Руководство для администратора. Часть 2. Ведение картотеки и прейскуранта

В картотеке хранятся все карточки пациентов, каждую из которых можно просмотреть и произвести в них необходимые изменения.

Поиск по картотеке можно проводить двумя способами. Первый: в правом верхнем углу в строке поиска можно ввести ФИО или инициалы пациента, программа находит подходящих запросу пациентов.

Если информация о пациенте неполная, можно воспользоваться вторым способом - расширенным поиском. Он открывается при нажатии иконки с тремя точками рядом с полем поиска.

В расширенном поиске можно найти пациента, например, по лечащему врачу, по дате приема, по оказанной услуге или каким-либо другим полям.

Рассмотрим карточку пациента на примере пациентки Тихомировой Натальи Евгеньевны. Создание и редактирование карточки пациента осуществляется кнопками «Добавить» и «Изменить» соответственно.

В режиме редактирования можно увидеть, что карточка разделена на несколько разделов.

В первом разделе отображается информация о базовом статусе пациента (первичный пациент или уже лечившийся в клинике). Если по какой-то причине пациент оказался повторным, просто у него отсутствует карточка в программе, можно изменить его статус на повторный. В графе «Начальный остаток» можно отметить, был ли у пациента на момент создания карточки долг или аванс. «Начальная сумма лечения» - это общая сумма, на которую пациенту было оказано услуг (актуально, если в клинике принята накопительная система скидок). «Первый прием» - дата первого приема пациента.

В следующих разделах находится общая информация о пациенте, его ФИО, контактные данные и фактический адрес проживания. Графы «Представитель» и «Родитель» чаще всего используются при оформлении карточки ребенка. Графа «Представитель» заполняется в том случае, если родитель ребенка тоже лечится в клинике и у него в программе уже есть карточка. Тогда информация для оформления договора на лечение будет подгружаться из карточки представителя. В графе «Родитель» указывается ФИО взрослого, если он не лечится в клинике, и у него нет карточки в программе. В этом случае паспортные данные взрослого добавляются в карточку к ребенку.

В разделе «Прочее» представлено 2 типа комментариев. Поле «Комментарий» подходит для внесения важной информации о пациенте, например, об аллергических реакциях. «Дополнительный комментарий» подходит для любой другой информации, которую пациент считает нужным сообщить, например, дополнительный телефон родственника. Они отличаются тем, что «Комментарий» будет виден администратору в расписании, а «Дополнительный комментарий» виден только в карточке пациента и в расписании отображаться не будет.

В разделе «Паспорт» можно указать паспортные данные: как гражданина Российской Федерации, так и данные иностранного гражданина. Если фактический адрес и адрес регистрации пациента совпадает, его можно продублировать, нажав на кнопку «Скопировать из фактического адреса» над полем «Адрес регистрации».

В карточке также можно отметить постоянную скидку, например, «Скидка от сотрудника» или «Дисконтная карта». При этом при создании наряда скидка будет подставляться автоматически. Для настройки скидок, например акции или дисконтные карты, обращайтесь в поддержку IDENT.

Раздел «Семьи» нужен, чтобы объединить родственников, которые лечатся в одной клинике, для совместного использования личного счета и дисконтных карт.

При записи пациента на прием, появляется еще один вид комментария – «Комментарий к приему». Этот комментарий удобен для врача и будет отображаться в его расписании. Таким образом, врач всегда увидит, какие работы запланированы на день.

Вернемся к картотеке. Помимо вкладки «Главная», в которой отображается общая информация о пациенте, можно увидеть также вкладки «Приемы» и «Счета», где хранится статистика по приемам и все выставленные пациенту счета.

Во вкладке приемы можно увидеть прошедшие приемы, будущие и те, что были отменены по каким-то причинам. Приемы окрашены в различные цвета. Проведенные приемы белого цвета. Отмененные приемы окрашены в зеленый, желтый или красный цвета. Зеленый цвет означает, что прием был отменен клиникой. Желтый - прием был отменен пациентом заранее, например, за неделю. Красный цвет показывает, что пациент или не пришел на прием или отменил его поздно, например, за час до начала приема. Приемы, окрашенные в серый цвет – будущие.

Во вкладке «Счета» находятся все счета пациента за весь период лечения. Они разделены по датам приемов. Здесь можно посмотреть за какие услуги платил пациент, были ли у него долги или авансы. В колонке «Сумма к оплате» отображается общая стоимость услуг, оказанных на приеме. В столбце «Внесение/изъятие ДС» отражена та сумма, которую оплатил пациент. Он мог оплатить как больше, так и меньше в зависимости от своего желания и возможности. В колонке «Сальдо» отражается баланс пациента. Баланс может быть как отрицательным или положительным, так и нулевым в зависимости от того, сколько пациент заплатил. Здесь можно отследить, после какого приема у человека образовался долг или, наоборот, появился аванс.

Карточка пациента не только содержит информацию о пациенте и ходе его лечения, но и позволяет печатать некоторые документы, не выходя из карты. Речь идет, например, об амбулаторной карте, плане лечения, договорах и историях болезни. Для того, чтобы распечатать документ:

  1. Перейдите в карточку пациента

  1. Нажмите кнопку «Печать»

  1. В открывшемся окне выберите документ, который необходимо распечатать.
  2. Подтвердить печать.

Прейскурант

Прейскурант клиники можно увидеть слева – пункт в меню «Прейскурант». Его можно редактировать только под ролью директора (либо под ролью того сотрудника, у которого стоят права на изменение прейскуранта), изменяя существующие услуги, цены или добавляя новые и удаляя неактуальные. Под администратором в прейскуранте можно только посмотреть стоимости услуг.

Важно понимать, что не следует изменять название услуги на другое противоположное по смыслу! В данной ситуации нужно удалить существующую услугу и добавить новую.

Для экспорта прейскуранта в файл нажмите кнопку «Экспорт в MS Excel».

Целью данной части было предоставление базовых сведений, необходимых для корректного составления, поиска и изменения карточек пациентов. Было показано, что в картотеке содержится информация о состоянии личного счета, статистика по приемам, а также информация по счетам. В завершение части был рассмотрен прейскурант стоматологических услуг и возможности его редактирования. Для свободной ориентации в данных, администратору необходимы отчеты, которые будут рассмотрены в следующей части.