Лист ожидания

Иногда во время телефонного разговора с пациентом выясняется, что он хочет попасть только к определенному врачу или только в определенное время (после работы, например), но вариантов на ближайшие дни нет. Администратор должен четко знать, как действовать в этой ситуации. Пациента необходимо записать в «Лист ожидания».

Клиенту клиники (или потенциальному клиенту) не придется снова и снова звонить и уточнять загруженность врача. Заботу об этом берет на себя администратор. Как только/если освобождается время, администратор связывается с пациентом и согласовывает с ним появившийся вариант. Если человека устраивают дата и время, создается новая запись на прием.

Наличие «Листа ожидания» позволяет обеспечить высокий уровень сервиса и помогает клинике не потерять потенциальных клиентов. А для администраторов «Лист ожидания» — прекрасный помощник в вопросе заполнения пробелов в расписании.

Добавление пациента в «Лист ожидания»

Договариваясь о приеме с действующим или потенциальным пациентом, первым делом заходим в «Запись на прием» (1) и сверяемся с расписанием (подробнее о записи пациентов на прием можно почитать здесь).

Выбираем необходимое направление лечения (2). Если есть запрос попасть к определенному врачу,  выбираем специалиста по фамилии (3). Указываем временной интервал, который нас интересует (4). Если видим, что свободного времени нет (5), предлагаем пациенту записать его в «Лист ожидания», и если пациент согласен, нажимаем на «Запись в лист ожидания» (6).

Появится всплывающее окно «Новая запись в лист ожидания». Начинаем вводить фамилию и в выпадающем списке выбираем нужную строку (1), а если пациент новый — дописываем ФИО до конца. Удобно, что для новых пациентов можно пока записать только имя и телефон, а карточку создать, когда уже будет оформляться прием. Вводим номер телефона (2) — для действующих пациентов соответствующая строка заполняется автоматически. Заполняем поле «Описание» (3) — например, «Консультация» или «Лечение». В поле «Описание» также можно указать дополнительные критерии, которые нельзя задать фильтрами — например, «только с 19:30 до 21:00 в пятницу» или «предпочтительно 28.10.2017» и т. п.

Далее выбираем интересующий пациента день или дни (4). Нажимаем «ОК».

Работа с «Листом ожидания»

Одна из важных задач администратора клиники — несколько раз в день заходить в Меню → «CRM» (1) → «Лист ожидания» (2) и проверять, не появились ли «окна» в расписании. Для оптимизации этого процесса можно через Техподдержку подключить уведомления об освободившемся времени.

Чтобы увидеть пациентов, для которых есть предложения свободного времени, ставим галочку «Есть доступные интервалы» (1) и нажимаем «Применить фильтр» (2). В столбце «Свободно»:

  • первая цифра показывает количество временных интервалов, доступных для записи пациента;
  • в скобках — количество дней, от которых пациент отказался (если он отказался от приемов двух разных врачей в рамках одного дня, в скобках будет цифра «2», а не «1»).

Чтобы оформить новую запись пациента: нажимаем правой кнопкой мыши на ячейку с  освободившимся временем (3) и выбираем «Записать на прием» (4).

Появится всплывающее окно «Записать пациента». Если по тексту комментария сразу понятно, что время пациенту не подходит, звонить ему не нужно — сразу нажимаем кнопку «Отказ» (1). Если в процессе телефонного разговора выясняется, что время человека не устраивает, тоже нажимаем «Отказ» (1). Если же предложенное время принимается, нажимаем кнопку «Записать» (2).

Добавление в «Лист ожидания» пациентов из расписания

Бывают случаи, когда пациент записывается на какое-то время, но это время его не до конца устраивает. Этого пациента можно добавить в «Лист ожидания» прямо из расписания: нажимаем на фамилию человека правой кнопкой мыши (1) и выбираем пункт «Добавить в лист ожидания» (2). 

Появится всплывающее окно «Новая запись в лист ожидания». Заполняем поле «Описание» (1), отмечаем интересующую пациента дату (2) и нажимаем «ОК». Если освободится более подходящее время, связываемся с пациентом и переносим прием.