Руководство для администратора. Ведение картотеки и прейскуранта

В «Картотеке» (1) (первый значок в боковом меню слева) хранятся все карточки пациентов, каждую из которых можно просмотреть и произвести в ней необходимые изменения.

Поиск по картотеке можно проводить двумя способами. Первый (2): в правом верхнем углу в строке поиска нужно ввести ФИО или инициалы пациента, и программа найдет подходящих запросу пациентов.

Если информация о пациенте неполная, можно воспользоваться вторым способом — расширенным поиском (3). Он открывается при нажатии иконки с тремя точками рядом с полем поиска.

В расширенном поиске можно найти пациента, например, по лечащему врачу (1), по дате приема (2), по оказанной услуге (3) или каким-либо другим параметрам.

Чтобы создать новую карточку пациента, нужно нажать на «+» — кнопка «Добавить» (1). Для редактирования карточки действующего пациента нажмите на кнопку «Изменить» (2).

В режиме редактирования можно увидеть, что карточка разделена на несколько разделов.

В первом разделе отображается информация о базовом статусе пациента (1) (первичный пациент или уже лечившийся в клинике). Если у повторного пациента отсутствовала карточка в программе, базовый статус при заведении карточки можно задать вручную. При этом в графе «Начальный остаток» (2) можно отметить, был ли у пациента на момент создания карточки долг или аванс. «Начальная сумма лечения» (3) — это общая сумма, на которую пациенту было оказано услуг (актуально, если в клинике принята накопительная система скидок). «Первый прием» (4) — дата первого приема пациента.

В следующих разделах находится общая информация о пациенте, его ФИО (1), контактные данные (2) и фактический адрес проживания (3). Графы «Представитель» и «Родитель» (4) нужны при оформлении карточки ребенка. Графа «Представитель» заполняется в том случае, если родитель ребенка тоже лечится в клинике и у него в программе уже есть карточка. Тогда информация для оформления договора на лечение будет подгружаться из карточки представителя. В графе «Родитель» указывается ФИО взрослого, если он не лечится в клинике, и у него нет карточки в программе. В этом случае паспортные данные взрослого добавляются в карточку к ребенку.

В разделе «Прочее» представлено 2 типа комментариев. Поле «Комментарий» (1) подходит для внесения важной информации о пациенте, например, об аллергических реакциях. В поле «Дополнительный комментарий» (2) можно внести любую другую информации, которую пациент считает нужным сообщить, например, дополнительный телефон родственника. Они отличаются тем, что «Комментарий» будет виден администратору в расписании, а «Дополнительный комментарий» виден только в карточке пациента и в расписании отображаться не будет. 

В разделе «Паспорт» указываются паспортные данные (3): как гражданина Российской Федерации, так и иностранного гражданина. Если фактический адрес и адрес регистрации пациента совпадает, его можно продублировать, нажав на кнопку «Скопировать из фактического адреса» (4) над полем «Адрес регистрации».

Раздел «Семьи» нужен, чтобы объединить родственников, которые лечатся в одной клинике, для совместного использования личного счета и дисконтных карт. Нажмите на кнопку «Добавить», чтобы указать членов семьи, а затем правой кнопкой мыши в поле «Члены» (1), снова «Добавить» и найдите нужного родственника.

В карточке также можно отметить постоянную скидку. Чтобы это сделать, нужно нажать правой кнопкой мыши в поле «Скидки» и выбрать (2) скидку от сотрудника или другую скидку из шаблонов. При этом при создании наряда скидка будет подставляться автоматически. Для настройки скидок, например акции или дисконтные карты, обращайтесь в Поддержку IDENT. 

Если клиника работает со страховыми компаниями, внесите полис ДМС в раздел «Полисы» — правой кнопкой мыши, «Добавить» (подробнее о том, с чего начать взаимодействие со страховыми, читайте здесь).

Помимо вкладки «Главная», в которой отображается общая информация о пациенте, в карточке можно увидеть также вкладки «Приемы» и «Счета», где хранится статистика по приемам и все выставленные пациенту счета. 

Во вкладке «Приемы» можно увидеть прошедшие приемы, будущие и те, что были отменены по каким-то причинам. Приемы окрашены в различные цвета. Проведенные приемы белого цвета. Отмененные приемы окрашены в зеленый, желтый или красный цвета. Зеленый цвет означает, что прием был отменен клиникой. Желтый — прием был отменен пациентом заранее, например, за неделю. Красный цвет показывает, что пациент или не пришел на прием или отменил его поздно, например, за час до начала приема. Приемы, окрашенные в серый цвет — будущие.

Во вкладке «Счета» — все счета пациента за весь период лечения. Они разделены по датам приемов. Здесь можно посмотреть — за какие услуги платил пациент, были ли у него долги или авансы. В колонке «Сумма к оплате» отображается общая стоимость услуг, оказанных на приеме. В столбце «Внесение/изъятие ДС» отражена та сумма, которую оплатил пациент. Он мог оплатить как больше, так и меньше в зависимости от своего желания и возможности. В колонке «Сальдо» отражается баланс пациента. Баланс может быть как отрицательным или положительным, так и нулевым в зависимости от того, сколько пациент заплатил. Здесь можно отследить, после какого приема у человека образовался долг или, наоборот, появился аванс.

Печать документов

На верхней панели инструментов в карточке пациента есть кнопка «Печать документов» (1). Нажав на стрелочку (2) рядом со значком с изображением принтера, можно выбрать: распечатать медицинскую карту данного пациента, справки для возврата НДФЛ или счета и оплаты пациента.

Окно «Печать документов» предполагает возможность выбора документа или нескольких документов (1), которые вы хотите отправить на печать. При большом количестве документов нужный можно быстро найти по его названию (2).

Также, при необходимости, вы можете изменить принтер (3), выбранный по умолчанию, задать количество копий (4), выбрать двустороннюю печать (5), изменить формата бумаги, который также задан по умолчанию (6). Принтер по умолчанию и формат бумаги по умолчанию меняются в Шаблонах документов.

Вы можете задавать разные параметры печати для разных документов, и при этом отправлять их на печать одновременно. 

«Печать справки для возврата НДФЛ» и «Печать счетов и оплат» предполагают возможность выбора периода (1), данные за который необходимы пациенту. 

Все документы вы можете сохранить в Word (2) —  для этого нажмите на стрелочку выпадающего меню рядом с полем «Распечатать» (есть во всех формах для печати документов). 

Прейскурант

Перейти в прейскурант клиники можно, нажав в левом меню на значок «Прейскурант» (1). Его можно редактировать только под ролью «Директор» (либо под ролью того сотрудника, у которого есть право доступа на изменение прейскуранта) — изменять существующие услуги, цены или добавлять новые и удалять неактуальные. Под ролью «Администратор» в прейскуранте можно только посмотреть стоимости услуг и, при необходимости, выгружать прейскурант в Excel (2) (кнопка «Экспорт в MS Excel» в правом верхнем углу).