Часть 3.1. Прием накладных

Поступивший в клинику товар сначала всегда попадает на центральный склад, только после этого станет возможно его перемещение на дополнительные склады. Вместе с доставленными материалами клиника получает документ формы ТОРГ-12 (товарную накладную). Данные из этой накладной необходимо перенести в программу. В процессе добавления накладной Вам необходимо будет воспользоваться поиском материалов.

Добавление накладной

Теперь Вы можете приступить непосредственно к добавлению товарной накладной в программу. Для этого:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Добавить» – «Накладная».

  1. Укажите поставщика товара.
  1. Выберите склад, на который должны попасть материалы. Вероятно, в списке возможных вариантов будет один или несколько центральных складов. Это связано с тем, что при поступлении в клинику материалы необходимо принимать именно на центральном складе.
  1. Отметьте дату, указанную в накладной, и дату получения товара.

Заметим,  даты оформления накладной и получения товара могут отличаться. Это может быть связано, например, с доставкой груза из другого региона.

Добавим, особое внимание стоит обратить не только на дату, но и на время получения накладной. Если оно будет указано неправильно, материал может быть фактически списан со склада до того, как появился на нем по документам.

  1. Введите номер накладной.
  2. Укажите ответственного за добавление накладной и прием материалов.
Перед занесением материалов Вам необходимо решить, будет ли учитываться НДС. По умолчанию НДС включен. В этом случае, таблица содержит два столбца: «Сумма НДС» и «Итого с НДС». Кроме того в окне «Ввод данных» добавляется поле «Сумма НДС».

Чтобы отказаться от учета НДС:

  1. Выберите пункт «Без НДС». Обратите внимание на изменения в таблице «Услуги». При выключенном НДС в таблице сохраняется только две колонки: «Количество» и «Итого». Такие же поля повторяются и в окне «Ввод данных».

Если в клинике принято работать без НДС, Вы можете обратиться в техническую поддержку IDENT, чтобы пункт «Без НДС» выбирался по умолчанию.

После того, как информация о накладной занесена в программу, и вопрос с учетом НДС решен, Вам нужно определить, какой тип ввода данных при добавлении материалов использовать. Их отличие заключается в способе ввода добавляемых данных. Рассмотрим оба способа подробнее.

Ввод данных при добавлении включен:

  1. Выберите пункт «Ввод данных при добавлении». Этот способ удобен в том случае, когда данные о материале вводятся в программу вручную из накладной, а не с помощью штрихкодов.
  2. Найдите материал удобным способом.

  1. Нажмите клавишу Enter и в открывшемся окне введите количество этого вида товара, общую стоимость материала и, если необходимо, сумму НДС. Добавим, процесс ввода значительно убыстряет то, что его можно осуществить исключительно с помощью клавиатуры. Цифры заносятся с помощью числовой клавиатуры, а переход между ячейками осуществляется благодаря клавише Enter.
  2. Сохраните внесенные данные.

Ввод данных при добавлении выключен:

  1. Отмените пункт «Ввод данных при добавлении». Этот способ более удобен в том случае, когда для получения данных о материалах используются штрихкоды. Кроме того он позволяет сначала составить список всех полученных материалов, а после этого указать количество и цены всех товаров в готовом списке.
  2. С помощью строки «Поиск», найдите в списке необходимые материалы. Для их добавления в список используйте клавишу Enter. В отличие от первого способа, материал появится не в центре экрана, а в нижней таблице окна.

  1. Укажите в таблице в нижней части экрана количество материала и его общую стоимость. Отметим, что в этом случае заносить данные можно так же только с помощью клавиатуры. На этот раз к клавише Enter, необходимой для перемещения между ячейками одного столбца, добавляется клавиша Tab. Она служит для перехода к следующей ячейке на текущей строке. Только после последнего столбца курсор переходит на строку ниже. Этот способ повторяет метод, используемый при работе с таблицами Word.
  2. Сохраните изменения.

Первый метод позволяет сначала занести материал и дополнительную информацию о нем, и только потом перейти к следующему материалу. Второй – дает возможность сначала составить список полученных товаров и только после этого вернуться к указанию количества упаковок и общей стоимости товара. Вы можете использовать эти методы как по отдельности, так и комбинировать их.

Отметим, так же как в случае с пунктами «С НДС» и «Без НДС», вы можете выбрать, будет ли «Ввод данных при добавлении» использоваться по умолчанию или нет. Для этого обратитесь в техническую поддержку IDENT.

Показать дополнительную информацию (полезные советы по вводу данных).

Интересная функция, упрощающая занесение данных в накладные, а также перемещение и списание материалов, связана с выключенным вводом данных при добавлении. Например, при использовании сканера штрихкода нет необходимости сканировать каждую упаковку отдельно. Для того чтобы сразу внести данные о количестве при выключенном пункте «Ввод данных при добавлении»:

  1. Считайте штрихкод сканером. Строка с названием выбранного продукта появится в таблице «Материалы», а штрихкод материала пропадет из строки «Поиск».

  1. В освободившуюся строку «Поиск» с помощью числовой клавиатуры введите символ «*». После этого строка в таблице «Материалы», подсветится красным.
  1. После символа «*» введите количество упаковок, указанных в товарной накладной.
  1. Нажмите Enter на числовой клавиатуре. Число упаковок будет отражено уже не в строке поиска, а в таблице «Материалы».

Добавим, способ будет работать и при ручном вводе названия материала в строку «Поиск». Ограничением для использования функции станет отсутствие числовой клавиатуры.

Мы рассмотрели процесс добавления товарной накладной, а также учета полученного товара. В следующей части мы расскажем о процессе перемещения материалов.