Рекомендации по построению процесса учета материалов

Модуль «Материалы» в программе IDENT позволяет организовать процесс учета и заказа материалов в клинике. 

Чтобы использование этого модуля приносило вам максимум пользы, мы разработали ряд требований по построению процесса движения материалов в клинике. Если вы не будете следовать этим требованиям, модуль «Материалы» будет неработоспособен, и мы не сможем оказывать вам техническую поддержку.

Создание основного склада

Первым делом необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы, то есть основной склад (или «центральный склад», «главный склад» — как именно вы будете его называть не имеет большого значения). Подробнее о занесении складов в программу читайте здесь.

Особенности основного склада:

  • Это может быть отдельное помещение, а также шкаф на ресепшене, коробка, ящик в столе и т. п. 
  • Непосредственно с основного склада материалы не расходуются в производство, они перемещаются на дополнительные склады (см. далее). О перемещении материалов читайте здесь.
  • Свой основной склад должен быть у каждого филиала.  Их даже может быть несколько в одном филиале. А вот ситуации, когда сразу для нескольких филиалов создан только один основной склад, недопустима — слишком высока вероятность ошибок.

Создание дополнительных складов

Следующая задача — организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла (кабинета). Важно: у каждого дополнительного склада также должно быть место, где материалы будут храниться физически — коробка, ящик, тумбочка. Именно с этих складов материалы расходуются в производство. О списании материалов при перемещении и во время приема читайте здесь.

Оснащение складов компьютерами

Наличие на складах компьютеров значительно упростит работу сотрудников. Мы выделили 4 способа оснащения складов компьютерами:

  • Самый НЕподходящий использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора. Так весь массив работы ложится на плечи администратора, что приведет увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности его работы. При этом будет невозможно добиться высокой точности учета материалов, так как с материалами непосредственно работают врачи.
  • НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора и компьютеры, которыми оснащены кресла. Это также вариант, который мы не рекомендуем. Да, он позволяет несколько разгрузить администратора, так как  предполагает, что указанием материалов, использованных во время приема, занимаются сами врачи. Но в этом случае, все равно, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах, остаются в ведении администратора.

Первые два способа объединяет один глобальный минус — отсутствие компьютера  на основном складе. А вся нагрузка по работе с материалами должна ложиться именно на основной склад. Рассмотрим способы организации работы, при которых основной склад оснащен компьютером. Их также два. 

  • Оптимальный — использовать для учета материалов отдельный компьютер, установленный специально для этих целей на основном складе. Мы понимаем, что приобретение сразу нескольких компьютеров для всех складов может стать сложной задачей для клиники. Но даже если установить один отдельный компьютер на основной склад и подключить к нему сканер штрихкодов, вы сможете заметно облегчить работу по учету материалов и значительно разгрузить компьютер администратора и его самого. Кроме того, наличие компьютера на основном складе значительно упрощает процесс инвентаризации. Подробнее об инвентаризации материалов читайте здесь.
  • Идеальный — использовать для учета материалов отдельные компьютеры, установленные на каждом складе. Как на основном, так и на дополнительных. То есть у каждого кресла (в каждом кабинете) — свой компьютер для работы исключительно с материалами. В этом случае значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал, а нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».

Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

При работе с модулем «Материалы» важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например, при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «поломка». И только после этого можно выбрасывать материал. 

При этом мы рекомендуем, не проводить списание именно в тот момент, когда вы заметили, что материал непригоден для работы, а накапливать испорченные материалы и списывать их с определенной периодичностью (один раз в день/неделю/месяц).

Подробнее о списании изделий вручную читайте здесь.

В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе не предусмотрена возможность учета сроков годности товаров. Причины две 

  • Это приведет к усложнению процесса переноса и списания материалов из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник вынужден убедиться в том, что перемещает или списывает именно тот материал, срок годности которого подходит к концу. 
  • Кроме того, что учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, что проблемы с просроченными материалами, чаще всего, вызваны одной из двух причин: 

  • заказом товаров в избыточных количествах;
  • закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности. 

Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, и не будет необходимости в их учете. Если избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это, как и с непригодными материалами, через списание. В качестве причины в этом случае должен быть указан пункт «срок годности истек».

Точность учета только для узкого списка материалов

Максимально точный учет материалов — сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Установить точные нормы на все продукты совершенно невозможно. Поэтому мы не стремимся к максимально точному учету абсолютно всех материалов в клинике. Наша задача — максимально сузить список материалов, для которых необходим точный учет. 

Рассмотрим, к каким проблемам может привести попытка добиться точного учета всех материалов:

  • Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки, как до так и после приема. И если хотя бы где-то будет допущена ошибка или неточность, все измерения потеряют смысл.
  • Для измерения материалов вам, скорее всего, придется взять на работу отдельного ответственного и внимательного сотрудника. Потому что врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациента, а не в определении норм; ассистент может отнестись к дополнительной задаче недостаточно ответственно; а администратор, вероятно, просто не будет успевать измерять до и после приема все материалы, использованные каждым врачом.
  • Возможным решением проблемы может показаться введение норм на использование материалов. Но проблема в том, что врачи по-разному подходят к лечению — некоторые тратят больше материалов, некоторые меньше. Определить норму даже только для одного врача практически невозможно. Довольно трудно измерить, сколько именно пломбировочного материала или «впрысков» спрей-анестетика расходуется на приеме. Кроме того, норма очень зависит от того, какая услуга и на какой зуб оказывается.
  • Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге запутаются даже сами врачи.
  • В некоторых случаях для одной услуги требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. В связи с этим расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу. Учесть все с точностью невозможно.

 Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем другой способ решения проблемы.

Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета, без существенных дополнительных затрат, предлагается разделять материалы на две группы: дорогие и дешевые. Таким образом, на этапе предварительной настройки необходимо определить, к какой категории относится каждый материал.

Дешевые материалы расходуются в кабинете постоянно, поэтому их сложно учитывать с требуемой точностью. Использование норм не является надежным способом измерения их расходов. Такие материалы списываются сразу при переносе с основного склада на дополнительный, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме.

В отличие от дешевых, дорогостоящие материалы легче поддаются учету. Например, норма расходов таких материалов как абатмент или имплантат обычно 1:1. Стоит учитывать, что нормы расхода в программе реализованы только для дорогостоящих материалов. Нормы их расхода обычно сопряжены непосредственно с приемом пациента.

Предполагается, что и дорогие и дешевые материалы списываются при приеме, другими словами, «в производство». Кроме того, как мы уже говорили, материалы могут списываться в связи с «поломкой» или по причине «истечения срока годности». Однако если при инвентаризации обнаруживается недостача какого-либо материала, при списании в графе «причина» указывается пункт «неизвестно». Именно среди этих материалов могут находиться и украденные, если они были.

Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ».

Измерение количества материалов в миллилитрах и тому подобных величинах, приведет к необходимости создать второй список. Он будет представлять собой не перечень упаковок, хранящихся на складе, а перечень материалов с указанием объемов веществ. Отметим, и составление второго списка, и установление связи с первым — сложный и долгий процесс, который приведет к росту риска ошибок. Именно поэтому такая возможность не предусмотрена в нашей программе. 

Перенос данных из 1С

В том случае, если на данный момент учет материалов ведется в 1С последней версии, будет возможна организация переноса данных из 1С в IDENT. Для переноса обратитесь в техническую поддержку IDENT.