Введение для администратора

Взаимодействие с пациентами

Работа администратора стоматологической клиники — это постоянное взаимодействие с пациентами, личное и по телефону. 

  • Подробнее про запись пациентов к врачу читайте в статье «Запись пациентов на прием». Если ваша клиника использует функционал модуля «Маркетинг» и ведет сбор статистики по всем входящим звонкам, администратору также необходимо изучить статью «Обработка входящих звонков».
  • Администратор также должен напоминать пациентам, что им предстоит прием. Читайте об этом в статье «Оповещение пациентов о приеме». О переносе и отмене приемов, изменении границ приемов и других возможностях работы администратора с расписанием читайте в статье «Управление приемами»
  • Функционал модуля CRM (если клиника его использует) позволяет администратору запланировать прием для пациента, например, когда следующий прием должен состояться ориентировочно через 3 месяца, а расписания на это время еще нет, и пациент не знает, когда ему будет удобно (подробности — в статье «Запланировать прием»). Инструмент «Задачи для обзвона» позволяет в едином списке отображать пациентов, которым необходимо позвонить, чтобы записать их на прием (подробности — в статье «Задачи для обзвона»)Иногда во время телефонного разговора с пациентом выясняется, что он хочет попасть только к определенному врачу или только в определенное время (после работы, например), но вариантов на ближайшие дни нет. Для таких ситуаций существует лист ожидания (подробности — в статье «Лист ожидания»)Обо всех способах отправки СМС пациенту читайте в статье «СМС-рассылки».
  • Именно администратор встречает пациента в клинике, организует проведение приема и принимает оплату с клиента после приема. Подробнее о том, как начинается прием и производится расчет пациента, читайте в статье «Встреча и расчет пациента администратором». Также в этой статье вы найдете информацию о том, как проходит формирование наряда — данная информация пригодится администратору в том случае, если создание нарядов для пациентов является его обязанностью. Но мы рекомендуем, чтобы каждый специалист в клинике занимался своим делом, и чтобы формирование нарядов было обязанностью врача

Ведение картотеки пациентов

К обязанностям администратора относится ведение картотеки пациентов. О создании и редактировании карточки пациента читайте в статье «Ведение картотеки». В этой статье вы найдете также информацию о записи пациента на прием прямо из его карточки, о печати документов из карточки пациента и о том, как отслеживать статистику по приемам.  

Ведение кассы

Еще одна важная обязанность администратора — ведение кассы. Именно администратор должен производить внесение и изъятие денежных средств, заносить информацию об этом в программу, печатать чек. Кроме того, в случае необходимости, он может добавить в программу статьи расходов. Всю информацию о работе с кассой читайте в статье «Ведение кассы».

Подведение итогов работы клиники за день

О подведении итогов работы клиники за день, которое также входит в зону ответственности администратора, читайте в статье «Работа администратора с отчетами» — «Пациенты», «Счета и оплаты», «Оказанные услуги», «Движение денежных средств (касса)». По умолчанию во всех отчетах администратор может видеть данные только за текущий день — узнать, сколько человек пришло в клинику, какие услуги им были оказаны, сколько они заплатили за свои приемы. Директор клиники также может предоставить администраторам (или кому-то одному из них) право доступа — смотреть отчеты за любой день.

Учет рабочего времени сотрудников клиники

При использовании клиникой функционала модуля «Заработная плата» администратор будет также отвечать за корректный учет рабочего времени сотрудников — отмечать время начала и конца смены, а также, если необходимо, вид работы, которую выполнял сотрудник. Подробно об этом рассказано в статьях «Учет рабочего времени» и «Учет рабочего времени с видами работ».