процентные данные в столбце «Материалы» в отчете «Загрузка врачей» вы видите общую сумму затрат на материалы по врачу за выбранный период времени. Если на втором уровне отображения итогов добавить «Направление» (2), применить фильтр и затем детализировать строку с фамилией врача (3) (двойной щелчок левой кнопкой мыши либо правой кнопкой → «Детализировать»), вы сможете увидеть данные о затратах на материалы по каждому направлению его работы. Процент затрат вычисляется традиционно — общая сумма затрат делится на выручку и умножается на 100%. Общий процент по врачу складывается из суммы данных по направлениям, по которым он выставлял счета за отчетный период.

Чтобы посмотреть общий процент и сумму затрат на материалы (1) по определенному направлению работы клиники, можно изменить порядок отображения данных (2): на первом уровне — «Направление», на втором — «Врач». 

Для корректного сравнения с отчетом «По материалам» здесь важно выбирать временной интервал, кратный месяцу (3). 

Если вы выбрали интервал, кратный месяцу, процентные данные из столбца с переменными затратами по материалам отсылают вас к столбцу «Выручка со скидкой» (1) в отчете «По материалам» (2) («Материалы» → «Отчеты» → «По материалам»), где выбирается такой же временной интервал (3). При формировании отчета нужно также выбрать группировку по направлениям (4). Процент здесь считается за месяц (именно поэтому выбор интервала важен), и на этот процент умножается каждая позиция в каждом счете по каждому направлению работы клиники.