Рекомендации по построению процесса учета материалов

Модуль «Материалы» в программе IDENT позволяет организовать процесс учета и заказа материалов.

Чтобы использование этого модуля приносило вам максимум пользы, мы разработали ряд требований к построению процесса движения материалов в клинике. Если им не следовать, модуль «Материалы» будет неработоспособен.

Создание основного склада

Первым делом необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы, то есть основной склад (или «центральный склад», «главный склад» — как именно вы будете его называть не имеет большого значения). Подробнее о занесении складов в программу читайте здесь.

Особенности основного склада:

  • Это может быть отдельное помещение, а также шкаф на ресепшене, коробка, ящик в столе и т. п. 
  • Непосредственно с основного склада врачи не используют материалы. Все материалы сначала перемещаются на дополнительные склады.
  • Для корректной работы программы сетевым клиникам мы рекомендуем создать в каждом филиале свой основной склад.

Создание дополнительных складов

Следующая задача — организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла (кабинета) или для каждого врача. Важно: у каждого дополнительного склада также должно быть место, где материалы будут храниться физически — коробка, ящик, тумбочка. Именно с дополнительных складов материалы расходуются в производство.

Оснащение складов компьютерами

Наличие на складах компьютеров значительно упростит работу сотрудников. Существует 4 способа оснащения складов компьютерами:

  • Самый НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора. Так весь массив работы ложится на плечи администратора, что приведет к увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности. При этом будет невозможно добиться высокой точности учета, так как с материалами непосредственно работают врачи.
  • НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора и компьютеры, которыми оснащены кресла. Это также вариант, который мы не рекомендуем. Да, он позволяет несколько разгрузить администратора, так как предполагает, что указанием материалов, использованных во время приема, занимаются сами врачи. Но в этом случае, все равно, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах, остаются в ведении администратора.

Первые два способа объединяет один глобальный минус — отсутствие компьютера  на основном складе. А большая часть работы с материалами должна проводиться именно на основном складе. Рассмотрим способы организации работы, при которых основной склад оснащен компьютером. Их также два. 

  • Оптимальный — использовать для учета материалов отдельный компьютер, установленный специально для этих целей на основном складе. Мы понимаем, что приобретение сразу нескольких компьютеров для всех складов может стать сложной задачей для клиники. Но даже если установить один отдельный компьютер на основной склад и подключить к нему сканер штрихкодов, вы сможете заметно облегчить работу по учету материалов и значительно разгрузить администратора. Кроме того, наличие компьютера на основном складе значительно упрощает процесс инвентаризации. Подробнее об инвентаризации материалов читайте здесь (о предварительной инвентаризации — здесь).
  • Идеальный — использовать для учета материалов отдельные компьютеры, установленные на каждом складе. То есть у каждого кресла (в каждом кабинете) устанавливается дополнительный компьютер для работы исключительно с материалами. В этом случае значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал, а нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».

Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

При работе с модулем «Материалы» важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например, при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «Поломка». И только после этого можно выбрасывать материал. Подробнее о списании изделий вручную читайте здесь.

В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе IDENT не предусмотрена возможность учета сроков годности материалов. Причины две: 

  • Это приведет к усложнению процесса переноса и списания материалов — из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник каждый раз должен будет перепроверять — перемещает ли он (или списывает) именно тот материал, срок годности которого подходит к концу. 
  • Учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, что проблемы с просроченными материалами, чаще всего, вызваны одной из двух причин: 

  • заказом товаров в избыточных количествах;
  • закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности. 

Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, и не будет необходимости в их учете. Если же избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это, как и с непригодными материалами, — через списание. В качестве причины в этом случае нужно указывать «Срок годности истек».

Точность учета только для узкого списка материалов

Максимально точный учет всех материалов — сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Установить точные нормы на все продукты совершенно невозможно. Поэтому мы не стремимся к точному учету абсолютно всех материалов в клинике. Наша задача — сузить список материалов, для которых необходим точный учет. 

Рассмотрим, к каким проблемам может привести попытка добиться точного учета всех материалов:

  • Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки, — до и после приема. И если где-то будет допущена даже небольшая неточность, все измерения потеряют смысл.
  • Для измерения материалов вам, скорее всего, придется взять на работу отдельного ответственного и внимательного сотрудника. Поручить это кому-то из врачей, ассистентов или администраторов — не очень продуктивно. Врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациентов, а не в определении норм. У ассистента множество обязанностей по работе с врачом. Администратор просто не сможет успевать до и после приема измерять все материалы, использованные каждым врачом, ведь приемы проходят одновременно на нескольких креслах и один за другим.
  • Возможным решением проблемы может показаться введение норм на использование материалов. Но проблема в том, что на одну и ту же услугу (на пломбу, например) может тратиться разное количество материала. Также трудно измерить, сколько именно «впрысков» спрей-анестетика расходуется на приеме. 
  • Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге запутаются даже сами врачи. 
  • В некоторых случаях для одной услуги требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. Так расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу. Учесть все с точностью до миллиграмма невозможно.

Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем — установить нормы только на дорогостоящие материалы, расходуемые 1:1 (имплантология, ортодонтия). Подробнее об установке норм читайте  здесь.

Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета без существенных дополнительных затрат предлагается разделять материалы на две группы: дорогостоящие и недорогостоящие (дешевые). На этапе добавления материалов в программу необходимо определить, к какой категории относится каждый, и у дорогостоящих проставить соответствующую галочку. 

Дорогостоящие материалы достаточно легко поддаются учету. К ним, как мы уже сказали, относятся материалы, связанные имплантологией и ортодонтией. Например, норма списания таких материалов, как абатмент или имплантат, обычно 1:1. Их расход связан непосредственно с приемом пациента. О списании материалов во время приема читайте здесь

Дешевые материалы, перемещенные на дополнительные склады, автоматически списываются в производство, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме. О перемещении таких материалов читайте здесь.

Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, граммы, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ», так как поставщики материалов продают их упаковками, а не метрами, литрами и граммами. О занесении единиц измерения в программу читайте здесь, о настройках заказа материалов — здесь, о заказе материалов — здесь.

Измерение количества материалов в миллилитрах, миллиграммах и тому подобных мелких величинах в IDENT не реализовано. Мы в течение года пробовали построить этот процесс в собственной сети клиник и столкнулись с целым рядом проблем. Если учитывать, сколько и какого материала, в какой коробочке (баночке) осталось, то сложность контроля значительно превысит ожидаемую пользу. Понадобится как-то связывать данные о материалах, хранящихся на складе, с данными об объеме оставшихся материалов, постоянно следить за расходом. И, даже если вам удастся обязать сотрудников все это контролировать, проверить, нет ли ошибок, будет невозможно. 

Перенос данных из 1С

Если учет материалов у вас ведется в 1С:Бухгалтерии на платформе последней редакции версии 8.3, возможен перенос справочника контрагентов и номенклатуры, а также накладных из 1С в IDENT. Для переноса обратитесь в Техническую поддержку IDENT.