Руководство для администратора. Часть 3. Работа с отчетами

Под ролью администратора, в отличие от роли директора, активны две группы отчетов: маркетинг и финансы. Все отчеты можно выгрузить в Excel для последующей работы с ними.

В разделе «Маркетинг» находится отчет по пациентам, который позволяет формировать списки пациентов по различным критериям, таким как пол, возраст, дата рождения, состояние счета, последний прием, адрес, лечащий врач.

Например, чтобы увидеть пациентов, у которых день рождения в январе, в фильтре «Дата рождения» необходимо написать между точками номер месяца - «.01.» и нажать «Применить фильтр».

Для того, чтобы посмотреть список именинников за конкретную дату, например, 19 января, напишем так: «19.01.». Как видно из примеров, формат вводимой даты в фильтре - ДД.ММ.ГГ.

Для просмотра списка пациентов, имеющих задолженности по счетам, в поле «Личный счет» в строчке «<=» нужно написать -1. Тогда в списке будут показаны только те пациенты, которые имеют долги по счетам.

Для полноты информации необходим еще и телефон, чтобы была возможность позвонить пациентам и напомнить о задолженности. Для этого в графе «Доп. информация» поставьте галочку напротив «Телефоны» и нажмите «Применить фильтр». Перед нами список пациентов, которые имеют задолженность, и их номера телефонов.

В отчетах по финансам под ролью администратора можно увидеть 3 отчета: «Счета и оплаты», «Оказанные услуги» и «Движение денежных средств». В отличие от роли директора, который может посмотреть отчеты за любой период, администратору финансовые отчеты доступны только за текущий день. Стоит отметить, что все отчеты из данного блока также можно выгружать в Excel.

В отчете «Счета и оплаты» собрана информация о проведенных приемах, выставленных счетах и оплатах, внесениях денежных средств. Здесь можно посмотреть, через какую кассу была проведена оплата, то есть какие приемы были оплачены по безналичному расчету, а какие за наличные деньги. В столбце «Внесение/изъятие денежных средств» рядом с суммой в скобках стоят обозначения: они показывают каким образом пациент оплачивал прием. Плюс в скобках обозначает основную кассу, минус - дополнительную, а б/н - безналичный расчет. При выборе в фильтре определенной кассы, например, б/н, можно понять, какие пациенты сегодня платили по банковской карте. Из отчета также можно распечатать счет-квитанцию, нажав правой кнопкой мыши на нужном счете «Распечатать счет-квитанцию».

В отчете «Оказанные услуги» собраны все услуги, оказанные пациентам за текущий день. Возможна фильтрация услуг по врачам, то есть просмотр услуг, оказанных конкретным врачом.

Отчет «Движение денежных средств» или кассовый отчет показывает приток и отток денежных средств за день.

Отчет «Движение денежных средств (касса)» имеет две степени детализации. При выборе первого уровня, отчет детализируется по датам (после нажатия кнопки «Применить фильтр»). Второй уровень детализации покажет фамилии пациентов/сотрудников, вносивших денежные средства в кассу (например, оплата услуг) или изымавших денежные средства из кассы (например, инкассация).

Как было показано, администратору доступны некоторые отчеты по двум направлениям: «Маркетинг» и «Финансы». Были сделаны акценты на возможных способах их использования, которых можно достичь при правильной интерпретации данных.

Отчет «Пациенты» из направления «Маркетинг» позволяет отфильтровать список пациентов по различным признакам, например, по дням рождения.

Отчеты из направления «Финансы» отображаются у администратора только на текущий день. Они  помогают структурировать информацию, связанную с оплатой приемов, и позволяют контролировать движение денежных средств в кассе, о которой также было упомянуто в данной части.