С помощью отчета руководитель клиники может посмотреть:

• Сколько приемов не нуждаются в подтверждении: они добавлены день в день.
• Сколько приемов из их общего количества подтверждено.
• Насколько качественно каждый сотрудник подтверждает приемы.
• Сколько пациентов пришли после подтверждения приема.
• Сколько клиентов удалось сохранить в клинике с помощью переноса приема. 

Для работы отчета важно, чтобы администраторы корректно отмечали подтвержденные приемы в расписании. Оповещение пациентов о приеме 

Чтобы приступить к работе с отчетом, перейдите в «Отчеты» → «Приемы» → «Эффективность подтверждения приемов».
Необходимо право доступа «Эффективность подтверждения приемов» в папке «Отчеты» → «Приемы». По умолчанию право есть у директора и куратора. Права доступа: Отчеты

Какие приемы не требуют подтверждения

IDENT учитывает, что некоторые приемы не нужно подтверждать. В столбце «Требуется подтверждение» сразу отображаются те приемы, по которым нужно было связаться с пациентом. Именно эти приемы следует анализировать для оценки эффективности процесса.

По умолчанию в отчете выводится статистика за последние 2 недели. Чтобы посмотреть данные за другой период, выберите нужные даты в фильтре «Период» и примените фильтр.

При работе с отчетом используете кнопки, расположенные под списком фильтров: «Применить фильтр» — , «Очистить фильтр», сбрасывающую выбранные параметры, — . Кроме того, все отчеты из IDENT можно выгрузить в Excel — .

Если запись была сделана в день визита или за день до него, подтверждать прием не требуется, так как пациент, скорее всего, придет без напоминания. Например: если вы смотрите отчет за вчерашний день, в столбец «Требуется подтверждение» не попадут приемы, добавленные вчера и позавчера. Такой подход помогает отделить приемы, которые требуют подтверждения, от «срочных» записей, внесенных в последний момент.

❗ Если пациент отменил или перенес прием заранее (за 2 и более дня до визита), прием в отчете не отобразится, так как его не нужно было подтверждать. 

Чтобы увидеть, сколько приемов не нуждаются в подтверждении, можно отобразить соответствующий столбец. Для этого в фильтре «Показать» выберите «Приемы» → «Не требуется подтверждение» и нажмите «Применить фильтр».

Чтобы узнать, почему приему не требуется подтверждение, детализируйте отчет до уровня пациентов (двойной щелчок левой кнопкой мыши либо правой кнопкой → «Детализировать») и наведите курсор на столбец «Не требуется подтверждение».

Сколько приемов было подтверждено

Столбец «Подтвержден» показывает, сколько приемов было реально согласовано с пациентами. Также отображается процент подтвержденных приемов от общего числа тех, которым требовалось подтверждение. Если процент подтвержденных приемов составляет менее 70%, это повод обсудить ситуацию с администраторами или прослушать записи звонков через отчет «История обращений», чтобы выяснить причину проблемы.

Сколько пациентов действительно приходят в клинику

Насколько подтверждения реально влияют на заполнение расписания и доход клиники, помогает понять столбец «Статус приема». В нем отображается количество завершенных приемов.

В столбце отображается процент завершенных приемов от всех. Чтобы увидеть процент только от тех приемов, которым требовалось подтверждение, наведите курсор на ячейку.

Отчет можно развернуть до пациента. Так вы наглядно увидите, что произошло с приемом пациента и сможете разобрать конкретные ситуации.

Если пациент пришел на свой прием, ячейка в столбце «Статус приема» будет выделена зеленым цветом.

Если ячейка закрашена желтым цветом, пациент перенес прием.

Красный цвет означает, что пациент отказался от приема. Посмотрите в отчете «Отмененные приемы», возвращают ли администраторы в клинику пациентов, приемы которых отменились. 

Чтобы появилась подробная подсказка по статусу приема, наведите курсор на интересующую ячейку. Для завершенных приемов отобразится фактическое время приема. Для отмененных и перенесенных — время изменения статуса приема и сотрудник, совершивший это действие.

Именно при такой детализации вы можете посмотреть, какие приемы чаще всего отменяются. Если пациент не подтверждает прием, а позднее отменяет или переносит его, в столбце «Требуется подтверждение» будет красный цвет, а в столбце «Статус приема» — желтый (при переносе) или красный (при отмене).

Как не пропустить сбои в процессе подтверждения приемов

По умолчанию приемы в таблице группируются по дням — фильтр в блоке «Итоги по уровням». Благодаря такой группировке вы можете понять:

• Сколько приемов подтверждено каждый день и сколько осталось не подтвержденных.
• Проблемные дни — например, дни с маленьким количеством завершенных приемов.

Чтобы отследить процесс подтверждения приемов в динамике, в отчете показывается график по датам. На графике можно увидеть, по какому количеству приемов была исходящая коммуникация, сколько приемов были подтверждены и сколько из них были завершены. Благодаря наглядному графику можно легко понять:

• как меняется количество пришедших пациентов;
• помогают ли принятые меры по увеличению процента подтвержденных приемов.

Насколько качественно каждый сотрудник подтверждает приемы

Отчет «Эффективность подтверждения приемов» помогает сделать выводы о том, насколько хорошо работают администраторы клиники, индивидуально и все вместе при подтверждении приемов. Вы можете:

• увидеть, кто из сотрудников лучше справляется с подтверждением приемов;
• понять, где могут быть проблемы или задержки в работе с пациентами;
• оптимизировать работу персонала и распределять нагрузку более эффективно;
• анализировать индивидуальную эффективность и принимать решения по мотивации или обучению администраторов.

Чтобы увидеть информацию по каждому администратору, выберите фильтр «Подтвердил» в блоке «Итоги по уровням» и примените фильтр. Приемы без исходящей коммуникации попадают в строку «< Неизвестно >».