Рекомендации по построению процесса учета материалов

Модуль «Материалы» в программе IDENT позволяет организовать процесс учета и заказа материалов. 

Чтобы использование этого модуля приносило вам максимум пользы, мы разработали ряд требований по построению процесса движения материалов в клинике. Если им не следовать, модуль «Материалы» будет неработоспособен.

Создание основного склада

Первым делом необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы, то есть основной склад (или «центральный склад», «главный склад» — как именно вы будете его называть не имеет большого значения). Подробнее о занесении складов в программу читайте здесь.

Особенности основного склада:

  • Это может быть отдельное помещение, а также шкаф на ресепшене, коробка, ящик в столе и т. п. 
  • Непосредственно с основного склада материалы не расходуются в производство, они перемещаются на дополнительные склады.
  • Свой основной склад должен быть у каждого филиала. Их даже может быть несколько в одном филиале. А вот ситуация, когда сразу для нескольких филиалов создан только один основной склад, недопустима — слишком высока вероятность ошибок.

Создание дополнительных складов

Следующая задача — организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла (кабинета). Важно: у каждого дополнительного склада также должно быть место, где материалы будут храниться физически — коробка, ящик, тумбочка. Именно с этих складов материалы расходуются в производство. О списании материалов при перемещении и во время приема читайте здесь.

Оснащение складов компьютерами

Наличие на складах компьютеров значительно упростит работу сотрудников. Мы выделили 4 способа оснащения складов компьютерами:

  • Самый НЕподходящий использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора. Так весь массив работы ложится на плечи администратора, что приведет к увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности его работы. При этом будет невозможно добиться высокой точности учета материалов, так как с материалами непосредственно работают врачи.
  • НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора и компьютеры, которыми оснащены кресла. Это также вариант, который мы не рекомендуем. Да, он позволяет несколько разгрузить администратора, так как  предполагает, что указанием материалов, использованных во время приема, занимаются сами врачи. Но в этом случае, все равно, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах, остаются в ведении администратора.

Первые два способа объединяет один глобальный минус — отсутствие компьютера  на основном складе. А большая часть нагрузки по работе с материалами должна ложиться именно на основной склад. Рассмотрим способы организации работы, при которых основной склад оснащен компьютером. Их также два. 

  • Оптимальный — использовать для учета материалов отдельный компьютер, установленный специально для этих целей на основном складе. Мы понимаем, что приобретение сразу нескольких компьютеров для всех складов может стать сложной задачей для клиники. Но даже если установить один отдельный компьютер на основной склад и подключить к нему сканер штрихкодов, вы сможете заметно облегчить работу по учету материалов и значительно разгрузить администратора. Кроме того, наличие компьютера на основном складе значительно упрощает процесс инвентаризации. Подробнее об инвентаризации материалов читайте здесь (о предварительной инвентаризации — здесь).
  • Идеальный — использовать для учета материалов отдельные компьютеры, установленные на каждом складе. То есть у каждого кресла (в каждом кабинете) устанавливается дополнительный компьютер для работы исключительно с материалами. В этом случае значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал, а нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».

Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

При работе с модулем «Материалы» важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например, при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «поломка». И только после этого можно выбрасывать материал. Подробнее о списании изделий вручную читайте здесь.

В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе не предусмотрена возможность учета сроков годности товаров. Причины две 

  • Это приведет к усложнению процесса переноса и списания материалов — из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник вынужден убедиться в том, что перемещает или списывает именно тот материал, срок годности которого подходит к концу. 
  • Учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, что проблемы с просроченными материалами, чаще всего, вызваны одной из двух причин: 

  • заказом товаров в избыточных количествах;
  • закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности. 

Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, и не будет необходимости в их учете. Если избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это, как и с непригодными материалами — через списание. В качестве причины в этом случае должен быть указан пункт «срок годности истек».

Точность учета только для узкого списка материалов

Максимально точный учет материалов — сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Установить точные нормы на все продукты совершенно невозможно. Поэтому мы не стремимся к точному учету абсолютно всех материалов в клинике. Наша задача — сузить список материалов, для которых необходим точный учет. 

Рассмотрим, к каким проблемам может привести попытка добиться точного учета всех материалов:

  • Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки — до и после приема. И если хотя бы где-то будет допущена ошибка или неточность, все измерения потеряют смысл.
  • Для измерения материалов вам, скорее всего, придется взять на работу отдельного ответственного и внимательного сотрудника. Поручить это кому-то из врачей, ассистентов или администраторов — не очень продуктивно. Врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациентов, а не в определении норм. У ассистента множество обязанностей по работе с врачом. Администратор просто не будет успевать измерять до и после приема все материалы, использованные каждым врачом, ведь приемы проходят одновременно на нескольких креслах.
  • Возможным решением проблемы может показаться введение норм на использование материалов. Но проблема в том, что врачи по-разному подходят к лечению — некоторые тратят больше материалов, некоторые меньше. Определить норму даже только для одного врача практически невозможно. Довольно трудно измерить, сколько именно пломбировочного материала или «впрысков» спрей-анестетика расходуется на приеме. Кроме того, норма очень зависит от того, какая услуга и на какой зуб оказывается.
  • Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге запутаются даже сами врачи.
  • В некоторых случаях для одной услуги требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. В связи с этим расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу. Учесть все с точностью до мг невозможно.

 Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем другой способ решения проблемы.

Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета без существенных дополнительных затрат предлагается разделять материалы на две группы: дорогие и дешевые. На этапе предварительной настройки необходимо определить, к какой категории относится каждый материал. 

Дешевые материалы расходуются в кабинете постоянно, поэтому их сложно учитывать с абсолютной точностью. Использование норм не является надежным способом измерения их расхода. Дешевые материалы, направленные на дополнительные склады, автоматически списываются в производство, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме. О перемещении дешевых материалов читайте здесь

Дорогостоящие материалы легче поддаются учету. Дорогие материалы списываются не при перемещении, а вручную или непосредственно при оказании услуг. Например, норма списания таких материалов, как абатмент или имплантат, обычно 1:1. Они обычно связаны непосредственно с приемом пациента. В программе нормы списания реализованы только для дорогостоящих материалов (подробнее об этом читайте здесь). О списании материалов при перемещении и во время приема читайте здесь.

Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ». О занесении единиц измерения в программу читайте здесь, о настройках заказа материалов — здесь, о заказе материалов — здесь.

Измерение количества материалов в миллилитрах и тому подобных величинах, приведет к необходимости создать второй список. Он будет представлять собой не перечень упаковок, хранящихся на складе, а перечень материалов с указанием объемов веществ. При этом и составление второго списка, и установление связи с первым — сложный и долгий процесс, риск ошибки здесь возрастает. Именно поэтому такая возможность не предусмотрена в нашей программе. 

Перенос данных из 1С

В том случае, если на данный момент учет материалов ведется в 1С последней версии, будет возможна организация переноса данных из 1С в IDENT. Для переноса обратитесь в техническую поддержку IDENT.