Лист ожидания

Иногда во время телефонного разговора с пациентом выясняется, что он хочет попасть только к определенному врачу или только в определенное время (после работы, например), но вариантов нет. Такого пациента необходимо записать в «Лист ожидания».

Клиенту клиники (или потенциальному клиенту) не придется снова и снова звонить и уточнять загруженность врача. Заботу об этом берет на себя администратор. Как только/если освобождается время, администратор связывается с пациентом и согласовывает с ним появившийся вариант. Если человека устраивают дата и время, создается новая запись на прием.

Наличие «Листа ожидания» позволяет обеспечить высокий уровень сервиса и помогает клинике не потерять потенциальных клиентов. А для администраторов «Лист ожидания» — прекрасный помощник в вопросе заполнения пробелов в расписании.

Добавление пациента в «Лист ожидания»

Договариваясь о приеме с действующим или потенциальным пациентом, первым делом заходим в «Запись на прием» (1) и сверяемся с расписанием (подробнее о записи пациентов на прием можно почитать здесь).

Выбираем необходимое направление лечения (2). Если есть запрос попасть к определенному врачу,  выбираем специалиста по фамилии (3). Указываем временной интервал, который нас интересует (4). Если видим, что свободного времени нет (5), предлагаем пациенту записать его в «Лист ожидания». Для этого можно воспользоваться кнопкой «Запись в лист ожидания» (6), либо записать пациента на какое-то ближайшее «компромиссное» время, а затем нажать правой кнопкой мыши на фамилии пациента в расписании и выбрать «Добавить в лист ожидания» (если в дальнейшем вы запишите пациента на более удобное время, эта запись на прием автоматически отменится).

Появится всплывающее окно «Новая запись в лист ожидания». Начинаем вводить фамилию и в выпадающем списке выбираем нужную строку (1), а если пациент новый — дописываем ФИО до конца. Удобно, что для новых пациентов можно пока записать только имя и телефон, а карточку создать, когда уже будет оформляться прием. Вводим номер телефона (2) — для действующих пациентов соответствующая строка заполняется автоматически. Заполняем поле «Описание» (3) — например, «Консультация» или «Лечение». В поле «Описание» также можно указать дополнительные критерии, которые нельзя задать фильтрами — например, «только с 19:30 до 21:00 в пятницу» или «предпочтительно 28.10.2017» и т. п.

Далее выбираем интересующий пациента день или дни (4). Нажимаем «ОК».

Работа с «Листом ожидания»

Одна из важных задач администратора клиники — несколько раз в день заходить в Меню → «CRM» (1) → «Лист ожидания» (2) и проверять, не появились ли «окна» в расписании. Для оптимизации этого процесса можно через Техподдержку подключить уведомления об освободившемся времени.

Чтобы увидеть пациентов, для которых есть предложения свободного времени, ставим галочку «Есть доступные интервалы» (1) и нажимаем «Применить фильтр» (2). В столбце «Свободно»:

  • первая цифра показывает количество временных интервалов, доступных для записи пациента;
  • в скобках — количество дней, от которых пациент отказался (если он отказался от приемов двух разных врачей в рамках одного дня, в скобках будет цифра «2», а не «1»).

Чтобы оформить новую запись пациента: нажимаем правой кнопкой мыши на ячейку с  освободившимся временем (3) и выбираем «Записать на прием» (4).

Появится всплывающее окно «Записать пациента». Если у пациента есть будущие приемы, вы увидите информацию о них (1). В поле «К кому» указано, к какому врачу хочет попасть пациент (2) — это может быть специальность, общая для нескольких врачей, или фамилия конкретного доктора. 

Все доступные временные интервалы объединены по дате (3), а внутри даты по врачу (4).

Вы можете одним кликом зафиксировать отказ пациента от всех интервалов течение дня у определенного врача — для этого нажмите кнопку «Отказ» (1) в соответствующей строке. Все доступные интервалы в этой строке будут выделены красным цветом. 

Либо вы можете нажать на конкретный интервал, и тогда только он будет выделен красным (2). 

Если по тексту комментария сразу понятно, что время пациенту не подходит, отметить «Отказ» можно без звонка пациенту. Чтобы зафиксировать отказы, нужно нажать на кнопку «Сохранить» (3). Если же во время телефонного разговора выяснится, что обстоятельства изменились, и время подходит, отменить «Отказ» можно также одним нажатием мыши по нужному интервалу (4).

Если подходящий интервал времени найден, нажмите на кнопку «К записи» (5) в соответствующей строке. Найдите нужную ячейку в расписании, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Записать пациента Фамилия И. О.»

Добавление в «Лист ожидания» пациентов из расписания

Бывают случаи, когда пациент записывается на какое-то «компромиссное» время, но это время его не до конца устраивает. Этого пациента можно добавить в «Лист ожидания» прямо из расписания: нажимаем на его фамилию правой кнопкой мыши (1) и выбираем пункт «Добавить в лист ожидания» (2).

Появится всплывающее окно «Новая запись в лист ожидания». Заполняем поле «Описание» (1), отмечаем интересующую пациента дату (2) и нажимаем «ОК». 

Важно: если вы записываете пациента в «Лист ожидания» из расписания, то, когда его будущий прием состоится, запись в «Листе ожидания» пропадет. А при записи пациента на прием из «Листа ожидания» на более подходящее время будущий визит пациента, указанный в столбце «Прием», автоматически отменится.