Часть 3. Журнал смен

«Журнал смен» – первый отчет, представленный в разделе «Заработная плата». Доступ к этому виду отчетов по умолчанию имеет директор клиники, тем не менее в случае необходимости право доступа можно настроить и для администратора.

Для того чтобы открыть «Журнал смен», выберите соответствующую вкладку в разделе «Заработная плата».

«Журнал смен» позволяет контролировать график работы сотрудников, а также видеть, какие задачи в клинике они выполняли. Кроме того, в этом отчете отображаются комментарии, которые администратор добавил при редактировании смены. Закрывает базовую таблицу информация о фактической длительности смены каждого сотрудника.

Отметим, программа позволяет добавлять смены прямо в таблице. Для того, чтобы воспользоваться этой возможностью, щелкните правой кнопкой мыши в окне отчета, а после нажмите кнопку «Добавить». В отчете можно не только добавлять новые, но и изменять уже существующие смены. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в строке, соответствующей выбранной смене. После этого все необходимые изменения можно внести в открывшееся окно. Подобным образом происходит и удаление строк из отчета.

Показать дополнительную информацию (если Вы используете «Виды работ»)

В этом отчете могут учитываться и виды работ. Названия видов полностью повторяют те, что указаны в окне «Учет рабочего времени». Более того, если речь идет о работе ассистента с врачом, то фамилия этого врача указана по умолчанию. В расширенном варианте таблицы появляется две новые колонки: «Виды работ» и «Расчетная длительность».

«Журнал смен» позволяет проводить подробный анализ данных. Для этого используются фильтры, расположенные в правой части экрана:

  • Фильтр «Интервал» предлагает задать интересующий временной промежуток.
  • Группа фильтров «Итоги» позволяет увидеть всю информацию сразу или сгруппировать данные по одному или двум ключевым показателям.
  • Группа фильтров «Прочие» – позволяет просмотреть смены определенного сотрудника или группы специалистов.

Если Вам необходимо узнать, какие функции выполняли сотрудники в течение последнего месяца, сделайте следующее:

1. Выберите пункт «Месяц» в фильтре «Интервал».

2. В группе фильтров «Итоги» на первом уровне установите параметр «Сотрудник».

3. На втором уровне отметьте фильтр «Профессия».

4. После установки всех фильтров нажмите кнопку «Применить фильтр».

В результате на первом уровне детализации отчет будет содержать информацию о сотрудниках и общей продолжительности рабочего времени каждого из них в течение месяца.

5. Для того, чтобы перейти от первого уровня детализации ко второму, щелкните правой кнопкой мыши по интересующей вас строке таблицы. После этого нажмите на кнопку «Детализировать все». Отметим, детализировать можно как всю таблицу, так и отдельные ее части.

На втором уровне таблица дополнится информацией о профессиях сотрудников. Некоторые из работников могут совмещать несколько профессий и выполнять, например, задачи администратора и задачи ассистента одновременно. В этом случае каждая профессия и продолжительность работы сотрудника в разных качествах отобразятся в отдельных строках.

На третьем уровне появляются данные о дате и времени начала и завершения смен каждого из сотрудников. Кроме того, в отчете отображаются комментарии, введенные администратором при изменении смены.

Если в одном из фильтров в разделе «Итоги» выставлено значение «Нет», то он не влияет на группировку данных.  

Показать дополнительную информацию (если Вы используете «Виды работ»)

Виды работ, как и все прочие показатели, поддаются анализу. Если у вас настроен учет видов работ, то в группе «Итоги» появится новый фильтр. Он позволяет узнать, например, как долго администраторы, ассистенты и врачи занимаются тем или иным видом работ. Для этого:

1. Выберите пункт «Месяц» в фильтре «Интервал».

2. В разделе «Итоги», на первом уровне, установите фильтр «Профессия».

3. На втором уровне установите фильтр «Вид работ».

4. После установки всех фильтров, нажмите кнопку «Применить фильтр».

В результате вы получите таблицу, содержащую на первом уровне детализации список профессий, для которых настроен учет рабочего времени. Также в ней будет отражена фактическая и расчетная длительность смен.

Второй уровень детализации показывает, какими видами работ занимались сотрудники в течение месяца.

Третий, самый глубокий, уровень детализации раскрывает несколько дополнительных позиций. Во-первых, таблица сортирует информацию по дням и сотрудникам. Во-вторых, заполняются столбцы фактической и расчетной длительности. Причем речь идет и о границах смены, и об ее общей продолжительности.

Таким образом, «Журнал смен» дает полное представление о продолжительности работы сотрудников клиники и предоставляет возможность анализировать эти данные при помощи фильтров. Полученная информация будет полезна при расчете заработной платы.

В следующей части мы расскажем о ставках по учету рабочего времени.