Лист ожидания

Иногда во время телефонного разговора с пациентом выясняется, что он хочет попасть только к определенному врачу или только в определенное время (после работы, например), но вариантов нет. Такого пациента необходимо записать в «Лист ожидания». Клиенту клиники (или потенциальному клиенту) не придется снова и снова звонить и уточнять загруженность врача. Заботу об этом берет на себя администратор. Как только/если освобождается время, администратор связывается с пациентом и согласовывает с ним появившийся вариант. Если человека устраивают дата и время, создается новая запись на прием.

Наличие «Листа ожидания» позволяет обеспечить высокий уровень сервиса и помогает клинике не потерять потенциальных клиентов. А для администраторов «Лист ожидания» — прекрасный помощник в вопросе заполнения пробелов в расписании.

Добавление пациента в «Лист ожидания»

Договариваясь о приеме с действующим или потенциальным пациентом, первым делом заходим в «Запись на прием» (1) и сверяемся с расписанием (подробнее о записи пациентов на прием можно почитать здесь).

Выбираем необходимое направление лечения (2). Если есть запрос попасть к определенному врачу,  выбираем специалиста по фамилии (3). Указываем временной интервал, который нас интересует (4). Если видим, что свободного времени нет (5), предлагаем пациенту записать его в «Лист ожидания». Для этого можно воспользоваться кнопкой «Записать в лист ожидания» (6), либо записать пациента на какое-то ближайшее «компромиссное» время, а затем нажать правой кнопкой мыши на фамилии пациента в расписании и выбрать «Добавить в лист ожидания» (мы рекомендуем именно этот вариант).

Важно: Если вы записываете пациента в «Лист ожидания»: 

  • при дальнейшей записи пациента на более подходящее время, тот прием, который вы добавили изначально, автоматически отменится;
  • если более удобное время так и не будет найдено, и прием, назначенный на «компромиссное» время состоится, запись в «Листе ожидания» пропадет.

Если вы добавляете в «Лист ожидания» пациента, у которого есть запись на прием (правой кнопкой мыши по приему → «Добавить в лист ожидания»), в появившемся всплывающем окне «Добавление записи в лист ожидания» вы увидите всю имеющуюся информацию об этом пациенте (1). В правой части формы записи в «Лист ожидания», будет указан врач к которому записан пациент. При необходимости его можно изменить (2), а также можно просто указать направление, по которому требуется лечение (3). Выделите необходимый день или дни в календаре (4) и обязательно заполните поле «Комментарий» (5) (в комментарии можно указать дополнительные критерии, которые нельзя задать фильтрами — например, «только с 19:30 до 21:00 в пятницу»). Для завершения записи нажмите «Добавить в лист ожидания» (6).

Если вы начали записывать пациента на прием и обнаружили, что для него совсем нет удобного времени, перейти в «Лист ожидания» можно следующим образом: закрыть окно «Новый прием» → нажать на стрелочку рядом с кнопкой «Записать в лист ожидания» (1) (эта стрелочка появляется, когда вы начинаете вводить данные пациента, но не завершаете запись и просто закрываете всплывающее окно) и выбрать действие «Записать в лист ожидания ФИО (Продолжить)» (2) — информация о пациенте уже будет заполнена, останется завершить добавление в «Лист ожидания». 

Если вы записываете пациента в «Лист ожидания» просто через кнопку в верхнем меню, в появившемся всплывающем окне «Добавление записи в лист ожидания» начните вводить фамилию (1) и при необходимости имя пациента, и если пациент уже есть в базе, выберите его из списка (2), а если пациент новый, то для создания его карточки нажмите «Добавить новую» (3). В первом случае останется только завершить добавление в «Лист ожидания».

Если пациент первичный, минимально необходимая информация для добавления новой карточки — фамилия, имя (1) и телефон (2), но вы можете по-максимуму заполнить данные — сразу указать дату рождения, адрес, какие-то важные сведения в комментарии, добавить ответ на вопрос «Откуда узнал», email и страховую компанию.  Для быстрого перехода со строки на строку используйте кнопку «Tab». 

Работа с «Листом ожидания»

Одна из важных задач администратора клиники — несколько раз в день заходить в Меню → «CRM» (1) → «Лист ожидания» (2) и проверять, не появились ли «окна» в расписании. Для оптимизации этого процесса можно через Техподдержку подключить уведомления об освободившемся времени.

Чтобы увидеть пациентов, для которых есть предложения свободного времени, ставим галочку «Есть доступные интервалы» (1) и нажимаем «Применить фильтр» (2). В столбце «Свободно»:

  • первая цифра показывает количество временных интервалов, доступных для записи пациента;
  • в скобках — количество дней, от которых пациент отказался (если он отказался от приемов двух разных врачей в рамках одного дня, в скобках будет цифра «2», а не «1»).

Чтобы оформить новую запись пациента: нажимаем правой кнопкой мыши на ячейку с  освободившимся временем (3) и выбираем «Записать на прием» (4).

Появится всплывающее окно «Записать пациента». Если у пациента есть будущие приемы, вы увидите информацию о них (1). В поле «К кому» указано, к какому врачу хочет попасть пациент (2) — это может быть специальность, общая для нескольких врачей, или фамилия конкретного доктора. 

Все доступные временные интервалы объединены по дате (3), а внутри даты по врачу (4).

Вы можете одним кликом зафиксировать отказ пациента от всех интервалов течение дня у определенного врача — для этого нажмите кнопку «Отказ» (1) в соответствующей строке. Все доступные интервалы в этой строке будут выделены красным цветом. 

Либо вы можете нажать на конкретный интервал, и тогда только он будет выделен красным (2). 

Если по тексту комментария сразу понятно, что время пациенту не подходит, отметить «Отказ» можно без звонка пациенту. Чтобы зафиксировать отказы, нужно нажать на кнопку «Сохранить» (3). Если же во время телефонного разговора выяснится, что обстоятельства изменились, и время подходит, отменить «Отказ» можно также одним нажатием мыши по нужному интервалу (4).

Если подходящий интервал времени найден, нажмите на кнопку «К записи» (5) в соответствующей строке. Найдите нужную ячейку в расписании, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Записать пациента Фамилия И. О.»