Часть 5.3. Процесс заказа

Когда настройка заказа завершена, и соответствующее окно программы понятно, можно перейти непосредственно к самому процессу. Для начала отметим, что существует два способа заказа. Первый предполагает закупки материалов у одного и того же поставщика. Он удобен тем, что не требует дополнительных затрат времени. Однако отказ от сравнения предложений поставщиков может помешать купить материалы по наиболее выгодной цене. Второй способ заказа, напротив, предполагает предварительный обзвон нескольких поставщиков и сравнение их предложений. Таким образом, второй способ позволяет убедиться в экономии при покупке материалов.

В этой части мы расскажем о том, как заказать материалы у поставщика. Этот процесс так же связан с разделом «Заказ материалов», но на этот раз мы будем работать не только с верхней, но и с нижней его панелью. Для того чтобы заказать материал:

  1. Откройте вкладку «Материалы» – «Заказ материалов».

  1. Нажмите кнопку «Добавить товарную накладную» на нижней панели отчета.

  1. Выберите нужного поставщика из списка.

  1. Укажите, на какой склад необходимо доставить товар.

  1. Сохраните накладную. После этого в нижней части таблицы откроется новая вкладка. Отметим, вкладки делятся не по поставщикам, а по заказам. Если один заказ к поставщику не зафиксирован, создать второй не получится. Единственной ситуацией, при которой возможно присутствие двух незафиксированных вкладок, относящихся к одному тому же поставщику – отмена фиксации с заказа, уже зафиксированного ранее.

  1. Выберите в верхней части материал. Двойным щелчком мыши перенесите товар в открытую вкладку. Подобным образом вы добавляете в список все материалы, которые планируете купить у этого поставщика. В результате Вы составите список материалов, которые планируете заказать у поставщика. При этом в верхней панели строки, соответствующие тому или иному заказанному материалу, становятся светло-серыми. Это сигнализирует о том, что они уже попали в какой-то текущий заказ.

  1. После того, как список материалов для заказа составлен, Вы можете выгрузить его в Microsoft Excel. После этого такой документ можно отправить поставщику, чтобы согласовать цену и количество материала. 

  1. После получения счета от поставщика, щелкните правой кнопкой мыши по вкладке, в которой составлен список материалов, и выберите кнопку «Зафиксировать». Отметим, после этого изменить список заказанных материалов невозможно.

  1. В открывшемся окне «Фиксация товарной накладной» Проверьте и если необходимо измените заполнение данных. Обратите особое внимание на пункт «Дата накладной». Указанная дата даст ассистентам понять, что материал уже заказан и, возможно, находится в пути. В случае если в момент заказа дата получения накладной неизвестна, можно указать дату заказа. Однако в момент приемки материалов обязательно измените дату заказа на дату накладной. 
  2. Проследите за тем, чтобы галочки стояли только напротив тех материалов, которые Вы хотите заказать в одном и том же счете. Если удалить галочку у какого-либо материала, то он не будет зафиксирован вместе с остальными. Это удобно, если какой-то материал, например анестезию, в клинику поставляют по отдельному счету и накладной.
  3. Нажмите «ОК» и создайте, таким образом, заказ.

  1. После этого в нижней панели появится зеленая вкладка. Это значит, что в ней содержится зафиксированный заказ, который не может быть изменен. Обратите внимание, что в этот момент программа пересчитывает количество материала на складе с учетом зафиксированного. Если заказанного материала хватает, чтобы восполнить нехватку запасов в клинике, строка с его названием пропадет из верхней части таблицы.

  1. В процессе заказа Вы можете указать стоимость одной упаковки материала. Таким образом, при приемке товара ассистент должен будет только сверить цены, это сэкономит ему время. Кроме того, снизится вероятность ошибки.

  1. Если Вы хотите скрыть зеленые вкладки, щелкните по одной из вкладок правой клавишей и выберите в контекстном меню пункт «Скрыть зафиксированные».

После фиксации заказа, программа автоматически создает документ, упрощающий его прием. Другими словами, после того, как заказ согласован, в программе уже появляется почти целиком заполненная накладная. Для того чтобы воспользоваться ей:

  1. Перейдите во вкладку «Материалы» – «Добавить» – «Накладная» – «Принять заказ».

  1. В открывшейся вкладке щелкните дважды по строке с интересующим Вас заказом.

При этом появится полный перечень материалов, заказанных у данного поставщика.

  1. Для того чтобы перейти непосредственно к накладной, щелкните по строке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Принять».

После этого Вы попадете в «Приемку заказа». В этом окне заполнены почти все поля, кроме номера накладной. Добавим, если при заказе указывались цены и количество материалов, то и эти данные попадут в это окно. Таким образом, вероятность ошибки значительно снижается.

  1. Введите номер документа.
  2. Cохраните приемку заказа. 

Мы рассмотрели первый из двух способов заказа материала, доступный в программе. Он экономит время, однако, может привести к большим тратам. Позже мы поговорим о втором способе заказа материалов – обзвоне

Добавление материалов в Справочник при заказе

Отметим, строки в таблице заказа могут быть белыми или желтыми. В белых строках указаны материалы, занесенные в справочник, в желтых – новые для клиники материалы. Последние попадают в список заказа через Заказ по требованию.

Если в накладную попадает материал, не занесенный в справочник, ее нельзя будет зафиксировать. Возможны две ситуации, при которых материал не удается найти в справочнике. В первом случае речь идет о новом материале, который ранее не использовался в клинике. Его необходимо добавить в справочник. Для этого:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по материалу и выберите в контекстном меню пункт «Добавить в справочник».

  1. Заполните в открывшемся окне необходимые поля. Убедитесь, что заполнена строка «Группа». В противном случае, материал попадет в папку «Новое (разобрать)». Отметим, если данные из программы выгружаются в 1С, эта папка обязательна для разбора. 

  1. Сохраните новый материал. 

  1. После этого он появится в справочнике материалов.

Вторая ситуация, при которой обнаружить материал в справочнике не удается – его неправильно или неточно указанное название. Вы можете найти в справочнике верное название материала и заменить его. Для этого:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши по материалу и выберите в контекстном меню пункт «Заменить существующим».

  1. Найдите и выберете в списке верное название материала.
  2. Сохраните изменения. После этого название материала в списке заказов изменится на правильное. Верное название узнает и ассистент, сделавший заказ с помощью сообщения в разделе «Требования материалов». 

В этой части мы рассмотрели процесс автоматизированного заказа материалов. Следующая статья будет посвящена процессу заказа по требованию.