По закону 54-ФЗ в стоматологиях используются онлайн-кассы. Информация о платежах передается оператору фискальных данных (ОФД) с находящегося в онлайн-кассе фискального накопителя (ФН). ОФД хранит данные и по необходимости предоставляет Федеральной налоговой службе (ФНС).

В России работает более 10 разных ОФД, среди стоматологий наиболее распространены СБИС, Контур, Эвотор (Платформа О-Ф-Д), 1-ОФД. СБИС и Контур — это операторы электронного документооборота, у которых после выхода закона об онлайн-кассах появились свои ОФД. Часто в клиниках работают с ОФД от своего оператора электронного документооборота.

Пациенту обязательно предоставляется чек (54-ФЗ). Есть два способа: отдать напечатанный или отправить электронный. Электронные чеки имеют такую же юридическую силу, как и напечатанные. Главное, чтобы пациент получил чек, а налоговая — информацию о платеже. За ненаправление электронного чека, как и за невыдачу бумажного, юридическое лицо может получить предупреждение или штраф (п. 6 ст.14.5 КоАП).

Можно не тратить кассовую ленту на печать чеков для каждого пациента, а отправлять электронные чеки на почту или по номеру телефона через СМС или мессенджеры. Кассовая лента все равно потребуется, но только для Z-отчета, который необходимо печатать один раз в день, обычно при закрытии смены.

По закону перед отправкой электронного чека нужно получить согласие пациента. Фактически согласием является предоставление пациентом его почты или номера телефона. Чтобы все было юридически корректно, стоит включить в договор пункт о согласии на получение электронных чеков.

Как устроена отправка электронных чеков

Этап 1. Администратор → IDENT → фискальный накопитель

При расчете пациента, внесении или изъятии денежных средств в IDENT администратор выбирает способ оплаты. Если выбрана основная касса или безналичный расчет, то становится активным поле «ККМ». В выпадающем списке видны все подключенные регистраторы. Для каждого из них можно:

напечатать чек;
напечатать чек и отправить его копию пациенту на телефон;
напечатать чек и отправить его копию пациенту на почту;
отправить на почту;
отправить на телефон.

Варианты отправки чека доступны, если в карточке пациента указаны электронная почта или мобильный телефон. Отправка чека по номеру телефона — это не обязательно отправка СМС. ОФД может так же направить чек в один из мессенджеров: Viber или «ВКонтакте». ОФД самостоятельно решает, куда направить чек, выбрать способ получения невозможно.

Если вы не хотите отправлять чеки по номеру телефона, так как это может быть дорого, обратитесь в техподдержку IDENT. Мы отключим вам эту функцию, и администратор не сможет случайно отправить чек пациенту по номеру телефона. Можем отключить и возможность отправки чеков на почту.

Когда администратор проводит оплату в IDENT с использованием ККМ, информация о платеже записывается на фискальный накопитель (ФН) с помощью программы «Драйвер ККМ». Программу выпускает поставщик кассы.

На этом этапе за передачу данных отвечает IDENT.

Этап 2. Фискальный накопитель → ОФД

С фискального накопителя информация об операциях отправляется в ОФД. Это происходит уже без участия IDENT.

Этап 3. ОФД → пациент

ОФД отправляет электронные чеки пациентам. Для этого должны быть выполнены следующие условия:

информация о платежах поступает ОФД;
в личном кабинете ОФД включена отправка чеков;
положительный баланс в личном кабинете ОФД, если отправка сообщений у него тарифицируется.
Отправка чеков по номеру телефона у ОФД всегда платная. По почте — дешевле или бесплатно.

Как проверить, отправляются ли чеки

Чтобы убедиться, что чеки отправляются, или определить ошибку и понять, к кому обращаться, проверьте работу на каждом из трех этапов.

Записывается ли информация на фискальный накопитель

Проверьте, корректны ли контакты пациента в карточке: электронная почта или телефон, на которые отправляется чек.
Провели ли оплату в IDENT с использованием ККМ, выбрав способ отправки чека.

Если на этом этапе возникла ошибка, обратитесь в техподдержку IDENT.

Отправляются ли фискальные данные ОФД

С фискального накопителя ОФД данные отправляются без участия IDENT, но в программе можно проверить, происходит ли отправка.

Для этого зайдите в «Касса» → «Состояние интеграции с ККМ». Зеленая полоса значит, что все работает. Желтая полоса значит, что есть предупреждения. Если данные не передавались ОФД, под названием кассы отображается оповещение «Непереданные ФД», количество неотправленных чеков и дата, начиная с которой не происходит отправка.

Можно нажать кнопку с изображением шестеренки и перейти в «Настройки интеграции с ККМ».

Если навести курсор на восклицательный знак в столбце «ОФД», появится всплывающая подсказка с информацией о непереданных данных.

А если навести курсор на название кассы, появится подсказка, в которой указано имя ОФД.

Если данные не отправляются ОФД, обратитесь к кассовому технику.

Отправляет ли ОФД электронные чеки пациентам

Если ОФД получает чеки, то дальше проверять нужно уже личный кабинет ОФД. Там можно найти список чеков. А у некоторых ОФД — узнать, был ли отправлен чек и каким способом.

В личном кабинете ОФД проверьте:

Включена ли отправка электронных чеков клиенту.
Есть ли деньги на балансе для оплаты отправки чеков.

По вопросам на этом этапе обратитесь в техподдержку ОФД. У IDENT нет доступа к данным клиники у ОФД. Поэтому через IDENT не получится проверить, отправляет ли ОФД чеки.