Отчет Загрузка врачей

Возможность провести корректный анализ эффективности и рентабельности работы врачей является очень важным аспектом в работе клиники. Но с учетом специфики работы врача каждой отдельно взятой специальности провести такой анализ вручную — трудоемкая и не всегда посильная задача. С помощью отчета «Загрузка врачей» вы сможете сделать это быстро и качественно. Для получения наиболее полной картины целесообразно опираться на все представленные ниже аспекты анализа.

Эффективно составленное расписание

Для начала рассмотрим, насколько эффективно администраторы составляют расписание, записывая пациентов, и насколько в целом занят каждый из врачей по плану. Для этого выбираем необходимый период в фильтре «Интервал» (1), в фильтре «Итоги» в качестве первого уровня группировки выбираем «Врач», а для второго – «Нет» (2). Нажимаем «Применить фильтр» (3).

Если вы видите, что у какого-то врача на протяжении длительного времени остаются не распланированными большие промежутки рабочего времени, а у врача аналогичной специальности идет полная загрузка, возможно, стоит поговорить с администраторами о более равномерном распределении пациентов. Если же вы видите, что, к примеру, все хирурги постоянно имеют полную загрузку, возможно, стоит подумать, о том, чтобы открыть еще одно кресло с аналогичным специалистом.

Здесь же вы можете увидеть, насколько эффективно врач использует отведенное на прием время. Анализ поможет выявить, нужно ли отводить меньше времени на приемы конкретного врача. Данные представлены как относительно общего рабочего времени в расписании (4), так и относительно времени, выделенного под прием пациентов (5).

Норма-час 

Также важно иметь возможность комплексно сравнить врачей, чтобы понять, кому выгоднее выделять больше рабочего времени или предложить смену, если по каким-то причинам у вас освободилось время в расписании. Выберем фильтрацию по времени (1),  показать «Норма-час (График, План)» (2), и «Врач» на первом уровне отображения итогов (3), на втором уровне — «Нет». Применим фильтр (4). Обратим внимание на данные по выручке. В данном случае норма-час (сумма выручки, которую принесет врач за час своей работы) является более показательным критерием оценки, чем, к примеру, средний чек.

Так как норма-час — это выручка (5) деленная на время, то существует три базы для его расчета: от запланированного графика работы врача (7) (на него не влияет нагрузка), от планируемой загрузки (8) (на сколько часов у врача были записаны пациенты) и от фактической загрузки (6) (сколько в реальности врач тратит времени на приемы). Очень сложно принять решение об эффективности врача только по одному критерию — кто-то хорошо загружен по графику, но фактически не очень эффективен, и много времени кресло простаивает, а кто-то, наоборот, имеет не очень много смен, но все отрабатывает максимально эффективно. Поэтому все три временных фактора важно рассматривать в комплексе и смотреть норма-часы по различным базам.

Однако данных о норма-часах по графику, плану и факту может быть недостаточно, чтобы принять решение об эффективности работы того или иного врача, так как для клиники важна не столько выручка, сколько прибыль. Если постоянные затраты распределяются равномерно, и их можно не принимать во внимание при принятии решения, то существуют переменные затраты, которые могут очень сильно зависеть от направления деятельности врача, и их обязательно нужно учитывать.

Маржинальный доход

Выручка без учета переменных затрат называется «Маржинальный доход». Наибольшая часть переменных затрат в стоматологии распределяется по трем статьям — «Заработная плата», «Материалы», «Лаборатория». При наличии соответствующих модулей в этом отчете вы сможете увидеть долю этих статей в выручке и норма-часы по маржинальному доходу (выручке без учета этих затрат). Таким образом понимание, насколько полезен тот или иной врач для клиники, может измениться.

Чтобы получить необходимые данные, выбираем период в фильтре «Интервал» (1), в фильтре «Вид отчета» — показать «Норма-час (График, План)» и «Маржинальный доход» (2). Затем в фильтре «Итоги» в качестве первого уровня группировки выбираем «Врач», а в качестве второго – «Нет» (3). Нажимаем «Применить фильтр» (4).

Перед вами откроются столбцы с переменными затратами, отображающимися в процентах — «Заработная плата» («ЗП»), «Материалы» («Мат.»), «Лаборатория» («Лаб.»), «Итог».

При наведении левой кнопкой мыши на процентные данные в столбце «Заработная плата» (1) в отчете «Загрузка врачей» напротив фамилии врача (2) вы увидите сумму начислений (3) за выбранный период.

Эта сумма совпадает с суммой начислений заработной платы врачам (1), зависящей от оказанных ими услуг, — «Заработная плата» → «Расчет заработной платы» (2) → выбор периода → выбор вида начислений «По услугам (исполнитель %)» (3). 

Небольшое различие в сумме может быть связано с выбором округления (4) — при округлении до рублей суммы будут идентичны. 

Процентные данные в столбце «Лаборатория» (1) в отчете «Загрузка врачей» считаются исходя из затрат на работы, изготовленные в лаборатории для пациентов каждого врача. Если направлений работы у врача несколько, это будут данные по сумме затрат (при необходимости вы можете добавить второй уровень отображения данных (2) — по направлению).

Эти процентные данные совпадают с процентными данными из столбца «Доля затрат» (1) в отчете «Рентабельность работы с лабораториями» (2) («Лаборатория» → «Отчеты» → «Рентабельность работы с лабораториями»). Чтобы детализировать информацию по врачу, работающему по разным направлениям, нажмите на строке с его фамилией два раза левой кнопкой мыши — вы увидите процент затрат по каждому направлению.

При наведении (1) на процентные данные в столбце «Материалы» в отчете «Загрузка врачей» вы видите как общую сумму затрат (2) по врачу за выбранный период времени, так и данные по затратам по каждому направлению работы этого врача (3). Процент затрат вычисляется традиционно — общая сумма затрат делится на выручку и умножается на 100%. Общий процент по врачу складывается из суммы данных по направлениям.

Чтобы посмотреть общий процент затрат по определенному направлению работы клиники (1), можно изменить порядок отображения данных (2): на первом уровне — «Направление», на втором — «Врач». Для корректного сравнения с отчетом «По материалам» здесь важно выбирать временной интервал, кратный месяцу (3). 

Если мы выбираем интервал кратный месяцу, процентные данные из столбца с переменными затратами по материалам отсылают нас к столбцу «Выручка со скидкой» (1) в отчете «По материалам» (2) («Материалы» → «Отчеты» → «По материалам»). При формировании отчета выбираем группировку по направлениям (3). Процент здесь считается за месяц (4) (именно поэтому выбор интервала важен), и на этот процент умножается каждая позиция в каждом счете по каждому направлению работы клиники. 

«Итог» — все переменные затраты по врачу.