Часть 1. Рекомендации по построению процесса

Модуль «Материалы» позволяет организовать процесс учета материалов и дальнейшее формирование заказа. Для полноценного использования модуля разработаны требования по построению процесса движения материалов в клинике. При реализации других схем он будет неработоспособен, следовательно, техническая поддержка оказываться не будет.

Ниже мы перечислим основные требования по построению процесса:

  1. Создание главного склада

Необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы (отдельное помещение, коробка, шкаф, ящик в столе). Главный склад – промежуточное место их хранения, непосредственно отсюда материалы не расходуются в производство. Остатки по складу в отчетах программы должны в точности совпадать с действительностью.

Отметим, что у каждого филиала должен быть свой центральный склад (их может быть и несколько). Ситуация, при которой сразу для нескольких филиалов создан только один центральный склад, недопустима. Это обусловлено высокой вероятностью сбоев в работе такой системы.

  1. Организация процесса перемещения материалов

Следующая задача – организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла. Один из важных нюансов – у второстепенного склада также должно быть место, где материалы физически будут храниться. Именно с этих складов материал расходуется в производство.

  1. Оснащение складов компьютерами

Перед тем, как приступить к активному использованию модуля «Материалы», мы рекомендуем установить на складах компьютеры. Это значительно упростит работу сотрудников. Мы выделили 4 способа оснащения складов компьютерами:

  • В клинике, работающей с нашей программой, наверняка есть хотя бы один компьютер. Вероятно, он установлен у администратора. С точки зрения работы с модулем, такой вариант представляется одним из двух наименее предпочтительных. Все операции связанные с материалами лягут на плечи администратора, что приведет  увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности его работы. Кроме того, точность учета материалов значительно снизится.
  • Во втором случае, компьютер установлен не только у администратора, но и у всех кресел, то есть на дополнительных складах. Этот вариант позволяет несколько разгрузить администратора. В частности, теперь указанием материалов, использованных во время приема, занимается врач, а не администратор. Тем  не менее, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах по-прежнему остаются в ведении администратора.

Первые два случая объединяет отсутствие компьютера  на центральном складе. Именно в этом заключается их основной минус, поскольку основная нагрузка в работе с материалами должна ложиться именно на центральный склад. Далее мы рассмотрим ситуации, при которых он оснащен компьютером.

  • Компьютер установлен только на центральном складе. Приобретение сразу нескольких компьютеров для всех складов может стать сложной задачей для клиники. Для начала вполне достаточно установить один компьютер на центральный склад. Подключенный к этому компьютеру сканер штрихкодов заметно облегчит работу по учету материалов и значительно разгрузит компьютер администратора и его самого. Кроме того, наличие компьютера на центральном складе значительно упрощает процесс инвентаризации.
  • Компьютер на каждом складе. Идеальной считается ситуация, при которой все склады как центральный, так и дополнительные (кресла), оснащены отдельными компьютерами. Благодаря этому значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал. Также нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».
  1. Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

В процессе работы важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «поломка». Только после этого можно выбрасывать материал. Однако списание не требуется проводить именно в тот момент, когда стало понятно, что он непригоден для работы. Мы рекомендуем накапливать испорченные материалы и списывать их с определенной периодичностью (один раз в день/неделю/месяц).

  1. В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе не предусмотрена возможность учета сроков годности товаров. Это обусловлено двумя основными причинами. Первая из них заключается в усложнении процесса переноса и списания материалов из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник вынужден убедиться в том, что перемещает или списывает именно тот материал, срок годности которого подходит к концу. Добавим, что учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, проблемы с просроченными материалами чаще всего вызваны одной из двух причин: заказом товаров в избыточных количествах или закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности. Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, следовательно, необходимость в их учете исчезает. Если избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это так же через списание материала. В качестве причины в этом случае должен быть указан пункт «срок годности истек».

  1. Точность учета

Максимально точный учет материалов – сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Поэтому мы не стремимся к максимально точному учету абсолютно всех материалов, имеющихся в распоряжении клиники. Наша задача – максимально сузить список материалов, отслеживаемых таким образом. Это приведет к увеличению целесообразности процесса учета.

Отметим, попытка добиться точного учета всех материалов в клинике приведет к ряду проблем:

  • Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки, как до так и после приема. Отметим, если хотя бы где-то будет допущена ошибка или неточность, все измерения потеряют смысл.
  • Для измерения материалов Вам придется взять на работу еще одного ответственного и внимательного сотрудника. Это связано с тем, что врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациента, а не в определении норм. Ассистент может отнестись к дополнительной задаче недостаточно ответственно. Администратор, вероятно, просто не будет успевать измерять до и после приема все материалы, использованные каждым врачом.
  • Возможным решением проблемы могло бы стать введение норм на использование материалов. Однако врачи по-разному подходят к лечению, следовательно, некоторые из них тратят больше материалов, некоторые меньше. Определить норму даже только одного врача практически невозможно. Довольно трудно измерить, сколько именно пломбировочного материала или «впрыска» спрей-анестетика расходуется на приеме. Кроме того норма будет сильно зависеть от того, какая услуга и на какой зуб оказывается.
  • Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Это связано с тем, что придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге в таком расширенном прейскуранте запутаются как пациенты, так и сами врачи.
  • В некоторых случаях для одной услуги вам требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. В связи с этим расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу.

В результате установить точные нормы на все продукты совершенно невозможно. Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем другой способ решения проблемы.

  1. Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета, без существенных дополнительных затрат, предлагается разделять материалы на две группы: дорогие и дешевые. Таким образом, на этапе предварительной настройки необходимо определить, к какой категории относится каждый материал.

Дешевые материалы расходуются в кабинете постоянно, поэтому их сложно учитывать с требуемой точностью. Использование норм не является надежным способом измерения их расходов. Такие материалы списываются сразу при переносе с центрального склада на дополнительный, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме.

В отличие от дешевых, дорогостоящие материалы легче поддаются учету. Например, норма расходов таких материалов как абатмент или имплантат обычно 1:1. Стоит учитывать, что нормы расхода в программе реализованы только для дорогостоящих материалов. Нормы их расхода обычно сопряжены непосредственно с приемом пациента.

Предполагается, что и дорогие и дешевые материалы списываются при приеме, другими словами, «в производство». Кроме того, как мы уже говорили, материалы могут списываться в связи с «поломкой» или по причине «истечения срока годности». Однако если при инвентаризации обнаруживается недостача какого-либо материала, при списании в графе «причина» указывается пункт «неизвестно». Именно среди этих материалов могут находиться и украденные, если они были.

  1. Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, метры и т.д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т.д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ».

Измерение количества материалов в миллилитрах и тому подобных величинах, приведет к необходимости создать второй список. Он будет представлять собой не перечень упаковок, хранящихся на складе, а перечень материалов с указанием объемов веществ. Отметим, и составление второго списка, и установление связи с первым – сложный и долгий процесс, который приведет к росту риска ошибок. Именно поэтому такая возможность не предусмотрена в нашей программе. 

  1. Перенос данных из 1С

В том случае, если на данный момент учет материалов ведется в 1С последней версии, будет возможна организация переноса данных из 1С в IDENT. Для переноса обратитесь в техническую поддержку IDENT.